„Próżność nie płaci rachunków”. ? Roberta Czarnego (Konta płatne tak!)
Integralną częścią każdego biznesu (a właściwie samego życia) jest płacenie rachunków. Rachunki reprezentują pieniądze, czas i siłę roboczą. Sprawne funkcjonowanie organizacji wymaga starannego zarządzania rachunkami, fakturami i płatnościami.
Wpisz Proces rozrachunków z dostawcami. Zobowiązania to termin księgowy odnoszący się do pieniędzy, które firma jest winna innej firmie – sprzedawcy lub dostawcy – za skorzystanie z ich produktów lub usług.
Spis treści
- Co to są rozrachunki z dostawcami (AP)
- Przykład rozrachunków z dostawcami
- Znaczenie rozrachunków z dostawcami
- Elementy procesu rozrachunków z dostawcami
- Tradycyjny dział rozliczeń z dostawcami
- Wyzwania w ręcznym procesie rozrachunków z dostawcami
- Korzyści z automatyzacji procesu rozrachunków z dostawcami
- Czego szukać w oprogramowaniu do rozliczeń z dostawcami
- Wnioski
Co to są rozrachunki z dostawcami (AP)
Kiedy firma kupuje produkty/usługi od sprzedawcy/dostawcy z uzgodnieniem późniejszej zapłaty, kwota ta nazywana jest rachunkiem do zapłaty, aż do momentu uregulowania płatności. Jest to forma kredytu oferowana przez sprzedawcę/dostawcę firmie zamawiającej w celu odroczenia płatności do czasu dostarczenia zamówionego produktu/usługi lub nawet później.
Nazywane również rachunkami do zapłacenia, rachunki do zapłacenia to w rzeczywistości pieniądze, które firma jest winna dostawcom/sprzedawcom. Jest księgowane w bilansie spółki jako „zobowiązania różne”. Jest rejestrowany jako konto zobowiązań, a nie konto wydatków.
Zobowiązanie do zapłaty jest rejestrowane po zatwierdzeniu faktury do zapłaty. Jest rejestrowany w księdze głównej (lub księdze pomocniczej AP) jako zaległa płatność lub zobowiązanie do momentu zapłaty kwoty. Zobowiązaniami mogą być Zobowiązania z tytułu dostaw i usług (zakup towarów fizycznych, które są rejestrowane w inwentarzu) lub Zobowiązania z tytułu wydatków (zakup towarów i usług, które są fakturowane, np. reklama, rozrywka, podróże, materiały biurowe i usługi komunalne).
AP jest często mylony z należnościami (AR). AR to kwota, którą klient firmy jest winien za skorzystanie z jakiejś usługi lub produktu. Należności rejestruje się jako aktywa obrotowe, a nie zobowiązania krótkoterminowe. Dzieje się tak dlatego, że należności są przeliczane na wpływy pieniężne w określonym z góry okresie, zwykle jednego roku, podczas gdy zobowiązania wskazują na pieniądze należne wierzycielom.
Przykład rozrachunków z dostawcami
Piekarnia ABC zamawia 50 funtów cukru od hurtownika XYZ Traders po 50 centów za funt. XYZ Traders oferuje 30-dniowy okres kredytowy od dostawy do piekarni, w którym ABC powinno zapłacić rachunek w wysokości 25 USD. Dopóki piekarnia nie zapłaci handlowcom XYZ, kwota 25 USD będzie nazywana zobowiązaniami na koncie i jest wykazywana jako zobowiązanie wobec wierzycieli w bilansie piekarni.
25 USD jest rejestrowane jako aktywa w bilansie handlowców XYZ do momentu otrzymania płatności.
Rozrachunki z dostawcami obejmują, poza zakupem towarów, następujące elementy:
- Transport i logistyka
- Moc / Energia / Paliwo
- Leasing
- Koncesjonowanie
- Usługi (montaż / podwykonawstwo)
Znaczenie rozrachunków z dostawcami
AP jest ważny z następujących powodów:
Zapewnia terminowe regulowanie rachunków, co z kolei poprawia wiarygodność kredytową firmy i długoterminowe relacje z dostawcami.
- Terminowe regulowanie faktur zapewnia nieprzerwany przepływ dostaw i usług, co prowadzi do bezproblemowego przepływu operacji biznesowych.
- Terminowa płatność pozwala uniknąć zaległych płatności, kar i innych zaległych opłat.
- Zorganizowany AP umożliwia systematyczne śledzenie faktur i płatności.
