Comemos demais em software?

Já se passou pouco mais de uma década desde que Marc Andreesen ficou famoso declarou que o software estava comendo o mundo. Ele estava certo. Agora, estamos em uma nova fase: há softwares poderosos em todos os lugares que olhamos, e temos consumido it sem muita consideração pelos efeitos a longo prazo. Tanto é que, hoje, nos deparamos com uma pergunta irônica: Comemos demais? 

Nossos pratos certamente estão repletos de todos os tipos de aplicações imagináveis ​​e são todos muito tentadores. Você sabe em quantos aplicativos você já se inscreveu? Talvez dezenas ou até centenas? O número médio de aplicativos implantados por cliente Okta aumentou 22% em relação nos últimos 4 anos. Os chefes de TI com quem converso costumam brincar que suas empresas têm mais aplicativos SaaS do que funcionários.

Esta pode ser um problema e você rede de apoio social se preocupe com isso. As organizações que deixam o seu apetite crescer sem controle enfrentam três riscos principais:

• custos: Com o trabalho remoto se tornando o padrão, vimos o software se tornar a segunda maior linha de despesas para muitas empresas. No entanto, até 25% dos aplicativos SaaS e as licenças não são utilizadas. Se as duas principais despesas da sua empresa são pessoas e tecnologia, você está desperdiçando muito dinheiro em uma de suas principais despesas.
• Riscos de conformidade: para vender software baseado em nuvem ou armazenar dados de clientes na nuvem, você precisa se tornar ou permanecer compatível com SOC2, ISO 27001 ou até mesmo SOX. Pense na sua empresa e nos seus dados como um castelo. Você precisa provar aos auditores que está bem protegido. Agora imagine cada aplicativo como uma janela, porta, ponte ou ponto de entrada para o seu castelo. Quanto mais aplicativos, mais escrutínio você receberá dos auditores.
• Eficiência operacional: A diferença entre um bom chef e um chef de classe mundial está na forma como eles gerenciam sua equipe para lidar com todos os ingredientes disponíveis. Sua equipe certamente não colabora bem quando usa vários tipos do mesmo aplicativo, como Monday, Jira, Asana ou ClickUp. Além disso, os tickets de suporte interno crescem exponencialmente com o número de aplicativos usados.

No entanto (e para levar a metáfora da comida um passo adiante), muitos dos aplicativos que sua empresa usa na verdade e guarante que os mesmos estão os ingredientes para construir um ótimo produto. Afinal, construir uma empresa de tecnologia é complicado. E para fazer isso de forma eficaz, você precisa dos componentes e ferramentas certos. No entanto, o truque para tirar vantagem deles - para se tornar um restaurante de software com 3 estrelas Michelin - é pensar em como gerenciar com maestria todo o seu software. 

Um método para conseguir isso, para liberar todo o potencial da sua empresa por meio da tecnologia, é mudar as prioridades de TI, segurança e compras — as equipes que geralmente se preocupam com as operações de software. Em vez de obrigá-los a resolver problemas (por exemplo, resolvendo tickets de TI), ajude-os a criar infraestrutura que capacite os funcionários a operarem software por conta própria e a se tornarem um força de trabalho autônoma.

A appocalipse. Ou é …?

Mas primeiro: como chegamos aqui, até os dias de hoje, quando as empresas vivem em SaaS e vivenciam o que, brincando, chamo de appocalipse? Quais são as causas do nosso vício em software?

A melhor experiência do usuário do software moderno separou o software empresarial tradicional

Os funcionários usam cada vez mais aplicativos especializados para ter sucesso no trabalho. Nós costumava usar produtos Microsoft para quase tudo. Agora usamos Airtable em vez de Excel, Notion em vez de Word, Pitch em vez de PowerPoint. Para colocar alguns números por trás do que muitos de nós vemos em nossas vidas cotidianas: Mais de 42% dos clientes Office365 da Okta agora também implantam o Zoom em vez de apenas usar o Microsoft Teams, e 26% deles também utilizam o Box apesar de terem o OneDrive.

As pessoas estão usando mais aplicativos devido à adoção fácil e gratuita

Tradicionalmente, os produtos empresariais eram vendidos de cima para baixo: o CIO decidiu comprar o Salesforce ou o Microsoft Office e estes tornaram-se os produtos padrão para toda a empresa. Mas startups como Slack e Dropbox crescimento popularizado de baixo para cima, e hoje, 67% das empresas desenvolvedoras (por exemplo, Datadog ou AWS) têm um plano ou avaliação gratuita. Não precisamos mais marcar uma ligação com os vendedores ou pedir permissão ao TI - nós basta se inscrever para a versão gratuita da ferramenta.

Resumindo: os aplicativos estão aqui, ali, em todo lugar. Mas exageramos? Estamos, de fato, usando muitos aplicativos? Acho que não. Ao contrário, o software pode nos dar superpoderes para impulsionar os negócios com mais rapidez. 

