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ドキュメントのアーカイブとは、現在使用されていないドキュメントを安全なストレージに保存するプロセスです。
中規模企業の取引先 10,000ドキュメント 毎年。 それらを手動で追跡することは、大きな試練です。
幸いなことに、ドキュメントのアーカイブは混乱を解消するのに役立ちます。 適切に分類し、デジタル化し、 ドキュメントの索引付け、文書アーカイブは、いつ必要になるかわからないため、企業が何年も経った後でも文書を見つけるのに役立ちます. 考えたり、監査したり、参照したり、その他何でも。
ドキュメントのアーカイブと、ドキュメントのアーカイブ プロセスを最適化してドキュメントを失わないようにする方法を見てみましょう。
ドキュメント アーカイブとは
ドキュメントのアーカイブとは、現在使用されていないドキュメントを安全なストレージに保存するプロセスです。
これらは、定期的にアクセスまたは使用されない固定ドキュメント (変更または編集できない、または変更または編集すべきでないドキュメント) です。 法的またはコンプライアンス上の理由から、または監査に必要な場合に備えて、非アクティブな書類をアーカイブすることは不可欠です。 そのため、アーカイブされた論文は、通常の用途に配置されていなくても、簡単に取得できる必要があります。
ビジネスの日常的なシステムで動的に利用されるドキュメントは、アーカイブには適していません。アクティブに使用し続ける必要があります。 (アーカイブする必要のないすべてのドキュメントについては、それらを使い終わったらそれらを撃ち落としてください)
デジタル文書と物理文書の両方をアーカイブできます。
多くの機関は、紙の文書を電子アーカイブにデジタル化することを好みます。 収納するので 電子文書 長期的にはより簡単で、コストを節約できます。
そのため、一部の機関では、デジタル ドキュメントと物理ドキュメントの両方で構成されるハイブリッド アーカイブを使用しています。
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ドキュメントをアーカイブするさまざまな方法
ドキュメントのアーカイブには、物理アーカイブ、電子アーカイブ、スキャン オン デマンド ストレージの XNUMX つの主要なストレージ ソリューションがあります。 それぞれの概要を見てみましょう。
物理的なアーカイブ
物理的なアーカイブは、基本的に紙の保管です。
それは、ドキュメントを文書化するか、ストレージ ボールトのようなオフサイトの安全なストレージ機能を使ってドキュメントを保管することで、ドキュメントをアーカイブするときです。 ミッション クリティカルではないドキュメントの紙の証跡を保持することは、大規模な業界では広く行われています。
電子アーカイブ
ドキュメントをデジタル化して、デジタル クラウドまたはオンプレミス ストレージに保存することもできます。 デジタルストレージの利点は、多くのスペースを節約できることです。 ドキュメントを保管するための物理的なスペースは必要ありません。すべてがクラウドに保存されます。
Nanonets などのドキュメント デジタル化ソフトウェアは、ドキュメントから情報を抽出し、データベースに保存します。
とはいえ、これは万人向けではありません。 多くの業界の所有者は、物理的なコピーを保存することを好み、セキュリティ上の理由からドキュメント アーカイブをクラウド ストレージに移動しません。
スキャン オンデマンド ストレージ
スキャン オン デマンドは、両方の長所を備えています。 これは、企業がオフサイトで紙の文書を保管し、招待された場合はそれらを検査し、デジタル コピーを郵送するソリューションです。
これは、大量のドキュメントをオフサイトに保存したいが、時折アクセスが必要になる可能性がある業界に適しています。 とはいえ、オンデマンド スキャンは、追加サービスに費用がかかるため、通常の紙の保管よりもコストがかかります。
物理的なアーカイブと電子的なアーカイブ
物理的なドキュメント アーカイブを保持するには、お金と時間の両方が必要であり、仕事やサード パーティのストレージ支援のいずれかで、貴重な物理スペースを占有します。 (それは 20 紙につき XNUMX ドル 文書。)
ドキュメントを電子的にアーカイブすることは、コストと時間の両面で効率的であり、物理的なスペースをほとんど占有しません。
物理的なドキュメントを復元して電子ドキュメント アーカイブに保存すると、いくつかの利点が得られます。 これらは次のとおりです。
- アーカイブは電子的に保存されるため、物理的なスペースを必要としません (ファイリング クローゼットや銀行のボックスはもう必要ありません!)。
- 特定のドキュメントの迅速なキーワード検索を容易にします
- ストレージと管理コストを削減
- 不正侵入から簡単に保護
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電子文書アーカイブを設定する方法は?
