Download de experthandleiding voor documentindexering.
Veel bedrijven die zijn overgestapt van papieren naar computergebaseerde archiveringsprocedures, hebben begrepen dat digitale bestanden net zo ongeorganiseerd en rommelig kunnen zijn als analoge. Echter, het digitaliseren van documenten scheelt op den duur veel moeite en tijd; het werkt alleen als het correct wordt gedaan. Dat is waar documentindexering arriveert.
Documentindexering is een uitstekende manier om uw bedrijf in staat te stellen uw digitale bestanden te organiseren en toekomstige bestanden georganiseerd op te slaan. Het gaat ook om dossiers die betrokken zijn bij procedures binnen uw instelling, van debiteuren en rekeningen betalen naar aanschaffen om te betalen.
Wat is documentindexering?
Documentindexering organiseert documenten met de juiste tags of attributen voor een betere zichtbaarheid tijdens het zoeken of ophalen van documenten in de toekomst.
Een bedrijf kan bijvoorbeeld documenten indexeren op klantnummer, naam van de klant, naam van de werknemer, datum of andere essentiële kenmerken die later met elkaar in verband kunnen worden gebracht. Het is een belangrijk onderdeel van de basis waarop een organisatie is gebouwd netwerken voor documentbeheer zijn gebouwd.
Laten we een voorbeeld nemen van een woordenboek. Een woordenboek omvat een breed scala aan woorden en hun betekenis. Als je een bepaald werk uit het woordenboek moet ontdekken, zou het uren duren om elke pagina te bekijken.
Maar door de index te gebruiken, krimpt uw jacht tot slechts enkele minuten of seconden. Documentindexering reguleert een vergelijkbare hypothese. Door bepaalde tags aan een digitaal document, kunt u de termen in die tags gebruiken om gemakkelijker de informatie te vinden die u nodig hebt, in plaats van handmatig een berg bestanden te analyseren.
Documentindexeringsconcepten
Men kan documentindexering in verschillende concepten begrijpen en kennen. Laten we ze kort bezoeken:
- Database: Een databank is een elektronische verzameling van documenten die op één plek worden bewaard en toegankelijk worden gemaakt voor veel gebruikers voor veel verschillende doeleinden. Het kan ook een georganiseerde verzameling documenten of gegevens zijn die op een computer zijn opgeslagen, die een programma kan gebruiken om vragen te bespreken en snelle, flexibele antwoorden te geven.
- RDBMS: De term "RDBMS" (Relational Database Management System) verwijst naar een databasebeheersysteem waarbij gegevens en de relaties tussen de gegevens in tabellen worden bijgehouden.
- Sleutelvelden—indexvelden—zijn databasevelden die worden gebruikt om documenten te categoriseren en te rangschikken. Ze worden doorgaans door de gebruiker gedefinieerd en kunnen worden gebruikt om documenten te scannen en op te halen. Voorbeelden hiervan zijn het factuurnummer, de naam van de klant, de datum en het adres.
- Indexering afstemmen, samenvoegen en vullen gebieden met indexgegevens die al in andere systemen bestaan, zoals boekhoudsystemen. Hiermee kunt u een of meer velden indexeren en de resterende velden automatisch invullen met gegevens uit een opzoektabel of een tekstbestand dat wordt geleverd door een ander netwerk, zoals een boekhoud- of personeelssysteem, dat overeenkomt.
Indexeer documenten automatisch met workflows zonder code in 15 minuten. Bekijk hoe het werkt met een gratis productdemo waarin we workflows voor u instellen.
Ontvang een gratis productrondleiding or Start uw gratis proefperiode.
Waarom is documentindexering belangrijk?
Documentindexering maakt meer mogelijk dan alleen het snel terugvinden van documenten. Het indexeren van documenten heeft veel voordelen, waaronder de volgende:
Verbeterde documentorganisatie
Medewerkers kunnen tijd besparen bij het zoeken naar het juiste document met het juiste documentindexeringssysteem.
