Czy przejadaliśmy się oprogramowaniem?

Minęła nieco ponad dekada od słynnego Marca Andreesena oświadczył, że oprogramowanie pożera świat. On miał rację. Teraz jesteśmy w nowej fazie: wszędzie, gdzie spojrzymy, jest potężne oprogramowanie i konsumujemy it bez większego szacunku dla długofalowych efektów. Tak bardzo, że dzisiaj stajemy przed ironicznym pytaniem: Czy przejadaliśmy się? 

Nasze talerze są z pewnością wypełnione wszelkiego rodzaju aplikacjami, jakie można sobie wyobrazić, a wszystkie są tak kuszące. Czy wiesz, w ilu aplikacjach się zarejestrowałeś? Może dziesiątki, a nawet setki? Średnia liczba wdrożonych aplikacji na klienta Okta wzrosła o 22% ponad ostatnie 4 lata. Szefowie IT, z którymi rozmawiam, często żartują, że ich firmy mają więcej aplikacji SaaS niż pracowników.

To zdjęcie mogą być problemem, a ty powinien dbać o to. Organizacje, które pozwalają swoim apetytom rosnąć w niekontrolowany sposób, stoją w obliczu trzech głównych zagrożeń:

• Koszty:: Gdy praca zdalna staje się standardem, oprogramowanie stało się drugą co do wielkości linią wydatków dla wielu firm. Jednakże, do 25% aplikacji SaaS a licencje pozostają niewykorzystane. Jeśli dwa główne wydatki Twojej firmy to ludzie i technologia, marnujesz mnóstwo pieniędzy na jeden z głównych wydatków.
• Ryzyko związane ze zgodnością: Aby sprzedawać oprogramowanie w chmurze lub przechowywać dane klientów w chmurze, musisz być lub pozostać w zgodzie z normami SOC2, ISO 27001 lub nawet SOX. Pomyśl o swojej firmie i jej danych jak o zamku. Musisz udowodnić audytorom, że jest dobrze chroniony. Teraz wyobraź sobie każdą aplikację jako okno, drzwi, most lub wejście do swojego zamku. Im więcej aplikacji, tym więcej kontroli otrzymasz od audytorów.
• Efektywność operacyjna: Różnica między dobrym kucharzem a kucharzem światowej klasy polega na tym, jak zarządzają swoim personelem, aby radzić sobie ze wszystkimi dostępnymi składnikami. Twój zespół z pewnością nie współpracuje dobrze, gdy korzysta z wielu typów tej samej aplikacji, takich jak Monday, Jira, Asana lub ClickUp. Ponadto liczba zgłoszeń do pomocy wewnętrznej rośnie wykładniczo wraz z liczbą używanych aplikacji.

Niemniej jednak (i ​​pchając metaforę jedzenia o krok dalej), wiele aplikacji, z których korzysta Twoja firma jest składniki do budowy świetnego produktu. W końcu zbudowanie firmy technologicznej jest skomplikowane. A żeby zrobić to skutecznie, potrzebujesz odpowiednich komponentów i narzędzi. Jednak trik, aby z nich skorzystać — aby stać się 3-gwiazdkową restauracją Michelin — polega na zastanowieniu się, jak po mistrzowsku zarządzać całym swoim oprogramowaniem. 

Jedną z metod osiągnięcia tego celu, uwolnienia pełnego potencjału firmy za pomocą technologii, jest: zmienić priorytety IT, bezpieczeństwa i zakupów — zespoły, które ogólnie dbają o działanie oprogramowania. Zamiast zmuszać ich do rozwiązywania problemów (np. rozwiązywania zgłoszeń IT), pomóż im stworzyć infrastrukturę, która umożliwi pracownikom samodzielne korzystanie z oprogramowania i stanie się samorządna siła robocza.

Połączenia Aplikacjaokalipsa. Albo to jest …?

Ale najpierw: jak się tu dostaliśmy, do dnia dzisiejszego, kiedy firmy żyją w SaaS i przeżywają to, co żartobliwie nazywam Aplikacjaokalipsa? Jakie są przyczyny naszego uzależnienia od oprogramowania?

Lepszy UX nowoczesnego oprogramowania uwolnił tradycyjne oprogramowanie dla przedsiębiorstw

Pracownicy korzystają z coraz bardziej wyspecjalizowanych aplikacji, aby odnosić sukcesy w pracy. My używany do korzystania z produktów Microsoft za prawie wszystko. Teraz używamy Airtable zamiast Excela, Notion zamiast Worda, Pitch zamiast PowerPoint. Aby umieścić kilka liczb za tym, co wielu z nas widzi w naszym codziennym życiu: Ponad 42% klientów Okta Office365 teraz wdrażaj także Zoom zamiast tylko korzystać z Microsoft Teams, a 26% z nich również korzysta z Boxa pomimo posiadania OneDrive.

