Reducing SaaS Spend In 2023 - Plato AiStream V2.1

Opublikowane ponownie przez Plato

Obserwuje: 0

Software-as-a-service, czyli SaaS, to oparty na chmurze model dostarczania, który umożliwia użytkownikom dostęp do aplikacji poprzez subskrypcje zamiast ich kupowania i instalowania. Dostawcy usług przechowują oprogramowanie na swoich serwerach i udostępniają je subskrybowanym klientom za pośrednictwem przeglądarek internetowych, aplikacji mobilnych i interfejsów API. W porównaniu z tradycyjnymi modelami dostarczania oprogramowania SaaS oferuje użytkownikom wiele korzyści, w tym niższe koszty początkowe, skalowalność, elastyczność i dostępność. Korzystając z modelu SaaS, użytkownicy mogą uniknąć inwestowania w kosztowną infrastrukturę i zamiast tego płacić abonament za dostęp do oprogramowania jako usługi na żądanie.

Branża SaaS odnotowała imponujący wzrost w ciągu ostatnich pięciu lat. Według niedawnego raport, 99% firm używa co najmniej jednego rozwiązania SaaS do prowadzenia swojej działalności, a 38% firm twierdzi, że wszystkie ich procesy operacyjne opierają się na platformach SaaS. Branża SaaS rośnie o 18% rocznie.

Znaczenie SaaS

Aż do ostatniej dekady ubiegłego stulecia firmy polegały na pakietach oprogramowania, które były instalowane w ich wewnętrznych systemach. Oto niektóre kluczowe czynniki, które przyczyniły się do zastąpienia samodzielnego oprogramowania wewnętrznego rozwiązaniami SaaS:

Wiele organizacji przeszło z tradycyjnego oprogramowania lokalnego na rozwiązania SaaS oparte na chmurze ze względu na skalowalność, elastyczność i opłacalność oferowane przez SaaS.
Główni dostawcy usług w chmurze, tacy jak AWS, Microsoft Azure i Google Cloud, dokonali znacznych inwestycji w rozszerzenie swoich usług, co zaowocowało bardziej niezawodną infrastrukturą chmurową.
Dostawcy SaaS wykorzystują sztuczną inteligencję, aby zapewnić zaawansowane funkcje, takie jak analityka predykcyjna, przetwarzanie języka naturalnego (NLP) i uczenie maszynowe (ML).
Dostawcy usług SaaS wykraczają poza systemy operacyjne i platformy oraz umożliwiają programistom zewnętrznym tworzenie i wdrażanie własnych aplikacji na infrastrukturze SaaS. Otwiera to nowe możliwości w zakresie innowacji, dostosowywania i integracji między platformami.
Dostawcy SaaS coraz częściej zapewniają integracje z innymi aplikacjami i usługami, ułatwiając użytkownikom łączenie się i udostępnianie danych w różnych systemach i platformach.
Bezpieczeństwo danych stało się najwyższym priorytetem dla dostawców SaaS, koncentrując się na dostarczaniu najnowocześniejszych funkcji bezpieczeństwa, takich jak szyfrowanie, uwierzytelnianie i kontrola dostępu.

Rosnące koszty SaaS w 2023 r

Kompletujemy wszystkie dokumenty (wymagana jest kopia paszportu i XNUMX zdjęcia) potrzebne do Raporty wykazały, że przejście na system oparty na SaaS może przynieść 16.1% redukcję kosztów utrzymania IT, firmy nadal martwią się i grzęzną w rosnących kosztach subskrypcji SaaS. Ponieważ gospodarka stoi w obliczu kolejnego trudnego roku, a firmy ograniczają działalność, pojawiły się obawy dotyczące niekontrolowanych kosztów SaaS w 2023 r. i później. Jest to spotęgowane przez fakt że stopa inflacji SaaS jest 3.5 razy wyższa niż rynkowa stopa inflacji w USA. Finanse Online Raporty że w Stanach Zjednoczonych duże przedsiębiorstwa SaaS podniosły ceny średnio o 7.9%, małe firmy o 6.3%, a średnie firmy o 6.2% w 2022 r.

Ostatnia badanie ujawniło, że 57% zespołów IT znajduje się pod presją ograniczenia wydatków na SaaS i oczekuje się, że trend ten będzie się utrzymywał.

