Jak organizacje mogą tworzyć skuteczne strategie automatyzacji procesów - DATAVERSITY

Jak organizacje mogą tworzyć skuteczne strategie automatyzacji procesów – DATAVERSITY

Znacznik czasu: 16 czerwca 2023 3:25
Węzeł źródłowy: 2726349

Automatyzacja procesów nabiera tempa w różnych branżach. Stan orkiestracji procesu na rok 2023 raport odkryło, że 96% decydentów IT uważa, że ​​ma to kluczowe znaczenie dla ich celów transformacji cyfrowej, a w: Ankieta Gartner 202280% menedżerów uważało, że automatyzację można zastosować przy każdej decyzji biznesowej. Jednak nie wszystkie projekty automatyzacji przebiegają zgodnie z planem. To samo badanie Gartnera wykazało, że tylko 54% projektów AI przechodzi od fazy pilotażowej do produkcji. I 2022 ankieta z mojej firmy pokazało, że 88% projektów automatyzacji procesów nie odbiegało od pierwotnych założeń.

Dlaczego rozłączenie? Podczas gdy liderzy IT podają wiele powodów, Forrester między innymi odkrywa, że ​​wynika to z wielu niedociągnięć w automatyzacji brak wizji i strategii. Strategia jest z pewnością jednym z największych hamulców sukcesu automatyzacji procesów. Z naszych raportów i rozmów w terenie wynika, że ​​strategie automatyzacji ulegają wykolejeniu z powodu wielu czynników, począwszy od nadmiernych inwestycji bez wcześniejszych ocen, braku technicznego know-how wśród zespołów IT i rozbieżności między wdrożonymi technologiami a działającymi procesami firmy na dużą skalę w celu optymalizacji.

Aby wdrożyć skuteczną strategię automatyzacji, liderzy muszą zrobić coś więcej, niż tylko skupiać się na dodawaniu kolejnych technologii. Muszą także dopilnować, aby ludzie i projekty skupiały się na wspólnej misji, aby projekty rozpoczynały się powoli i były zgodne z rozsądnymi oczekiwaniami oraz aby inteligentny zestaw nadrzędnych technologii koordynował procesy. Oto kilka kroków, które przedsiębiorstwa mogą podjąć w tym kierunku.

Dopasowywanie interesariuszy 

Organizacje od lat borykają się z wyzwaniami, aby zapewnić jedność biznesu i IT. Chociaż ten trend nie jest niczym nowym, organizacje nadal borykają się z problemem dostosowania IT do biznesu, jeśli chodzi o realizację strategii automatyzacji procesów. Badania pokazują, że chociaż 95% liderów IT zgadza się, że aby automatyzacja procesów mogła przebiegać skutecznie, liderzy biznesowi i IT muszą współpracować i współpracować, to 26% uznaje brak koordynacji za kluczowy powód, dla którego nie dąży się do większej automatyzacji procesów.

To oczywiste, że to musi się zmienić. Organizacje mogą promować szerszą współpracę, przyjmując zmodyfikowane podejście „Centrum Doskonałości” (CoE). W niektórych firmach może to oznaczać utworzenie społeczności poświęconej zadaniom i strategiom automatyzacji procesów, w ramach której praktycy będą mogli dzielić się najlepszymi praktykami i zadawać sobie nawzajem pytania. Rada Europy powinna pomagać członkom zespołów biznesowych i IT lepiej współpracować poprzez koordynację zadań, unikanie wymyślania projektów od zera i ogólnie umożliwiając im wspólne dążenie do ciągłego doskonalenia.

Niektóre organizacje mogą chcieć skoncentrować się centralnie na automatyzacji procesów bez używania faktycznego terminu CoE. Sama terminologia niesie ze sobą pewien bagaż dziedzictwa ze scentralizowanego oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi (BPM). Niektórzy polegali na scentralizowanym podejściu do swojego CoE, licząc na to, że jeden zespół wdroży automatyzację procesów dla całej organizacji. Takie podejście często prowadziło do powstawania wąskich gardeł zarówno po stronie programistów, jak i liderów biznesowych, przez co Rada Europy miała złą reputację i przynosiła niewiele widocznych rezultatów. Z tych powodów sensowna może być zmiana nazwy CoE na zespół ds. automatyzacji lub orkiestracji. Niezależnie od użytej nazwy model CoE może pomóc przyspieszyć automatyzację procesów.

Tworząc strukturę dedykowaną automatyzacji procesów, organizacje mogą zaszczepić procesowe nastawienie w swoich operacjach. Amazon i inni liderzy branży myślą procesowo. Ustanawiają procesy, które pomagają im rozwiązywać problemy biznesowe, takie jak tworzenie lepszego doświadczenia klienta lub poprawa wewnętrznej wydajności. Rozumieją, że procesy mogą zapewnić im strategiczną przewagę na rynku. CoE automatyzacji procesów może ewangelizować automatyzację procesów. Innymi słowy, CoE może pomóc organizacji w przyjęciu wspólnego języka dla procesów biznesowych – w tym sposobu ich opisywania i wykonywania.

