Hoe automatisering van gegevensinvoer workflows kan optimaliseren

Ontdek hoe automatisering van gegevensinvoer uw bedrijf kan helpen workflows te optimaliseren. Elimineer knelpunten die zijn ontstaan ​​door handmatige gegevensinvoerprocessen. Klik hieronder voor meer informatie over: Nanonetten PDF-schraper.

---

Data Entry

Gegevensinvoer is het proces van het extraheren en invoeren van relevante informatie in een geautomatiseerd systeem of ERP-software. Dit is een essentieel proces in bedrijven die gegevens willen reorganiseren in handige formaten voor aanvullende downstreamverwerking.

Accounts Payable-teams in organisaties moeten bijvoorbeeld gegevens extraheren uit belangrijke velden in leveranciersfacturen. Dit proces voor gegevensextractie  wordt vervolgens gevolgd door gegevensinvoer in ERP-software voor boekhoudkundige of financiële rapportagedoeleinden.

Gegevensinvoer is meestal een handmatig, repetitief en ondergeschikt proces dat veel tijd in beslag neemt. Daarom besteden bedrijven hun gegevensinvoer vaak uit. Hierdoor kunnen werknemers zich concentreren op productievere taken die direct van invloed zijn op de bedrijfsresultaten.

Of het nu intern of uitbesteed wordt, gegevensinvoer is vaak een tijdrovend handmatig proces dat vatbaar is voor fouten en herbewerkingen. Gegevens worden vaak gedeeld tussen organisaties in niet-standaard formaten; en ze staan ​​vaak vol met overbodige/irrelevante info of datadefecten. Wanneer op grote schaal wordt gewerkt, kunnen deze factoren ernstige vertragingen en kostenoverschrijdingen veroorzaken.

Een onderzoek van Gartner schat dat fouten bij het invoeren van menselijke gegevens in financiële processen alleen al ongeveer bijdragen aan "25000 uur vermijdbaar herwerk tegen een kostprijs van $878,000 per jaar”. Het onderzoek laat verder zien hoe automatisering van gegevensinvoer, naast andere oplossingen, enorm kan helpen om tijd en middelen te besparen!

---

Wilt u gegevens uit financiële documenten halen? Bekijk Nanonetten factuurscanner, ontvangstbewijs OCR & factuurautomatisering oplossingen om uw workflows te optimaliseren.

---

Automatisering van gegevensinvoer

Automatisering van gegevensinvoer verwijst naar op software gebaseerde oplossingen die gegevensinvoer kunnen optimaliseren door handmatige processen te elimineren of te verminderen. Dergelijke software kan doorgaans gegevens extraheren uit PDF's, documenten, afbeeldingen, e-mails of websites en alleen de relevante informatie in een gestructureerd formaat presenteren (csv, JSON, XML enz.).

Software voor geautomatiseerde gegevensinvoer maakt gebruik van RPA en OCR naast andere technologieën om repetitieve taken uit te voeren en documenten op grote schaal te "lezen". Ze zijn nauwkeurig, flexibel, schaalbaar en snel, waardoor bedrijven kostbare tijd en middelen besparen.

Geautomatiseerde oplossingen voor gegevensinvoer stellen werknemers in staat zich te concentreren op hoogwaardige taken die van invloed zijn op de algehele productiviteit, terwijl tijdrovende repetitieve/ondergeschikte taken worden geautomatiseerd! Hier is bijvoorbeeld een efficiënte geautomatiseerde oplossing om: hernoem PDF-bestanden op basis van hun inhoud.

---

Willen gegevens uit PDF schrapen documenten of converteer PDF-tabel naar Excel? Bekijk Nanonets PDF-scraper of PDF-parser naar schraap PDF-gegevens or ontleden pdf's op schaal!

---

Het geautomatiseerde gegevensinvoerproces

Een end-to-end geautomatiseerd gegevensinvoerproces omvat de volgende stappen:

Een gegevensbron uploaden of toevoegen

Organisaties ontvangen ruwe ongestructureerde data in de vorm van documenten, afbeeldingen of gescande bestanden. Deze moeten worden geïmporteerd in de automatiseringssoftware/-systeem voor gegevensinvoer.

