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紙からコンピューターベースのファイリング手続きに移行した多くの企業は、デジタルファイルがアナログファイルと同じように整理されていないことを理解しています. でも、 ドキュメントのデジタル化 長期的には多くの労力と時間を節約できます。 正しく行われた場合にのみ機能します。 そこで、ドキュメントの索引付けが登場します。
ドキュメントのインデックス作成は、企業がデジタル ファイルを整理し、将来のファイルを整理できるようにするための優れた方法です。 また、売掛金から、機関全体の手続きに関連するファイルにも関係します。 買掛金勘定 〜へ 調達から支払まで.
ドキュメントの索引付けとは
ドキュメントのインデックス作成は、適切なタグまたは属性を使用してドキュメントを編成し、今後ドキュメントを検索または取得する際の可視性を向上させます。
たとえば、企業は、顧客番号、顧客名、従業員名、日付、または後で関連する可能性のあるその他の重要な特徴によって文書のインデックスを作成する場合があります。 それは組織の基盤の重要な部分です。 ドキュメント管理ネットワーク 構築されています。
辞書の例を見てみましょう。 辞書は幅広い単語とその意味で構成されています。 辞書から特定の作品を見つけなければならない場合、すべてのページを見るには何時間もかかります。
しかし、インデックスを利用することで、ハンティングは数分または数秒に短縮されます。 ドキュメントの索引付けは、同様の仮説を規定しています。 特定のタグを デジタル文書、これらのタグの用語を利用して、山のようなファイルを手動で分析するのではなく、必要な情報をより簡単に見つけることができます.
ドキュメントの索引付けの概念
ドキュメントの索引付けについて、いくつかの概念で理解し、知ることができます。 それらを簡単に見てみましょう:
- データベース: データベースは (エレクトロニック XNUMX か所に保管され、さまざまな目的で多くのユーザーがアクセスできるドキュメントのコレクション。 また、コンピューターに保存されたドキュメントやデータの組織化されたコレクションである場合もあり、プログラムはこれらを使用して議論し、問い合わせに対して迅速かつ柔軟な回答を提供できます。
- RDBMS: 「RDBMS」(リレーショナル データベース管理システム) という用語は、データとデータ間の関係をテーブルで管理するデータベース管理システムを指します。
- 主なフィールド—インデックス フィールド—は、ドキュメントを分類および整理するために使用されるデータベース フィールドです。 これらは通常、ユーザーによって定義され、ドキュメントのスキャンと取得に使用できます。 例には、請求書番号、顧客の名前、日付、住所などがあります。
- マッチ、マージ、およびフィル インデックス作成 などの他のシステムに既に存在する索引データを持つ領域 会計システム. これにより、XNUMX つまたは複数のフィールドにインデックスを付け、残りのフィールドに、一致する会計システムや人事システムなどの別のネットワークが提供するテーブル ルックアップまたはテキスト ファイルからのデータを自動的に入力できます。
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ドキュメントの索引付けが重要な理由
ドキュメントの索引付けにより、ドキュメントの迅速な検索が可能になるだけではありません。 ドキュメントのインデックス作成には、次のような多くの利点があります。
ドキュメント編成の強化
従業員は、適切なドキュメント インデックス システムにより、適切なドキュメントを検索する時間を節約できます。
監査コンプライアンスの容易化
ドキュメントがすでに索引付けされ、会計年度やその他の関連する指標に従って整理されている場合、監査に間に合うように論文を収集するためのスクランブルを簡単に省くことができます。
時間を節約する
ただし、あなたとあなたのチームが適切なドキュメント インデックス作成プロトコルを使用している場合は、検索に費やす時間を生産的な作業に使用できます。
ドキュメントの索引付けのタイプ
ドキュメントのインデックス作成の多くの利点に加えて、さまざまなインデックス作成アプローチがあるため、最も適したもの (または方法の組み合わせ) を選択できます。 ドキュメントワークフロー. これらの戦略は、次のもので構成されます。
フルテキストインデックス作成
フルテキスト インデックス作成では、ドキュメントのコンテンツ全体がスキャンされるため、テキスト内の任意の場所で語句やキーワードを検索できます。
これは、ほとんどのワード プロセッサや Web ブラウザに含まれる「検索」(Ctrl+F または Command+F) ツールと同じです。 このインデックス作成タイプはユーザーフレンドリーな性質があるため、最も簡単ですが、多くの記憶域が必要になります。
Nanonets を使用してドキュメントを検索可能にすることができます。 方法を参照してください。
自動インデックス作成
変数検索インデックスとも呼ばれる自動インデックス作成は、ページ全体をインデックス化するのではなく、顧客番号や名前など、データベースと一致するドキュメントの重要な部分を選択的にインデックス化します。
この手順では、ドキュメントのインデックス作成ソフトウェアを使用します。 それでも、請求書などのフィールドが常に含まれるドキュメントをインデックス化することは、企業にとって有益な場合があります。 一致データ データベースで。
