Zakelijke financiële teams voeren een driewegmatch van leveranciersfacturen uit als een essentieel intern controleproces. Zonder drievoudige matching van ondersteunende documenten, riskeren bedrijven geld- en winstverlies door dubbele, foutieve of frauduleuze betalingen te doen.
Het doel van dit artikel is om te begrijpen wat three-way matching is, de evolutie van het proces, belanghebbenden en hun pijnpunten, de huidige stand van zaken van het three-way matching-proces in de boekhouding en de voordelen van automatisering.
Drievoudige matching kan het beste worden uitgevoerd als een gedigitaliseerde, geautomatiseerde oplossing voor repetitieve crediteurentaken.
- Wat is een 3-way match?
- Evolutie van het 3-weg matching-proces
- Belanghebbenden en hun taken en verwachtingen
- Pijnpunten in het handmatige proces
- Huidige status van het drievoudige matchproces
- Gebruik van AI en OCR bij het matchen van facturen op drie manieren
- Het automatiseringsproces
- Voordelen van het automatiseren van het proces
- Conclusie
Wat is een 3-way match?
Een 3-way match is een intern controleproces waarbij de inkooporder (PO) wordt vergeleken met de goed ontvangen nota (GRN) en de betreffende leveranciersfactuur. 3-way matching helpt bij het goedkeuren van factuurbetalingen en markeert ook eventuele inconsistenties of fouten.
Three-way matching vergelijkt de details en totalen van regelitems op een inkooporder (PO), goederenontvangst (geverifieerd ontvangstdocument en pakbon) en de leveranciersfactuur die naar de klant is verzonden.
Wilt u het 3 Way Match-proces in uw organisatie automatiseren? Probeer Nanonetten™ en profiteer van de voordelen van het automatiseren van Three Way Matching via een op AI gebaseerde OCR-technologie.
Drievoudige matching-documenten en gangbare praktijken voor inkooporder, ontvangst van goederen en leveranciersfactuur
Met driewegmatching van facturen door de crediteurenafdeling verminderen bedrijven betalingsfouten en fraude. Automatisering, inclusief AI-gestuurde optische tekenherkenning (OCR), kan het three-way match-proces aanzienlijk versnellen, handmatige processen elimineren en de nauwkeurigheid vergroten.
Bestelling
Een inkooporder is het standaard, opeenvolgend genummerde formulier van een bedrijf dat een contract wordt wanneer de bestelling wordt verzonden naar en geaccepteerd door de verkoper die van plan is de goederen of diensten aan de klant te leveren. De inkoopafdeling genereert een inkooporder op basis van een ondertekend en goedgekeurd inkoopaanvraag na keuze van de leverancier.
De inkooporderproces legt de naam en het logo van de klant, de naam en de contactgegevens van de leverancier vast, juridische en betalingsvoorwaarden, inclusief aangeboden kortingen, inkoopordernummer, factuur- en verzendadres van de klant, regelitems met diensten of productnummers en beschrijvingen van leveranciers, prijzen, bestelde hoeveelheden, uitgebreid bedrag, subtotaal , eventuele omzetbelasting en het totale bedrag.
Ontvangst
Een ontvangstbewijs is een fysiek of elektronisch document dat de daadwerkelijke ontvangst van goederen weergeeft, zoals geverifieerd door de ontvangende afdeling van de klant, vergeleken met de gespecificeerde pakbon van de leverancier die bij de geleverde producten met betrekking tot de inkooporder is geleverd. Het ontvangende document verwijst naar het nummer van de inkooporder, wat het matchen van documenten vergemakkelijkt.
Een medewerker van de ontvangende afdeling van de klant documenteert het verificatieproces per regelitem, met een handtekening en de ontvangen datum en tijd.
De ontvangst van goederen kan de levering zijn van de volledige inkooporder of een gedeeltelijke verzending als producten worden nabesteld voor latere levering of worden verzonden vanaf een andere locatie.
Verkopersfactuur
Een leveranciersfactuur is een document dat de klant factureert op basis van leveringen van een inkoopordernummer waarnaar wordt verwezen. De factuur wordt naar de klant gestuurd bij volledige of gedeeltelijke verzending van artikelen van de leverancier.
Net als inkooporders worden facturen opeenvolgend genummerd voor interne controle, wat de proces voor het matchen van facturen.
Factuurvelden zijn hoofdzakelijk hetzelfde als de regelitems van een inkooporder. Factuurnummer, besteldatums, verzenddatums, overmakingsadres, betalingsvoorwaarden zoals kortingen voor vervroegde betaling, subtotaal, omzetbelasting en totaal verschuldigd bedrag zijn opgenomen op de leveranciersfactuur.
Een leveranciersfactuur die naar de klant wordt gestuurd, heeft geen handtekening van een leverancier nodig. Bij drievoudige matching in crediteuren zonder uitzonderingen, is gedocumenteerde goedkeuring van de factuur door een geautoriseerde goedkeurder gelijk aan een handtekening.
Wilt u het 3 Way Match-proces in uw organisatie automatiseren? Probeer Nanonetten™ en profiteer van de voordelen van het automatiseren van Three Way Matching via een op AI gebaseerde OCR-technologie.
Evolutie van het 3-weg matching-proces
Het 3-way match proces is een evolutie.
Het weerspiegelt de verschuiving van handgeschreven papieren documenten naar geautomatiseerde boekhoudsoftwaresystemen voor het handmatig invoeren van computergegenereerde papieren documenten naar de huidige efficiënte geautomatiseerde technologieën voor het matchen van elektronische leveranciersfacturen aan gedigitaliseerde inkooporders en ontvangstbewijzen.
