O que é um Relatório de Despesas?
O relatório de despesas ajuda a rastrear as despesas dos funcionários para tarefas de escritório. O relatório de despesas fornece visibilidade dos gastos dos funcionários e funciona como um ponto de referência durante os processos de reembolso dos funcionários.
Como funciona o relatório de despesas?
Simplificando, os funcionários registram suas despesas junto com os recibos no formulário de reembolso de despesas ou em um relatório de despesas modelo para um determinado período. O funcionário encaminha o documento ao gerente responsável e ao contador. Uma vez que o gerente aprova e verifica as despesas, o escriturário registra os lançamentos na caderneta e repassa as informações para iniciar o pagamento.
Crie relatórios de despesas profissionais com nosso modelo de relatório de despesas gratuito.
Para que serve um relatório de despesas?
Os relatórios de despesas ajudam as empresas a rastrear os gastos dos funcionários em diferentes categorias anualmente, trimestralmente e mensalmente. Os relatórios de despesas melhoram a visibilidade dos gastos dos funcionários com viagens, refeições, hospedagem, manutenção e muito mais.
As categorias de despesas variam de empresa para empresa. Ao digitalizá-los ou registrá-los corretamente usando um bom modelo de relatório de despesas, as empresas podem trabalhar para reduzir os gastos excessivos.
Como criar uma folha de relatório de despesas?
Criar relatórios de despesas é simples. Você precisa treinar seus funcionários para desenvolver rapidamente relatórios precisos de reembolso de funcionários para um determinado período. Aqui estão as etapas para criar uma folha de relatório de despesas simples.
- Encontre um modelo de relatório de despesas ou use um modelo de acompanhamento de despesas.
- Personalize os itens de linha – adicione todos os detalhes das suas despesas corretamente.
- Adicione os links de recibo em uma pasta adequada e anexe-os às entradas relevantes.
- Verifique novamente todas as suas despesas
- Envie-os ao seu gerente para aprovação.
Muitas pequenas empresas utilizam um modelo típico de relatório de despesas, como o fornecido pela Nanonets. Você também pode conferir modelos de relatórios de despesas em Excel e Word.
💡
A maioria dos programas de software de contabilidade para pequenas empresas disponíveis hoje não fornece uma técnica para fazer um relatório de despesas, embora o software de contabilidade seja essencial para o procedimento de gerenciamento de despesas.
Você pode usar o software de automação contábil Nanonets para extrair as informações do relatório de despesas e registrá-las automaticamente no software de contabilidade. Saber mais.
Como usar o modelo de relatório de despesas Nanonets?
Obtenha o modelo de relatório de despesas Nanonets.
O modelo de relatório de despesas Nanonets está presente no Planilhas Google. Mas você pode baixá-lo e usá-lo no Excel. Vamos ver como usar o modelo de relatório de despesas.
Usando o modelo no Planilhas Google
- Abra o modelo de pedido de despesas no Planilhas Google.
- Clique em Arquivo e selecione “Fazer uma cópia” para adicionar o modelo de relatório de despesas à sua unidade.
- Abra o modelo e edite os itens de linha.
- Adicione seus detalhes de emprego, período e detalhes de despesas corretamente.
- Adicione seu recibo ou comprovante de pagamento na própria coluna do item de linha.
- Exclua a coluna J e envie o relatório ao seu gerente para aprovação.
Você pode usar o scanner de recibos Nanonets ou nosso ferramenta ocr de recibo para extrair informações em massa se você tiver muitos recibos.
Usando o modelo de relatório de despesas no Excel
Para usá-lo como um modelo excel de relatório de despesas, após fazer uma cópia do documento em sua unidade, selecione o download como “Microsoft Excel (.xlsx)”.
Como baixar o modelo de relatório de despesas em PDF?
Siga estas etapas para baixar o relatório de despesas como um arquivo PDF das planilhas do Google.
- Selecione a guia do modelo de relatório de despesas.
- Faça as alterações relevantes na guia do relatório de despesas.
- Oculte as colunas à direita com o texto irrelevante.
