Przewodnik po nowatorskich procesach zatwierdzania faktur na rok 2023

W stale zmieniającym się środowisku operacji finansowych sercem każdego odnoszącego sukcesy biznesu jest usprawniony i wolny od błędów przepływ pracy zatwierdzania faktur. W miarę jak firmy radzą sobie ze złożonością zobowiązań, zapotrzebowanie na wydajność, dokładność i bezpieczeństwo nigdy nie było bardziej krytyczne. Na tym blogu wyruszamy w podróż do świata najnowocześniejszych procesów zatwierdzania faktur, badając wyzwania stojące przed systemami ręcznymi i odsłaniając transformacyjną moc innowacyjnych rozwiązań. Przygotuj się na zrewolucjonizowanie swojego podejścia do zobowiązań i odkryj klucze do ostrej jak brzytwa, zautomatyzowanej przyszłości.

Co to jest proces zatwierdzania faktury?

Przepływ pracy zatwierdzania faktur to ustrukturyzowany proces stosowany przez organizacje w celu przeglądu, weryfikacji i autoryzacji faktur dostawców przed dokonaniem płatności. Celem tego przepływu pracy jest zapewnienie dokładności, zapobieganie błędom i utrzymywanie kontroli finansowej w dziale zobowiązań (AP).

Ten przepływ pracy kompleksowo bada różne elementy, w tym weryfikację dostawcy, potwierdzenie otrzymanych ilości, kontrolę pozycji, weryfikację cen i obliczeń oraz kluczowy trójstronny proces dopasowywania z powiązanymi zamówieniami zakupu i raportami odbioru.

Kluczowe elementy przepływu pracy zatwierdzania faktur obejmują:

1. Weryfikacja dostawcy i ilości: Potwierdzenie autentyczności dostawcy i ilości otrzymanych towarów lub usług, zapewniające zgodność z informacjami zawartymi na fakturze.
2. Przegląd elementów zamówienia, cen i obliczeń: Dokładnie sprawdź poszczególne pozycje zamówienia, ceny i obliczenia, aby zweryfikować ich dokładność i zgodność z uzgodnionymi warunkami.
3. Dopasowanie 3-kierunkowe: Dopasowanie faktury do odpowiedniego zamówienia i otrzymanie raportu w 3-kierunkowym procesie dopasowywania. Pomaga to zapewnić, że towary lub usługi zostały rzeczywiście zamówione, odebrane i prawidłowo zafakturowane.
4. Obsługa wyjątków: Adresowanie i usuwanie wszelkich rozbieżności lub wyjątków zidentyfikowanych podczas procesu weryfikacji. Może to obejmować komunikację z odpowiednimi stronami zainteresowanymi w celu wyjaśnienia lub skorygowania rozbieżności.
5. Przegląd dokumentów i zatwierdzenia: Ocena całego zestawu dokumentów, w tym faktury, zamówienia i raportu odbioru, przez wyznaczone osoby zatwierdzające w organizacji. Przed przystąpieniem do procesu płatności należy uzyskać zgodę.

Proces zatwierdzania faktur to kluczowy mechanizm kontrolny pozwalający zapobiegać błędom, wykrywać potencjalne oszustwa i utrzymywać dokładność finansową w ramach funkcji zobowiązań. Choć tradycyjnie jest to proces ręczny i czasochłonny, postęp w technologiach automatyzacji znacznie usprawnił i zoptymalizował wydajność przepływu pracy zatwierdzania faktur w nowoczesnych praktykach biznesowych.

Jakie są etapy procesu zatwierdzania faktury?

Otrzymuj i wprowadzaj faktury

Faktury są odbierane i wprowadzane do systemu rozliczeń z dostawcami. Ten krok obejmuje przechwycenie niezbędnych informacji, takich jak numer faktury, dane dostawcy i kwota faktury.

Zweryfikuj dostawcę i przejrzyj szczegóły faktury

Autentyczność dostawcy jest weryfikowana, a dane na fakturze sprawdzane pod kątem poprawności. Obejmuje to potwierdzenie, że zafakturowane towary lub usługi są zgodne z zamówieniem i innymi odpowiednimi dokumentami.