Met op papier gebaseerde processen en systemen blokkeren constante problemen de kansen dat de boekhouding en de crediteurenadministratie efficiënt wordt in het uitvoeren van hun taken.
Vertragingen van klanten in crediteuren (en boekhouding) van papieren inkooporders tot betalingscycli omvatten:
- Ontvangen en archiveren van afzonderlijke papieren inkooporders, ontvangstbewijzen en gemailde leveranciersfacturen op de crediteurenadministratie
- Vervanging van verloren papieren documenten zoeken of aanvragen
- Handmatig leveranciersfacturen invoeren in het boekhoudsysteem
- Visueel matchen van facturen met ondersteunende documenten als het ERP-systeem niet integreert op software gebaseerde inkoop en ontvangstfuncties met de boekhoud- en crediteurensoftware
- Leveranciersfacturen visueel goedkeuren
- Vertragingen bij financiële afsluiting aan het einde van de maand en het fiscale jaar door het opbouwen van veel facturen als crediteuren die nog niet in het systeem zijn geregistreerd
- Constante onderbrekingen van leveranciers over de status van onbetaalde facturen.
Klantfouten van papieren documenten zijn onder meer:
- Fouten als gevolg van handmatige gegevensinvoer
- Goedkeuring van dubbele facturen voor betaling
- Goedkeuring van frauduleuze facturen
- Fouten in de financiële overzichten als gevolg van te lage aangroei van niet-geboekte crediteuren.
De onder-opbouw van crediteuren is het gevolg van een combinatie van vertragingen bij het ontvangen en matchen van facturen en korte sluitingsdata na het einde van de maand.
Vanuit het standpunt van een leverancier wordt een three-way match door de klant vertraagd met de tijd die de leverancier nodig heeft om de factuur te beoordelen en goed te keuren en deze af te drukken en op te sturen (plus transporttijd van de post).
De afdelingen van de klant die betrokken zijn bij 3-way matching zijn:
- Inkoop
- Het ontvangen van
- Goedkeurders
- Boekhouding (crediteuren)
Inkoop ontvangt een goedgekeurde aanvraag tot bestellen, behandelt leveranciers, maakt een lijst met goedgekeurde leveranciers aan, vraagt meerdere offertes aan bij potentiële leveranciers, selecteert een of meer geschikte leveranciers en stelt een goedgekeurde inkooporder op en dient deze in bij de leverancier.
Het ontvangen van verifieert de ontvangst van artikelen en stelt een ontvangstrapport op voor artikelen die van de inkooporder zijn ontvangen, met behulp van pakbonnen van de leverancier en gespecificeerde ontvangstbewijzen.
Geautoriseerde goedkeurders met budgettaire verantwoordelijkheid gematchte facturen goedkeuren. De limieten van de goedkeuringsbevoegdheid per functietitel en bedrag worden vermeld in het bedrijfsbeleid. Bij grotere aankopen moet ook een tweede goedkeurder op een hoger niveau in de organisatie de factuur goedkeuren.
Met betrekking tot drieweg-matching omvatten de taken van de crediteurenadministratie:
- het ontvangen en behandelen van de documenten
- verantwoording van transacties met handelsschulden
- het opstellen van het verslag over de ouderdom van de rekeningen en het verslag over de uitbetalingen van contanten, en
- het uitvoeren van batchbetalingen van goedgekeurde leveranciersfacturen en betalingsruns.
Adequate interne controlepraktijken scheiden taken voor het administreren van transacties, het verwerken van contanten en het goedkeuren van facturen en betalingen. De boekhoudafdeling, buiten de crediteurenadministratie, stemt betalingen en crediteurenboekjes af op het grootboek en stelt financiële overzichten op.
Procesverbeteringen en efficiëntie die in de loop van de tijd zijn behaald voor 3-way match, omvatten re-engineering van bedrijfsprocessen (BPR) om handmatig te stroomlijnen documentworkflows en behandel ze met geautomatiseerde systemen.
Betrouwbare OCR met AI gegevens vastleggen software en factuurautomatisering zorgt voor drieweg matching van facturen met inkooporders en bonnetjes. Dit automatiseringsproces kan een bedrijf helpen de werkdruk van de crediteuren en betalingen bij te houden, de nauwkeurigheid te vergroten, foutieve of frauduleuze betalingen te verminderen, de boeken eerder te sluiten en gerelateerde afdelingsarbeid en andere administratieve kosten te verminderen.
Wilt u het 3 Way Match-proces in uw organisatie automatiseren? Probeer Nanonetten™ en profiteer van de voordelen van het automatiseren van Three Way Match via een op AI gebaseerde OCR-technologie.
Belanghebbenden en hun taken en verwachtingen
In het drievoudige afstemmingsproces zijn de belanghebbenden inkoopteams, verkopers of leveranciers en financiële teams, inclusief crediteuren en boekhouding.
Aanbestedingsteams
Inkoopteams, ook wel inkoopteams genoemd, ontvangen goedgekeurde inkoopaanvragen van een werknemer die goederen of diensten nodig heeft. Ze spelen een essentiële rol in de kopen om te betalen cyclus in het supply chain management van een organisatie.
Inkoop is verantwoordelijk voor het verifiëren van leveranciers in de toeleveringsketen van een bedrijf en het evalueren van hun capaciteiten. Inkoop overlegt met de kredietafdeling van hun bedrijf om de financiële kracht van leveranciers te evalueren. Inkoop rangschikt leveranciers, waarbij een lijst met voorkeurs- en goedgekeurde leveranciers wordt opgesteld.