Eenvoudigere controle-naleving
U kunt gemakkelijk afzien van het gedoe om documenten op tijd te verzamelen voor een audit als de documenten al zijn geïndexeerd en georganiseerd volgens het fiscale jaar en andere relevante statistieken.
Bespaart tijd
Als u en uw team echter over de juiste protocollen voor het indexeren van documenten beschikken, kunt u de tijd gebruiken die u besteedt aan het zoeken naar productief werk.
Soorten documentindexering
Naast de vele voordelen van documentindexering, zijn er veel verschillende indexeringsbenaderingen, dus u kunt kiezen welke (of een combinatie van) het beste bij uw documentworkflow. Deze strategieën bestaan uit het volgende:
Indexering in volledige tekst
Met full-text indexering wordt de volledige inhoud van een document gescand, zodat u overal in de tekst kunt zoeken naar woordgroepen of trefwoorden.
Het is identiek aan het hulpmiddel "Zoeken" (Ctrl+F of Command+F) dat in de meeste tekstverwerkers en webbrowsers aanwezig is. Het gebruiksvriendelijke karakter van dit indexeringstype maakt het het gemakkelijkst, maar vereist veel opslagruimte.
Met Nanonets kunt u documenten doorzoekbaar maken. Zie hoe.
Geautomatiseerde indexering
Geautomatiseerde indexering, ook wel variabele opzoekindexering genoemd, indexeert selectief essentiële delen van een document die overeenkomen met een database, zoals klantnummers of namen, in plaats van de hele pagina te indexeren.
Deze procedure maakt gebruik van software voor het indexeren van documenten. Toch kan het nuttig zijn voor bedrijven om documenten zoals rekeningen te indexeren die altijd velden bevatten die overeenkomen met gegevens in databanken.
Bekijk hoe u documentindexering kunt automatiseren met Nanonets.
Metadata-indexering
'Gegevens over gegevens' is een term die vaak wordt gebruikt om naar metadata te verwijzen, maar deze is zeer gedetailleerd. Een voorbeeld hiervan zou kunnen zijn tijdens het vastleggen van afbeeldingen om een pdf-bestand te maken; het legt het tijdstip vast waarop het is genomen.
Bovendien kunt u er ook extra 'tags' aan toevoegen, ook wel bekend als PDF-metagegevens. Metadata, zoals tags en andere informatie die u wilt gebruiken voor latere zoekopdrachten, kan worden gebruikt tijdens het digitaliseren of scannen van een document. Als het vervolgens gaat om het verkrijgen van een document, scant het de metadata in plaats van uw documentophaalprogramma te gebruiken om hele documenten te scannen.
Geautomatiseerde indexering met behulp van veldgegevens
Op velden gebaseerde indexering verwijst naar verschillende gegevensbronnen binnen een database, ook wel velden genoemd. Het is conceptueel identiek aan het indexeren van metadata. U kunt bijvoorbeeld indexering op basis van velden gebruiken om in uw database te zoeken naar records met dezelfde naam in de klantenkolom.
Documentindexering is niet lastig. Gebruik alle bovenstaande methoden om documenten op de automatische piloot te indexeren.
Boek een gesprek om te zien hoe u documentindexering met Nanonets in minder dan 15 minuten kunt automatiseren.
Ontvang een gratis productrondleiding or Start uw gratis proefperiode.
Hoe werkt documentindexering?
Welke documentindexering het beste voor u is, hangt af van hoe elk van de betrokken partijen van plan is de documenten die u indexeert te gebruiken. De informatie die werknemers het meest waarschijnlijk online opzoeken en de zoektermen die ze het meest waarschijnlijk zullen gebruiken om deze te vinden, moeten bij u bekend zijn. Inzicht in de behoeften van werknemers is de enige manier om ervoor te zorgen dat u zo indexeert dat documenten snel kunnen worden opgehaald.