ドキュメントのアーカイブは XNUMX 回限りの作業ではありません。 適切なビジネス プロセスを設定したら、それを自動化できます。 ドキュメントのアーカイブがどのように機能するかを見てみましょう。
ステップ 1: 初期評価
現在のドキュメント プロセスを理解します。 重要なドキュメントと重要でないドキュメントをどのように処理しますか? 決められたプロセスはありますか? すべてのドキュメントが一度に処理されますか、それともその場限りのプロセスですか?
調べてみる
- 文書はどのように生成、記録、分類、命名されるのか?
- 文書の電子化の手順はどのようなものですか?
- ドキュメントを削除または破棄するための要件は何ですか?
- ドキュメントの例外を処理するのは誰ですか?
- 監査に必要な書類は?
また、アイデアを得るために処理するドキュメントの数も理解する必要があります。
この初期評価に基づいて、プロセスのフローの起草に取り組みます。
ステップ 2: 目標と役割を特定する
プロセスを理解したら、文書をアーカイブする理由を考えてみてください。
- ドキュメントを扱う運用コストを削減したいですか?
- データ セキュリティ ガイドラインを遵守するためにこれを行っていますか?
- 最適化しようとしていますか? 記録管理?
- 経営陣は、リソースの可視性を向上させるためにこれを行っていますか?
目標に基づいて優先順位を付け、ドキュメントのアーカイブ プロセスを変更できます。 プロセスにおける利害関係者の役割を理解します。
- ドキュメントのアーカイブ プロセスを監督するのは誰ですか?
- アーカイブされたデータへのアクセスを制限するために、どの認証レベルを使用しますか?
- 従業員のコンプライアンスをどのように確保しますか?
ステップ 3: 保持スケジュールを実装する
次に、保持スケジュールを設定します。 理解 文書 保持する必要があるものとそうでないもの。
将来的に必要になる可能性があるため、元の年次財務報告書を維持する必要があります。 従わなければならない連邦、地方、州、および業界固有の規則を調べてください。
たとえば、すべての IRS および税務関連の書類を少なくとも XNUMX 年間保管してください。
次に、ベンダー カタログ、ジャンク メール、重複コピーなど、アーカイブを必要としない、または永続的に保存されることのないすべてのドキュメントを破棄します。 それらをスキャンしてデジタル化することができます。 情報の抽出 OCRソフトを使用。
ステップ 4: 紙のファイルをデジタル化する
紙ファイルのデジタル化 コストを削減し、スペースを節約し、ドキュメントの編成を改善します。
検索性を高めるために、OCR ソフトウェアと ドキュメントスキャナー、ナノネットのように、並べ替え、整理、ラベル付け、および 索引文書.
ステップ 5: ストレージを選択する
デジタル ストレージの場合は、テープ、ディスク、およびクラウド ストレージから選択する必要があります。 それぞれに、長期的なセキュリティ、完全性、およびエントリの容易さに関連する利点と欠点があります。 ドキュメント管理ソフトウェア.