Elk bestand of document voorbewerken

Deze essentiële stap zet de documenten om in machineleesbare formaten. Dankzij geavanceerde OCR-, AI- en ML-mogelijkheden kunnen algoritmen documenten "lezen en begrijpen".

De automatiseringssoftware voor gegevensinvoer herkent en extraheert alleen relevante delen van gegevens. Het algoritme kan worden getraind om velden en gegevenspunten van belang te identificeren.

Deze optionele stap zorgt voor een handmatige of semi-geautomatiseerde verificatie op basis van validatieregels. Geëxtraheerde gegevens kunnen op juistheid worden gecontroleerd en indien nodig zelfs worden verbeterd.

De laatste stap in het automatiseringsproces voor gegevensinvoer is het verzenden van de geëxtraheerde gegevens naar een geschikte bestemming. De geëxtraheerde gegevens, gepresenteerd als een gestructureerde uitvoer (csv, XML, JSON, Excel enz.), kunnen gemakkelijk worden geïmporteerd in ERP-software voor aanvullende downstream-workflows.

Bijna alle organisatorische processen en workflows kunnen profiteren van automatisering van gegevensinvoer. Hier zijn enkele populaire gebruiksscenario's:

• Informatie uit facturen, PO's, bankafschriften of kwitanties halen voor financiële/boekhoudkundige doeleinden.
• Belangrijke klantinformatie opslaan voor een efficiënte klantenservice.
• Gegevens vastleggen uit cv's voor HR-workflows.
• Rapporten genereren op basis van generieke bedrijfsgegevens.
• ID-verificatie en KYC-processen.
• Schrapen van documenten of websites voor het verzamelen van gegevens.

Voordelen van het automatiseren van gegevensinvoer

Software voor geautomatiseerde gegevensinvoer (zoals Nanonetten) elimineren de inefficiënties en sleur van handmatige gegevensinvoer. Bedrijven automatiseren steeds meer gegevensinvoer om zich uitsluitend te concentreren op gegevensbeoordeling en om relevante zakelijke beslissingen te nemen.

Hier zijn enkele voordelen van het toepassen van automatisering van gegevensinvoer:

Grotere nauwkeurigheid

Software voor geautomatiseerde gegevensinvoer, zoals Nanonets, maakt gebruik van AI- en ML-mogelijkheden om gegevens nauwkeurig te extraheren en nabewerking te minimaliseren. Dergelijke algoritmen zijn uitgerust om veelvoorkomende gegevensbeperkingen aan te pakken en fouten te elimineren.

Verlaag de totale kosten

Verlaag de operationele kosten en overhead door inefficiënte handmatige processen te elimineren. Vermijd outsourcing of het in dienst nemen van toegewijde data entry professionals.

Tijd BESPAREN

Snellere gegevensinvoer zorgt voor verbeterde workflows voor gegevens-/documentverwerking. Bespaar meer dan 75% van de tijd die wordt besteed aan handmatige gegevensinvoer.

Uiterst schaalbaar

Verwerk grote hoeveelheden gegevens en plotselinge pieken in de vraag naar gegevensinvoer.

Productiviteit verhogen

Wijs middelen en manuren toe aan productieve taken die direct van invloed zijn op het resultaat.

Verhoog de medewerkerstevredenheid

Het verminderen of elimineren van de eentonigheid van repetitieve handmatige gegevensinvoer heeft een positief effect op de betrokkenheid van medewerkers.

Documenten intelligent verwerken

Op AI gebaseerde software zoals Nanonetten, kan specifieke documenttypes intelligent classificeren. Dergelijke software kan documenten intelligent classificeren op type (factuur, ontvangstbewijs, factuur enz.) of bron (leverancier, verkoper, intern enz.) voor verdere verwerking en gegevensinvoer.

---

Nanonets heeft interessante use cases en uniek succesverhalen van klanten. Ontdek hoe Nanonets uw bedrijf productiever kan maken.

