Overstappen van een intern factureringssysteem om efficiëntie op schaal te ontgrendelen: het verhaal over medialiteit

Heruitgegeven door Plato

volgers: 0

De Mediality Group is een ervaren en diverse mediadienstverlener. Gevormd uit de Australian Associated Press (AAP), de enige onafhankelijke nieuwsdienst van het land die sinds 1935 actief is, geniet de Mediality-groep het vertrouwen van lokale en internationale uitgevers en bedrijven.

Het bedrijf heeft vier commerciële divisies: Medianet, dat de brug is geweest voor merken die hun verhaal willen vertellen en journalisten met hun geavanceerde reeks PR-tools; Mediavers, een toonaangevend media-inlichtingenbureau dat diensten verleent aan federale overheidsdepartementen, non-profitorganisaties en enkele van de grootste beursgenoteerde bedrijven van Australië; Medialiteit racen, hun race- en sportgegevensvleugel, levert nauwkeurige gegevens over alle secties van de race-industrie; En Paginamasters, dat uitzonderlijke mediadiensten biedt voor bedrijven van elke omvang.

Het probleem

Aanvankelijk bouwde Mediality een intern systeem om de terugkerende facturen en abonnementen van haar klanten te beheren. Ze realiseerden een onderscheidende integratie met hun eigen systeem en hun ERP (Microsoft Dynamics GP). Het was functioneel, maar het bedrijf kon veel facturatie- en boekhoudactiviteiten niet automatiseren, waardoor handmatige aanpassingen en verificatie gedwongen werden.
Naast het automatiseren van de terugkerende factureringscyclus, was het bedrijf geïnteresseerd in het verkennen van verschillende prijsmodellen om klanten meer waarde te bieden voor hun abonnementen. Maar deze experimenten waren arbeidsintensief en zelfs de kleinste onopzettelijke fouten brachten het risico met zich mee dat hun klantervaring werd belemmerd.

Een groot deel van de inspanningen van het team was al gericht op het onderhouden van de interne factureringsengine. Maar het systeem had extra technische bandbreedte nodig om schaalbaar te worden en hun bedrijfsgroei te ondersteunen door middel van deze experimenten.

Het Mediality-team, onder leiding van software-implementatiemanager Damian Mansour, woog de voor- en nadelen af van het intern blijven bouwen van het abonnementssysteem versus de aanschaf van een op maat gemaakte tool voor abonnementenbeheer. Na een grondige kosten-batenanalyse besloten ze te investeren in het moderniseren van hun abonnementstack door over te stappen op een abonnementenbeheerplatform en toekomstbestendig te worden.

De oplossing

Damian en het team bouwden een uitgebreide evaluatiematrix met 45-50 factoren en kenden scores toe aan verschillende leveranciers voor elke factor. Ze beperkten de zoektocht tot Chargebee, Recurly en Stripe Billing en kozen uiteindelijk voor Chargebee als hun vertrouwde partner.

“Na een gedetailleerde beoordeling kwamen we tot de conclusie dat Chargebee de ideale keuze was als ons abonnements- en factureringssoftwareplatform van de volgende generatie. De kernfunctionaliteiten zijn gericht op flexibele abonnementsmodellen en snelle marktimplementatie, en het heeft ons in staat gesteld om verschillende prijsmodellen te gebruiken voor producten en diensten binnen verschillende bedrijfsdivisies. Het is volledig onderhouden, heeft een extreem hoge beschikbaarheid en biedt uitstekende ondersteunende diensten. De Chargebee-software wordt voortdurend geüpdatet met nieuwe functies die onze activiteiten efficiënter en gunstiger maken voor onze klanten”, aldus Damian.

Dit is hoe Mediality zijn end-to-end factureringsactiviteiten voor abonnementen stroomlijnde met Chargebee:

Geautomatiseerd abonnementenbeheer: Alle grote commerciële divisies in Mediality gebruiken Chargebee in verschillende hoedanigheden om end-to-end abonnementen te automatiseren: van aanmelding en onboarding tot facturering, verlengingen en communicatie met abonnees.
Naadloze integraties: Mediality maakt gebruik van de uitgebreide integraties van Chargebee met zijn boekhoudtool Xero, CRM Hubspot en betalingsgateway Stripe om te zorgen voor een naadloze, contextuele abonnementsgegevensstroom voor zijn front- en backofficeteams.
Prijsexperimenten: Als een klantgericht team dat voortdurend experimenteert, innoveert en prijsstelling herhaalt, gebruikt Mediality Chargebee om snel nieuwe of bijgewerkte abonnementen te implementeren. Ze houden van het gebruiksgemak en de flexibiliteit van het van de ene op de andere dag introduceren van een nieuw prijsmodel, het aanbieden van variabele betalingstermijnen en het naadloos bieden van prijsvrijstelling aan bestaande klanten.

De Impact

Lage ontwikkelingskosten: Door over te stappen op Chargebee kon Mediality de ontwikkelings- en overheadkosten drastisch verminderen. "Behalve dat we onze technische middelen niet hoeven in te zetten voor het bouwen en onderhouden van onze abonnementsengine, zorgen Chargebee's constante productinnovatie en groeiende pool van integraties voor een incrementele ROI in de loop van de tijd," zei Damian.
Een gecentraliseerde hub voor het beheren van abonnementen: Chargebee is hun centrale hub waar ze producten en prijsplannen onderhouden, abonnementen maken en bijwerken, contractverlengingen en annuleringen. Deze wijzigingen worden in realtime gecommuniceerd met HubSpot, Xero en Stripe, waardoor hun systemen altijd gesynchroniseerd blijven en de kans op onnauwkeurigheden in de gegevens wordt geminimaliseerd.
Verbeterde operationele efficiëntie: De robuuste functionaliteiten van Chargebee voegden de broodnodige automatiseringslaag toe aan de inkomsten- en financiële activiteiten van Mediaality. Of het nu ging om het automatiseren van terugkerende facturering, het in bulk bijwerken van records, het introduceren van nieuwe tariefplannen of het genereren van rapporten en dashboards, het team van Damian ontdekte dat de overstap naar Chargebee hen veel tijd en algehele efficiëntie bespaarde.