De inkoopafdeling vraagt meerdere biedingen aan alvorens een verkoper of leverancier voor een substantiële order te selecteren. Inkoop geeft vervolgens een herziene en goedgekeurde inkooporder af en dient deze in bij de leverancier.
Bij aanbestedingen moet rekening worden gehouden met de prestaties van de leverancier met betrekking tot de inkooporder en moet ook de financiële kracht van de leverancier worden beoordeeld voordat een nieuwe bestelling wordt geplaatst.
Verkopers of leveranciers
Verkopers hebben de plicht om inkooporders te accepteren of te weigeren. Wanneer leveranciers inkooporders van klanten accepteren, creëren ze een wettelijk contract om uit te voeren, in overeenstemming met de PO-voorwaarden.
Voordat ze een inkooporder accepteren, moeten leveranciers kredietrapporten over die klant maken om ervoor te zorgen dat de klant de financiële kracht heeft om voor de bestelde producten te betalen.
Verkopers voeren de inkooporder in hun systeem in, waardoor onderdelen en producten worden besteld of services worden geleverd. Als de goederen moeten worden vervaardigd, plant de leverancier arbeid in en trekt hij onderdelen op de stuklijst om de producten te vervaardigen.
Om de klant te behouden, moeten leveranciers ernaar streven om de leverdatum op de inkooporder te halen. Ze moeten de klant informeren over zendingen en hun verwachte leverdatum.
Soms treden er echter vertragingen bij leveranciers op. Als een verwachte leverdatum niet dicht bij de leverdatum op de bestelling ligt, moet de leverancier eventuele vertragingen of naleveringen met de klant communiceren en een overeenkomst krijgen.
Leveranciers zijn ook verantwoordelijk voor testen en kwaliteitscontrole. Verkopers zorgen ervoor dat producten die op basis van de inkooporder aan de klant worden geleverd, voldoen aan de specificaties en de verwachte hoge kwaliteitsnormen.
Financiële teams
De afdeling Financiën voert de volgende procedures uit voor het invoeren of: factuurgegevens van leveranciers vastleggen OCR gebruiken, facturen matchen, goedkeuringen verkrijgen, leveranciersfacturen betalen, transacties registreren, rapporten genereren en financiële overzichten verstrekken aan belanghebbenden.
Systeemtoegang tot inkooporders en ontvangsten
Financiële teams, inclusief boekhouding en crediteuren, registreren of hebben toegang tot inkooporders in hun boekhoudsoftware of bedrijfsbrede Enterprise Resource Planning (ERP) -systeem.
Wanneer de ontvangende afdeling de ontvangende rapporten invoert in het systeem, hebben de operationele afdeling, de crediteurenadministratie en de financiële teamleden toegang tot de geverifieerde bon of de gegevens ervan.
Het crediteurenadministratieteam voert leveranciersfacturen in en registreert deze
De crediteurenadministratie voert leveranciersfacturen in het boekhoudsysteem in en codeert de boekingen om inventaris, vaste activa of uitgaven te registreren als de andere kant van dubbele boekhouding.
De crediteurenadministratie voert drievoudige matching uit
De volgende stap is dat de crediteurenadministratie het drievoudige afstemmingsproces uitvoert, waarbij ervoor wordt gezorgd dat de inkooporder, het ontvangstbewijs en de leveranciersfactuur in overeenstemming zijn of dat alleen de werkelijke goederen die tot nu toe zijn ontvangen, indien mogelijk op de vervaldatum worden betaald.
Fiatteurs keuren facturen voor betaling goed of af
Nadat de drievoudige afstemmingsprocedure is voltooid, beoordelen aangewezen goedkeurders de overeenkomende facturen en ondersteunende documenten en keuren ze de facturen goed voor betaling, tenzij er een uitzondering bestaat of de transactie onjuist, dubbel of frauduleus lijkt te zijn.
Goedkeurders kunnen afdelingsmanagers zijn die verantwoordelijk zijn voor de uitgaven en de controller of Chief Financial Officer (CFO). Voor enorme uitgaven moeten de Chief Executive Officer (CEO) en de Raad van Bestuur mogelijk ook de betaling of een contract goedkeuren.
De crediteurenadministratie betaalt facturen
Sommige bedrijven verlengen de betaling van leveranciersfacturen met een redelijk bedrag na de vervaldatum voor cashflowbeheerdoeleinden of als ze cashflowproblemen ondervinden. Verkopers zullen toekomstige orderzendingen naar de klant stopzetten totdat ze betalingen innen als de betaling van klantfacturen of rekeningsaldi te lang wordt vertraagd.
De crediteurenadministratie verricht betalingen aan de leveranciers in overeenstemming met het bedrijfsbeleid inzake het nemen van kortingen voor vervroegde betalingen. Als kortingen niet door de verkoper worden aangeboden of door de klant worden genomen, betaalt de crediteurenafdeling het volledige factuurbedrag op de vervaldatum.
Een typische betalingstermijn voor handelsschulden is 2/10 netto 30. De verkoper biedt een korting van twee procent als de klant de factuur binnen tien dagen betaalt; anders is het totale factuurbedrag 30 dagen na factuurdatum verschuldigd.
Wilt u het 3 Way Match-proces in uw organisatie automatiseren? Probeer Nanonetten™ en profiteer van de voordelen van het automatiseren van Three Way Match via een op AI gebaseerde OCR-technologie.
