SaaS-uitgaven verminderen in 2023

Heruitgegeven door Plato

volgers: 0

Software-as-a-service, of SaaS, is een cloudgebaseerd leveringsmodel waarmee gebruikers toegang krijgen tot softwaretoepassingen via abonnementen in plaats van ze te kopen en te installeren. De serviceproviders hosten de software op hun servers en stellen deze beschikbaar aan geabonneerde klanten via webbrowsers, mobiele apps en API's. In vergelijking met traditionele softwareleveringsmodellen biedt SaaS veel voordelen voor gebruikers, waaronder lagere initiële kosten, schaalbaarheid, flexibiliteit en toegankelijkheid. Door een SaaS-model te gebruiken, kunnen gebruikers investeringen in dure infrastructuur vermijden en in plaats daarvan een abonnement betalen om toegang te krijgen tot software als een on-demand service.

De SaaS-industrie heeft de afgelopen vijf jaar een indrukwekkende groei doorgemaakt. Volgens een recente verslaggebruikt 99% van de bedrijven ten minste één SaaS-oplossing om hun bedrijf te runnen, waarbij 38% van de bedrijven aangeeft dat al hun operationele processen afhankelijk zijn van SaaS-platforms. De SaaS-industrie groeit jaarlijks met 18%.

Belang van SaaS

Tot het laatste decennium van de vorige eeuw vertrouwden bedrijven op softwarepakketten die op hun interne systemen waren geïnstalleerd. Hieronder volgen enkele belangrijke factoren die hebben bijgedragen aan de vervanging van stand-alone interne software door SaaS-oplossingen:

Veel organisaties zijn overgestapt van traditionele on-premise software naar cloudgebaseerde SaaS-oplossingen vanwege de schaalbaarheid, flexibiliteit en kosteneffectiviteit die SaaS biedt.
Grote cloudproviders zoals AWS, Microsoft Azure en Google Cloud hebben aanzienlijke investeringen gedaan in het uitbreiden van hun diensten, wat heeft geleid tot een robuustere cloudinfrastructuur.
SaaS-providers maken gebruik van AI om geavanceerde functionaliteit te bieden, zoals voorspellende analyses, natuurlijke taalverwerking (NLP) en machine learning (ML).
SaaS-providers breiden verder uit dan besturingssystemen en platforms en stellen externe ontwikkelaars in staat om hun eigen applicaties te bouwen en te implementeren bovenop de SaaS-infrastructuur. Dit opent nieuwe mogelijkheden voor innovatie, maatwerk en platformonafhankelijke integratie.
SaaS-providers bieden steeds vaker integraties met andere applicaties en services, waardoor het voor gebruikers gemakkelijker wordt om verbinding te maken en gegevens te delen tussen verschillende systemen en platforms.
Gegevensbeveiliging is een topprioriteit geworden voor SaaS-providers, met de nadruk op het bieden van geavanceerde beveiligingsfuncties zoals codering, authenticatie en toegangscontrole.

Stijgende SaaS-kosten in 2023

Terwijl meldt hebben aangetoond dat de overstap naar een op SaaS gebaseerd systeem een verlaging van de IT-onderhoudskosten met 16.1% kan opleveren, bedrijven blijven zich zorgen maken over en vastlopen door stijgende SaaS-abonnementskosten. Nu de economie weer een uitdagend jaar tegemoet gaat en bedrijven bezuinigen, zijn er zorgen over op hol geslagen SaaS-kosten in 2023 en daarna. Dit wordt verergerd door de feit dat de SaaS-inflatie 3.5 keer hoger is dan de marktinflatie in de VS. Financiën online meldt dat in de Verenigde Staten grote SaaS-ondernemingen de prijzen met gemiddeld 7.9% hebben verhoogd, kleine bedrijven met 6.3% en middelgrote bedrijven met 6.2% in 2022.

Een recente klanttevredenheid onthulde dat 57% van de IT-teams onder druk staat om hun SaaS-uitgaven te verminderen, en deze trend zal naar verwachting doorzetten.

Enkele redenen voor stijgende SaaS-kosten voor bedrijven zijn onder andere:

Onjuist SaaS-beheer kan leiden tot verspilling en te hoge uitgaven, waardoor onnodige kosten ontstaan.
Verkeerd beheer van licenties is een veelvoorkomende reden voor verspilling van SaaS-uitgaven.
Het niet beheren van licenties van software die door voormalige werknemers wordt gebruikt, kan leiden tot verdere budgetverspilling.
Ad-hocaankopen van SaaS-producten kunnen leiden tot ongecontroleerde uitgaven en verlies van controle over het budget.
Gebrek aan bewustzijn en planning kan leiden tot herhaalde, last-minute aankopen van vergelijkbare SaaS-producten.
Handmatig beheer van SaaS-uitgaven kan leiden tot fouten en vergissingen, waardoor het moeilijk wordt om licenties bij te houden en onnodige kosten ontstaan.

