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最初の従業員を雇用することは、ビジネスを成長させるためのエキサイティングなステップです。 ただし、克服する必要がある新しい課題があります。 給与計算機能内で記録を維持し、正確性を高めるために必要な手順を実装するには、効果的な給与計算システムを作成する必要があります。
給与計算の基本、重要性と一般的なプロセス、および自動化を組み込む方法を理解することは、成長の可能性を最大化し、コストのかかるエラーのリスクを最小限に抑えるために不可欠な領域です。
給与計算とは?
給与計算は、従業員の報酬を計算、配布、および追跡します。 これには、個々の報酬の構成要素と雇用主の責任の管理が含まれます。 給与計算は、給料や賃金を処理するだけではありません。 以下を含む、従業員への支払いに関連する各セグメントに深く入り込みます。
- 正確な総賃金の計算
- 適切な連邦税、州税、地方税の源泉徴収
- 雇用者税の納付
- 必要な給与レポートの提出
- 福利厚生の分析
- 記録の保持
- 成長のためのインサイトの活用
- 戦略的な採用決定
連邦、州、および地方の規制は、給与計算に影響を与えます。 これらの規制機関は、源泉徴収される税金の額、給付金や差し押さえの支払い方法、および記録保持要件を管理します。 給与計算には、コンプライアンスを促進するために必要なすべての法律と規制が含まれます。
会計方法は給与計算にどのように影響しますか?
給与計算は、発生主義会計の照合原則に従います。 この規則では、費用を対応する収益と同じ期間に記録する必要があります。 たとえば、機械の販売を記録する場合、同じ期間に機械の製造に関連する労働も記録する必要があります。 マッチングの原則に従うために、企業は、項目が当座預金口座から支払われるまで、人件費を発生勘定に記録します。
現金主義の納税者は、一般に受け入れられている会計原則に従っていません。 その結果、現金が当座預金口座を離れて初めて費用が記録されます。 これにより、二重の給与エントリが不要になり、代わりに、XNUMX つのエントリのみを入力して、事業用銀行口座から給与を記録できます。
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給与計算が重要な理由
給与計算は、会計システムの重要なコンポーネントです。 まず、それはあなたを助けます 経費を慎重に追跡する これには、総賃金、雇用主の税金、および提供される福利厚生が含まれます。 これにより、ビジネスに最高のチャンスがもたらされます。 統治機関に準拠する.
また、給与計算 労働者に適切に支払っていることを保証する. 独立請負業者と従業員の間には大きな違いがあります。 独立した請負業者は、従業員または雇用主側の源泉徴収税の対象ではありません。 従業員を独立した請負業者と間違えた場合、IRS は罰金と罰則を伴う税金を差し戻す可能性があります。 給与計算は、適切な分類の可能性を高めます。
給与天引きは複雑になる可能性があり、一部は課税前、残りは課税後です。 税前控除は、税金を計算する前に総給与から差し引かなければなりませんが、税後控除は税引後所得から差し引かれます。 これらの項目の計算を誤ると、給付金の支払いが過大または過小に見積もられる可能性があり、エラーの代償は雇用主に課せられます。
給与計算のもう XNUMX つの隠れた利点は、 より多くの情報に基づいたビジネス上の意思決定. 人件費を効果的に追跡することで、各従業員がビジネスに提供する価値に関する各従業員のコストを確認できます。 従業員を追加すると、生産性が 20% 向上し、より多くの収益を生み出すことができることに気付くかもしれません。 これは、ビジネスの拡大を検討する際に重要な情報です。
給与計算にはどのような種類の経費が含まれますか?
給与計算で発生する費用は、ビジネスに固有のものです。 これは、従業員に提供する福利厚生を選択できるためです。 表示される可能性のある一般的な経費カテゴリは次のとおりです。
- 補償 – 給与、コミッション、チップ、払い戻し
- 給与税 – 連邦税、州税、地方税
- FICA税 – 従業員と雇用者の両方に対する社会保障税とメディケア税
- – 健康保険、退職金、健康貯蓄口座
- その他の利点 – 授業料の払い戻し、託児所、駐車場、カフェテリア プラン
雇用主として従業員に社会保障、メディケア、および失業税を支払わなければなりません。 ただし、従業員に代わって連邦税と州税の適切な金額を送金する負担はあなたにあります。 従業員に提供したい福利厚生を選択することは、ビジネスでの求人の市場性に影響を与えるだけでなく、特定のオプションは費用がかかる可能性があるため、重要な決定です。
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給与計算はどのように行われますか?