- Selecione Arquivo > Baixar como > PDF
- Faça essas seleções. Orientação da página – Retrato e escala – Ajustar à página
O que precisa ser incluído em um relatório de despesas?
O conteúdo do relatório de despesas pode variar devido aos requisitos da empresa. Mas aqui, tentei incluir as informações que você deve incluir em seu relatório de despesas.
- O período para o relatório de despesas.
- Detalhes da empresa - como nome e logotipo da empresa
- Detalhes do funcionário - nome do funcionário, ID, departamento e gerente.
- Detalhes da despesa
- Data da despesa
- Descrição da despesa
- Categoria de despesas
- Valor da Despesa
- Recibos
- Área para comentários caso a despesa não seja aprovada.
- Subtotal de todas as despesas
- Uma área para os gerentes aprovarem e assinarem as despesas.
Os funcionários podem ser solicitados a anexar recibos ao correio, dependendo das políticas de despesas da empresa, especificar o modo de pagamento ou incluir uma explicação para a despesa. Estude cuidadosamente a política de despesas da empresa ao criar um relatório de despesas para que você possa editar seu modelo de relatório de despesas corretamente.
Como criar um relatório de despesas no Excel?
Você pode usar o Excel para gerenciar seu relatório de despesas facilmente. Vamos ver como você pode criar um relatório de despesas no Excel.
- Crie um novo arquivo no Excel.
- Escreva os detalhes da sua empresa na parte superior da planilha. Use o logotipo da empresa junto com o nome da sua empresa.
- Escreva seus dados, detalhes do departamento e do gerente. Inclua o período das despesas em negrito no relatório.
- Deixe uma linha em branco. Agora vamos criar a área principal de detalhes de despesas.
- Inclua títulos para cada coluna na 2ª ou 3ª linha a partir do topo. A primeira linha deve ser rotulada como “Despesa”. “Tipo” e “Data” devem ser as seguintes colunas. "Valor" deve ser a coluna que segue "Data". Em relação a esses títulos de coluna, consulte as políticas de sua empresa. Algumas empresas insistem em uma declaração que diz “faturável ou não faturável”.
- Comece com a primeira cobrança exibida na coluna "Despesa" e insira todos os seus produtos nessa ordem. O custo será identificado pelo nome do fornecedor ou pelo serviço geral adquirido.
- Na parte inferior da planilha, coloque o valor total usando a fórmula: =Soma(todas as guias de valor)
- Em seguida, destaque todas as caixas de “Valor” e pressione “Enter” para fazer a soma.
- Tanto a folha de despesas quanto a página com todos os recibos anexados devem ser impressas.
- Envie o relatório de despesas finalizado ao seu gerente.
Gorjeta.
Em vez disso, você pode usar um modelo de relatório de despesas pronto e baixá-lo como uma planilha do Excel.
Diferentes tipos de modelos de relatório de despesas
Modelo de Relatório de Despesas Básico:
- O relatório de despesas é usado para acompanhar as despesas durante um período fixo. Normalmente usado por funcionários ou contratados independentes.
Quais dados estão incluídos no modelo básico de relatório de despesas?
- O modelo básico de relatório de despesas inclui a data, a descrição da despesa, o valor gasto e a finalidade.
Relatório de Despesas com Modelo de Reembolso Antecipado:
- O relatório de despesas com reembolso antecipado rastreia as despesas antes que elas ocorram de forma proativa.
- Os funcionários usam este modelo de relatório de despesas para obter adiantamento para suas despesas de viagem de negócios recebidas.
Que dados são incluídos no relatório de despesas com reembolso antecipado?
- Este modelo de relatório do rei das despesas inclui a data, a descrição da despesa, o valor gasto, o valor dado a um funcionário e o saldo restante.
Modelo de Relatório de Despesas do Projeto:
- O modelo de relatório de despesas do projeto é usado para rastrear as despesas do projeto. São despesas específicas apenas do projeto.
- O modelo de relatório de despesas do projeto é usado por gerentes de projeto ou partes interessadas.
Quais dados estão incluídos no relatório de despesas do projeto?