Het is eenvoudig om de documenten te indexeren als u eenmaal begrijpt hoe uw geïndexeerde documenten zullen worden gebruikt en welk type indexering het meest zinvol is voor uw organisatie. Het indexeringsproces omvat het scannen en categoriseren van gedigitaliseerde en gescande materialen om vooraf bepaalde sleutelzinnen handmatig of automatisch te lokaliseren. Hieronder vindt u een uitgebreidere uitleg van het indexeringsproces:
Gebruiksscenario voor documentindexering begrijpen
Het type indexering dat u moet gebruiken, hangt af van de documenten die u indexeert, of het nu personeelsdossiers, facturen of iets anders zijn; weten wie deze documenten ophaalt en waarom is ook belangrijk.
Voltooi het type documentindexering dat u wilt gebruiken
Het is mogelijk dat sommige soorten artikelen gemakkelijk kunnen worden gevonden zonder dat er zoveel informatie hoeft te worden geïndexeerd. U heeft bijvoorbeeld alleen de basisgegevens van facturen nodig, zoals het rekeningnummer of de naam van de leverancier.
Indexeer de toepasselijke gegevens
U kunt de gegevens handmatig indexeren of, bij voorkeur, vertrouwen op de software die de gegevens kan indexeren nadat is bepaald welke vorm van indexering zinvol is.
De methode met dubbele sleutel is de meest effectieve indexeringstechniek wanneer deze handmatig wordt uitgevoerd. Twee personen taggen elk gescand document met behulp van deze methode met de nodige indexeringszinnen door de informatie die ze zien in de juiste metadatavelden voor het bestand in te voeren. Dit maakt het mogelijk voor een kruisvergelijking om eventuele fouten op te sporen. De dubbele sleutel bespaart veel tijd en zorgt voor een drastische vermindering van fouten.
U moet de richtlijnen specificeren voor welke delen van het document de software moet gebruiken als u op software vertrouwt. Er wordt bijvoorbeeld met de juiste documentindexeringssoftware samengewerkt OCR-technologie om de computer in staat te stellen tekst uit afbeeldingen te lezen, wat cruciaal is voor het indexeren van relevante gegevens en het digitaliseren van fysieke kopieën van documenten.
Nanonetten - De beste documentindexeringssoftware
Nanonetten is een Op AI gebaseerd documentbeheersysteem waarmee gebruikers met een no-code platform voor end-to-end documentbeheer. Nanonets automatiseert alle documentprocessen zoals
En meer. Nanonets heeft ingebouwde OCR-software die trefwoordextractie gebruikt om documenten te identificeren en dienovereenkomstig te indexeren in de respectieve databases. Het AI-algoritme van Nanonet leert met de tijd en verwerkt gemakkelijk ongestructureerde, semigestructureerde of aangepaste documenten.
Meer dan 30,000 professionals van meer dan 500 ondernemingen vertrouwen op Nanonets om documenten efficiënt te beheren.
Het gebruik van Nanonets kan tal van voordelen opleveren, waaronder kostenbesparingen, verbeterde naleving en verbeterde productiviteit. Hier zijn enkele unieke voordelen die Nanonets onderscheiden:
- Geen codering vereist
- Werkt met alle documenttypen
- Aangepaste AI-modellen
- Er is geen nabewerking of voorbewerking nodig.
- Verwerkt meertalige documenten
- Herkent 200+ talen
- 1-daagse setup
- 5000+ integraties met API en Zapier
- 24x7 live-ondersteuning
- Transparante prijsopties
- White label-oplossing
- Hosting op locatie en in de cloud
Hier is een momentopname van de verwachte prestaties van Nanonets.
Nanonets wordt hoog gewaardeerd op peer-to-peer websites voor klantrecensies, zoals hieronder weergegeven.
Bekijk hoe u uw documentindexeringsproces met Nanonets in 15 minuten kunt automatiseren.
Ontvang een gratis productrondleiding or probeer het zelf.
Hoe Nanonets gebruiken voor documentindexering?
Stap 1: Maak een Account Aan op Nanonetten (Start nu gratis) en log in.
Stap 2: Selecteer het documentclassificatiemodel in het hoofdscherm.
Stap 3: Selecteer de documenttags die u wilt opnemen.
Stap 4: Het Nanonets AI-algoritme heeft slechts 25 documenten nodig om het AI-model te trainen om uw documenttype te herkennen. Upload voor elke documenttag 25 documenten en laat het model trainen.