De crediteurenadministratie registreert betalingen
Wanneer het crediteurenadministratieteam batchbetalingen doet, of in sommige gevallen enkelvoudige factuurbetalingen doet, verlaagt het boekhoudsysteem het crediteurensaldo met het totale factuurbedrag of de gedeeltelijke factuurbetaling.
Het boekhoudsysteem past de betaling toe op een specifiek factuurnummer. Als factuurnummers niet bekend zijn, kunnen er niet-toegepaste betalingen plaatsvinden, waardoor toekomstige follow-up nodig is om de gedetailleerde veroudering van de crediteuren op te schonen. De boekhouding onderzoekt en corrigeert eventuele fouten voor debetsaldi in crediteurenadministratie, wat kan duiden op een te hoge betaling of een fout.
Wanneer het saldo van een leveranciersrekening of factuur nul is, wordt het als vereffend beschouwd, met de transactie (s) voltooid.
Kortingen voor vervroegde betalingen worden pas in de boekhouding weergegeven als de klant ze accepteert na betaling van een factuur tegen het lagere, kortingsbedrag.
De crediteurenadministratie genereert verouderingsrapporten
De crediteurenadministratie genereert verouderingsrapporten voor de crediteurenadministratie, die kolommen bevatten die de uitstaande dagen van leveranciersfacturen aangeven.
Openstaande dagen is het aantal dagen dat verschuldigde saldi onbetaald zijn sinds de factuurdatum. Details over de ouderdom van crediteuren omvatten de naam van de leverancier, factuurnummers en uitstaande bedragen, met totale brutobetalingen die aan de leverancier verschuldigd zijn. Kolommen zijn huidig, 30 dagen, 60 dagen en 90 dagen, met totalen op kolomdatumbereik en eindtotaal.
De boekhouding sluit aan op het grootboek en houdt toezicht op de crediteurenadministratie
De boekhouding stemt het crediteurenjournaal ten minste maandelijks af met het grootboek en beoordeelt de ouderdom van de crediteurenadministratie voor de status van leveranciersbetalingen.
Finance voert financiële planning en analyse (FP&A) en cashmanagement uit
Finance beoordeelt ook de veroudering van de crediteurenadministratie en stelt statistieken op, inclusief de crediteurenomzet, om de cashflow te beheren en de bedrijfsprestaties te beoordelen. Finance voorspelt ook de kasbehoeften. Toegang tot realtime financiële rapporten en volledige en actuele verouderingsrapporten van crediteuren is essentieel voor financieel beheer.
Finance stelt jaarlijkse budgetten en prognoses op met behulp van verkoopprognoses en onkostenvereisten die zijn ingediend door managers van inkomsten en kostenplaatsen binnen afdelingen die verantwoordelijk zijn voor het beheersen van de uitgaven. Verkoopprognoses kunnen worden gemaakt op basis van klantcontactniveau, beginnend op het niveau van de verkoper of accountmanager.
Boekhouding stelt financiële overzichten op die de CFO, CEO en Raad van Bestuur beoordelen
De boekhoudafdeling stelt maand- en jaarrekeningen op. De gedetailleerde financiële overzichten bevatten rapporten over de verschillen tussen werkelijke en gebudgetteerde bedragen per gecodeerde boekhoudpost.
Gedetailleerde financiële overzichten worden samengevat en toegankelijk gemaakt of gerapporteerd aan het aangewezen interne management, de Raad van Bestuur en externe belanghebbenden, waaronder banken, aandeelhouders en de Securities and Exchange Commission (SEC) voor beursgenoteerde bedrijven.
Pijnpunten in het handmatige proces
Papieren documenten veroorzaken de meeste pijnpunten in het drievoudige afstemmingsproces.
Pijnpunten in het drieweg-matchingproces zijn onder meer:
- Omgaan met variaties
- Eenmalige scenario's
- Dubbele facturen zonder overeenkomende ondersteunende documenten
- Frauduleuze facturen
- Vertragingen bij goedkeuring van facturen
- Meerdere vragen over de betalingsstatus van leveranciers.
Er treedt een variatie op wanneer de regelitems, hoeveelheden, uitgebreide bedragen of totaal verschuldigde bedragen op een leveranciersfactuur niet overeenkomen met de inkooporder of ontvangst van goederen of services. De transactie wordt als uitzondering gemarkeerd. Leveranciers moeten dit soort terugkerende problemen oplossen.
In een op papier gebaseerd systeem dat gebruikmaakt van alfabetische documentbestanden, kunnen papieren documenten verkeerd worden gearchiveerd, wat kan leiden tot vertragingen en het ontbreken van ondersteunende documenten voor het op drie manieren afstemmen van facturen.
Een eenmalig scenario is een eenmalige gebeurtenis in plaats van een zich herhalend probleem of gebeurtenis. Als een medewerker van de crediteurenadministratie een eenmalige matchfout tegenkomt, moet hij het probleem onderzoeken om het op te lossen. De oplossing kost extra tijd in vergelijking met een zich herhalend probleem.
Als een eenmalig voorbeeld: als de leverancier het verkeerde product factureert, zullen de crediteuren een gecorrigeerde factuur moeten aanvragen om de match te voltooien. Wachten op een gecorrigeerde of vervangende factuur of ontvangstbewijs van de leverancier vertraagt de goedkeuring en betaling van de factuur en vermindert de productiviteit.
Dubbele facturen hebben geen noodzakelijke ondersteunende documenten, die al zijn gematcht met de originele factuur. Als het systeem correct werkt, wordt de duplicaatfactuur opgemerkt, gemarkeerd als een uitzondering en niet goedgekeurd voor betaling.