- Alguns dos pontos de dados incluídos no modelo de relatório de despesas do projeto são custos de mão de obra, materiais e outras despesas associadas ao projeto.
- Departamento: Gerenciamento de Projetos.
Modelo de relatório de despesas pessoais:
- O modelo de relatório de despesas pessoais é usado para rastrear gastos pessoais com impostos ou reembolsos
- Isso geralmente é usado por indivíduos autônomos ou contratados independentes.
Que dados são incluídos no relatório de despesas pessoais?
- Alguns dos dados incluídos no modelo de relatório de despesas pessoais são períodos de datas, detalhes da despesa, natureza da despesa, valor total, imposto a ser pago e valores totais.
Modelo de Relatório de Despesas Semanal:
- Como o nome sugere, um relatório de despesas semanais rastreia as despesas semanais de um indivíduo ou funcionário.
- Isso é normalmente usado por funcionários ou contratados independentes.
Quais dados estão incluídos no modelo de relatório de despesas semanal?
- Incluiu os mesmos dados do modelo básico de relatório de despesas, apenas que o período é de apenas uma semana.
- Os dados incluíam: data, despesas, descrições de despesas, valor gasto e valores totais.
Modelo de Relatório de Despesas Comerciais:
- O modelo de relatório de despesas comerciais rastreia as despesas comerciais durante um período de tempo para fins de imposto ou reembolso.
- Isso é usado pelos departamentos de contabilidade da empresa.
Quais dados estão incluídos no modelo de relatório de despesas comerciais?
- Alguns dos dados incluídos neste modelo de relatório de despesas são período de data, despesas, tipo de despesa por departamento, valor gasto e valores totais.
- Departamento: Contabilidade ou Finanças.
Modelo de Relatório de Despesas Mensal:
- Os modelos de relatório de despesas mensais são usados para manter um controle das despesas mensalmente.
- É normalmente usado por funcionários, gerentes de negócios e pelo departamento de contabilidade para manter as despesas sob controle.
Quais dados estão incluídos no modelo de relatório de despesas semanal?
- O modelo de relatório de despesas semanais inclui suas despesas, sua descrição, método de pagamento e seus subtotais.
- Departamento: Contabilidade ou Finanças.
Modelo de Relatório de Despesas para Pequenas Empresas:
- Um modelo de relatório de despesas para pequenas empresas é usado para rastrear despesas incorridas por uma pequena empresa para fins de impostos ou reembolso.
- É utilizado por empresários de pequenos negócios.
Modelo de Relatório de Despesas de Viagem:
- Os funcionários viajam por motivos de negócios e incorrem em despesas. Todas as despesas de viagem são reembolsadas pela empresa. Para beneficiar do reembolso do empregado, o empregado tem de apresentar um relatório de despesas de viagem.
- O modelo de relatório de despesas de viagem rastreia todas as despesas relacionadas a viagens para reembolso adequado.
- Normalmente usado por funcionários que viajam em nome da empresa e precisam ser reembolsados por suas despesas.
Quais dados estão incluídos no modelo de relatório de despesas de viagem?
- O modelo de relatório de despesas de viagem inclui despesas incorridas durante a estadia no hotel, refeições, transporte e outras despesas, como entrada no local ou taxas de inscrição na conferência.
Modelo de Relatório de Despesas de Construção:
- Usado para rastrear despesas associadas a um projeto ou iniciativa de construção.
- Normalmente usado por gerentes de projeto, partes interessadas ou departamentos de contabilidade.
Quais dados estão incluídos no modelo de relatório de despesas de construção?
- Dados incluídos: custos de mão de obra, aluguéis de equipamentos, materiais e outras despesas associadas ao projeto.
- Departamento: Gerenciamento de Projetos ou Contabilidade.
Perguntas frequentes
Por que você deve usar um relatório de despesas?