- AP ułatwia przepływ gotówki, dokonując płatności tylko w terminie i korzystając z kredytów oferowanych przez sprzedawcę.
- Rygorystyczne unikanie AP oszustwo dostawcy i kradzież.
AP nie jest pozbawiony wad. Często jest uważany za obciążenie finansowe dla dostawców, którzy muszą czekać na zapłatę po dostarczeniu produktów i usług. Ze strony spółki bilans z przedłużonymi zobowiązaniami wskazuje na niepewną sytuację gotówkową. Te wady można przezwyciężyć dzięki etycznym, prawnym i logicznym procesom AP.
Elementy procesu rozrachunków z dostawcami
Rachunek Zobowiązań jest procesem wieloetapowym i składa się z kilku podstawowych kroków:
- AP rozpoczyna od decyzji firmy o zakupie towarów/usług w systemie kredytowym.
- Wybór dostawców oferujących kredyty.
- Porównanie polityk kredytowych dostawców pod kątem dozwolonych dni kredytowych, opłat za opóźnioną płatność, skonta gotówkowego przy wcześniejszej spłacie itp. oraz wybór dostawcy z warunkami najbardziej odpowiadającymi firmie.
- Postępowanie zgodnie z procesem zaopatrzenia – zapotrzebowaniem na zakup, zamówieniem, fakturą, paragonem – firmy.
- Zaksięgowanie faktur/rachunków w księgach jako rozrachunków z dostawcami po otrzymaniu towaru.
- Prowadzenie ksiąg rachunkowych pomaga w audytach wewnętrznych i zewnętrznych w firmie oraz w analizie wzorców wydatków, co z kolei pomaga w planowaniu finansowym oraz spełnianiu norm i przepisów.
- Śledzenie dat na rachunkach w celu zapewnienia płatności przed terminem płatności.
- Dokonanie płatności przed terminem
- Komunikowanie się ze sprzedawcą, że płatność została dokonana.
Pełne wykorzystanie czasu trwania kredytu pomoże efektywnie zarządzać przepływem gotówki. Należy jednak pamiętać, że najefektywniejszym wykorzystaniem warunków kredytowych jest wiedza, kiedy honorować rachunki.
Tradycyjny dział rozliczeń z dostawcami
Zespół odpowiedzialny za ręczne procesy rozrachunków z dostawcami jest odpowiedzialny za rejestrowanie i przetwarzanie transakcji finansowych związanych z zaopatrzeniem i dostawcami. W tym celu zatrudnionych jest szereg fachowców:
- Analityk wprowadzania danych wprowadza faktury do systemu cyfrowego po ich otrzymaniu.
- Analityk przetwarzania płatności odpowiada za opłacenie faktur w terminie ich wymagalności
- Analityk wyjątków zajmuje się rozbieżnościami na fakturach i zajmuje się problemami z niepowodzeniem płatności.
- Personel zajmujący się konserwacją dostawców tworzy bazę danych dostawców i zarządza nią oraz koreluje ją z różnymi operacjami zaopatrzeniowymi.
- Menedżer ds. rozrachunków z dostawcami współpracuje z zespołem w celu bezbłędnego i bezproblemowego zarządzania fakturami.
Wszyscy członkowie zespołu pracują nad tworzeniem i utrzymywaniem silnych relacji z dostawcami. Zespół musi także uważnie monitorować wydatki AP i utrzymywać kontrolę wewnętrzną w celu ochrony wypływu środków pieniężnych. Wydajny i dobrze zarządzany dział zobowiązań może zaoszczędzić firmom znaczne ilości czasu i pieniędzy w związku z procesem AP.
Wyzwania w ręcznym procesie rozrachunków z dostawcami
Ręczne procesy rozliczeń z dostawcami mają następujące problemy:
- Problemy związane z ręcznym wprowadzaniem danych: Ręczne wprowadzanie faktur do systemu może być czasochłonne, nieefektywne i podatne na błędy. Wszystko to może mieć wpływ na funkcjonowanie i wyniki finansowe firmy.
- Opóźnienia w płatnościach: Ręczny nadzór i błędy mogą skutkować opóźnieniami w płatnościach i niezadowoleniem dostawców. Może to również wpłynąć na zdolność kredytową i wiarygodność firmy jako klienta dla dostawcy.
- Niezadowoleni pracownicy: Przyziemny, powtarzalny charakter wielu zadań związanych z procesem AP może prowadzić do niezadowolenia z pracy i związanych z tym problemów, w tym rotacji pracowników.