Trate a tecnologia como um impulsionador de negócios

Pense no seu carro. Isso requer Peças 30,000 para criar apenas um carro. Mas, em vez de reduzir o número de peças, os fabricantes de automóveis desenvolveram o método mais eficaz para montar o carro. A inovação veio de como eles juntaram diferentes partes. Por exemplo, o Sistema Toyota de Produção, também chamada de “manufatura enxuta”, tornou-se um diferencial competitivo central para a Toyota. Um princípio era minimizar o desperdício e melhorar continuamente as operações, trazendo os problemas à tona rapidamente. O desenvolvimento ágil de software e a metodologia “lean startup” foram inspirados no sistema Toyota de “construir, medir, aprender”. 

Semelhante à Toyota, as empresas deveriam pense em como mudar seus princípios operacionais em torno de software e transformá-los em um diferencial competitivo. As abordagens tradicionais para gerenciar a tecnologia não são suficientes. As empresas muitas vezes pensam que a centralização é a resposta, mas, neste caso, não é. Existem simplesmente muitos aplicativos para enfrentar, além de outros fatores, como segurança e conformidade.

A administração centralizada de software é o inimigo

Em 1944, a Agência Central de Inteligência publicou um guia sobre como sabotar seu local de trabalho. O ponto número 1 era nunca tomar atalhos e sempre passar por um “canal” centralizado. Pense na última vez em que você precisou de acesso a um aplicativo ou permissão. Você tinha que passar por um canal criado por um ticket de TI e ficava esperando. Ou que tal a última vez que você precisou comprar um novo software? Pode levar de 2 a 3 meses até obter todas as aprovações necessárias para adquirir um aplicativo. 

Veja por que a centralização não funciona e por que as abordagens para corrigi-la podem errar o alvo.

Centralização cria gargalos

Mais da metade de todos os aplicativos são adquiridos e gerenciados por especialistas no assunto em diferentes equipes – muitos dos quais desejam apenas adquirir suas ferramentas e começar a trabalhar. No entanto, departamentos como TI, segurança ou compras precisam ajudar com a maioria dessas solicitações. Pelo que observamos, entre 40% e 60% de todos os tickets de TI estão relacionados a problemas de acesso a software, que, em média, levam cerca de 19 horas para serem resolvidos. Os funcionários ficam presos à espera e os administradores ficam sobrecarregados com tarefas árduas, como a criação de contas. A sobrecarga de gerenciamento aumenta com cada aplicativo adicional. 

Centralização leva a baldes com vazamento

As empresas também centralizam a supervisão para mitigar riscos de custos, conformidade ou segurança. A lógica é sólida: os funcionários não devem apenas comprar software duplicado ou receber permissões administrativas excessivas. No entanto, a revisão de centenas de aplicativos e milhares de contas não é escalável com uma abordagem centralizada – ela cria espaços vazios, onde os funcionários ainda recebem e mantêm acesso desnecessário aos aplicativos sem que ninguém saiba. Por exemplo, 25% ou mais de software não é utilizado na maioria das empresas. Ou a equipe de segurança da Segment mostrou no ano passado que 60% de suas 669 funções administrativas não foram usados ​​ativamente.

Mais funcionários não é a solução

Muitas vezes, as equipas de operação objetam que não são tão bem financiadas como outros departamentos, o que as faz avançar mais lentamente do que realmente pretendem. Então, por que não aumentamos continuamente o número de funcionários administrativos com o número de aplicativos que usamos? No entanto, a questão reside exactamente nessa questão e na suposição de que o problema só pode ser resolvido através da centralização da ajuda e da supervisão. É uma solução que não escalável.

A centralização da administração de software é uma coisa estranha. Ele tenta facilitar as coisas, mas, de alguma forma, piora as coisas para todos à medida que o número de aplicativos aumenta. Então, como podemos reimaginar os papéis das equipes que se preocupam com as operações de software - ou seja, TI, segurança e compras?

Faça do caminho compatível o caminho mais fácil

Sejamos realistas: os funcionários quase sempre seguirão o caminho mais fácil para obter valor. Se a sua abordagem de gerenciamento de software permanecer centralizada e com muitos gargalos, os funcionários continuarão a contornar suas políticas, fazendo coisas como comprar software secretamente. É um ciclo vicioso. Para que muitos indivíduos atuem de forma responsável — e mudem a relação entre TI/segurança/compras e o resto da organização — o caminho compatível precisa se tornar o caminho mais conveniente. 

Autogovernança é a nova abordagem para gerenciar software

Enfrentar esta complexidade só pode acontecer se devolvermos o controlo e a responsabilidade aos funcionários e às suas equipas. Em vez de entregar comida às pessoas, você ensina as pessoas a cozinhar sem se queimarem. Basicamente, o objetivo é encontrar uma forma de alinhar os incentivos para que os funcionários que agem da forma mais econômica e segura também resolvam seus próprios problemas com mais rapidez. 

Já estamos condicionados a fazer você mesmo quando se trata de comprar comida e gasolina – e até mesmo fazer check-in para um voo – então por que não gerenciar software empresarial? Em vez de pedir apoio às TI (ou trabalhar através de “canais”, como a CIA descreveu no seu guia sobre sabotagem no local de trabalho), as TI poderiam permitir que os funcionários ajudassem a si próprios de forma rápida e responsável. Em vez de ser o braço de execução centralizado, segurança, compras e TI precisam se tornar a plataforma interna da empresa que permite aos funcionários a infraestrutura certa.