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メタデータのインデックス作成
「データに関するデータ」はメタデータを指すのによく使われる用語ですが、非常に詳細な用語です。 この例としては、PDF ファイルを作成するために画像をキャプチャする場合が考えられます。 撮影された時間を記録します。
さらに、追加の「タグ」を追加することもできます。 PDF メタデータ. 後で検索するために利用したいタグやその他の情報などのメタデータは、ドキュメントのデジタル化またはスキャン中に使用できます。 次に、ドキュメントの取得に関しては、ドキュメント取得プログラムを使用してドキュメント全体をスキャンするのではなく、メタデータをスキャンします。
フィールド データを使用した自動インデックス作成
フィールド ベースのインデックス作成は、フィールドとも呼ばれる、データベース内のさまざまなデータ ソースを参照します。 概念的には、メタデータのインデックス作成と同じです。 たとえば、フィールドベースのインデックス作成を使用して、顧客列に同じ名前を持つレコードをデータベースで検索できます。
ドキュメントのインデックス作成は難しくありません。 上記のすべての方法を使用して、自動操縦でドキュメントにインデックスを付けます。
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ドキュメントのインデックス作成はどのように機能しますか?
どのドキュメントの索引付けが最適かは、索引付けしている文書を各関係者がどのように使用する予定であるかによって異なります。 従業員がオンラインで検索する可能性が最も高い情報と、それを見つけるために使用する可能性が最も高い検索用語を知っている必要があります。 従業員のニーズを理解することは、迅速なドキュメント検索を可能にする方法でインデックスを作成する唯一の方法です。
索引付けされた論文がどのように使用されるか、およびどのタイプの索引付けが組織に最も適しているかを理解すれば、文書の索引付けは簡単です。 インデックス作成プロセスでは、デジタル化およびスキャンされた資料をスキャンして分類し、事前に決定されたキー フレーズを手動または自動で見つけます。 インデックス作成プロセスの詳細については、以下で説明します。
ドキュメントのインデックス作成の使用例を理解する
使用するインデックス作成の種類は、インデックス作成するドキュメント (人事記録、請求書、またはその他のもの) によって異なります。 誰がこれらの文書を取得するのか、またその理由を知ることも重要です。
使用するドキュメントのインデックス作成の種類を確定する
一部の種類の論文は、多くの情報をインデックス付けしなくても簡単に検索できる場合があります。 たとえば、請求書の基本情報 (アカウント番号やベンダー名など) のみが必要になる場合があります。
該当するデータにインデックスを付ける
手動でデータにインデックスを付けることができますが、できれば、どの形式のインデックス付けが適切かを判断した後で、データにインデックスを付けることができるソフトウェアに頼ることができます。
二重キー方式は、手動で行う場合に最も効果的なインデックス作成手法です。 XNUMX 人の担当者が、この方法を使用して、スキャンした各ドキュメントに必要なインデックス フレーズをタグ付けし、表示された情報をファイルの適切なメタデータ フィールドに入力します。 これにより、クロス比較でエラーを見つけることができます。 ダブルキーは時間を大幅に節約し、間違いを大幅に減らします。
ソフトウェアに依存している場合、ソフトウェアがドキュメントのどの部分から取得する必要があるかについて、ガイドラインを指定する必要があります。 たとえば、適切なドキュメント インデックス作成ソフトウェアは、 OCRテクノロジー コンピュータが画像からテキストを読み取れるようにするため。これは、関連データのインデックス作成やドキュメントの物理コピーのデジタル化に不可欠です。
Nanonets - 最高のドキュメント インデックス作成ソフトウェア
Nanonetsは AIベースの文書管理システム コードのないプラットフォームを使用しているユーザーが エンドツーエンドのドキュメント管理. Nanonets は、次のようなすべてのドキュメント プロセスを自動化します。
もっと。 Nanonets には、キーワード抽出を使用してドキュメントを識別し、それぞれのデータベースに応じてインデックスを付ける OCR ソフトウェアが組み込まれています。 Nanonets AI アルゴリズムは時間とともに学習し、非構造化、半構造化、またはカスタム ドキュメントを簡単に処理します。
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- 多言語ドキュメントを処理
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- API および Zapier との 5000 以上の統合
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- 透明性の高い価格オプション
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ドキュメントの索引付けに Nanonets を使用するには?