CoE może również prowadzić zarządzanie i spójność procesów biznesowych w całej organizacji. Może to oznaczać wszystko, od ustanowienia wspólnej infrastruktury, oprogramowania i usług po kompleksowe zarządzanie projektami. Zespół ten często dostarcza „akceleratory” (takie jak złącza) lub komponenty wielokrotnego użytku, aby skrócić czas uzyskania korzyści w projektach automatyzacji. W miarę skalowania firmy ten poziom spójności i zarządzania staje się coraz bardziej krytyczny.

Stopniowa transformacja 

Modernizacja IT jest najwyższym priorytetem dla większości organizacji biznesowych. Jednak wiele dużych firm nadal korzysta ze starszych systemów, na których nie stać ich na jednoczesną wymianę wszystkich. W systemach tych często realizowane są procesy o znaczeniu krytycznym, a ich wymiana może spowodować potencjalne przestoje. Pomijając zakłócenia, wysiłki modernizacyjne mogą kosztować miliony dolarów w postaci inwestycji w nowe technologie oraz kosztów rozwoju/inżynierii.

Z drugiej strony, stopniowa transformacja może rozwiązać problemy związane z automatyzacją przy niższych kosztach i przy minimalnych zakłóceniach lub bez nich. Na przykład jako pierwszy krok w stopniowej transformacji firma może rozważyć przełamanie dotychczasowego monolitu poprzez przejęcie ręcznych zadań wykonywanych przez przedstawicieli obsługi klienta i automatyzację niektórych z nich za pomocą botów do automatyzacji procesów robotycznych (RPA). Krokiem drugim może być zorganizowanie tych botów RPA tak, aby powiązały je z rzeczywistymi procesami biznesowymi, które mogą obejmować wiele botów, inne systemy informatyczne lub zatwierdzenia przełożonych. Krok trzeci może polegać na wyłączeniu tych botów i zastąpieniu ich nowoczesnymi aplikacjami opartymi na mikrousługach, które są znacznie solidniejsze i można je łatwo podłączyć do istniejącego kompleksowego procesu.

Ustanowienie strategii wprowadzającej automatyzację w kilku etapach, zaczynając od weryfikacji koncepcji, może skierować inicjatywę w zakresie automatyzacji na właściwe tory. 

Orkiestracja procesu

Automatyzacja była kiedyś łatwa w utrzymaniu, gdy organizacje wykorzystywały ją do wykonywania małych, odizolowanych zadań. Ponieważ jednak organizacje automatyzują coraz więcej zadań w kompleksowych procesach o znaczeniu krytycznym dla firmy, musi istnieć sposób na zapewnienie spójności i ciągłości pomiędzy wszystkimi zautomatyzowanymi zadaniami – niezależnie od tego, kto lub co jest właścicielem tych procesów i je realizuje.

Można to osiągnąć poprzez wprowadzenie nowej warstwy technologicznej, która kontroluje rosnącą liczbę zautomatyzowanych zadań wykonywanych przez różne punkty końcowe, takie jak systemy, ludzie lub urządzenia. Te tak zwane narzędzia do „orkiestracji procesów” koordynują różne punkty końcowe procesu biznesowego, a czasami nawet łączą ze sobą wiele procesów. Orkiestracja procesów pomaga interesariuszom pracować z ludźmi, systemami i urządzeniami, które organizacja już posiada – jednocześnie osiągając nawet najbardziej ambitne cele w zakresie kompleksowej automatyzacji procesów.

Bez orkiestracji procesów inicjatywy automatyzacji mogą napotkać szereg wyzwań, w tym następujące:

  • Zepsuta kompleksowa automatyzacja; ponieważ automatyka lokalna nie jest ze sobą zintegrowana, cały proces nie jest w pełni zautomatyzowany.
  • Brak zrozumienia; kompleksowy proces nie jest w pełni widoczny, a kluczowe wskaźniki są trudne do śledzenia.
  • Brak elastyczności; zmiana kompleksowego procesu jest trudna, ponieważ prowadzi do potencjalnych zmian w wielu różnych systemach.

Pokonanie tych problemów pomoże organizacjom zwiększyć wykorzystanie automatyzacji i skutecznie realizować strategie automatyzacji.

Wnioski

Chociaż automatyzacja procesów pozostaje głównym celem strategicznym, jej osiągnięcie wymaga pracy. Organizacje mogą zwiększyć swoje szanse na sukces, dopasowując kluczowych interesariuszy, zaczynając powoli i stosując technologie, które koordynują procesy w celu uzyskania maksymalnego efektu.

Znak czasu:

Więcej z WSZECHSTRONNOŚĆ DANYCH