Dopasuj faktury do dokumentów potwierdzających

Faktury są łączone z dokumentami uzupełniającymi, takimi jak zamówienia zakupu (PO) i raporty odbiorcze. Ten krok zapewnia spójność i dokładność pomiędzy pierwotnym zamówieniem, otrzymaniem towarów lub usług oraz zafakturowanymi kwotami.

Kieruj faktury do osób zatwierdzających w celu przeglądu i autoryzacji

Faktury i dokumenty uzupełniające są kierowane do wyznaczonych osób zatwierdzających w celu przeglądu i autoryzacji. Osobami zatwierdzającymi mogą być przełożeni, menedżerowie lub osoby sprawujące kontrolę budżetową.

Rozpocznij proces planowania i płatności faktur

Po uzyskaniu akceptacji faktura zostaje wyznaczona do zapłaty i rozpoczyna się proces płatności. Może to obejmować generowanie pakietów płatności, przygotowanie do wypłaty środków i przestrzeganie warunków płatności.

Proces „faktura-zapłata”.

Proces zatwierdzania faktury jest częścią szerszego procesu „od faktury do zapłaty”, który rozciąga się od otrzymania faktury, poprzez określenie odbioru zamówionych pozycji i ostateczną opłacenie zatwierdzonej faktury.

Powyższe kroki mają na celu zapewnienie, że każda faktura przejdzie dokładny proces walidacji i zatwierdzenia, minimalizując błędy, zapobiegając oszustwom i utrzymując kontrolę finansową w organizacji. W systemach zautomatyzowanych kroki te są często uproszczone, co ogranicza wysiłek ręczny i zwiększa ogólną wydajność działu księgowości.

Problemy występujące w procesach zatwierdzania faktur

1. Niewystarczające godziny płatności: Ograniczone zasoby i siła robocza w dziale rozliczeń mogą prowadzić do zaległości w przetwarzaniu faktur. Przeszkoda ta często powoduje opóźnienia i zwiększone obciążenie pracą personelu AP.
2. Opóźniony odbiór dokumentów potwierdzających: Oczekiwanie na niezbędne dokumenty, takie jak zamówienia czy otrzymanie raportów, może utrudnić zatwierdzenie faktury. Opóźnienia w przesłaniu dokumentów mogą wydłużyć czas potrzebny na dokładne dopasowanie faktur.
3. Trudności w wykryciu oszustwa lub błędów: Ryzyko przeoczenia oszukańczych działań lub błędów jest wyższe w systemie ręcznym. Ograniczone kontrole i ręczne procesy weryfikacji mogą nie wykryć rozbieżności, co może prowadzić do potencjalnych strat finansowych.
4. Opóźnione płatności lub utracone rabaty: Ręczne procesy mogą przyczyniać się do opóźnień w płatnościach, co skutkuje opóźnieniami w płatnościach dla dostawców. Ponadto firmy mogą utracić zniżki za wcześniejszą płatność ze względu na nieefektywny proces zatwierdzania.
5. Dalsze działania z osobami zatwierdzającymi: Kontaktowanie się z wyznaczonymi osobami zatwierdzającymi w celu zatwierdzenia faktury może być czasochłonne w systemach ręcznych. Ta przeszkoda wydłuża ogólny czas przetwarzania i może prowadzić do frustracji wśród pracowników odpowiedzialnych za rozliczenia.
6. Ciągłe zapytania o status płatności: Dostawcy mogą często pytać o status swoich płatności w systemach ręcznych, co przyczynia się do zwiększenia komunikacji i zadań następczych dla zespołu ds. rozliczeń z dostawcami.

Usunięcie tych przeszkód ma kluczowe znaczenie dla organizacji, które chcą zoptymalizować przepływy pracy związane z zatwierdzaniem faktur. Rozwiązania automatyzacyjne, takie jak oprogramowanie do automatyzacji AP, mogą znacząco złagodzić te wyzwania poprzez usprawnienie procesów, poprawę dokładności i usprawnienie komunikacji w dziale księgowości.

Jak automatyzacja może pomóc?