Plan een gesprek

---

Belangrijkste kenmerken van software voor geautomatiseerde gegevensinvoer

Als u de overstap wilt maken naar geautomatiseerde gegevensinvoersoftware (zoals Nanonetten) hier zijn enkele belangrijke kenmerken om op te letten:

• Het vermogen om meerdere vormen van gegevens en aangepaste gegevens te classificeren/identificeren
• Integraties met ERP-software en automatiseringstools zoals Zapier, Workato, IFTTT enz.
• Validatieregels om gebruikers te waarschuwen wanneer gegevens handmatig moeten worden beoordeeld
• Een datavalidatie-interface voor handmatige interventies (indien nodig)
• Realtime triggers om workflows te synchroniseren en te automatiseren
• Een omgeving met weinig of geen code waarvoor geen leger van ontwikkelaars nodig is om te onderhouden
• Geavanceerde AI/ML-mogelijkheden waarmee de geautomatiseerde software kan leren en na verloop van tijd beter kan worden

Automatisering van gegevensinvoer met Nanonetten

Nanonetten is geautomatiseerde gegevensinvoersoftware met geavanceerde AI/ML-mogelijkheden. De intelligente gebruiksscenario's voor documentverwerking van Nanonets helpen organisaties om automatisering naadloos over te nemen. Hier zijn twee casestudies:

Het automatiseren van gegevensinvoer is vrij eenvoudig met Nanonets. Kies uit een van de drie onderstaande opties, afhankelijk van uw gebruikssituatie:

Voorgetraind gegevensinvoermodel

Als u gegevensinvoer wilt automatiseren voor processen die betrekking hebben op facturen, ontvangstbewijzen, paspoorten of rijbewijzen, bekijk dan de vooraf getrainde modellen van Nanonets. Elk van deze modellen is getraind op miljoenen documenten en presteert zeer goed op de respectieve documenttypes.

• Log in op Nanonets - Selecteer een geschikt vooraf getraind model - als er geen geschikt is voor uw situatie, gaat u verder met de volgende methode (aangepast model)
• Voeg de bronbestanden toe – upload de documenten waaruit gegevens moeten worden geëxtraheerd
• Test en verifieer - voer het Nanonets-model uit en verifieer de geëxtraheerde gegevens
• Exporteren – download de geëxtraheerde gegevens in een gestructureerd formaat (csv, JSON, XML enz.)

Aangepast gegevensinvoermodel

Als u op zoek bent naar aangepaste gegevensinvoervereisten, bouw dan een aangepast gegevensinvoermodel met Nanonets. U kunt doorgaans in minder dan 25 minuten een model bouwen, trainen en implementeren voor elk documenttype, in elke taal.

• Log in op Nanonets - Maak een aangepast OCR-model
• Trainingsbestanden toevoegen – Upload voorbeelddocumenten die zullen dienen als trainingsset voor Nanonets om uw gegevensinvoervereisten te begrijpen
• Annoteer tekst/gegevens op de bestanden - "Leer" de AI van Nanonets om belangrijke gegevens (specifiek voor uw vereisten) in deze trainingsbestanden te identificeren
• Train het aangepaste gegevensinvoermodel - Nanonets maakt gebruik van deep learning om verschillende OCR-modellen te bouwen en ze tegen elkaar te testen om de meest nauwkeurige te kiezen.
• Test & verifieer – Voeg een aantal bestanden toe om te controleren of het aangepaste model past bij uw vereisten/gebruiksscenario
• Exporteren – Als de gegevens zijn herkend, geëxtraheerd en op de juiste manier gepresenteerd, exporteer het bestand dan naar een handig gestructureerd formaat

Nanonets-API

Hier is een gedetailleerde gids om te trainen of bouw uw eigen geautomatiseerde gegevensinvoersoftware met behulp van de Nanonets-API. In de documentatie, vindt u kant-en-klare codevoorbeelden in Python, Shell, Ruby, Golang, Java en C#, evenals gedetailleerde API-specificaties voor verschillende eindpunten.

---

bijwerken Juni 2021: dit bericht is oorspronkelijk gepubliceerd in Juni 2021 en is sindsdien bijgewerkt.

Hier is een dia met een samenvatting van de bevindingen in dit artikel. Hier is een alternatieve versie van dit bericht.

Bron: https://nanonets.com/blog/data-entry-automation/