המדריך לשנת 2023 לתהליכי עבודה מתקדמים לאישור חשבוניות

בנוף ההולך ומתפתח של פעולות פיננסיות, פעימות הלב של כל עסק מצליח הוא זרימת עבודה יעילה וללא שגיאות של אישור חשבוניות. בעוד חברות מנווטות במורכבות של חשבונות לתשלום, הדרישה ליעילות, דיוק ואבטחה מעולם לא הייתה קריטית יותר. בבלוג זה, אנו יוצאים למסע לעולם של תהליכי עבודה מתקדמים לאישור חשבוניות, בוחנים את האתגרים העומדים בפני מערכות ידניות וחושפים את כוח הטרנספורמציה של פתרונות חדשניים. התכוננו לחולל מהפכה בגישה שלכם לחשבונות לתשלום ולגלות את המפתחות לעתיד אוטומטי חד כתער.

מהו תהליך עבודה לאישור חשבוניות?

זרימת עבודה של אישור חשבוניות היא תהליך מובנה שארגונים עוקבים אחריו כדי לבדוק, לאמת ולאשר חשבוניות ספקים לפני ביצוע תשלומים. זרימת עבודה זו נועדה להבטיח דיוק, למנוע שגיאות ולשמור על בקרות פיננסיות במחלקת תשלומים (AP).

זרימת עבודה זו בוחנת באופן מקיף אלמנטים שונים, לרבות אימות ספק, אישור כמויות שהתקבלו, בדיקה של פריטי שורה, אימות מחירים וחישובים ותהליך התאמה תלת-כיווני מכריע עם הזמנות רכש וקבלת דוחות משויכים.

מרכיבי המפתח של זרימת העבודה של אישור החשבוניות כוללים:

1. אימות ספק וכמות: אישור על האותנטיות של הספק וכמויות הסחורות או השירותים שהתקבלו, תוך הקפדה על התאמה למידע הנמסר בחשבונית.
2. סקירת פריטים, מחירים וחישובים: בדוק ביסודיות פריטי שורה בודדים, מחירים וחישובים כדי לוודא את דיוקם והתאמתם לתנאים המוסכמים.
3. התאמה תלת כיוונית: התאמה של החשבונית עם הזמנת הרכש המתאימה וקבלת דוח בתהליך התאמה תלת כיווני. זה מסייע להבטיח שהסחורה או השירותים אכן הוזמנו, התקבלו וחולקו בצורה מדויקת.
4. טיפול חריג: טיפול ופתרון של אי-התאמות או חריגים שזוהו במהלך תהליך האימות. זה עשוי לכלול תקשורת עם בעלי עניין רלוונטיים כדי להבהיר או לתקן אי-התאמות.
5. סקירת מסמכים ואישורים: הערכה של כל מערך המסמכים, כולל החשבונית, הזמנת הרכש ודוח הקבלה, על ידי מאשרים ייעודיים בתוך הארגון. נדרש אישור לפני המשך תהליך התשלום.

זרימת העבודה של אישור החשבוניות היא מנגנון בקרה קריטי למניעת שגיאות, זיהוי פוטנציאל של הונאה ושמירה על דיוק פיננסי במסגרת פונקציית התשלום. למרות שבאופן מסורתי תהליך ידני ועתיר זמן, התקדמות בטכנולוגיות האוטומציה ייעלו באופן משמעותי את היעילות של זרימת העבודה של אישור החשבוניות בשיטות עסקיות מודרניות.

מהם השלבים בתהליך עבודה של אישור חשבונית?

קבלה והזנה של חשבוניות

חשבוניות מתקבלות ומוכנסות למערכת החיובים. שלב זה כולל לכידת מידע חיוני כגון מספר החשבונית, פרטי הספק וסכום החשבונית.

אמת את הספק ובדוק את פרטי החשבונית

האותנטיות של הספק מאומתת, והפרטים על החשבונית נבדקים לצורך דיוק. זה כולל אישור שהסחורה או השירותים שחויבו בחשבונית מתאימים להזמנת הרכש ולמסמכים רלוונטיים אחרים.

התאם חשבוניות עם מסמכים תומכים

חשבוניות מותאמות למסמכים תומכים, כגון הזמנות רכש וקבלת דוחות. שלב זה מבטיח עקביות ודיוק בין ההזמנה המקורית, קבלת הסחורה או השירותים והסכומים שחויבו.

נתב חשבוניות למאשרים לבדיקה והרשאה

חשבוניות ומסמכים תומכים מנותבים למאשרים ייעודיים לבדיקה והרשאה. המאשרים עשויים לכלול מפקחים, מנהלים או אנשים עם בקרה תקציבית.

התחל תזמון חשבוניות ותהליך תשלום

לאחר קבלת האישור, החשבונית מתוזמנת לתשלום, ומתחיל תהליך התשלום. זה עשוי להיות כרוך ביצירת אצוות תשלום, הכנה לתשלום כספים ועמידה בתנאי התשלום.

תהליך חשבונית לתשלום

זרימת העבודה של אישור החשבונית היא חלק מתהליך הרחב יותר של חשבונית-תשלום, החל מקבלת החשבונית ועד לקביעת קבלת הפריטים שהוזמנו ולבסוף תשלום החשבונית המאושרת.

השלבים שלעיל נועדו להבטיח שכל חשבונית תעבור תהליך אימות ואישור יסודי, מזעור טעויות, מניעת הונאה ושמירה על שליטה פיננסית בתוך הארגון. במערכות אוטומטיות, הצעדים הללו לרוב מיועלים, מצמצמים את המאמץ הידני ומשפרים את היעילות הכוללת במחלקת החייבים.