1. Usprawnienie wprowadzania danych: Narzędzia do automatyzacji mogą przechwytywać i wprowadzać dane do faktur do systemu, redukując potrzebę ręcznego wprowadzania danych. Minimalizuje to ryzyko błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych i przyspiesza proces zatwierdzania faktur.
2. Weryfikacja legalności: Zautomatyzowane systemy wykorzystują reguły algorytmiczne i bazy danych do sprawdzania legalności dostawców, zmniejszając ryzyko przetwarzania faktur pochodzących z fałszywych lub niezweryfikowanych źródeł. Zwiększa to bezpieczeństwo finansowe i zmniejsza szansę na dokonanie płatności na rzecz nieistniejących dostawców.
3. Wdrażanie dostawców samoobsługowych: Automatyzacja umożliwia samoobsługowe wdrażanie dostawców, podczas których dostawcy mogą wprowadzać swoje informacje bezpośrednio do systemu. Poprawia to dokładność i przenosi obciążenie pracą związaną z wdrażaniem z zespołu ds. rozliczeń na dostawców.
4. Cyfrowa transformacja dokumentów: Automatyzacja konwertuje faktury papierowe na formaty cyfrowe przy użyciu technologii takich jak skanowanie poprzez optyczne rozpoznawanie znaków (OCR). W procesie tym gromadzone są istotne informacje, takie jak numery faktur, numery zamówień zakupu, dane dostawcy i kwoty, dzięki czemu dane są łatwo dostępne i można je przeszukiwać.
5. Zautomatyzowany proces zatwierdzania faktur: Cały proces zatwierdzania faktur można zautomatyzować, łącznie z przesyłaniem faktur do wyznaczonych osób zatwierdzających. Skraca to czas spędzony na ręcznych działaniach następczych i przyspiesza cykl zatwierdzania jednym kliknięciem.
6. Automatyczne powiadomienia przypomnienia: Zautomatyzowane systemy mogą wysyłać automatyczne przypomnienia do wyznaczonych osób zatwierdzających w przypadku wystąpienia opóźnień w zatwierdzeniu. Eliminuje to potrzebę ręcznych działań następczych i gwarantuje, że proces zatwierdzania przebiega prawidłowo.
7. Powiadomienia o statusie płatności w czasie rzeczywistym: Dostawcy mogą otrzymywać powiadomienia w czasie rzeczywistym o statusie swoich faktur, w tym o tym, kiedy faktury są oczekujące, w trakcie przetwarzania lub opłacone. Zmniejsza to liczbę zapytań i rozmów telefonicznych z dostawcami, poprawiając ogólną komunikację.
8. Zwiększone bezpieczeństwo i kontrola finansowa: Oprogramowanie do automatyzacji często obejmuje szyfrowanie danych na poziomie przedsiębiorstwa, zapewniając dodatkowe bezpieczeństwo wrażliwych informacji finansowych. Zautomatyzowana księgowość zobowiązań synchronizuje się z systemami ERP lub systemami księgowymi w czasie rzeczywistym, zapewniając dokładne sprawozdania finansowe.
9. Globalne uzgodnienie płatności: Niektóre rozwiązania automatyzacyjne oferują automatyczne, globalne uzgadnianie płatności w czasie rzeczywistym, obsługując wiele metod płatności i walut. Ta funkcja może znacznie skrócić miesięczny czas zamknięcia księgowości.
10. Oszczędności kosztów: Automatyzacja zmniejsza koszty związane z ręcznym przetwarzaniem faktur. Średni koszt ręcznego przetworzenia faktury jest często wyższy niż koszt wdrożenia i utrzymania rozwiązania automatyzującego.

Wykorzystując automatyzację przepływu pracy zatwierdzania faktur, firmy mogą nie tylko zaoszczędzić czas i zmniejszyć liczbę błędów, ale także usprawnić kontrolę finansową, usprawnić komunikację i osiągnąć znaczne oszczędności w procesach związanych z płatnościami.

W jaki sposób nanonety mogą pomóc w automatyzacji przepływu pracy związanej z zatwierdzaniem faktur?

Odblokuj potencjał płynnego przepływu pracy związanego z zatwierdzaniem faktur dzięki Nanonets – Twojemu najnowocześniejszemu rozwiązaniu zapewniającemu niezrównaną wydajność i dokładność procesów związanych z płatnościami. W świecie, w którym systemy ręczne prowadzą do czasochłonnych procesów i błędów ludzkich, Nanonet jawi się jako katalizator zmian transformacyjnych.