ステップ 6: 自動化 ドキュメントワークフロー
すべてのプロセスとすべての変数のマッピングが完了したら、プロセスをロールアウトします。
あなたが使用することができます ドキュメント管理ソフトウェア ような ナノネット ノーコード ワークフローを使用してプロセス全体を自動化します。 また、ドキュメントを自動的に保存するためのクラウドまたはオンプレミスのストレージ オプションもあります。 それがどのように機能するか見てください。
ステップ 7: 監視と最適化
最初から完璧なプロセスはありません。 ドキュメント ワークフローを実装したら、関係者からプロセスの改善に関するフィードバックを受け取ります。
ドキュメント アーカイブを使用する場合
次の場合、会社はドキュメントのアーカイブに注力する必要があります。
- あなたの会社は定期的に多くの書類を扱っています
- 将来、古いドキュメントへのアクセスが必要になる可能性があります
- 監査は、あなたと同様の企業では一般的です
- コンプライアンスおよび規制要件の一部としてドキュメントを保存する必要がある
これらの要因が会社に関連している場合は、ドキュメントをアーカイブする必要がある場合があります。
Nanonets を使用すると、ドキュメントのアーカイブ時間が数日から数分に短縮されます。 コストと時間を削減します。 それがどのように機能するか知りたいですか?
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ドキュメントのアーカイブを自動化する方法は?
Nanonets を使用すると、ドキュメントのアーカイブを簡単な手順で自動化できます。
これを行うには、Nanonets で無料のアカウントを作成するか、アカウントにログインします。
ステップ1: ドキュメント コレクションをセットアップする必要があります。 ドキュメントは、データ アップロード オプションを使用してプラットフォームに自動的にアップロードできます。
ステップ2: 次に、ドキュメントを分類する必要があります。 Nanonets プラットフォームは、ドキュメント分類子モデルを使用してドキュメント タイプを自動的に識別します。
ステップ3: 次のステップでは、ドキュメントからデータを抽出し、そのデータを使用して、ワークフローの自動化により、データ マッチング、ドキュメント承認、データ ラングリング、データ拡張、データベース マッチング、PDF ファイルの名前変更などのアクティビティを実行できます。
ステップ4: ドキュメントを処理したら、ドキュメントを保存します。 選択したクラウド ストレージにドキュメントをエクスポートするか、Nanonets データベースに保存できます。
ナノネットによる文書アーカイブ
Nanonetsは インテリジェントな文書管理ソフトウェア 内蔵の OCR ソフトウェアを使用すると、すべての紙のドキュメントをデジタル検索可能な形式に変換できます。 Nanonets は、手動のドキュメント プロセスを自動化できるコード不要のドラッグ アンド ドロップ ワークフロー ビルダーで簡単に使用できます。
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なぜあなたはそれを使うべきですか?
電子文書アーカイブを使用することには多くの利点があります。
- スペースを節約: デジタル ドキュメント アーカイブは、領域を解放し、運用コストを削減することで、スペースとコストを節約できます。
- 効率的なドキュメント管理: 電子ドキュメント アーカイブにより、すべてのドキュメントを XNUMX か所で整理、分類、保存できます。 これにより、ドキュメントの管理が容易になります。
- ドキュメントのセキュリティを強化: ドキュメントを安全なクラウド ストレージに保存することで、不正アクセスを制限し、ドキュメントのセキュリティを向上させることができます。
- ドキュメントを簡単に検索: DMS ソフトウェアはドキュメントを検索可能なデータベースに変換します。つまり、ドキュメントからキーワードを使用してドキュメントを検索できます。
- 準拠させます: 特定の業界では、準拠するためにドキュメント アーカイブを実装する必要があります。
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ドキュメント アーカイブのユース ケース
ドキュメントのアーカイブは、ほぼすべての種類のビジネスに役立ちます。 さまざまな業界におけるドキュメント アーカイブの実際のアプリケーションをいくつか見てみましょう。
- 金融サービス 企業は、すべての文書が監査の準備ができていることを確認する必要があります。 これは、ドキュメント アーカイブが、顧客のすべてのログ、両替の領収書、および必要に応じてその他の法的文書を維持するのに役立つ場所です。 自動化する方法を読む 金融の自動化。
- 小売商 企業は、将来矛盾が生じた場合に備えて、顧客、ベンダー、およびサプライヤーのすべての情報を保存する必要があります。 についてもっと読む 小売オートメーション。