Para administrar uma empresa, é necessário fazer algumas despesas - essas despesas são conhecidas como despesas comerciais. Pode ser qualquer coisa, desde pagamentos de almoço para clientes ou despesas relacionadas a viagens. Os trabalhadores da empresa fazem essas despesas, então eles têm o direito de exigi-las da organização. Em seguida, os funcionários enviam um relatório de despesas em papel ou digital para a empresa. Ele contém uma lista detalhada das despesas que os funcionários incorrem em benefício da empresa. Os usos mais importantes dos relatórios de despesas são descritos abaixo:
Ajuda no Rastreamento de Despesas
O principal uso dos relatórios de despesas é rastrear para onde o dinheiro está indo, o que, por sua vez, ajuda a controlar os custos da organização. Dá uma imagem clara de quanto os funcionários gastam em benefício da organização. Ele categoriza a despesa específica e planeja reduzir esses custos. Com a ajuda de um relatório de despesas, a empresa pode entender claramente como gastar seus fundos e como.
Ajuda no Orçamento
Planejar o orçamento deixa a empresa pronta para seus próximos projetos. Isso, por sua vez, ajuda a empresa a alcançar o sucesso e crescer. Com a ajuda de um relatório de despesas preciso, a empresa fica sabendo do financiamento ou para onde vai o dinheiro. Depois de aprender isso, os membros da empresa podem formular seu orçamento para o planejamento futuro da organização. Também ajuda a manter um registro das despesas de todos os departamentos individualmente, o que permite à empresa garantir os fundos e administrar os negócios sem problemas.
Permite reembolsos detalhados e precisos
Como os funcionários de uma organização incorreram em despesas em benefício da organização, é dever da empresa reembolsá-los. Com a ajuda de um relatório de despesas, a empresa pode fazer um relatório preciso sobre os reembolsos dos funcionários. Além disso, ajuda a eliminar qualquer tipo de confusão. O relatório de despesas é feito tendo em conta a política de despesas da empresa com os comprovativos dos pagamentos efetuados pelos colaboradores para que seja detalhado e preciso.
Simplifica as deduções fiscais
As despesas feitas pelos funcionários da organização podem ser dedutíveis nos impostos. Mas não se pode reivindicar deduções para essas despesas, a menos que você as tenha registrado correta e precisamente com comprovante, como o recebimento do pagamento. Com a ajuda de um relatório de despesas, esse processo pode ser simplificado, pois ajuda a acompanhar todas as despesas dedutíveis durante a sessão de impostos. Assim, os funcionários da organização que gerencia as finanças pagam essas despesas e as colocam em formulários de impostos.
Qual é a finalidade de um relatório de despesas?
Um relatório de despesas ajuda a simplificar o procedimento de contas a pagar. Ele ajuda a rastrear todas as despesas relacionadas aos negócios incorridas pelos funcionários em benefício da empresa. A finalidade de um relatório de despesas inclui o seguinte:
Ajuda a garantir que o dinheiro seja gasto apenas em trabalhos relacionados aos negócios
O trabalho mais importante de um relatório de despesas é verificar se os funcionários estão fazendo pagamentos relacionados apenas às despesas relacionadas aos negócios. Se o funcionário estiver usando o financiamento da organização para uso pessoal, a empresa não é responsável por reembolsá-lo. Assim, a empresa pede o comprovante de pagamento feito pelos funcionários para verificar onde o dinheiro foi gasto.
Ajuda a acompanhar as despesas dos funcionários
A organização prepara um relatório de despesas para categorizar e relacionar com precisão todas as despesas. Isso ajuda a acompanhar para ver se os funcionários da organização estão incorrendo nos custos de forma adequada. Além disso, a empresa pode apontar se os funcionários estão usando o dinheiro de forma inadequada. Isso ajuda a manter um registro e usar a riqueza da empresa de forma adequada. Isso, por sua vez, ajuda a organização a prosperar.
Economiza tempo e dinheiro
Ao preparar um relatório de despesas, as empresas de resposta podem economizar muito tempo e dinheiro. Acompanhar manualmente o dinheiro gasto pode ser extremamente demorado. Mas com a ajuda da contabilidade de relatórios de despesas, o tempo dos funcionários pode ser economizado. Além disso, com a ajuda de relatórios de despesas, os registros podem ser mantidos com precisão e sem erros. Isso ajuda a manter muito capital para a empresa e permite que ela use esse dinheiro para fazer algo produtivo para a organização.