A automação é ótima, mas requer suporte centralizado e não pode ser dimensionado com centenas de aplicativos.

A adopção de um processo e de uma estrutura para a auto-governação é um problema importante a resolver porque afecta directamente os resultados financeiros. As organizações que não se concentram em evoluir de sua configuração sistêmica centralizada para uma configuração de autoatendimento correm o risco de desperdiçar enormes quantias de dinheiro em software não utilizado, prejudicando a próxima auditoria de conformidade e fazendo com que toda a organização funcione de forma ineficiente. É um prioridade de liderança para mudar a forma como sua organização funciona, para que ela possa liberar todo o seu potencial usando estrategicamente aplicativos de terceiros, em vez de ficar sobrecarregada por eles.

A pergunta que as empresas deveriam se fazer é como codificar o autoatendimento em tantos lugares quanto possívele. Por exemplo:

• Depois que a TI cria fluxos de trabalho em torno de quem deve aprovar qual aplicativo, os funcionários podem solicitar aplicativos, permissões, ferramentas internas ou até mesmo recursos de desenvolvedor sem a ajuda da TI. 
• Se o setor de compras criar um sistema em torno de quem precisa aprovar qual tipo de compra de software, os funcionários poderão prosseguir e usar esse sistema de autoatendimento. 
• Se a segurança implementar uma maneira de conceder acesso a aplicativos ou permissões confidenciais apenas por um determinado período de tempo, eles não precisarão revisar centralmente o acesso o tempo todo.

Incorpore a autogovernança em seus objetivos

Todos esses exemplos mostram como o papel das equipes de operação de software podem mudar: em vez de resolver tickets ou alertas de suporte, eles poderiam se concentrar em codificar o sistema da maneira correta e orientar toda a organização ao longo do caminho. Além disso, outra abordagem para mudar a gestão da tecnologia através de uma força de trabalho autogovernada é incentive todos os líderes de sua equipe em toda a sua organização para incorporar o autoatendimento em seus RS OK or V2MOM processo. 

Por exemplo, a TI geralmente tem como objetivo reduzir os requisitos de pessoal operacional por meio da automação. A automação é ótima, mas requer suporte centralizado e não pode ser dimensionado com centenas de aplicativos. Em vez disso, a TI poderia tentar reduzir os requisitos operacionais de pessoal por meio do autoatendimento. Ou, às vezes, a TI adiciona uma meta de redução do tempo necessário para responder aos tickets. Mais uma vez, este objectivo é estabelecido sob o pressuposto de que a ajuda precisa de ser centralizada. Em vez disso, tente adicionar uma meta para reduzir a porcentagem de solicitações que não exigem um primeiro toque da TI.

Up para 25% dos aplicativos SaaS e as licenças não são utilizadas. Se as duas principais despesas da sua empresa são pessoas e tecnologia, você está desperdiçando muito dinheiro em uma de suas principais despesas.

A autogovernação também pode começar com uma pequeno exercício para diminuir os gastos com SaaS. Gerenciar centenas de fornecedores centralmente é impossível, mas pode funcionar fazer algo tão simples como enviar a cada usuário do Outreach.io ou Smartsheet um e-mail explicando que você está tentando economizar em gastos com software. Solicite um 👍 se eles não usarem mais o software para que você possa recuperar a licença.

Ou, peça a todos os administradores do seu aplicativo para ajudar a reduzir gastos excessivos. Crie uma planilha compartilhada de aplicativos de software e custos anuais e peça que reduzam o máximo de custos possível, removendo licenças ou cancelando completamente os aplicativos. Para tornar isso um desafio de equipe e alinhar incentivos, ofereça um prêmio para cada aplicativo não utilizado ou redundante excluído e um incentivo monetário para os três principais administradores que reduzirem mais os gastos com SaaS. Essa abordagem oferece uma primeira visão do que significa ter uma força de trabalho autônoma.

Já estamos cheios?

Construir uma empresa de tecnologia é complicado – especialmente hoje. Em vez de lamentar todas as ferramentas que utilizamos, uma melhor utilização da energia poderia ser a criação de uma forma eficiente de gerir tanto as suas ferramentas como os seus processos subjacentes. Capacitar suas equipes e funcionários por meio da autogovernança pode se tornar um diferencial competitivo. Os funcionários não apenas se sentirão parte integrante do processo e, portanto, terão interesse em seu sucesso, mas também os profissionais de TI, segurança e compras se tornarão verdadeiros facilitadores, em vez de solucionadores de tickets ou alertas. 

Então, sim, podemos ter um buffet SaaS à vontade diante de nós, mas temos as ferramentas e o conhecimento para saciar nosso apetite e fazer com que todas essas escolhas trabalhem a nosso favor. Basta ter força de vontade para mudar nosso relacionamento com o software.

Postado setembro 27, 2022