- Nieporęczne informacje: w miarę powiększania się firmy i konieczności obsługi większej liczby faktur ilość informacji dotyczących dostawców, produktów, usług, kosztów, dostaw i terminów płatności może stać się przytłaczająca. Znalezienie dokumentów staje się również trudne, a księgowość może stać się koszmarem.
- Nieprzezroczystość danych: śledzenie faktur papierowych i fizycznych dokumentów AP może stać się trudne, jeśli nie niemożliwe, gdy dział AP powiększy się i będzie w stanie sprostać wielu procesom zaopatrzenia.
- Skłonność do oszustw: Brak widoczności w ręcznych systemach rozliczeń z dostawcami może narazić Twoją firmę na luki w zabezpieczeniach i oszustwa.
Korzyści z automatyzacji procesu rozrachunków z dostawcami
Automatyzacja procesu rozliczania zobowiązań prowadzi do następujących korzyści:
- Oszczędność czasu: tak się mówi 25% tygodnia pracy poświęca się na żmudne, ręczne zadania związane z zarządzaniem fakturami, czas, który można lepiej przeznaczyć na bardziej produktywne działania.
- Oszczędności: stwierdzono, że ręczne przetwarzanie pojedynczej faktury kosztuje 12–15 USD. Automatyzacja może wyeliminować większość tych kosztów. Ponadto zautomatyzowane rozwiązania śledzą terminy płatności faktur i pomagają opłacić fakturę w optymalnym terminie, poprawiając w ten sposób przepływ środków pieniężnych, unikając opłat za opóźnienia w płatnościach i utrzymując lepsze relacje z dostawcami.
- Generowanie przychodów: Terminowe płatności możliwe dzięki automatyzacji mogą nie tylko uniknąć opłat za zwłokę, ale także poprawić zdolność kredytową firmy i sprawić, że będzie ona otwarta na rabaty i rabaty od dostawców.
- Redukcja błędów: Ręczne zarządzanie fakturami wiąże się z błędami wynikającymi z niedopatrzenia człowieka. Automatyzacja może wyeliminować wiele błędów związanych z ręcznymi procesami płatności.
- Elastyczność płatności: Automatyzacja może umożliwić podejmowanie decyzji o tym, kiedy i jak opłacać faktury (np. czek papierowy, ACH lub za pośrednictwem wirtualnych kart, dzięki którym otrzymujesz rabaty cash-back).
- Lepsza konserwacja danych: ręczne przeglądanie dokumentów może być męczące i podatne na błędy. Utrzymanie cyfrowej bazy danych umożliwia lepszy dostęp do danych i ich wyszukiwanie, usprawniając w ten sposób cykl od zamówienia do zapłaty. Takie zarządzanie umożliwia również analitykę w celu raportowania i śledzenia zakupów oraz przepływów pieniężnych firmy.
- Bezpieczeństwo: rozwiązanie do automatyzacji rozliczeń może przechowywać dane na scentralizowanym serwerze lub w chmurze, co zapewnia bezpieczeństwo
Czego szukać w oprogramowaniu do rozliczeń z dostawcami
Ważne jest, aby wybrać oprogramowanie do automatyzacji AP, które zapewnia maksymalny zwrot z inwestycji. Oprogramowanie do automatyzacji rachunków płatniczych musi obejmować przechwytywanie danych, przetwarzanie faktur, automatyczne zatwierdzanie i płatności. Podstawowe funkcje, których należy szukać, szukając oprogramowania do automatyzacji AP, obejmują:
- Dokładne przechwytywanie danych z faktur: Konwersja danych z faktur do wspólnego formatu cyfrowego jest najważniejszym aspektem tworzenia wydajności w automatyzacji AP. Ręczne wprowadzanie danych jest kosztowne, podatne na błędy i czasochłonne. Dobre narzędzie OCR umożliwia inteligentne przechwytywanie odpowiednich danych bez interwencji człowieka, oszczędzając w ten sposób czas, pieniądze i błędy ludzkie.
- Łatwe zatwierdzanie faktur: Osoby zatwierdzające faktury to często zapracowani menedżerowie i kadra kierownicza, a automatyczne zatwierdzanie faktur musi być łatwe, intuicyjne i wygodne dla takiego personelu. Osoba zatwierdzająca musi mieć możliwość przeglądania i zatwierdzania faktury jednym kliknięciem, niezależnie od urządzenia, z którego uzyskuje dostęp do faktury.