Stap 5: Als u klaar bent, kunt u de documentworkflow gebruiken om documenten automatisch te verzenden, te indexeren en indien nodig naar de database te verzenden. U kunt documentworkflows gebruiken om gegevens uit documenten te extraheren, documenten te verwerken of ze door een goedkeuringsproces te sturen. Je fantasie is de beperking.
Documentindexering met Nanonets is eenvoudig.
Start uw gratis proefperiode en doe het zelf. Als je hulp nodig hebt, plan dan een gesprek van 10 minuten in met onze automatiseringsexperts om ons de workflows voor je te laten opzetten.
Ontvang een gratis productrondleiding or Start uw gratis proefperiode.
Hoe helpt het u documenten te vinden?
Documentindexering is een fundamenteel onderdeel van elke zakelijke documentbeheertechniek en is een geweldige manier om efficiëntere workflows op te bouwen. Met adequate indexering is elk document dat uw werknemers nodig hebben eenvoudig te zoeken en op te halen met slechts een beperkte toetsaanslag. Maar het kan ingewikkeld zijn om krachtige documentindexering te implementeren als u niet over de juiste tools beschikt.
Conclusie
Documentindexering is een krachtige benadering om later documenten uit enorme archieven, waaronder duizenden documenten, te helpen terugvinden. Documenten kunnen worden geïndexeerd op basis van hun volledige tekst (zoals elk woord in de gegevens kan worden geopend) of op informatie met betrekking tot het document, zoals een productiedag, een unieke identificatiecode of het centrale thema van het document.
Lees meer over documentbeheer:
FAQ
Wat zijn de gegevens die worden gebruikt om documenten te indexeren?
Een belangrijke beslissing om het meeste uit de nieuwe digitale bestanden te halen, is het selecteren van de te gebruiken indexeringsstandaarden. Enkele voorbeelden van gegevens die worden gebruikt voor indexering zijn:
- Order ID
- Adressen
- Data
- Voor- en achternaam
- Telefoonnummers
- Factuurnummer
- Klantnummers
- Rekeningnummers
- Zoekwoordbeschrijvingen
Wat is het doel van indexeren?
Het fundamentele doel van indexeren is om de capaciteit te hebben om snel te scannen naar en informatie op te halen die is opgenomen in uw gescande papieren. Het kan ook de efficiëntie van uw kantoor verbeteren door uw werknemers in staat te stellen naar informatie te zoeken zonder handmatig dozen met bestanden te doorlopen.
Wat zijn de eigenschappen van goede indexering?
Het einddoel van een indexeringsproject is om een systeem te bouwen waarin gebruikers efficiënt gegevens kunnen ophalen. Dit wordt bereikt door:
- Werk samen met eindgebruikers (afdelingshoofden, managers, medewerkers) om hun mening te krijgen.
- Een eenvoudig systeem dat eenvoudig te gebruiken is.
- Inclusief een keuze om te zoeken naar bepaalde velden in een document en full text.
- De betrokkenheid van bekwame indexeringsprofessionals om u door het proces te begeleiden en te adviseren.
Hoe verschilt het van de ene branche tot de andere?
Een van de essentiële factoren bij het selecteren van indexeringstermen is hoe documenten worden onderzocht. In een reeks personeelsdossiers zouden bijvoorbeeld vooral de voor- en achternaam en de tewerkstellingsdatums populaire zoekmiddelen zijn
Daarentegen kunnen medische certificaten verwijzen naar geboortedata of verzekeringspolisnummers. Het opnemen van veelgebruikte zoektermen tijdens het indexeren van documenten zal betere resultaten opleveren.
Hoe werkt documentindexering?
Documentindexeringsfuncties door bepaalde informatie toe te kennen aan gescande documenten, waardoor efficiënt en snel ophalen mogelijk wordt. Er zijn verschillende methoden voor het indexeren van documenten, elk met zijn unieke voordelen.
Wat is uw beste optie voor documentindexering?