給与計算を理解することは、給与計算の処理と送金との戦いの半分に過ぎませんでした。 初めての給与計算を処理している場合でも、既存のプロセスをクリーンアップしようとしている場合でも、次の XNUMX つの手順に従うことを検討してください。
ステップ #1: 勘定科目表を作成する
勘定科目表は、給与が記録される場所です。 費用勘定と負債勘定を作成する必要があります。 給与明細ごとにアカウントを設定します。 これには、賃金、コミッション、払い戻し、税金、福利厚生が含まれます。 負債勘定は、支払う必要があるものを表します。 この勘定は、貸借対照表の流動負債の下にあります。 大規模な特典をすぐに提供する予定がない場合でも、すべてを一度に設定すると便利です。
従業員の各クラスには、直接労働者やオフィス スタッフなど、レポート用のカテゴリが必要であることに注意してください。 これは、収益性と成長の可能性を分析する場合に役立ちます。 さらに、給与税も分割する必要があります。 いくつかの給与計算を処理した後、ビジネスのニーズに合わせて財務に関する出力を調整するために勘定科目表を調整する必要がある場合があります。
ステップ #2: 給与情報を収集する
勘定体系が設定されると、給与情報を収集する準備が整います。 従業員の給料はどうなっていますか? 時間給の従業員の場合、収入の基準となるタイムカードが必要になりますが、給与の従業員の場合、給与期間ごとに金額は変わりません。 時間給の従業員向けの時間追跡ソフトウェアに投資することで、従業員に正確に支払うことができます。
給与計算を処理した後、その給与期間のレポートを収集する必要があります。 これには、給与台帳、保険金の支払い、税レポート、およびその他の福利厚生レポートが含まれます。 ソフトウェア プログラムを使用して給与計算を処理している場合、給与計算レポート機能に最も必要な情報が含まれている必要があります。
ステップ #3: 日誌エントリを記録する
すべてのレポートを作成したら、給与仕訳を記録する必要があります。 会計方法によっては、複数の仕訳入力を完了する必要がある場合があります。
会計の現金ベースで給与を記録する仕訳入力
借方: 賃金 $5,000
借方: 給与税 $2,000
借方: 健康保険 $1,000
クレジット: 現金 $8,000
会計の発生主義に基づいて給与を記録する仕訳入力
借方: 賃金 $5,000
借方: 給与税 $2,000
借方: 健康保険 $1,000
クレジット: 未払給与 $8,000
給与支払い後の仕訳入力
借方: 未払給与 $8,000
クレジット: 現金 $8,000
有給休暇を記録するための仕訳
借方: 賃金 $4,000
クレジット: 未払い休暇 $4,000
未収給与の計算は、財務報告の決算日に基づいています。 たとえば、帳簿がその月の最終日に締め切られる場合、その月に何日働いたが翌月に支払われたかを判断する必要があります。 従業員に 50 週間ごとに支払いをするとします。 月末までに XNUMX 週間分の給与が発生した場合、給与の XNUMX% が発生します。
ステップ #4: 給与計算の投稿
仕訳を入力したら、総勘定元帳に転記する必要があります。 一部の会計システムはエントリを自動的に転記しますが、他のシステムではトランザクションを手動で送信する必要があります。 一部のソフトウェア プログラムではエントリを元に戻すことができないため、投稿する前にエントリの正確性を確認する必要があります。
取得したさまざまな給与レポートに対して各仕訳項目を再確認します。 エントリの総賃金総額は、レポートの内容と関連していますか? あなたの銀行口座から引き出された純現金はどうですか? 簡単なチェックは、借方と貸方が同じであることを確認することです。
経理部門または給与部門に複数の従業員がいる場合は、XNUMX 人目のレビュー担当者を配置することをお勧めします。 これにより、詐欺や資産の横領を抑止するだけでなく、エラーやミスをタイムリーに発見するのにも役立ちます。
ステップ #5: 給与の調整
給与計算の最終段階は、給与調整を完了することです。 この手順により、給与計算アカウントが確実に 総勘定元帳. さらに、給与調整は、予算を順調に進めるのにも役立ちます。 ほとんどの企業は、毎月の給与調整を利用しています。 このステップを毎月の調整に組み込むことで、決算が完了する前に必要な調整を行うことができます。
ERP や会計ソフトウェアに手動でデータを入力するのにうんざりしていませんか? 給与計算プロセスを数秒で自動化する方法を紹介しましょう。
給与計算の例とは?
