AP オートメーションのガイド: Accounts Payable Automation の開始方法

プラトン再発行

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すべての企業は、基本的な供給品から会社のあらゆる業務に必要な高価な機器やサービスに至るまで、あらゆるものを提供する多数のベンダーへの発注書、請求書、請求書、支払いを処理する必要があります。買掛金 (AP) 部門は、組織化された企業の調達から支払いまでのプロセスを担当し、発注書 (PO) の処理からベンダーへの最終支払いまで、購買ワークフロー全体を扱います。

手動の AP 管理は、特に企業が拡大し、複数のサプライヤーや購入者と取引する場合には、手間と時間がかかります。紙の請求書の束を調べ、承認者に個別に連絡し、物理的な小切手を発送するプロセスは面倒で、間違いが発生しやすくなります。 AP を手動で処理すると支払いが遅れ、場合によっては潜在的なベンダー詐欺に企業がさらされる可能性もあります。

Accounts Payable Automation は、手動による AP 管理の問題の解決策であり、財務チームの調達から支払いまでのワークフローを最適化できます。手動手順の遅さとそれに伴うエラーを排除することで、AP 自動化は従業員やサプライヤーとのパートナーシップを強化するだけでなく、大幅な時間とコストの節約も実現します。

IOFMの2020年秋のレポートによると、「AP パフォーマンスの測定: 効率ベンチマーク」、PO 請求書の 42% は自動化によって時間厳守で支払われていますが、自動化がない場合、この数字は 25% にとどまります。 2021年に世界クラスの AP パフォーマンス: 効率ベンチマーク指標レポート、 IOFM の調査によると、買掛金の自動化を導入していない企業は、プロセスの成熟度が最も高く、請求書あたり 1.83 ドルという最も高い平均コストを支払っていました。対照的に、エンドツーエンドの AP 自動化と最高レベルのプロセス成熟度を備えた企業は、請求書あたりわずか 1.45 ドルを支払いました。

によると、 2018年ゴールドマン・サックスのレポート, 北米のB2B企業はAP処理に年間約187億ドルを費やしており、人件費だけで直接コストの90%以上を占めています。ただし、自動化された AP 処理コストは手動コストのわずか 33% であり、AP 部門にとって年間 62 億ドルの大幅な節約になります。

AP 自動化の実装ガイド

買掛金業務はキャッシュフローのダイナミクスに影響を与え、企業の信用スコアに影響を与える可能性があります。さらに、買掛金を長期間にわたって一貫して監視することで、支出パターンとビジネスの成長との相関関係についての貴重な洞察が得られます。ただし、これらの洞察は、長年の運用を通じて蓄積され、適切に管理された AP 記録からのみ収集できます。

AP 自動化への移行には、慎重な計画と実行が必要です。 AP の自動化に着手する前に、請求書あたりのコストの削減、フルタイム相当額 (FTE) の削減、未払い支払日数 (DPO) の短縮など、自動化によって達成されることが期待されるものを明確に理解することが重要です。早期支払い割引の確保。これらの目的を定義すると、要件に合わせた買掛金自動化ソフトウェアを評価するための明確なフレームワークを描くのに役立ちます。最初に目標を設定することは、AP 自動化実装の展開に伴う有効性を評価するためのベンチマークとしても機能します。

導入の詳細は個々のビジネスニーズや業界によって異なる場合がありますが、プロセスの指針となる一般的なロードマップの概要を示すことができます。

ステップ 1: 計画と評価

AP の自動化を実現するための道のりは、手動手順か部分的な自動化かにかかわらず、現在使用されている方法を評価することから始まります。重要なステップは、既存の課題を特定し、自動化が解決策を提供する方法を検討することです。明確で測定可能な目標を定義することが不可欠です。評価すべき主な要素には、請求書の処理にかかる期間、請求書ごとのコスト、早期支払いインセンティブの利用状況などが含まれます。