Reduz o risco de fraude
Sem elaborar um relatório de despesas, os trabalhadores, se houver organização, podem pedir reembolso falso apresentando comprovantes falsos. Assim, é essencial manter um sistema adequado de relatórios de despesas para que a empresa não enfrente nenhuma fraude. Para um relatório de despesas preciso, as organizações precisam que os funcionários apresentem comprovante do pagamento incorrido para que não seja feito um reembolso falso.
Forneceu uma imagem clara das despesas
Com a ajuda de um relatório de despesas, a empresa pode obter uma compreensão clara e precisa do capital da empresa. Ele informa onde o dinheiro vai acompanhar com precisão. Também ajuda a fazer um registro das despesas para tornar efetivo o orçamento para o futuro.
Obtenha mais modelos:
O Modelo Definitivo de Contabilidade
Automatize as aprovações com o modelo de fluxo de trabalho de aprovação sem código
Mantenha seus livros atualizados com o modelo de reconciliação de conta bancária
Simplifique o gerenciamento de despesas com o modelo de relatório de despesas
Experimente o Modelo de Pedido de Compra de Nanonets
- Conteúdo com tecnologia de SEO e distribuição de relações públicas. Seja amplificado hoje.
- PlatoAiStream. Inteligência de Dados Web3. Conhecimento Amplificado. Acesse aqui.
- Cunhando o Futuro com Adryenn Ashley. Acesse aqui.
- Compre e venda ações em empresas PRE-IPO com PREIPO®. Acesse aqui.
- Fonte: https://nanonets.com/blog/free-expense-report-template/
- :tem
- :é
- :não
- :onde
- 10
- 12
- 24
- 27
- 3rd
- 7
- a
- Capaz
- Conta
- Contabilidade
- software de contabilidade
- Contas
- contas a pagar
- preciso
- exatamente
- Alcançar
- atos
- adicionar
- Adição
- avançar
- Depois de
- SIDA
- Todos os Produtos
- permite
- juntamente
- tb
- quantidade
- quantidades
- an
- e
- responder
- qualquer
- nada
- adequadamente
- aprovação
- aprovações
- aprovar
- aprovou
- SOMOS
- ÁREA
- AS
- associado
- anexar
- automaticamente
- Automação
- disponível
- em caminho duplo
- Equilíbrio
- Bank
- conta bancária
- basic
- base
- BE
- sido
- antes
- ser
- abaixo
- beneficiar
- em branco
- Livros
- Inferior
- caixas
- orçamento
- negócio
- negócios
- mas a
- by
- CAN
- Pode obter
- capital
- cuidadosamente
- casas
- Categorias
- Alterações
- carregar
- verificar
- Cheques
- remover filtragem
- claramente
- clientes
- Fechar
- Coluna
- colunas
- COM
- comentários
- Empresas
- Empresa
- Conferência
- confusão
- formação
- contém
- conteúdo
- empreiteiros
- ao controle
- Custo
- custos
- poderia
- crio
- Criar
- dados,
- Os pontos de dados
- Data
- dedutível
- Departamento
- departamentos
- Dependendo
- descrição
- detalhado
- detalhes
- desenvolver
- diferente
- digitalmente
- digitalização
- do
- documento
- parece
- feito
- down
- download
- distância
- dois
- durante
- facilmente
- Eficaz
- eliminado
- Empregado
- colaboradores
- emprego
- permite
- garantir
- Entrar
- empresários
- entrada
- equipamento
- erros
- essencial
- Éter (ETH)
- Mesmo
- Cada
- Excel
- excesso
- despesas
- explicação
- extrato
- extremamente
- Rosto
- falsificação
- falso
- Perguntas frequentes
- Taxas
- Envie o
- financiar
- Empresa
- Primeiro nome
- caber
- fixado
- seguinte
- segue