Het belang van SaaS-uitgavebeheer

effectief SaaS-uitgavenbeheer kan onnodige kosten minimaliseren en ROI op Saas-applicaties maximaliseren. SaaS-uitgaven omvatten het volgende:

De inkoopuitgaven: De selectie en aanschaf van een SaaS-abonnement houdt in dat de tool is afgestemd op de behoeften, operationele procedures en het budget van het bedrijf. Een uitgebreide analyse van de bestaande workflow en de plaatsing van het SaaS-abonnement in de workflow moet worden uitgevoerd om het risico op het afnemen van een voor de organisatie overbodige of erger nog onnodige dienst te minimaliseren. Pre-analyse kan bedrijven helpen bij het identificeren van kosteneffectieve en geschikte SaaS-tools om hun productiviteit en winstgevendheid te verhogen.
Gebruiksuitgaven: Het bewijs van de pudding, zoals ze zeggen, zit in het eten ervan. Effectief beheer van SaaS-uitgaven vereist dat het gebruik en de prestaties van de SaaS-applicatie continu worden gecontroleerd en geoptimaliseerd om aan de behoeften van het bedrijf te voldoen. Periodieke beoordeling van het gebruik, de functies en de ROI is essentieel om het SaaS-portfolio te optimaliseren.
Onderhoudsuitgaven: periodieke evaluaties zijn essentieel om te beslissen of een SaaS-applicatie zijn aanwezigheid rechtvaardigt in termen van ROI. Optimalisatie van de SaaS-tool vereist consolidatie van overlappende tools, het toewijzen van resources op basis van de behoeften van het bedrijf en het heronderhandelen/bijwerken van abonnementscontracten om ongebruikte functies te elimineren. Dergelijke optimalisatie helpt de organisatie weloverwogen beslissingen te nemen over het verlengen, upgraden, downgraden of beëindigen van abonnementen.

Manieren om SaaS-uitgaven te optimaliseren

Om een succesvolle SaaS te creëren uitgavenbeheer strategie moeten organisaties stappen ondernemen om hun SaaS-inventaris te begrijpen, hun gebruik te optimaliseren en hun toekomstige uitgaven te voorspellen door bestaande gebruikspatronen te extrapoleren en te anticiperen op toekomstige behoeften. De volgende stappen kunnen helpen bij het opzetten van een effectieve strategie voor SaaS-uitgavenbeheer:

Het bijhouden van een inventaris van alle SaaS-applicaties die in het hele bedrijf in gebruik zijn, is essentieel om duplicatie en ongewenste aankopen te voorkomen. Vertrouwen op handmatige spreadsheets of zelfrapportage kan leiden tot onnauwkeurige en verouderde inventarissen.
Nadat de inventaris is gemaakt, moet deze worden gesnoeid om alle ongebruikte, onnodige of overbodige abonnementen te verwijderen. Dit omvat het verwijderen van onderbenutte licenties, het consolideren van dubbele abonnementen en het inkorten van overlappende functionaliteit om overbodige applicaties te verminderen.
Organisaties kunnen gegevens die zijn verzameld uit hun SaaS-registratiesysteem gebruiken om hun toekomstige SaaS-uitgaven te voorspellen. Dit kan worden geautomatiseerd via een SaaS-beheerplatform, dat continu gebruiksgegevens en trends analyseert en inzichten verschaft om de uitgaven te optimaliseren.

SaaS-uitgavebeheertools zijn softwareoplossingen die zijn ontworpen om organisaties te helpen hun uitgaven aan SaaS-applicaties te optimaliseren. Deze tools bieden realtime inzicht in alle SaaS-aankopen, gebruiksgegevens en uitgaven. Door workflows te automatiseren en gegevensgestuurde inzichten te bieden, kunnen SaaS-tools voor uitgavenbeheer organisaties helpen bij het identificeren van onderbenutte of onnodige software, het consolideren van overtollige abonnementen en het onderhandelen over betere deals met leveranciers. Enkele populaire SaaS-tools voor uitgavenbeheer zijn Zylo, Cleanshelf, Blissfully, Intello en Genuity. Deze tools bieden doorgaans functies zoals geautomatiseerde detectie, licentie-optimalisatie, het bijhouden van uitgaven en leveranciersbeheer.

