The Key To Unstructured Data Management: Communicating About Your Data

Opublikowane ponownie przez Plato

Obserwuje: 0

Udostępnianie informacji o tym, co dzieje się z nieustrukturyzowanymi danymi w Twojej organizacji, jest znacznie trudniejsze, niż mogłoby się wydawać. Niewłaściwa komunikacja może negatywnie wpłynąć na praktycznie każdy aspekt Twojej organizacji, od IT, zespołów pamięci masowej i twórców aplikacji – aż po biznes i innych użytkowników końcowych. Jednak posiadanie dokładnego, pełnego obrazu nieustrukturyzowanych danych ma kluczowe znaczenie dla bezpiecznego, wydajnego, ekonomicznego i skutecznego prowadzenia działalności.

W jaki sposób można uzyskać dostęp do nieustrukturyzowanych danych za pośrednictwem protokołów plików przez okres do 40 lat, nie mając jednocześnie jasnego sposobu przekazywania ważnych informacji o danych? Podczas gdy zespoły zajmujące się pamięcią masową są odpowiedzialne za zarządzanie platformami i są zarządcy danych dla wielu interesariuszy nie są oni właścicielami danych. Zwykle użytkownicy końcowi i właściciele aplikacji powinni być odpowiedzialni za zarządzanie nieustrukturyzowanymi danymi, ale zdarza się to rzadko, jeśli w ogóle. Tak więc ostatecznie nikt nie zarządza danymi. Żaden inny obszar IT nie podejmuje decyzji dotyczących swojej platformy tak ślepo i nie pozostawia użytkownikom końcowym zarządzania tak dużą jej częścią.

Historycznie rzecz biorąc, zarządzanie nieustrukturyzowanymi danymi korzystało z bezpłatnych narzędzi, które powoli skanowały systemy plików i zapewniały szczegółowe informacje na temat pojemności i liczby plików na potrzeby planowania. Przy każdym nowym wyborze drzewa plików narzędzia rozpoczynają prymitywny proces skanowania od początku, zmuszając użytkowników do czekania godzinami lub nawet dłużej na zakończenie (szczególnie w przypadku dużych systemów plików). Następnie znaczniki czasu w asortymencie losowych plików są sprawdzane na miejscu. Te połączone kroki w najlepszym przypadku zapewniają mętny obraz nieustrukturyzowanych danych organizacji.

Czasami wewnętrzne narzędzia dostawców pamięci masowej mogą zapewnić większą przejrzystość, ale nawet wtedy dostępne są ograniczone szczegóły danych. Jest to jeszcze bardziej złożone w środowiskach z wieloma dostawcami platform pamięci masowej. W końcu, jeśli dział IT zdecyduje się usunąć lub zarchiwizować dane w systemie, rozpoczyna się rzadko udane przeszukiwanie mające na celu identyfikację właściciela danych. Realistycznie rzecz biorąc, nikt nie wie, co znajduje się w firmowej „szufladzie na śmieci” i nie ma nikogo, kto byłby za to odpowiedzialny. Brak przejrzystości i jasnego raportowania nieustrukturyzowanych danych sprawił, że zarządzanie i komunikacja w całej organizacji jest funkcjonalnie niemożliwa. Bez komunikacji ilość danych będzie rosła w tempie wykładniczym, co pogłębi problem.

Na szczęście istnieją rozwiązania. Organizacje powinny szukać dostawcy, który zapewni wgląd w nieustrukturyzowane dane i dostarczy raporty wszystkim zainteresowanym stronom. Ponadto rozwiązania, które umożliwiają organizowanie danych i działanie na nich, mogą pomóc zespołom we wdrażaniu strategii zarządzania cyklem życia danych nieustrukturyzowanych. Gdy dział IT może szybko uzyskać szczegółowe informacje na temat wykorzystania pojemności przez największych użytkowników i grupy, dane, których właściciel odszedł (osierocone dane), koszt zbiorów danych i związanych z nimi emisji oraz wiek danych, wówczas można podjąć rzeczywiste działania. Tagowanie danych to kolejna przydatna funkcja, której warto szukać, aby zespoły mogły organizować zbiory danych i przypisywać ich prawa własności. Niestandardowe raportowanie umożliwia również tworzenie złożonych zapytań dotyczących metadanych i przypisane tagi.

Rozwiązania, które pomagają firmom zrozumieć nieustrukturyzowane dane, pozwalają im komunikować się z kierownictwem IT, właścicielami danych oraz zespołami zajmującymi się pamięcią masową, zgodnością i bezpieczeństwem w zakresie potrzebnych informacji. W ten sposób można prowadzić bardziej merytoryczne dyskusje. Produkty zaprojektowane od podstaw do działania na dużą skalę, niezależnie od dostawcy i w przedsiębiorstwie, umożliwiają organizacjom podejmowanie działań przeciwko ich nieustrukturyzowanym danym, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Skuteczne i dokładne komunikowanie się na temat danych to pierwszy krok do zarządzania nimi, a zarządzanie danymi może przynieść ogromne ulepszenia całej organizacji.