- 法律事務所と法務部門 すべてを保存する必要があります 事案関連契約、ドキュメント、およびファックスを PDF として。 インテリジェントな検索とタグを使用して、文書や引用をすばやく見つける必要があります。 そこで役立つのがドキュメント アーカイブです。
- 公共サービス 日々、多くの情報を扱っています。 すべてが現在関連しているわけではありませんが、後でボタンをクリックしてすぐに利用できるようにするために必要なすべての情報を保存する必要があります。
- 企業 効率的な文書アーカイブにより、文書管理を最適化できます。 紙の文書を 検索可能なライブラリ、従業員はドキュメントの検索に費やす時間を短縮でき、デジタル化によりデータの可視性も向上します。
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ドキュメントのアーカイブとファイルのバックアップ
ドキュメントのアーカイブはファイルのバックアップをとっていますよね? まあ、それは少し違います。
ドキュメント アーカイブ プロセスはパッシブ ドキュメント用であり、バックアップは日常のシステムでアクティブなファイルに使用されます。
ドキュメント アーカイブの目的は、将来いくつかの理由で必要になった場合に備えて、元のドキュメントを保持することです。 対照的に、ファイル バックアップの目的は、実際のファイルが破損または紛失した場合に備えてアクティブなファイルのコピーを保持し、運用の継続性を確保することです。
ドキュメントのアーカイブとファイルのバックアップの違いをさらに見てみましょう。
ドキュメントアーカイブ |
ドキュメントのバックアップ |
|
目標 |
今は使わない書類の長期保管 |
データの損失または破損に備えて、最近のデータのコピーを保存する |
中古 |
必要に応じて – 例えば。 監査 |
現在のデータが破損している場合、または読み込みに失敗した場合 |
且つ |
コピーとして保存されます。 データは上書きされません |
データが上書きされる |
保存されるデータの種類 |
元のデータ – 例: 財務報告 |
現在のデータのコピーとしての複製 |
速度 |
復旧スピードは問題なし |
リアルタイムのはず |
契約期間 |
長期保存庫 |
短期から中期の保管 |
Nanonets でドキュメントのアーカイブを強化します。
Nanonets を使用して、ドキュメントに関連するすべてのビジネス プロセスを最適化します。 文書を見失うことがなく、すべての監査ログを準備し、わずかなコストで文書の不正を減らします。
トヨタ、P&G、EY などの多くの組織がコードなしのワークフローで手動プロセスをデジタル化するのを支援してきました。これにより、コストと時間の節約が実現しました。
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8 年 2023 月 2022 日: このブログはもともと 8 年 2023 月に公開され、XNUMX 年 XNUMX 月 XNUMX 日に更新された内容で更新されました。
ドキュメント管理の詳細については、次を参照してください。
よくある質問
文書をデジタル化する理由
生産的な 文書管理: 索引付けされ、デジタル化されたドキュメントをシステムにエクスポートし、デジタル ライブラリに自動的に保管して、その使用状況を文書化、追跡、および管理できます。
テキストの簡単な再利用: 印刷された件名を編集可能なテキストに復元すると、Microsoft Excel や Word で修正して再利用できるため、ドキュメントの再作成や再入力に通常費やされる時間を節約できます。
検索可能性: メタデータまたはテキスト内のキーワードを含むドキュメントは、電子検索ネットワークによって検出され、数秒以内に示されます。
簡単なアクセス: デジタル ドキュメントはメイン リポジトリからいつでも取得でき、電子メールで迅速に配布できるため、印刷したコピーを作成する必要がありません。
ドキュメントアーカイブソフトウェアとは何ですか?
ドキュメント アーカイブ ソフトウェアは、ドキュメントをアーカイブ、簡単にアクセス、効率的に管理できるデジタル記録に変換します。これにより、組織はストレージ費用を節約し、従業員の生産性を高め、ビジネス プロセスをスピードアップできます。
長期のアーカイブに適した、変換されたリストは小さく、視覚的な品質が向上しています。 それらは、さまざまなアプライアンスで読み取ったり、離れた場所から簡単にアクセスしたり、電子アーカイブ、デジタル ライブラリ、または ドキュメント管理ネットワーク. どの企業も、定義されたエントリ権を持つデジタル保存されたコピーに簡単にアクセスできるようにすることで、内部手続きをスピードアップし、効率を高めることができます。
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