前に説明した概念を強化するために、簡単な例を試してみましょう。 Alpha LLC の給与計算レポートによると、彼らは総賃金で 15,000 ドル、雇用者税で 2,500 ドル、払い戻しで 500 ドル、保険料で 1,000 ドルを支払ったことが示されています。 Alpha LLC が発生主義で報告すると仮定すると、給与仕訳はどうなるでしょうか?
正解は次のとおりです。
借方: 総賃金 $15,000
借方: 雇用者税 $2,500
借方: 払い戻し $500
借方:保険料 $1,000
クレジット: 未払給与 $19,000
給与計算を自動化するには?
給与計算機能の効率を改善する方法があります。 ありふれたタスクを自動化すると、精度が向上し、給与計算の記録に費やす時間が短縮されます。 給与計算を自動化する最初の方法は、給与計算システムと会計ソフトウェアが別々の場合にそれらを接続することです。 一部の会計ソフトウェア プログラムには、この手順が不要な給与処理機能が組み込まれています。
シームレスな統合により、プログラム間でデータを自動的にインポートできるため、時間のかかるデータ入力が不要になります。 さらに、給与を総勘定元帳に転記できるソフトウェアを選択すると、時間を大幅に節約できます。 さまざまな給与計算レポートを照合する代わりに、ソフトウェアに頼ってエントリを作成できます。 それでもトランザクションを確認する必要がありますが、これにより時間が節約され、エラーが減少します。 この自動化機能は、給与計算部門で働く複数の従業員を持たない企業にとって特に重要です。
給与計算の自動化は、リアルタイムのデータ アクセスを可能にするクラウドベースのソフトウェア プログラムを使用して実現することもできます。 トランザクションを待って手動でインポートする代わりに、給与計算が送信された直後にレポートを表示できるため、意思決定プロセスが明確になります。
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給与計算の自動化をどのように実装しますか?
給与計算の自動化の重要性がわかったので、すぐに実装する方法を見てみましょう。 自動化された給与計算プロセスに移行するための XNUMX つの簡単な手順を示します。
- 給与自動化プラットフォームを見つけてください。
- 情報の抽出を自動化し、データベースを同期する
- ポリシーに準拠する適切なルールを追加します。
- 経費と書類の提出方法について従業員をトレーニングする
給与自動化プラットフォームを見つけてください。
給与計算の自動化プラットフォームはたくさんありますが、自分に最適なものを見つけてください。 次のセクションでは、給与計算の自動化ソリューションを見つける最良の方法を詳しく説明しますが、今のところ、注意すべき主な点をいくつか紹介します。
- ソフトウェアは既存のシステムと統合されますか? [最も重要な]
- データ入力などの手動タスクを自動化して、従業員の時間を節約できますか?
- ワークフローの変更を許可するのに十分な柔軟性がありますか?
- 給与計算自動化ソリューションは、ビジネスとともに成長できますか?
情報の抽出を自動化し、データベースを同期する
データを手動で入力する必要がある場合、自動化された給与計算ソリューションを使用するメリットは何ですか? 従業員ドキュメントからのデータ抽出を自動化し、HRMS データベースをリアルタイムで同期するソリューションを見つけてください。
契約書、経費報告書、払い戻しフォーム、領収書、納税申告書などの従業員ドキュメントからのデータ抽出を自動化します。 これにより、給与計算レポートと給与明細のエラーが減少します。
ポリシーに準拠する適切なルールを追加します。
ほとんどの会計自動化ソフトウェアには、機能としてワークフロー自動化が付属しています。 それらを使用して、適切なルールを設定し、税金の計算、PTO の計算、ボーナスなどが会社のポリシーに準拠していることを確認できます。
経費と書類の提出方法について従業員をトレーニングする
システムの使用方法、経費と書類の提出方法について従業員をトレーニングし、エラーのない給与処理を確実に行います。 従業員に OCR ソフトウェア、レシート スキャナー アプリ、または OCR 拡張機能 外出先でドキュメントからデータを抽出する。
給与計算システムの選び方は?