Niektóre przyczyny rosnących kosztów SaaS dla firm obejmują:

Niewłaściwe zarządzanie SaaS może prowadzić do marnotrawstwa i nadmiernych wydatków, powodując niepotrzebne wydatki.
Niewłaściwe zarządzanie licencjami jest częstym powodem marnotrawstwa wydatków na SaaS.
Brak zarządzania licencjami na oprogramowanie używane przez byłych pracowników może prowadzić do dalszego marnotrawstwa budżetu.
Doraźne zakupy produktów SaaS mogą skutkować niekontrolowanymi wydatkami i utratą kontroli nad budżetem.
Brak świadomości i planowania może prowadzić do powtarzalnych zakupów w ostatniej chwili podobnych produktów SaaS.
Ręczne zarządzanie wydatkami SaaS może prowadzić do błędów i przeoczeń, utrudniając śledzenie licencji i powodując niepotrzebne wydatki.

Znaczenie zarządzania wydatkami SaaS

Efektywne Zarządzanie wydatkami SaaS może zminimalizować niepotrzebne wydatki i zmaksymalizować zwrot z inwestycji w aplikacje Saas. Wydatki na SaaS obejmują:

Wydatki na zakup: wybór i zakup dowolnej subskrypcji SaaS wiąże się z zapewnieniem, że narzędzie jest zgodne z potrzebami, procedurami operacyjnymi i budżetem firmy. Aby zminimalizować ryzyko zakupu usługi, która jest zbędna lub, co gorsza, niepotrzebna dla organizacji, konieczna jest dogłębna analiza istniejącego workflow i umiejscowienie abonamentu SaaS w workflow. Wstępna analiza może pomóc firmom zidentyfikować opłacalne i odpowiednie narzędzia SaaS w celu zwiększenia produktywności i rentowności.
Koszty użytkowania: Dowodem na budyń, jak mówią, jest zjedzenie go. Efektywne zarządzanie wydatkami SaaS wymaga ciągłego monitorowania i optymalizacji użytkowania i wydajności aplikacji SaaS w celu zaspokojenia potrzeb firmy. Okresowa ocena jego wykorzystania, funkcji i zwrotu z inwestycji jest niezbędna do optymalizacji portfolio SaaS.
Wydatki na konserwację: przeglądy okresowe są niezbędne do podjęcia decyzji, czy aplikacja SaaS uzasadnia swoją obecność pod względem zwrotu z inwestycji. Optymalizacja narzędzia SaaS wymaga konsolidacji nakładających się narzędzi, alokacji zasobów zgodnie z potrzebami biznesu oraz renegocjacji/aktualizacji umów abonamentowych w celu wyeliminowania nieużywanych funkcji. Taka optymalizacja pomaga organizacji podejmować świadome decyzje dotyczące odnawiania, uaktualniania, obniżania lub kończenia subskrypcji.

Sposoby optymalizacji wydatków na SaaS

Aby stworzyć udany SaaS zarządzanie wydatkami strategii, organizacje muszą podjąć kroki, aby zrozumieć swoje zasoby SaaS, zoptymalizować ich wykorzystanie i przewidzieć przyszłe wydatki poprzez ekstrapolację istniejących wzorców użytkowania i przewidywanie przyszłych potrzeb. Poniższe kroki mogą pomóc w ustaleniu skutecznej strategii zarządzania wydatkami SaaS:

Utrzymywanie spisu wszystkich aplikacji SaaS używanych w firmie jest niezbędne, aby zapobiec powielaniu i niechcianym zakupom. Poleganie na ręcznych arkuszach kalkulacyjnych lub samodzielnych raportach może skutkować niedokładnymi i nieaktualnymi wykazami.
Po utworzeniu spisu należy go wyczyścić, aby wyeliminować wszystkie nieużywane, niepotrzebne lub zbędne subskrypcje. Obejmuje to usuwanie niewykorzystywanych licencji, konsolidację zduplikowanych subskrypcji i ograniczanie nakładających się funkcji w celu zmniejszenia liczby zbędnych aplikacji.
Organizacje mogą wykorzystywać dane zebrane z ich systemu rejestrowania SaaS do prognozowania przyszłych wydatków na SaaS. Można to zautomatyzować za pomocą platformy zarządzania SaaS, która stale analizuje dane i trendy użytkowania, dostarczając wgląd w optymalizację wydatków.

Narzędzia do zarządzania wydatkami SaaS to rozwiązania programowe zaprojektowane, aby pomóc organizacjom zoptymalizować wydatki na aplikacje SaaS. Narzędzia te zapewniają wgląd w czasie rzeczywistym we wszystkie zakupy SaaS, dane dotyczące użytkowania i wydatki. Dzięki automatyzacji przepływów pracy i dostarczaniu spostrzeżeń opartych na danych narzędzia SaaS do zarządzania wydatkami mogą pomóc organizacjom zidentyfikować niewykorzystane lub niepotrzebne oprogramowanie, skonsolidować zbędne subskrypcje i wynegocjować lepsze umowy z dostawcami. Niektóre popularne narzędzia do zarządzania wydatkami SaaS to Zylo, Cleanshelf, Blissfully, Intello i Genuity. Narzędzia te zazwyczaj oferują takie funkcje, jak automatyczne wykrywanie, optymalizacja licencji, śledzenie wydatków i zarządzanie dostawcami.