Documentindexering zorgt voor naadloos zoeken en ophalen van grote hoeveelheden documenten, mits op de juiste manier toegepast. Desalniettemin is de juiste indexeringsprocedure niet voor iedereen geschikt. Of documenten nu worden geïndexeerd op hun volledige tekst, geordend op gebieden of worden aangevuld met goede metadata, deze optie bevordert het succes van het hele systeem. Een bekwame partner kan uw team in staat stellen de juiste indexeringstechnieken te selecteren die passen bij de unieke oefeningen van uw team.
Gebruik een platform zonder code om al uw documenten op de automatische piloot te indexeren met workflows zonder code. Geïnteresseerd?
Ontvang een gratis productrondleiding or Start uw gratis proefperiode.
8 februari 2023: Deze blog is oorspronkelijk gepubliceerd in juni 2022 en is op 8 februari 2023 bijgewerkt met bijgewerkte inhoud.
- Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
- Bron: https://nanonets.com/blog/document-indexing/
- 1
- 10
- 2022
- 2023
- a
- Over
- boven
- geraadpleegde
- beschikbaar
- volbracht
- Volgens
- dienovereenkomstig
- Account
- Accounting
- accounts
- over
- toevoeging
- Extra
- adres
- voordelen
- Na
- AI
- algoritme
- Alles
- Het toestaan
- toestaat
- al
- altijd
- het analyseren van
- en
- Nog een
- antwoorden
- overal
- uit elkaar
- api
- toepasselijk
- toegepast
- nadering
- benaderingen
- passend
- op gepaste wijze
- goedkeuring
- gebieden
- Komt aan
- attributen
- controleren
- automatiseren
- automaten
- webmaster.
- Automatisering
- automatische piloot
- basis-
- onder
- heilzaam
- betekent
- BEST
- Betere
- tussen
- Biljetten
- Blog
- dozen
- kort
- brengen
- breed
- browsers
- bouw
- bebouwd
- bedrijfsdeskundigen
- ondernemingen
- Bellen
- Inhoud
- captures
- Het vastleggen
- geval
- categoriseren
- centraal
- zeker
- certificaten
- keuze
- Kies
- aangehaald
- classificatie
- klant
- Cloud
- codering
- Collectie
- Kolom
- combinatie van
- algemeen
- nakoming
- ingewikkeld
- computer
- concepten
- conceptueel
- conclusie
- content
- inhoud
- kopieën
- BEDRIJF
- Bedrijven
- Kosten
- kostenbesparingen
- Bankstel
- kon
- creëert
- cruciaal
- gewoonte
- klant
- bezuinigingen
- gegevens
- Database
- databanken
- Datum
- Data
- dag
- beslissing
- gedefinieerd
- definitief
- Demo
- afdeling
- betrouwbare
- diepte
- gedetailleerd
- bepalen
- anders
- digitaal
- gedigitaliseerd
- digitaliseren
- fysiek digitaliseren
- Onthul Nu
- bespreken
- document
- document beheer
- documenten
- verdubbelen
- beneden
- drastisch
- gedurende
- elk
- gemakkelijkste
- gemakkelijk
- effectief
- doeltreffendheid
- doeltreffend
- efficiënt
- inspanning
- ingebed
- Werknemer
- medewerkers
- werk
- in staat stellen
- maakt
- waardoor
- verbeterde
- verzekeren
- bedrijven
- Geheel
- fouten
- essentieel
- Ether (ETH)
- Alle
- voorbeeld
- voorbeelden
- uitstekend
- bestaand
- verwacht
- expert
- deskundigen
- uitleg
- extract
- extractie
- factoren
- FAQ
- SNELLE
- veld-
- Velden
- Dien in
- Bestanden
- Filing
- vullen
- VIND DE PLEK DIE PERFECT VOOR JOU IS
- Stevig
- Voornaam*
- Fiscale
- geschikt
- flexibel
- volgend
- formulier
- gevonden
- Foundation
- Gratis