Sommige frauduleuze bedrijven kunnen het bedrijf factureren voor niet-bestelde kantoorbenodigdheden of andere producten of diensten die niet zijn geleverd. Zonder ondersteunende documenten die overeenkomen met de transactie, zou er een uitzondering moeten optreden om betaling te voorkomen.
Als afdelingsmanagement of uitvoerende goedkeurders overeenkomende facturen niet onmiddellijk goedkeuren, moeten de crediteurenadministratie opvolgen totdat de goedkeuring plaatsvindt. Papieren facturen en ondersteunende documenten kunnen ergens in een zwart gat in het bedrijf verloren gaan, waardoor vervangende documenten voor betaling moeten worden verkregen.
Met papieren drievoudige afstemming van facturen met ondersteunende documenten kunnen vertragingen van goedkeurders het gevolg zijn van uitstelgedrag, zware werkdruk, het oplossen van vragen met de aanvrager en zakenreizen.
Wanneer er lange vertragingen optreden bij de betaling van facturen als gevolg van uitzonderingen in het proces van drievoudige afstemming (of andere oorzaken), zal het crediteurenteam gefrustreerd raken door constante onderbrekingen van leveranciers die om de betalingsstatus vragen. Ze kunnen deadlines missen of overuren nodig hebben om hun taken uit te voeren. Arbeidstijd en kosten zullen hoger zijn.
Wilt u het 3 Way Match-proces in uw organisatie automatiseren? Probeer Nanonetten™ en profiteer van de voordelen van het automatiseren van Three Way Matching via een op AI gebaseerde OCR-technologie.
Huidige status van het drievoudige matchproces
Bedrijven passen AI en OCR snel toe voor het vastleggen van gegevens en integreren deze met ERP, inhoudsdiensten of boekhoudsoftware en software voor robotprocesautomatisering (RPA). OCR helpt hen bij het uitvoeren van three-way matching (en andere routinematige verwerkingstaken). We noemen voorbeelden van bedrijven die geavanceerde OCR-systemen gebruiken om aanzienlijke efficiëntie en concurrentievoordeel te behalen.
Gebruik van AI en OCR bij het matchen van facturen op drie manieren
Met behulp van best practices gebruiken bedrijven nu optische tekenherkenning (OCR) scanning, kunstmatige intelligentie (AI) en deep learning-technologieën voor digitalisering en three-way matching. OCR kan worden geïntegreerd met software voor robotprocesautomatisering (RPA).
Nanonets biedt een toonaangevend geautomatiseerd platform voor het nauwkeurig vastleggen en elektronisch verwerken van de inkooporder-, ontvangst- en factuurdocumenten die nodig zijn voor het matchen van facturen op drie manieren.
Bedrijven kunnen ongestructureerde gegevens in gevraagde velden vastleggen en nieuwe velden toevoegen. Door machine learning wordt het systeem nauwkeuriger omdat het ervaring opdoet met het vastleggen en opnieuw trainen van documentgegevens. Naast het gebruik van OCR-vastlegging voor het drievoudige matchproces, maken de beste systemen het mogelijk om elektronische facturen te uploaden die zijn ontvangen via e-mail of andere online bezorgmethoden.
Robuuste OCR- en AI / ML-systemen voor het vastleggen van gegevens, zoals Nanonets, omvatten integraties met andere software. De integratie omvat het gebruik van Zapier om gegevens uit uw e-mail, inbox, Dropbox, Box of een andere bron te importeren.
Integratie met uw ERP-software (Enterprise Resource Planning) en magazijnbeheersysteem (WMS) vereenvoudigt het matchen van documenten in drie richtingen. OCR-systemen, zoals Nanonets, kunnen ook worden geïntegreerd met systemen voor klantrelatiebeheer (CRM), zoals Salesforce.
Voor factuurautomatisering, AI-aangedreven OCR-software legt de leverancier vast factuurgegevens en voert het in de crediteurenmodule van een ERP-systeem in. Factuurautomatisering koppelt leveranciersfacturen aan inkooporders en ontvangsten voor three-way matching.
Gebruikers kunnen ervoor kiezen om naadloos te integreren met robotic process automation (RPA)-platforms zoals UiPath om drieweg-matching te automatiseren met behulp van bots. Nanonets combineert met uw keuze uit verschillende RPA-platforms.
Naast integratie met andere software, kunnen gebruikers het OCR-model opvragen nadat ze het hebben getraind of een vooraf getraind Nanonets-model hebben gebruikt.
Om het pijnpunt van frauduleuze facturen te verlichten, als gebruikers indicatoren van een frauduleus document specificeren, kan Nanonets OCR frauduleuze facturen detecteren en markeren om de betaling van deze facturen te voorkomen.
Technische vooruitgang in OCR omvat het gebruik van computervisie, het werken met ongestructureerde documenten en het toepassen van deep learning-algoritmen en natuurlijke taalverwerking (NLP).