さまざまなソフトウェアがさまざまなユースケースに対応しています。 ビジネスに最適な給与計算ソフトウェアを選択するには、要件を明確に理解する必要があります。 それにもかかわらず、給与計算自動化ソフトウェアを選択する際に考慮しなければならない機能がいくつかあります。
- OCR – 従業員の文書から情報を抽出する
- ワークフロー – 自動化するには、ルールベースのワークフローが必要です
- 統合 – すぐに使用できる統合により、多くの時間を節約できます
- データ管理 – ソリューションは従業員情報を適切に管理できる必要があります
- その他のアドオン – 納税申告、出席追跡、有給休暇追跡、および従業員ダッシュボード
これとは別に、次のような他のことにも注意してください
- 24 時間年中無休のサポートを提供していますか?
- 彼らの顧客サービスはどうですか?
- 予算の制約に合っていますか?
- ソフトウェアは要件に合わせて拡張できますか?
- 使い方は簡単ですか?
- 現在の HR ソフトウェアで動作しますか?
上記の質問に答えたら、どのソフトウェアが自分に適しているかがわかります。
給与計算用ナノネット
Nanonets は、組み込みの OCR ソフトウェアを備えた AI ベースのインテリジェント ドキュメント処理プラットフォームです。 Nanonets は、エンド ツー エンドのドキュメント ワークフロー、強力な OCR エンジン、およびシームレスな統合により、給与処理のすべての側面を自動化できます。
ナノネットを検討すべき理由は次のとおりです。
- データ入力の自動化 – Nanonets は、ドキュメントからデータを抽出し、そのデータを必要なソフトウェアに自動的にアップロードできます
- 手動チェックを廃止する – ルールベースのワークフローを使用して、日付形式、通貨、税計算などの手動チェックを自動化できます。
- 外出先で承認を得る – 手動の承認プロセスを廃止します。 Nanonets 承認ワークフローに関係者とそのレビュー ステージを追加し、承認プロセスを自動化します。
- 従業員が払い戻しを簡単に提出できるようにする – 従業員に電子メールで領収書を送信するよう依頼してください。 Nanonets は自動的に情報を抽出し、経費報告書、払い戻しフォーム、および会計エントリを作成します。
- 監査に備える – Nanonets ですべてのアクションのログを維持します。
- 顧客中心のチーム – 24 時間年中無休のサポート、有能なトレーニング チーム、専任のカスタマー サクセス マネージャーがいます。
Nanonets を使用して給与計算プロセスを自動化し、時間、労力、およびコストを節約します。 従業員の労力を削減し、会計プロセスをシームレスにする方法を確認するには、今すぐ当社のチームに電話でご予約ください。
まとめ
給与計算は、企業が最も重要なリソースである従業員を追跡できるように設計されています。 適切なコントロールを実装し、基本を理解することで、成長、定着、および将来の採用決定における給与計算の利点を確認できます。
Nanonets 会計自動化ソフトウェアは、払い戻し、データ入力、総勘定元帳のコーディング、支払い調整などの手動プロセスを自動化できます。 詳細 Nanonetsのユースケースを製品にどのように適用できるか。
給与計算に関するよくある質問
給与仕訳とは何ですか?
給与仕訳は、給与を会計システムに記録します。 給与銀行口座または賃金未払い口座への相殺貸方を含む、個別の費用口座ごとに項目があります。
給与は資産または負債ですか.
未払賃金は貸借対照表上、短期負債と見なされます。 給与債務勘定には、雇用主の税金や差し押さえなど、給与に関連するすべての費用が含まれます。
給与簿記ですか、それとも経理ですか。
給与は簿記と見なされます。 簿記、経理、給与計算は、仕事の中で絡み合っています。 会計は散発的に完了しますが、簿記はより頻繁に行われるため、給与は簿記に関連付けられます。
給与計算の複式簿記とは?
給与を記録するために必要なエントリは XNUMX つあります。 最初のエントリは、項目を経費勘定に記録し、相殺貸方を給与見越勘定に記録します。 給与が実際に支払われると、見越勘定をゼロにして現金を減らすための別のエントリがあります。
給与計算は借方記入ですか、それとも貸方記入ですか?
給与負債勘定は貸借対照表の貸方と見なされます。 賃金、雇用主の税金、および福利厚生は、損益計算書の借方と見なされます。 給与が支払われ、当座預金口座の残高が減少すると、貸方が記録されます。
給与計算とはどのような会計の種類ですか?
給与計算は一般会計に該当します。 これには通常、財務会計と管理会計の両方の原則が含まれます。 給与の記録は財務会計であり、従業員の管理と採用の決定は管理会計と見なされます。
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