- gratis trial
- vaak
- oppompen van
- vol
- functie
- functies
- fundamenteel
- toekomst
- krijgen
- Geven
- goed
- gids
- richtlijnen
- Handvaten
- hoofden
- hulp
- het helpen van
- hier
- zeer
- gastheer
- HOURS
- Hoe
- Echter
- HTTPS
- reusachtig
- menselijk
- Personeelszaken
- identiek
- identificatie
- identificeren
- afbeeldingen
- verbeelding
- uitvoeren
- belangrijk
- verbeterd
- in
- Anders
- omvatten
- inclusief
- Inclusief
- index
- indexen
- individuen
- -industrie
- info
- informatie
- instantie
- verkrijgen in plaats daarvan
- Instelling
- verzekering
- integraties
- voornemens
- betrokken zijn
- betrokkenheid
- IT
- Vacatures
- sleutel
- blijven
- Weten
- bekend
- label
- Achternaam*
- Waarschijnlijk
- beperking
- Beperkt
- leven
- lang
- Kijk
- op zoek
- lookup
- lot
- gemaakt
- Hoofd
- maken
- MERKEN
- beheer
- management
- beheersysteem
- Managers
- handmatig
- veel
- Match
- materieel
- middel
- medisch
- gaan
- Metadata
- methode
- methoden
- Metriek
- macht
- minuten
- fouten
- model
- meer
- efficiënter
- meest
- Berg
- naam
- namen
- NATUUR
- noodzakelijk
- Noodzaak
- nodig
- behoeften
- netwerk
- New
- aantal
- nummers
- doel van de persoon
- het verkrijgen van
- OCR
- OCR-software
- Kantoor
- EEN
- online.
- Meningen
- Keuze
- organisatie
- Georganiseerd
- organiseert
- oorspronkelijk
- Overige
- Papier
- papieren
- deel
- bijzonder
- partijen
- partner
- onderdelen
- Bestandenuitwisseling
- prestatie
- Personeel
- zinnen
- Fysiek
- plaats
- platform
- Plato
- Plato gegevensintelligentie
- PlatoData
- beleidsmaatregelen
- Populair
- mogelijk
- krachtige
- prijsstelling
- procedures
- processen
- processors
- Product
- Productie
- productief
- produktiviteit
- professionals
- Programma
- project
- gepast
- protocollen
- zorgen voor
- mits
- gepubliceerde
- doel
- doeleinden
- kwaliteiten
- Quick
- snel
- reeks
- Lees
- herkennen
- archief
- verwijst
- verwant
- Relaties
- resterende
- vereisen
- nodig
- vereist
- Resources
- degenen
- Resultaten
- beoordelen
- lopen
- lopend
- dezelfde
- Bespaar
- Bespaar geld
- aftasten
- het scannen
- rooster
- scherm
- naadloos
- Ontdek
- zoeken
- seconden
- selecteren
- zin
- -Series
- reeks
- verscheidene
- moet
- getoond
- aanzienlijke
- gelijk
- Eenvoudig
- geschoold
- Momentopname
- So
- Software
- sommige
- iets
- bronnen
- Tussenruimte
- besteden
- normen
- Still
- mediaopslag
- opgeslagen
- strategieën
- succes
- dergelijk
- ondervraagde
- system
- Systems
- tafel
- TAG
- Nemen
- team
- technieken
- termen
- De
- De toekomst
- de informatie
- hun
- thema
- duizenden kosten
- Door
- niet de tijd of
- naar
- tools
- tools
- Trainen
- ontzettend
- proces
- Trust
- types
- typisch
- begrijpen
- begrip
- begrijpelijk
- unified
- unieke
- bijgewerkt
- us
- .
- Gebruiker
- gebruiksvriendelijke
- gebruikers
- gebruik maken van
- Gebruik makend
- divers
- groot
- verkoper
- Verificatie
- zichtbaarheid
- vitaal
- manieren
- web
- web browsers
- websites
- Wat
- of
- welke
- en
- WIE
- wil
- binnen
- zonder
- Woord
- woorden
- Mijn werk
- werknemers
- workflow
- workflows
- Bedrijven
- zou
- jaar
- Your
- jezelf
- youtube
- zephyrnet