Osoby fizyczne korzystają z większej liczby aplikacji ze względu na łatwą i bezpłatną adopcję

Tradycyjnie produkty korporacyjne były sprzedawane odgórnie: CIO zdecydował się na zakup Salesforce lub Microsoft Office i stały się one domyślnymi dla całej firmy. Ale startupy, takie jak Slack i Dropbox spopularyzował wzrost oddolny, i dzisiaj, 67% firm deweloperskich (np. Datadog lub AWS) mają bezpłatny plan lub okres próbny. Nie musimy już kontaktować się ze sprzedawcami ani prosić działu IT o pozwolenie — my po prostu zarejestruj się w bezpłatnej wersji narzędzia.

W skrócie: aplikacje są tu, tam, wszędzie. Ale czy przesadziliśmy? Czy w rzeczywistości używamy zbyt wielu aplikacji? Nie sądzę. W przeciwieństwie, oprogramowanie może dać nam supermoce, które przyspieszają rozwój firmy. 

Traktuj technologię jako czynnik biznesowy

Pomyśl o swoim samochodzie. To wymaga Części 30,000 stworzyć tylko jeden samochód. Ale zamiast zmniejszać liczbę części, producenci samochodów opracowali najskuteczniejszą metodę montażu samochodu. Innowacja wynikała ze sposobu, w jaki połączyli ze sobą różne części. Na przykład System produkcji Toyoty, zwany także „odchudzoną produkcją”, stał się głównym wyróżnikiem konkurencyjnym Toyoty. Jedna zasada było zminimalizowanie ilości odpadów i ciągłe doskonalenie operacji poprzez szybkie sprowadzanie problemów na powierzchnię. Zwinne tworzenie oprogramowania i metodologia „szczupłego startu” zostały zainspirowane systemem Toyoty „buduj, mierz, ucz się”. 

Podobnie jak Toyota, firmy powinny: zastanów się, jak zmienić ich zasady działania wokół oprogramowania i zamień je w konkurencyjny wyróżnik. Tradycyjne podejścia do zarządzania technologią nie są wystarczające. Firmy często myślą, że rozwiązaniem jest centralizacja, ale w tym przypadku tak nie jest. Jest po prostu zbyt wiele aplikacji, z którymi trzeba się zmagać, oprócz innych czynników, takich jak bezpieczeństwo i zgodność.

Scentralizowana administracja oprogramowaniem jest wrogiem

W 1944 r. Centralna Agencja Wywiadowcza opublikował przewodnik jak sabotować swoje miejsce pracy. Punktem nr 1 było nigdy nie iść na skróty i zawsze przechodzić przez scentralizowany „kanał”. Zastanów się, kiedy ostatnio potrzebowałeś dostępu do aplikacji lub pozwolenia. Musiałeś przejść przez kanał utworzony przez bilet IT i utknąłeś w oczekiwaniu. A co z ostatnim razem, gdy musiałeś kupić nowe oprogramowanie? To może zająć 2 do 3 miesięcy do czasu uzyskania wszystkich niezbędnych zgód na zakup aplikacji. 

Oto dlaczego centralizacja nie działa i dlaczego podejścia do jej naprawy mogą nie trafiać w sedno.

Centralizacja tworzy wąskie gardła

Ponad połowa wszystkich aplikacji jest zamawiana i zarządzana przez ekspertów w danej dziedzinie w różnych zespołach — wielu z nich po prostu chce nabyć swoje narzędzia i zabrać się do pracy. Jednak działy takie jak IT, bezpieczeństwo lub zaopatrzenie muszą pomóc w większości tych żądań. Z tego, co widzimy, od 40% do 60% wszystkich zgłoszeń IT dotyczy problemów z dostępem do oprogramowania, których rozwiązanie zajmuje średnio około 19 godzin. Pracownicy utknęli w oczekiwaniu, a administratorzy są przygnieceni pracami, takimi jak tworzenie kont. Koszty zarządzania rosną z każdą dodatkową aplikacją. 