請求書、領収書、発注書など、処理が必要なドキュメントのカテゴリを認識することが重要です。形式、言語、またはその他の特有の機能の潜在的な変動を考慮する必要があります。多くの企業は AP プロセス内に 2 方向または 3 方向のマッチングを組み込んでおり、必要なマッチングタイプを正確に決定する必要があります。特定のドキュメントでは、日付の調整や通貨記号の追加などのデータ操作が必要になる場合があります。自動化ツールは、そのような操作を実行する機能を備えている必要があります。

すべてのユーザーと関係者を巻き込んで、自動化への移行に向けた包括的な計画を立てることが極めて重要です。この計画では、スケジュール、関係者、財務要件、主要なマイルストーンを概説する必要があります。

ステップ 2: ベンダーと製品の選択

適切な買掛金自動化ソフトウェアプロバイダーを選択することが極めて重要です。さまざまなオプションについての広範な調査と評価が重要です。機能、拡張性、統合機能、使いやすさ、ベンダーの評判、顧客のレビューなどのパラメータが選択のガイドとなります。

次のステップには、通常、最終候補に挙げられたベンダーに提案依頼書 (RFP) を発行するか、最終候補ベンダーから製品仕様を取得することが含まれます。優れた買掛金自動化システムは、API やミドルウェアなどの方法を使用して、さまざまな会計システムに接続できる必要があります。これにより、システム間でデータを簡単に共有できるようになります。 AP 自動化ソフトウェアは、ある会計システムから請求書と発注書を抽出し、それらを処理し、別の会計プラットフォームで情報を更新できる必要があります。この統合により、企業は使い慣れた会計ソフトウェアを使い続けながら、AP 自動化ソフトウェアの機能を使用できるようになります。例えば、 Nanonets の AP 自動化ソフトウェア QuickBooks や Sage などの他の会計システムと連携できます。

自動化ソリューションの選択をガイドする仕様には、ソフトウェアの技術的機能だけでなく、予算の制限や実装の予定スケジュールも含める必要があります。受け取った提案/仕様は、価格設定、実装サポート、カスタマイズオプション、継続的な顧客サポートなどの要素を含む徹底的なレビューと評価が必要です。

選択したベンダーと製品はビジネスの要件に最も効果的に適合するものでなければならず、その後、契約条件を確立するための交渉が行われます。

ステップ 3: セットアップとカスタマイズ

AP 自動化ソフトウェアのセットアップには、組織の優先請求書ルーティングと承認階層を複製するための構成とカスタマイズが含まれます。システム内でユーザーの役割と権限を確立すると、適切なアクセスと責任の分離が保証されます。個別のビジネス要件に合わせてシステムを調整するには、フィールド、通知、リマインダーの調整、および関連レポートの作成が含まれます。たとえば、企業には請求金額に基づいて階層的な承認手順を導入するオプションがあります。このカスタマイズされたアプローチにより、反復的なタスクが自動化され、確立されたプロトコルへの準拠が維持されます。

ステップ 4: トレーニングとテスト

システムを実際に起動する前の包括的なユーザー受け入れテスト (UAT) には、請求書の入力、2 方向または 3 方向の照合、承認ワークフロー、支払い処理、レポートなどのさまざまなシナリオの検査が含まれます。目的は、すべての要素がシームレスに相互リンクされ、システムが意図したとおりに正確に動作することを検証することです。

同様に重要なのは、AP 自動化ソリューションの使用に関して、買掛金チームと関連関係者に徹底的なトレーニングを提供することです。このトレーニングにより、スムーズな移行と新しいシステムの効果的な導入が保証されます。発生する可能性のある懸念事項に対処し、詳細なドキュメントを提供し、自動化の利点にスポットライトを当てることは、ユーザーの受け入れ促進に大きく貢献します。システムの利点についての明確なコミュニケーションと教育は、ユーザー間の信頼と熱意の醸成に役立ち、統合プロセスの成功を保証します。