Volgens een 2020 verslag co-auteur van Deloitte Digital (VK) en UiPath, die een Everest-enquête uit 2019 citeert:
“Veel organisaties besteden meer financiële en personele middelen om intelligente mogelijkheden voor documentverwerking in te zetten. Succes van toekomstgerichte organisaties stimuleert het vertrouwen in een markt die naar verwachting de komende twee jaar met 70-80% zal groeien tot US $ 1.1 miljard. "
Zakelijke opinieleiders die technologische vooruitgang gebruiken voor het matchen van drie partijen
De grote wereldwijde accountantskantoren zijn grote voorstanders van factuurautomatisering met behulp van OCR met kunstmatige intelligentie en machine learning, plus geautomatiseerde procesautomatisering. Deloitte is bijvoorbeeld een klant van Nanonets die regelmatig rapporteert over de voordelen van een geautomatiseerd systeem voor het matchen van facturen dat de crediteurenprocessen stroomlijnt, waardoor de benodigde arbeidstijd en kosten worden verminderd.
Cummins, P&G en Sherman Williams zijn industriële Fortune 500-bedrijven die Nanonets gebruiken om OCR-gerelateerde taken uit te voeren. DoorDash maakt ook gebruik van Nanonets. En grote verwerkers van verzekeringsclaims gebruiken Nanonets.
Verzekeringsclaims verwerkers profiteren aanzienlijk van het gebruik van Nanonets OCR-oplossingen om gegevens van facturen en ontvangsten te digitaliseren, zoals beschreven in deze casestudy.
Naast deze grote bedrijven, profiteren kleine tot middelgrote ondernemingen (MKB) aan efficiëntie door de implementatie van Nanonets OCR-oplossingen voor crediteurenadministratie.
In een casestudy, een KMO met meerdere staten en meerdere locaties juwelierszaak profiteert van het gebruik van Nanonets om de mogelijkheden te verbeteren die verder gaan dan die van QuickBooks alleen. In een getuigenis van Nanonets zegt Happy Jewelers: "Onze medewerkers voelen zich nu productiever en gelukkiger omdat het meeste administratieve werk nu uit hun leven is."
Het automatiseringsproces
Het OCR / AI-automatiseringsproces kan efficiënt omgaan met een breed scala aan zakelijke doelstellingen, waaronder het verifiëren van leningdocumenten voor financiële instellingen, het identificeren van ongepaste posts op sociale media met behulp van computerbeeldverwerking en factuurverwerking, inclusief drievoudige matching. In dit blogartikel richten we ons op de use case van drieweg-matching.
Het automatiseringsproces begint met geavanceerde software voor optische tekenherkenning (OCR), zoals Nanonets, die kunstmatige intelligentie, machine learning en computer vision-technologieën gebruikt om de nauwkeurigheid te verbeteren en de mogelijkheden ervan te vergroten.
Hoe het werkt…
Nanonets accepteert online facturen, inkooporders en ontvangers uit verschillende van uw online bronnen. Nanonets biedt ook aanzienlijke waarde door gegevens van papieren documenten, waaronder moeilijk leesbare handgeschreven documenten, met een hoge nauwkeurigheid vast te leggen. Niet alle AI-gestuurde OCR-systemen bieden nauwkeurige handgeschreven documentfunctionaliteit zoals Nanonets.
Na het vastleggen van documentgegevens en het toewijzen ervan aan velden, kan Nanonets nabewerking uitvoeren door de AI- en machine learning-mogelijkheden toe te passen. Tijdens en na factuurgegevens vastleggen, kunnen wijzigingen worden aangebracht in Nanonets. Veldgegevensformaten kunnen bijvoorbeeld worden gestandaardiseerd voor documenten die van verschillende leveranciers zijn ontvangen.
Gebruikers kunnen het model trainen en omscholen met een Nanonets-algoritme voor machine learning met behulp van een steekproef van gegevens met labels of selecteer een vooraf getraind Nanonets-model. Herscholing en herhaald gebruik van een model verbeteren de nauwkeurigheid bij OCR-detectie (en andere toepassingen zoals beeldclassificatie en objectdetectie).
Als referentiepunt is de ondersteuning van Nanonets van mening dat het meestal twee tot acht uur duurt om een model te trainen. Als het langer duurt om train je model, overweeg dan om uw Nanonets-softwareabonnement te upgraden.
Nanonets beschrijft hoe zijn gebruikers zijn het bouwen van aangepaste OCR-modellen op basis van deep learning in een gedetailleerde gids.
Nanonets biedt de API-interface en code. Nanonets exporteert gegevens in de computertaal die u verkiest boven de door u gekozen apps.
Nanonets kan rechtstreeks worden geïntegreerd met software zoals een bedrijfsbreed ERP-systeem of QuickBooks (of een concurrent) boekhoudsoftware en een magazijnbeheersysteem via een API-verbinding.
Nanonets heeft een optionele API-integratie met Robotic Process Automation (RPA) -softwarebots om op RPA gebaseerde geautomatiseerde factuurverwerking en drievoudige matching met ondersteunende documenten uit te voeren.
Nanonets-beveiliging omvat een Levenscyclusbeleid voor softwareontwikkeling voor zijn gebruikers, werknemers en externe contractanten. Het softwarebeleid van Nanonets heeft betrekking op codering, standaarden en wereldwijde AVG-naleving voor de privacy van inwoners van de EU die de software gebruiken.
Prijsopties
Nanonets biedt maandelijks, per model SaaS prijsplannen (plus gebruikskosten) op verschillende niveaus voor elk type softwaremodel, inclusief Starter, Pro en Enterprise. Het gratis startersplan heeft beperkte functies en wordt aangeboden als een uitprobeerplatform. De aangeboden Nanonets-modellen omvatten een aangepast model, ontvangstbewijzen, facturen, rijbewijs en paspoorten.
Het Enterprise-plan biedt meer functies, waaronder een toegewijde accountmanager, gepersonaliseerde 1-1 teamtraining en een hoger beveiligings- en controleniveau. Vraag een offerte op maat aan bij Nanonets Sales for Enterprise.