Centralizacja prowadzi do nieszczelnych wiader

Firmy centralizują również nadzór w celu ograniczenia kosztów, zgodności lub zagrożeń bezpieczeństwa. Logika jest słuszna, pracownicy nie powinni po prostu kupować duplikatów oprogramowania lub otrzymywać nadmiernych uprawnień administratora. Jednak przeglądanie setek aplikacji i tysięcy kont nie jest skalowalne przy scentralizowanym podejściu — tworzy nieszczelne zasobniki, w których pracownicy nadal otrzymują i utrzymują niepotrzebny dostęp do aplikacji bez wiedzy nikogo. Na przykład, 25% lub więcej oprogramowania przestaje być używany w większości firm. Albo zespół ds. bezpieczeństwa Segmentu wykazał w zeszłym roku, że 60% z 669 ról administracyjnych nie były aktywnie wykorzystywane.

Większa liczba pracowników nie jest rozwiązaniem

Często zespoły operacyjne sprzeciwiają się, że nie są tak dobrze finansowane, jak inne działy, co sprawia, że ​​poruszają się wolniej, niż faktycznie chcą. Dlaczego więc po prostu nie zwiększać liczby administratorów wraz z liczbą aplikacji, z których korzystamy? Jednak problem leży właśnie w tym pytaniu i przy założeniu, że problem można rozwiązać jedynie poprzez centralizację pomocy i nadzoru. To rozwiązanie, które się nie skaluje.

Centralizacja administrowania oprogramowaniem to dziwna sprawa. Próbuje to ułatwić, ale w jakiś sposób pogarsza sytuację wszystkich, gdy rośnie liczba aplikacji. Więc, jak możemy na nowo wyobrazić sobie role zespołów? które dbają o operacje oprogramowania — a mianowicie IT, bezpieczeństwo i zaopatrzenie?

Uczyń zgodną ścieżkę łatwą ścieżką

Spójrzmy prawdzie w oczy: pracownicy prawie zawsze wybierają najłatwiejszą drogę do wartości. Jeśli Twoje podejście do zarządzania oprogramowaniem pozostanie scentralizowane z wieloma wąskimi gardłami, pracownicy będą nadal obchodzić Twoje zasady, robiąc takie rzeczy, jak potajemne kupowanie oprogramowania. To błędne koło. Aby wiele osób działało odpowiedzialnie — i zmieniło relacje między IT/bezpieczeństwo/zaopatrzenie a resztą organizacji — ścieżka zgodna musi stać się najwygodniejszą ścieżką. 

Samorządność to nowe podejście do zarządzania oprogramowaniem

Rozwiązanie tej złożoności może nastąpić tylko wtedy, gdy oddamy kontrolę i odpowiedzialność pracownikom i ich zespołom. Zamiast podawać ludziom jedzenie, uczysz ludzi gotować bez przypalania. Zasadniczo celem jest znalezienie sposobu, w którym zachęty są tak wyrównane, aby pracownicy, którzy działają w najbardziej opłacalny i bezpieczny sposób, również najszybciej rozwiązywali własne problemy. 

Jesteśmy już przyzwyczajeni do samodzielnego kupowania żywności i paliwa — a nawet odprawy na lot — więc dlaczego nie zarządzać oprogramowaniem dla przedsiębiorstw? Zamiast prosić dział IT o wsparcie (lub pracować „kanałami”, jak CIA opisała w swoim przewodniku po sabotażu w miejscu pracy), dział IT może umożliwić pracownikom szybkie i odpowiedzialne pomaganie sobie. Zamiast być scentralizowanym ramieniem egzekucyjnym, bezpieczeństwo, zaopatrzenie i IT muszą stać się wewnętrzną platformą firmy który umożliwia pracownikom odpowiednią infrastrukturę.

Automatyzacja jest świetna, ale wymaga scentralizowanego wsparcia, a to nie skaluje się z setkami aplikacji.

Przyjęcie procesu i struktury samorządu jest ważnym problemem do rozwiązania, ponieważ bezpośrednio wpływa na wynik finansowy. Organizacje, które nie koncentrują się na przejściu od systemowej scentralizowanej konfiguracji do samoobsługowej, ryzykują marnowanie ogromnych pieniędzy na nieużywane oprogramowanie, czekanie na kolejny audyt zgodności i niewydajne działanie całej organizacji. To jest priorytet przywództwa zmienić sposób działania Twojej organizacji, aby mogła w pełni wykorzystać swój potencjał, strategicznie korzystając z aplikacji innych firm, zamiast być przez nie przytłoczona.