ステップ 6: 実装と改良

AP 自動化システムの導入により、ソフトウェアの使用が開始されます。初期段階での注意深い監視は、表面化する可能性のある潜在的な問題を迅速に特定して解決できるようにするために不可欠です。

システムの有効性を確保することは継続的な取り組みです。継続的な評価と最適化は、この段階に不可欠な要素です。主要なパフォーマンス指標を定期的に精査し、ユーザーのフィードバックから洞察を収集し、必要な改善を導入することは、システムをビジネス要件の動的な進化と同期させるための実践です。

継続的なサポートを確保し、タイムリーなアップデートでシステムを最新の状態に保ち、発生する可能性のある技術的課題に迅速に対処するには、オートメーションベンダーとの強力なパートナーシップを構築することが重要です。自動化ベンダーの専門知識と支援は、システムのシームレスな機能の維持に役立ち、自動化の取り組みの持続的な成功に貢献します。

AP 自動化の取り組みにおけるナノネット

Nanonet のような AP 自動化ツールには、多くの利点があります。 AI の力を利用して、これらのツールを使用すると、電子メールやスキャンされたドキュメントからデジタルファイル、クラウドストレージ、ERP システムに至るまで、さまざまなソースからファイルやドキュメントを自動的に集約する AP ワークフローを簡単に作成できます。

スマートキャプチャ機能に加えて、Nanonet などの効果的な AP 自動化ツールは、包括的な機能スイートを提供します。これらには、さまざまな種類の文書からの自動化されたインテリジェントなデータ抽出、経費の照合と調整、レポートの作成からマネージャーの承認の確保までの経費ワークフローの合理化された管理、および推奨される ERP、会計ソフトウェア、またはビジネスとの月次会計締めのシームレスな統合が含まれます。ツール。

Nanonets は、クレジット/デビット請求書、見積請求書、商業請求書など、さまざまな請求書からのデータ抽出に優れています。 Nanonets は、請求書以外にも、領収書、値札、発注書、デビットカードやクレジットカード、その他さまざまな財務書類のスキャンにおける熟練度を示しています。

Nanonets は、企業の 80% という驚異的なコスト削減、最大 XNUMX 倍の請求書処理速度の向上、AP 日数の最適化の強化など、AP チームに大きなメリットを提供します。手動によるチェックと検証から生じる不正確さを効果的に排除し、例外に適切に対処し、関連する担当者に例外をインテリジェントにルーティングします。さらに、ナノネットは、詐欺、盗難、二重支払い、その他の非効率の検出と排除にも役立ちます。

Nanonets の機能の中心となるのは、Flow と呼ばれる AI 主導のプラットフォームです。この革新的なプラットフォームは、重要な AI 要素をアカウント処理ワークフローにシームレスに組み込むことで、AP プロセスを再定義します。 Nanonets は、AP 自動化の推進、エンドツーエンドの会計ワークフローの確立、Sage、Xero、Netsuite、Quickbooks などのさまざまなプラットフォームとの簡単な統合に役立ちます。さらに、Nanonets は、ACH、電信送金、クレジットカード、ウォレット、ネオバンクを含む国内と世界の両方の支払い方法をサポートしています。

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AP の自動化は、企業の財務健全性、業務効率、全体的な競争力に大きな影響を与える可能性があります。業界のレポートや統計から明らかなように、AP 自動化のメリットは多大です。自動化の導入により、期日通りの支払い率が大幅に向上し、処理コストが削減され、請求書管理がより効率化されます。企業は AP 処理に数十億ドルを費やしているため、自動化によって多額の費用を節約できる可能性があることは明らかです。テクノロジーが進化し続ける中、ナノネットのようなソリューションを採用することは、短期的な利点をもたらすだけでなく、ますますデジタル化が進むビジネス環境において企業の持続的な成長と成功に向けた立場を確立します。