- Escolha
- formulário
- formas
- Fórmula
- fraude
- Gratuito
- da
- financiamento
- fundos
- futuro
- Geral
- geralmente
- ter
- OFERTE
- dado
- dá
- vai
- vai
- Bom estado, com sinais de uso
- Cresça:
- Ter
- ajudar
- ajuda
- SUA PARTICIPAÇÃO FAZ A DIFERENÇA
- Destaques
- hotel
- Como funciona o dobrador de carta de canal
- Como Negociar
- HTTPS
- i
- ID
- identificado
- if
- importante
- melhorar
- in
- incluir
- incluído
- inclui
- Entrada
- de treinadores em Entrevista Motivacional
- Individual
- Individualmente
- indivíduos
- INFORMAÇÕES
- iniciar
- Iniciativa
- para dentro
- IT
- Unid
- ESTÁ
- se
- apenas por
- Guarda
- manutenção
- Tipo
- Rei
- Saber
- conhecido
- trabalho
- APRENDER
- aprendizagem
- como
- Line
- Links
- Lista
- log
- logging
- logotipo
- lote
- almoço
- moldadas
- a Principal
- a manter
- manutenção
- fazer
- FAZ
- Fazendo
- gerencia
- de grupos
- Gerente
- Gerentes
- gestão
- manualmente
- muitos
- materiais
- Posso..
- refeições
- Membros
- método
- mente
- Moda
- dinheiro
- mensal
- mais
- Além disso
- a maioria
- muito
- devo
- nome
- Natureza
- você merece...
- Cria
- Novo
- agora
- OCR
- ferramenta ocr
- of
- WOW!
- Office
- on
- uma vez
- ONE
- só
- or
- ordem
- organização
- organizações
- Outros
- A Nossa
- Fora
- delineado
- Acima de
- próprio
- página
- pago
- Papel
- particular
- passes
- Pagar
- pagamento
- método de pagamento
- pagamentos
- significativo
- períodos
- pessoal
- fotografia
- planejamento
- planos
- platão
- Inteligência de Dados Platão
- PlatãoData
- ponto
- pontos
- políticas
- Privacidade
- retrato
- Prepara
- preparação
- presente
- imprensa
- primário
- processo
- processos
- produtivo
- Produtos
- profissional
- Programas
- projeto
- gerenciamento de projetos
- projetos
- prova
- adequado
- devidamente
- fornecer
- fornecido
- fornece
- compra
- ordem de compra
- comprado
- propósito
- fins
- colocar
- rapidamente
- pronto
- razões
- recibos
- reconciliação
- registro
- gravado
- registros
- redução
- em relação a
- regular
- relacionado
- relevante
- remanescente
- aluguel
- Denunciar
- Relatórios
- Requisitos
- rever
- Risco
- LINHA
- Execute
- s
- mesmo
- Salvar
- Escala
- seguro
- Vejo
- enviar
- serviço
- Sessão
- rede de apoio social
- assinar
- simples
- simplificada
- simplificar
- pequeno
- empresa de pequeno porte
- pequenas empresas
- sem problemas
- So
- Software
- alguns
- algo
- específico
- gastar
- Passar
- gasto
- Planilha
- partes interessadas
- Declaração
- ficar
- Passos
- Estudo
- enviar
- sucesso
- tal
- Sugere
- .
- tarefas
- imposto
- conta
- modelo
- modelos
- que
- A
- O Futuro
- as informações
- O semanário
- deles
- Eles
- então
- Lá.
- Este
- deles
- isto
- Apesar?
- Prosperar
- tempo
- demorado
- para
- hoje
- ferramenta
- topo
- Total
- para
- pista
- Rastreamento
- Trem
- transporte
- viagens
- experimentado
- VIRAR
- tipo
- tipos
- típico
- tipicamente
- final
- para
- compreender
- compreensão
- os próximos
- Atualizada
- usar
- usava
- utilização
- utilizar
- Local
- visibilidade
- we
- Riqueza
- semana
- semanal
- qual
- enquanto
- QUEM
- precisarão
- de
- sem
- Word
- Atividades:
- trabalhadores
- de gestão de documentos
- Você
- investimentos
- zefirnet