ステップ1: してアカウントを作成 ナノネット上 (今すぐ無料で始める) をクリックしてログインします。
ステップ 2: メイン画面から文書分類モデルを選択します。
ステップ 3: 含めたいドキュメント タグを選択します。
ステップ 4: Nanonets AI アルゴリズムは、ドキュメント タイプを認識するように AI モデルをトレーニングするために 25 個のドキュメントしか必要としません。 ドキュメント タグごとに 25 個のドキュメントをアップロードし、モデルをトレーニングします。
ステップ 5: 完了したら、ドキュメント ワークフローを使用して、ドキュメントを自動的に送信し、インデックスを作成して、必要に応じてデータベースに送信できます。 ドキュメント ワークフローを使用して、ドキュメントからデータを抽出したり、ドキュメントを処理したり、承認プロセスを通じてドキュメントを送信したりできます。 あなたの想像力が限界です。
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ドキュメントの検索にどのように役立ちますか?
ドキュメントのインデックス作成は、あらゆるビジネス ドキュメント管理手法の基本要素であり、より効率的なワークフローを構築するための優れた方法です。 適切な索引付けにより、従業員が必要とするドキュメントは、限られたキーストロークで簡単に検索および取得できます。 しかし、適切なツールがない場合、強力なドキュメントのインデックス作成を実装するのは複雑になる可能性があります。
まとめ
ドキュメントのインデックス作成は、何千ものドキュメントを含む巨大なアーカイブから後でドキュメントを取得するのに役立つ強力なアプローチです。 ドキュメントは、フルテキスト コンテンツ (データ内の任意の単語にアクセスできるように)、またはドキュメントに関連する情報 (作成日、一意の識別子、ドキュメントの中心的なテーマなど) によってインデックスを作成できます。
ドキュメント管理の詳細については、次を参照してください。
よくある質問
ドキュメントのインデックス作成に使用されるデータは何ですか?
新しいデジタル ファイルを最大限に活用するための重要な決定の XNUMX つは、使用するインデックス標準を選択することです。 索引付けに使用されるデータのインスタンスには、次のものがあります。
- 注文番号
- 住所
- 試合日
- 姓名
- 電話番号
- 請求書番号
- 顧客番号
- 口座番号
- キーワード記述子
索引付けの目的は何ですか?
インデックス作成の基本的な目的は、スキャンした論文に含まれる情報をすばやくスキャンして取得できるようにすることです。 また、従業員がファイルの箱を手動で調べなくても情報を検索できるようにすることで、オフィスの効率を向上させることができます。
優れたインデックス作成の品質とは?
インデックス作成プロジェクトの最終的な目的は、ユーザーが効率的にデータを取得できるシステムを構築することです。 これは、次の方法で実現されます。
- エンド ユーザー (部門長、マネージャー、従業員) と提携して意見を聞きます。
- 使いやすいシンプルなシステム。
- ドキュメントおよび全文の特定のフィールドを検索する選択肢を含みます。
- 熟練したインデックス作成の専門家が関与し、プロセスを通じてガイドとアドバイスを提供します。
業界ごとにどのように異なりますか?
インデックス用語を選択する際の重要な要素の XNUMX つは、ドキュメントをどのように調査するかです。 たとえば、一連の人事ファイルでは、主に姓名と雇用日が検索の一般的な手段になります。
逆に、診断書は生年月日や保険証券番号の解析を参照できます。 ドキュメントのインデックス作成中に一般的に使用される検索用語を含めると、より良い結果が得られます。
ドキュメントの索引付けはどのように機能しますか?
ドキュメントのインデックス作成は、スキャンしたドキュメントに特定の情報を関連付けることで機能し、効率的かつ迅速な検索を可能にします。 ドキュメントの索引付けにはさまざまな方法があり、それぞれに独自の利点があります。
ドキュメントの索引付けに最適なオプションは何ですか?
ドキュメントのインデックス作成を適切に適用すると、膨大な量のドキュメントをシームレスに検索および取得できます。 とはいえ、適切な索引作成手順は万能ではありません。 ドキュメントがテキスト全体で索引付けされているか、領域ごとに編成されているか、適切なメタデータで補完されているかに関係なく、このオプションはシステム全体の成功を促進します。 熟練したパートナーは、チームが独自の演習に適した適切なインデックス作成手法を選択できるようにします。
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8 年 2023 月 2022 日: このブログはもともと 8 年 2023 月に公開され、XNUMX 年 XNUMX 月 XNUMX 日に更新された内容で更新されました。
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