- Możliwość śledzenia faktur AP w czasie rzeczywistym: Narzędzia przepływu pracy muszą również umożliwiać każdemu interesariuszowi łatwe śledzenie faktury. Pozwoli to uniknąć opóźnień, nieporozumień i złego zarządzania w procesie przetwarzania kont.
- Integracja z istniejącym systemem księgowym: Firma może korzystać z innych platform cyfrowych i oprogramowania, a narzędzie AP musi być w stanie zintegrować się z nimi, aby zapobiec niedopasowaniu danych i operacji.
- Automatyzacja płatności: Ostatnim krokiem w procesie AP jest płatność. Po zarejestrowaniu wszystkich zatwierdzeń oprogramowanie musi być w stanie zainicjować i przetworzyć płatność na rzecz dostawcy, aby zakończyć i zamknąć proces rozrachunków z dostawcami dla tego konkretnego zamówienia.
- Przechowywanie danych: W zależności od potrzeb firmy wszystkie dane AP mogą być przechowywane na scentralizowanym serwerze lub w chmurze. Firma będzie musiała zdecydować o rodzaju przechowywania przed wprowadzeniem automatyzacji AP.
Wnioski
Automatyzacja operacji przetwarzania kont może wyeliminować problemy związane z ręcznymi procesami, takie jak opóźnienia czasowe, błędy i marnotrawstwo ludzkiego wysiłku. Wydajne oprogramowanie AP, takie jak Nanonets, może usprawnić procesy od zakupu do zapłaty, zapewnić zgodność z przepisami podatkowymi, zapobiegać oszustwom, usprawnić przepływy pieniężne, utrzymywać relacje z dostawcami i przechowywać dane dla potomności. Automatyzacja zwiększa wydajność i może koordynować proces od zakupu do zapłaty w celu uzyskania długoterminowej wartości. Cyfrowe umożliwienie procesu AP rozwinęłoby strategie biznesowe poprzez przekształcenie relacji dostawca-klient w przewagę konkurencyjną.
- dostęp
- Konto
- Księgowość
- o
- zajęcia
- Korzyść
- Reklama
- Wszystkie kategorie
- analityk
- analityka
- AR
- kapitał
- Aktywa
- zautomatyzowane
- Automatyzacja
- BEST
- Rachunek
- Banknoty
- Czarny
- Książki
- biznes
- operacje biznesowe
- Gotówka
- Przepływy pieniężne
- opłata
- Opłaty
- Chmura
- wspólny
- Firmy
- sukcesy firma
- spełnienie
- Konwersja
- Koszty:
- Tworzenie
- kredyt
- Aktualny
- dane
- Baza danych
- Daty
- Podejmowanie decyzji
- opóźnienia
- dostawa
- cyfrowy
- platformy cyfrowe
- Zniżka
- dokumenty
- Wcześnie
- efektywność
- pracowników
- energia
- rozrywka
- itp
- kierownictwo
- Brak
- Korzyści
- Opłaty
- budżetowy
- pływ
- Nasz formularz
- format
- oszustwo
- pełny
- Ogólne
- dobry
- towary
- W jaki sposób
- How To
- HTTPS
- Włącznie z
- Informacja
- integralny
- inwentarz
- inwestycja
- zaangażowany
- problemy
- IT
- prowadzić
- Księga główna
- Regulamin
- odpowiedzialność
- Linia
- Dokonywanie
- i konserwacjami
- Użytkownicy
- pieniądze
- OCR
- oferta
- Oferty
- koncepcja
- operacje
- zamówienie
- Zlecenia
- organizacja
- Inne
- należny
- Papier
- Zapłacić
- płatność
- przetwarzanie płatności
- płatności
- Ludzie
- Personel
- fizyczny
- planowanie
- Platformy
- polityka
- Produkt
- Produkty
- specjalistów
- chronić
- zakup
- zakupy
- zasięg
- Przyczyny
- regulamin
- Relacje
- detalista
- bieganie
- oszczędność
- bezszwowy
- bezpieczeństwo
- Usługi
- Rozmiar
- Tworzenie
- Rozwiązania
- wydać
- standardy
- przechowywanie
- sklep
- dostawcy
- system
- systemy
- podatek
- kradzież
- czas
- śledzić
- Śledzenie
- handel
- Handlowcy
- transakcje
- podróżować
- Użytkowe
- wartość
- sprzedawców
- Wirtualny
- widoczność
- Luki w zabezpieczeniach
- czekać
- Oglądaj
- KIM
- Hurt
- w ciągu
- Praca
- workflow
- rok