Nanonet offers state-of-the-art AI-based data extraction and automation solutions that can streamline SaaS spend management processes and improve data collection and analysis. Integrating Nanonets into your SaaS spend management strategy provides several benefits, including automated expense recognition and classification through AI-powered data extraction. This advanced technology helps eliminate manual data entry, reducing errors and saving time for your team. Nanonets' solution can be seamlessly integrated with existing financial and procurement systems, ensuring efficient data flow and coordination between platforms. Utilizing AI-driven analytics, Nanonets can help identify trends, predict future SaaS spending patterns, and uncover cost-saving opportunities to enable data-driven decision-making and optimize software investments. Nanonets' solution also provides comprehensive reporting and visualization tools that offer improved visibility of SaaS expenses and usage patterns, helping identify inefficiencies, monitor compliance, and align SaaS investments with the strategic objectives of the business.

Korzyści z zarządzania wydatkami SaaS

Jedną z najważniejszych zalet zarządzania wydatkami w modelu SaaS jest lepsza kontrola kosztów i zarządzanie budżetem. Wraz ze wzrostem liczby subskrypcji SaaS w organizacji rośnie złożoność zarządzania związanymi z nimi kosztami. Narzędzia i strategie zarządzania wydatkami SaaS umożliwiają firmom ustalenie jasnego przeglądu wydatków SaaS, pomagając im w efektywniejszej alokacji budżetów i identyfikowaniu obszarów potencjalnych oszczędności kosztów.

Kolejną krytyczną korzyścią wynikającą z zarządzania wydatkami w ramach SaaS jest lepszy wgląd w wykorzystanie i wydatki w ramach SaaS. Bez odpowiedniego zarządzania organizacjom może być trudno śledzić używane narzędzia SaaS i ponoszone wydatki. Zarządzanie wydatkami SaaS zapewnia kompleksowe zrozumienie sposobu wykorzystania narzędzi SaaS, co pozwala decydentom na dokonywanie wyborów w oparciu o dane i optymalizację inwestycji w oprogramowanie w oparciu o rzeczywiste wzorce użytkowania i potrzeby. Ten poziom widoczności gwarantuje, że organizacje płacą tylko za oprogramowanie, którego potrzebują i którego używają, co z czasem może prowadzić do znacznych oszczędności kosztów.

Wreszcie zarządzanie wydatkami w modelu SaaS umożliwia lepsze podejmowanie decyzji dzięki wglądowi opartemu na danych. Systematycznie analizując dane i koszty użytkowania SaaS, organizacje mogą odkrywać trendy i spostrzeżenia, które wpływają na ich strategie zakupu, optymalizacji i odnawiania oprogramowania. Na przykład analiza danych dotyczących użytkowania może pomóc organizacjom zidentyfikować narzędzia, które nie są już używane i można je wycofać, co prowadzi do oszczędności kosztów. To oparte na danych podejście do zarządzania wydatkami SaaS pomaga firmom identyfikować możliwości ulepszeń i podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące inwestycji w oprogramowanie, co ostatecznie prowadzi do bardziej efektywnych i wydajnych operacji.

Wnioski

Efektywne zarządzanie wydatkami na SaaS obejmuje kompleksowe podejście, które obejmuje przeprowadzenie dokładnego audytu wykorzystania SaaS, identyfikację i nadanie priorytetów krytycznym aplikacjom, usuwanie nieużywanych lub zbędnych aplikacji, konsolidację licencji i negocjowanie korzystnych warunków umów z dostawcami. Ponadto optymalizacja wykorzystania SaaS poprzez szkolenia pracowników, zautomatyzowane przepływy pracy i dzielenie się subskrypcjami może jeszcze bardziej obniżyć koszty i poprawić wydajność. Ważne jest również, aby wybrać odpowiednie aplikacje SaaS, nadając priorytety aplikacjom o znaczeniu krytycznym dla biznesu, wybierając elastyczne plany cenowe, rozważając alternatywy typu open source i unikając zbędnych funkcji. Wdrażając te strategie, organizacje mogą osiągnąć znaczne oszczędności i poprawić ogólne praktyki zarządzania SaaS.