Pytanie, które firmy powinny sobie zadać, to: jak zakodować samoobsługę w tylu miejscach, ile to możliwe?e. Na przykład:

• Gdy dział IT utworzy przepływy pracy dotyczące tego, kto powinien zatwierdzać daną aplikację, pracownicy mogą prosić o aplikacje, uprawnienia, narzędzia wewnętrzne, a nawet zasoby programistów bez pomocy działu IT. 
• Jeśli zaopatrzenie zbuduje system wokół tego, kto musi zatwierdzać rodzaj zakupu oprogramowania, pracownicy mogą korzystać z tego systemu samoobsługowego. 
• Jeśli zabezpieczenia wdrożą sposób przyznawania dostępu do poufnych aplikacji lub uprawnień tylko na określony czas, nie będą musieli centralnie sprawdzać dostępu przez cały czas.

Włącz samorządność do swoich celów

Wszystkie te przykłady pokazują jak rola zespołów obsługi oprogramowania, mogą się zmienić: Zamiast rozwiązywać zgłoszenia do pomocy technicznej lub alerty, mogą skupić się na właściwym kodowaniu systemu i trenowaniu całej organizacji po drodze. Poza tym innym podejściem do zmiany zarządzania technologią poprzez samorządną siłę roboczą jest: zachęć wszystkich liderów zespołu w całej organizacji do włączyć samoobsługę do swoich OKR or V2MAMA proces. 

Na przykład dział IT zwykle stawia sobie za cel zmniejszenie wymagań dotyczących liczby pracowników operacyjnych poprzez automatyzację. Automatyzacja jest świetna, ale wymaga scentralizowanego wsparcia, a to nie skaluje się z setkami aplikacji. Zamiast tego dział IT mógłby próbować zmniejszyć wymagania dotyczące liczby pracowników operacyjnych poprzez samoobsługę. Lub czasami IT dodaje cel polegający na skróceniu czasu potrzebnego na odpowiedź na zgłoszenia. Ponownie, cel ten jest realizowany przy założeniu, że pomoc musi być scentralizowana. Zamiast tego spróbuj dodać cel, aby zmniejszyć odsetek żądań, które nie wymagają pierwszego kontaktu ze strony działu IT.

Up do 25% aplikacji SaaS a licencje pozostają niewykorzystane. Jeśli dwa główne wydatki Twojej firmy to ludzie i technologia, marnujesz mnóstwo pieniędzy na jeden z głównych wydatków.

Samorządność można również zacząć od: małe ćwiczenia, aby zmniejszyć wydatki na SaaS. Centralne zarządzanie setkami dostawców jest niemożliwe, ale może zadziałać coś tak prostego, jak wysłanie każdemu użytkownikowi Outreach.io lub Smartsheet wiadomości e-mail z wyjaśnieniem, że próbujesz zaoszczędzić na wydatkach na oprogramowanie. Poproś o 👍, jeśli nie używają już oprogramowania, aby móc odzyskać licencję.

Lub, poproś wszystkich administratorów aplikacji o pomoc w ograniczeniu nadmiernych wydatków. Utwórz wspólny arkusz kalkulacyjny aplikacji i rocznych kosztów, a następnie poproś ich o maksymalne zmniejszenie kosztów poprzez usunięcie licencji lub całkowite anulowanie aplikacji. Aby uczynić to wyzwaniem dla zespołu i wyrównać zachęty, zaoferuj nagrodę za każdą nieużywaną lub nadmiarową aplikację, którą usuną, oraz zachętę pieniężną dla trzech najlepszych administratorów, którzy najbardziej ograniczają wydatki na SaaS. Takie podejście daje pierwszy wgląd w to, co to znaczy mieć samorządną siłę roboczą.

Czy jesteśmy już pełni?

Budowanie firmy technologicznej jest skomplikowane — zwłaszcza dzisiaj. Zamiast opłakiwać wszystkie narzędzia, których używamy, lepszym wykorzystaniem energii może być stworzenie wydajnego sposobu zarządzania zarówno narzędziami, jak i procesami leżącymi u ich podstaw. Wzmocnienie swoich zespołów i pracowników poprzez samorządność może stać się wyróżnikiem konkurencyjnym. Pracownicy nie tylko poczują się integralną częścią procesu, a zatem będą mieli udział w jego sukcesie, ale pracownicy działu IT, bezpieczeństwa i zaopatrzenia staną się prawdziwymi aktywatorami, a nie osobami zajmującymi się rozwiązywaniem zgłoszeń lub alertami. 

Tak więc, możemy mieć przed sobą bufet SaaS typu „wszystko, co możesz zjeść”, ale mamy narzędzia i wiedzę, aby zaspokoić nasz apetyt i sprawić, by wszystkie te wybory działały na naszą korzyść. Wystarczy siła woli, aby zmienić nasze relacje z oprogramowaniem.

Opublikowano 27 września 2022