• Precyzja oparta na OCR:
  Poznaj moc najnowocześniejszej technologii optycznego rozpoznawania znaków (OCR) dzięki Nanonets. Pożegnaj problemy z ręcznym wprowadzaniem danych, ponieważ Nanonets skrupulatnie wyodrębnia i przetwarza najważniejsze informacje z faktur, zapewniając niezrównaną dokładność na każdym kroku.
• Usprawniona automatyzacja przepływu pracy:
  Nanonets przenosi przepływ pracy związany z zatwierdzaniem faktur na nowy poziom, automatyzując żmudne zadania. Od otrzymania i wprowadzenia faktur do systemu po dopasowanie ich do dokumentów potwierdzających, cały proces jest usprawniony w celu uzyskania maksymalnej wydajności.
• Łatwe dopasowanie 3-kierunkowe:
  Popraw swoją kontrolę finansową dzięki automatycznemu, trójstronnemu dopasowywaniu firmy Nanonets, zapewniającemu płynną synchronizację zamówień zakupu, otrzymywanych raportów i faktur od dostawców. Pożegnaj rozbieżności i powitaj nową erę dokładności.
• Powiadomienia i alerty w czasie rzeczywistym:
  Nanonets informuje Cię na bieżąco dzięki powiadomieniom w czasie rzeczywistym. Osoby zatwierdzające natychmiast otrzymują powiadomienia, minimalizując opóźnienia i zapewniając szybki proces zatwierdzania.
• Nowe podejście do wdrażania dostawców:
  Zrewolucjonizuj wdrażanie dostawców dzięki portalom samoobsługowym Nanonets. Dostawcy mogą wprowadzać informacje bezpośrednio, zapewniając dokładność i zmniejszając obciążenie zespołu ds. rozliczeń z dostawcami.
• Wzmocnione środki bezpieczeństwa:
  Zaufaj zaangażowaniu Nanonets w bezpieczeństwo. Skorzystaj z solidnego szyfrowania i bezpiecznego przetwarzania danych, chroniąc poufne informacje finansowe.
• Bezproblemowa integracja:
  Doświadcz bezproblemowej integracji z istniejącymi systemami. Nanonets bez trudu synchronizuje się z oprogramowaniem ERP lub księgowym, zapewniając dokładność w czasie rzeczywistym i eliminując potrzebę ręcznego uzgadniania.
• Oszczędności i globalne uzgadnianie płatności:
  Odkryj znaczne oszczędności dzięki Nanonets. Automatyczne przetwarzanie faktur nie tylko oszczędza czas; ogranicza wydatki. Zanurz się w przyszłość dzięki automatycznemu, globalnemu uzgadnianiu płatności w czasie rzeczywistym, obsługującemu wiele walut i metod płatności.

Gotowy na przyszłość zatwierdzania faktur?

Nie pozwól, aby procesy ręczne Cię powstrzymywały. Wykorzystaj Nanonets, aby uzyskać ostry jak brzytwa, zautomatyzowany przepływ pracy zatwierdzania faktur. Dołącz do myślących przyszłościowo firm, które oszczędzają czas, redukują błędy i poprawiają kontrolę finansową. Twoja podróż do efektywności zaczyna się tutaj.

Poznaj Nanonets już dziś, aby uzyskać inteligentniejszą i usprawnioną obsługę płatności.

• Dystrybucja treści i PR oparta na SEO. Uzyskaj wzmocnienie już dziś.
• PlatoData.Network Pionowe generatywne AI. Wzmocnij się. Dostęp tutaj.
• PlatoAiStream. Inteligencja Web3. Wiedza wzmocniona. Dostęp tutaj.
• PlatonESG. Węgiel Czysta technologia, Energia, Środowisko, Słoneczny, Gospodarowanie odpadami. Dostęp tutaj.
• Platon Zdrowie. Inteligencja w zakresie biotechnologii i badań klinicznych. Dostęp tutaj.
• Źródło: https://nanonets.com/blog/invoice-approval-workflows/