Controle en ondersteuning
Gebruikers van Nanonets-software hebben toegang tot gebruiksstatistieken voor hun aantal verwerkte documenten, aantal verwerkte velden en gemaakte kosten tijdens een factureringscyclus. Deze toegang geeft gebruikers toegang tot statusinformatie en controle over de gebruikskosten.
Voor klantenondersteuning biedt Nanonets een doorzoekbare kennisbank in zijn online Hulp Centrum dat omvat een Aan de slag en documentatie per onderwerp voor zelfstudie.
Nanonets biedt ook korte videozelfstudies, waaronder Hoe een OCR-model te bouwen met Nanonets.
Wilt u het 3 Way Match-proces in uw organisatie automatiseren? Probeer Nanonetten™ en profiteer van de voordelen van het automatiseren van Three Way Match via een op AI gebaseerde OCR-technologie.
Voordelen van het automatiseren van het proces
Voordelen van het automatiseren van het drievoudige afstemmingsproces zijn onder meer:
- Audit gereedheid
- Foutenvermindering in de boekhouding
- Fraude verminderen
- Naadloze synchronisatie
- Besparing van manuren
Bedrijven en hun auditors gaan van inefficiënte en ineffectieve handmatige processen over op boekhoud- en auditsoftware met gedigitaliseerde processen met behulp van OCR, AI, geautomatiseerde bots en datavisualisatietools met business intelligence voor het analyseren van resultaten en patronen.
Door nauwkeurige, geautomatiseerde drievoudige afstemming van facturen, inkooporders en ontvangers te gebruiken, wordt de kans op fouten en fraude verkleind wanneer gebruikers specifieke instructies voor fraudedetectie geven.
Auditsoftware kan naadloos worden gesynchroniseerd met een ERP-systeem dat al is geïntegreerd met AI-gestuurde OCR-gegevensregistratie.
Boekhoudkundige interne controles en betrouwbaarheid van financiële overzichten verminderen de reikwijdte van de benodigde aanvullende controlewerkzaamheden. Efficiënte en redelijk actuele verwerking, goedkeuring en betaling van leveranciersfacturen maken de financiële overzichten betrouwbaarder.
De tijdwinst is aanzienlijk, waardoor er meer tijd overblijft voor medewerkers om aan auditverzoeken te voldoen. Moderne, gedigitaliseerde auditsoftware die gebruikmaakt van AI-technologie, kan de noodzaak verminderen om een deel van de informatie van klanten op te vragen. Boekhouding en crediteuren kunnen elk auditverzoek tijdig of vroegtijdig afhandelen, zodat de auditors geen vertragingen ervaren door wachttijd, waardoor de auditkosten stijgen.
En tijdwinst resulteert in minder arbeids- en aanwervingsbehoeften, waardoor de bedrijfskosten dalen.
Betrouwbare OCR met AI-software voor het vastleggen van gegevens en factuurautomatisering zorgt voor het op drie manieren afstemmen van facturen op inkooporders en ontvangsten. Dit automatiseringsproces kan een bedrijf helpen bij het bijhouden van de werkdruk op het gebied van crediteuren en betalingen, de nauwkeurigheid verhogen, foutieve of frauduleuze betalingen verminderen, de boeken eerder sluiten en de aanverwante arbeids- en andere administratieve kosten van afdelingen verminderen.
Conclusie
Dit artikel biedt een uitgebreide gids voor het matchen van facturen op drie manieren. Automatisering verbetert het drievoudige afstemmingsproces in de financiële sector door de efficiëntie te verhogen en het risico op fouten door handmatige gegevensinvoer te verminderen. Nanonets biedt een state-of-the-art, AI-gestuurde OCR-softwareoplossing voor het implementeren van het drieweg-matchingproces.
- &
- 2019
- 2020
- Over
- toegang
- toegang
- Volgens
- Account
- Accounting
- accuraat
- Extra
- adres
- adressen
- vergevorderd
- voorschotten
- Voordeel
- voordelen
- Overeenkomst
- AI
- AIDS
- algoritme
- algoritmen
- Alles
- al
- bedragen
- hoeveelheden
- analyse
- jaar-
- Nog een
- api
- Het toepassen van
- goedkeuren
- apps
- Kunst
- dit artikel
- kunstmatig
- kunstmatige intelligentie
- Kunstmatige intelligentie (AI)
- Kunstmatige intelligentie en machine learning
- Activa
- controleren
- autoriteit
- automatiseren
- geautomatiseerde
- automatiseren
- Automatisering
- achtergrond
- Banken
- basis
- worden
- worden
- gelooft
- voordeel
- betekent
- BEST
- 'best practices'
- Verder
- Bill
- factuuradres
- Miljard
- Biljetten
- Zwart
- Blok
- Blog
- boord
- raad van bestuur
- Boeken
- grens
- bots
- Box camera's
- bouw
- bedrijfsdeskundigen
- business intelligence
- ondernemingen
- mogelijkheden
- vangen
- captures
- case study
- gevallen
- Contant geld
- cash flow
- Veroorzaken
- oorzaken
- ceo
- keten
- kansen
- chef
- chief executive officer