Nanonetten biedt state-of-the-art, op AI gebaseerde oplossingen voor gegevensextractie en automatisering die de processen voor het beheer van SaaS-uitgaven kunnen stroomlijnen en de verzameling en analyse van gegevens kunnen verbeteren. Het integreren van Nanonets in uw SaaS-strategie voor uitgavenbeheer biedt verschillende voordelen, waaronder geautomatiseerde onkostenherkenning en -classificatie via AI-aangedreven gegevensextractie. Deze geavanceerde technologie helpt handmatige gegevensinvoer te elimineren, waardoor fouten worden verminderd en tijd wordt bespaard voor uw team. De oplossing van Nanonets kan naadloos worden geïntegreerd met bestaande financiële en inkoopsystemen, waardoor een efficiënte gegevensstroom en coördinatie tussen platforms wordt gegarandeerd. Met behulp van AI-gestuurde analyses kunnen Nanonets helpen trends te identificeren, toekomstige SaaS-bestedingspatronen te voorspellen en kostenbesparende mogelijkheden bloot te leggen om datagestuurde besluitvorming mogelijk te maken en software-investeringen te optimaliseren. De oplossing van Nanonets biedt ook uitgebreide rapportage- en visualisatietools die een beter inzicht bieden in SaaS-uitgaven en gebruikspatronen, waardoor inefficiënties worden geïdentificeerd, compliance wordt bewaakt en SaaS-investeringen worden afgestemd op de strategische doelstellingen van het bedrijf.

Voordelen van SaaS-uitgavenbeheer

Een van de belangrijkste voordelen van SaaS-uitgavebeheer is verbeterde kostenbeheersing en budgetbeheer. Naarmate het aantal SaaS-abonnementen binnen een organisatie toeneemt, neemt ook de complexiteit van het beheer van de bijbehorende kosten toe. Met tools en strategieën voor SaaS-uitgavenbeheer kunnen bedrijven een duidelijk overzicht krijgen van hun SaaS-uitgaven, waardoor ze budgetten effectiever kunnen toewijzen en gebieden kunnen identificeren voor mogelijke kostenbesparingen.

Een ander cruciaal voordeel van SaaS-uitgavenbeheer is beter inzicht in SaaS-gebruik en -uitgaven. Zonder goed beheer kan het voor organisaties moeilijk zijn om bij te houden welke SaaS-tools worden gebruikt en welke kosten worden gemaakt. SaaS-uitgavebeheer biedt een uitgebreid inzicht in hoe SaaS-tools worden gebruikt, waardoor besluitvormers gegevensgestuurde keuzes kunnen maken en hun software-investeringen kunnen optimaliseren op basis van daadwerkelijke gebruikspatronen en behoeften. Dit niveau van zichtbaarheid zorgt ervoor dat organisaties alleen betalen voor de software die ze nodig hebben en gebruiken, wat in de loop van de tijd tot aanzienlijke kostenbesparingen kan leiden.

Ten slotte maakt SaaS-uitgavenbeheer betere besluitvorming mogelijk door datagestuurde inzichten. Door SaaS-gebruiksgegevens en -kosten systematisch te analyseren, kunnen organisaties trends en inzichten ontdekken die hun strategieën voor software-inkoop, -optimalisatie en -vernieuwing ondersteunen. Het analyseren van gebruiksgegevens kan organisaties bijvoorbeeld helpen tools te identificeren die niet langer worden gebruikt en kunnen worden stopgezet, wat leidt tot kostenbesparingen. Deze datagestuurde benadering van SaaS-uitgavenbeheer helpt bedrijven kansen voor verbetering te identificeren en beter geïnformeerde beslissingen te nemen over hun software-investeringen, wat uiteindelijk leidt tot effectievere en efficiëntere bedrijfsvoering.

Conclusie

Effectief beheer van SaaS-uitgaven omvat een alomvattende aanpak, waaronder het uitvoeren van een grondige audit van het SaaS-gebruik, het identificeren en prioriteren van kritieke applicaties, het verwijderen van ongebruikte of overbodige applicaties, het consolideren van licenties en het onderhandelen over gunstige contractvoorwaarden met leveranciers. Bovendien kan het optimaliseren van SaaS-gebruik door middel van training van werknemers, geautomatiseerde workflows en het delen van abonnementen de kosten verder verlagen en de efficiëntie verbeteren. Het is ook belangrijk om de juiste SaaS-applicaties te kiezen door prioriteit te geven aan bedrijfskritische applicaties, flexibele tariefplannen te selecteren, open-sourcealternatieven te overwegen en onnodige functies te vermijden. Door deze strategieën te implementeren, kunnen organisaties aanzienlijke kostenbesparingen realiseren en hun algehele SaaS-beheerpraktijken verbeteren.