- vorderingen
- classificatie
- klanten
- sluitend
- code
- verzamelen
- Kolom
- combinatie van
- commissie
- Gemeen
- Bedrijven
- afstand
- vergeleken
- concurrerend
- nakoming
- computer
- computer gegenereerd
- vertrouwen
- versterken
- contact
- contract
- aannemers
- onder controle te houden
- controleur
- Kosten
- en je merk te creëren
- creëert
- Credits
- CRM
- Actueel
- Huidige toestand
- gewoonte
- klant
- Klantenservice
- gegevens
- Data
- toegewijd aan
- vertraging
- vertragingen
- geleverd
- Leveringen
- het leveren van
- levering
- deloitte
- implementeren
- beschreven
- gedetailleerd
- gegevens
- Opsporing
- Ontwikkeling
- anders
- digitaal
- digitalisering
- digitaliseren
- direct
- Raad van bestuur
- uitbetalingen
- Korting
- documenten
- aandrijving
- dropbox
- gedurende
- Vroeg
- doeltreffendheid
- doeltreffend
- efficiënt
- medewerkers
- in staat stellen
- encryptie
- zorgen
- Enter
- Enterprise
- Komt binnen
- essentieel
- schatten
- Event
- Evolutie
- voorbeeld
- voorbeelden
- uitwisseling
- uitvoerend
- verwacht
- kosten
- ervaring
- Voordelen
- vergoedingen
- Velden
- financiën
- financieel
- Financiële instellingen
- stroom
- Focus
- volgen
- volgend
- formulier
- toekomstgericht
- bedrog
- Gratis
- vol
- functionaliteit
- toekomst
- GDPR
- Algemeen
- voortbrengen
- Globaal
- doel
- goed
- goederen
- Groeien
- gids
- handvat
- Behandeling
- gelukkig
- hulp
- helpt
- Hoge
- hoogwaardige
- hoger
- Verhuring
- Hoe
- HTTPS
- reusachtig
- menselijk
- Personeelszaken
- het identificeren van
- beeld
- uitvoering
- verbeteren
- omvatten
- inclusief
- omvat
- Inclusief
- Laat uw omzet
- meer
- industrieel
- informatie
- instellingen
- verzekering
- integreren
- geïntegreerde
- integratie
- Intelligentie
- Intelligent
- voornemens
- Interface
- inventaris
- onderzoeken
- betrokken zijn
- kwestie
- problemen
- IT
- Jobomschrijving:
- tijdschrift
- kennis
- bekend
- labels
- arbeid
- taal
- Groot
- groter
- leiders
- leidend
- leren
- Grootboek
- Juridisch
- Niveau
- Vergunning
- Beperkt
- Lijn
- Lijst
- plaats
- logo
- lang
- machine
- machine learning
- gemaakt
- groot
- MERKEN
- maken
- beheer
- management
- manager
- Managers
- handboek
- handmatig
- productie
- in kaart brengen
- Markt
- Match
- matching
- materieel
- Media
- Leden
- methoden
- model
- modellen
- meer
- meest
- bewegend
- meervoudig
- Naturel
- noodzakelijk
- netto
- aantal
- nummers
- verkregen
- bieden
- aangeboden
- Aanbod
- Officier
- online.
- Operations
- bestellen
- orders
- Organisaties
- organisatie
- Overige
- anders-
- betaald
- Pijn
- Papier
- deel
- Betaal
- betaling
- betalingen
- procent
- prestatie
- uitvoerend
- Fysiek
- plaatsing
- planning
- platform
- platforms
- Spelen
- punt
- punten
- beleidsmaatregelen
- mogelijk
- potentieel
- prijsstelling
- privacy
- Pro
- probleem
- problemen
- Process Automation
- processen
- verwerking
- Product
- produktiviteit
- Producten
- Profit
- projecties
- zorgen voor
- biedt
- inkomsten
- gekocht
- aankopen
- de aankoop van
- doeleinden
- kwaliteit
- reeks
- real-time
- redelijk
- ontvangen
- ontvangen
- record
- archief
- verminderen
- vermindering
- verwantschap
- betrouwbaar
- afdracht
- verslag
- Rapporten
- te vragen
- verzoeken
- vereisen
- nodig
- Voorwaarden
- hulpbron
- Resources
- verantwoordelijkheid
- verantwoordelijk
- Resultaten
- inkomsten
- beoordelen
- Recensies
- Risico
- Automatisering van robotprocessen
- Zuid-Afrika
- lopen
- verkoop
- het scannen
- naadloos
- SEC
- Effecten
- Securities and Exchange Commission
- veiligheid
- Diensten
- verschuiving
- Verzending
- Bermuda's
- aanzienlijke
- sinds
- Klein
- So
- Social
- social media
- Software
- softwareoplossing
- solide
- oplossing
- Oplossingen
- OPLOSSEN
- sommige
- specificaties
- snelheid
- Uitgaven
- standaard
- normen
- gestart
- Land
- bepaald
- Statement
- verklaringen
- Staten
- statistiek
- stats
- Status
- sterkte
- zich inspannen
- Studie
- ingediend
- wezenlijk
- succes
- leveranciers
- leveren
- toeleveringsketen
- voorraadketenbeheer
- ondersteuning
- Ondersteuning
- Enquête
- system
- Systems
- het nemen
- taken
- belasting
- team
- tech
- Technologies
- Technologie
- Testen
- van derden
- Door
- niet de tijd of
- Titel
- tools
- handel
- Trainingen
- transactie
- Transacties
- reizen
- tutorials
- types
- begrijpen
- .
- gebruikers
- doorgaans
- waarde
- divers
- vendors
- Verificatie
- Video
- visie
- visualisatie
- vitaal
- Wat
- binnen
- zonder
- Mijn werk
- werkzaam
- Bedrijven
- wereldwijd
- jaar
- nul