בעיות בתהליכי עבודה של אישור חשבוניות

1. שעות לא מספיקות לתשלום חשבונות: משאבים וכוח אדם מוגבלים במחלקת החשבונות עלולים להוביל לפיגור בעיבוד חשבוניות. מכשול זה גורם לעתים קרובות לעיכובים ועומס עבודה מוגבר עבור צוות AP.
2. קבלה מאוחרת של מסמכים תומכים: המתנה למסמכים הדרושים, כגון הזמנות רכש או קבלת דוחות, עלולה להפריע לאישור החשבונית. עיכובים בהגשת מסמכים יכולים להאריך את הזמן שלוקח להתאים חשבוניות בצורה מדויקת.
3. קושי בזיהוי הונאה או שגיאות: הסיכון להתעלם מפעילויות הונאה או שגיאות גבוה יותר במערכת ידנית. בקרות מוגבלות ותהליכי אימות ידניים עשויים שלא לתפוס אי התאמות, שיובילו להפסדים כספיים פוטנציאליים.
4. איחור בתשלומים או הנחות שהוחמצו: תהליכים ידניים יכולים לתרום לעיכובים בתשלום, וכתוצאה מכך לאיחור בתשלומים לספקים. בנוסף, עסקים עלולים להחמיץ הנחות בתשלום מוקדם עקב תהליכי עבודה לא יעילים של אישור.
5. מעקב עם מאשרים: מעקב אחר מאשרים ייעודיים לאישור חשבונית יכול להיות גוזל זמן במערכות ידניות. מכשול זה מוסיף לזמן הטיפול הכולל ועלול להוביל לתסכול בקרב צוות החייבים.
6. פניות לגבי מצב תשלום קבוע: ספקים עשויים לברר לעתים קרובות על מצב התשלומים שלהם במערכות ידניות, מה שתורם להגברת משימות התקשורת והמעקב עבור צוות החייבים.

טיפול במכשולים אלו חיוני עבור ארגונים שמטרתם לייעל את זרימות העבודה של אישור החשבוניות שלהם. פתרונות אוטומציה, כגון תוכנת אוטומציה של AP, יכולים לצמצם את האתגרים הללו באופן משמעותי על ידי ייעול תהליכים, שיפור הדיוק ושיפור התקשורת בתוך מחלקת התשלומים.

כיצד אוטומציה יכולה לעזור?

1. ייעול הזנת נתונים: כלי אוטומציה יכולים ללכוד ולהזין נתוני חשבוניות למערכת, ולהפחית את הצורך בהזנת נתונים ידנית. זה ממזער את הסיכון לשגיאות הקשורות לקלט ידני ומאיץ את תהליך אישור החשבוניות.
2. אימות חוקיות: מערכות אוטומטיות משתמשות בכללים ובמאגרי מידע אלגוריתמיים כדי לאמת את הלגיטימיות של הספקים, ומפחיתה את הסיכון לעיבוד חשבוניות ממקורות הונאה או לא מאומתים. זה משפר את הביטחון הפיננסי ומפחית את הסיכוי לבצע תשלומים לספקים שאינם קיימים.
3. כניסת ספק בשירות עצמי: אוטומציה מאפשרת הצטרפות לספקים בשירות עצמי, כאשר הספקים יכולים להזין את המידע שלהם ישירות למערכת. זה משפר את הדיוק ומעביר את עומס העבודה מצוות החשבונות לספקים.
4. טרנספורמציה דיגיטלית של מסמכים: אוטומציה ממירה חשבוניות נייר לפורמטים דיגיטליים באמצעות טכנולוגיות כמו סריקת תווים אופטית (OCR). תהליך זה לוכד מידע חיוני כגון מספרי חשבוניות, מספרי הזמנה, פרטי ספק וסכומים, מה שהופך את הנתונים לנגישים וניתנים לחיפוש בקלות.
5. זרימת עבודה אוטומטית לאישור חשבוניות: כל תהליך אישור החשבוניות יכול להיות אוטומטי, כולל ניתוב חשבוניות למאשרים ייעודיים. זה מקטין את הזמן המושקע במעקבים ידניים ומאיץ את מחזור האישורים בלחיצת כפתור.
6. התראות תזכורות אוטומטיות: מערכות אוטומטיות יכולות לשלוח תזכורות אוטומטיות למאשרים ייעודיים כאשר מתרחשים עיכובים באישור. זה מבטל את הצורך במעקבים ידניים ומבטיח שתהליך האישור יישאר במסלול.
7. הודעות סטטוס תשלום בזמן אמת: ספקים יכולים לקבל הודעות בזמן אמת על מצב החשבוניות שלהם, כולל כאשר חשבוניות ממתינות, בתהליך או משולמות. זה מפחית את מספר פניות הספקים והשיחות, ומשפר את התקשורת הכוללת.
8. אבטחה ובקרות פיננסיות משופרות: תוכנת אוטומציה כוללת לעתים קרובות הצפנת נתונים ברמת הארגון, המספקת אבטחה נוספת למידע פיננסי רגיש. הנהלת חשבונות תשלומים אוטומטית מסתנכרנת עם מערכות ERP או חשבונאות בזמן אמת, מה שמבטיח דוחות כספיים מדויקים.
9. התאמה גלובלית של תשלומים: חלק מפתרונות האוטומציה מציעים התאמה אוטומטית של תשלומים גלובליים בזמן אמת, התומכים במספר שיטות תשלום ומטבעות. תכונה זו יכולה להפחית משמעותית את זמן סגירת החשבונאות החודשית.
10. חיסכון עלויות: אוטומציה מפחיתה את העלויות הכרוכות בעיבוד ידני של חשבוניות. העלות הממוצעת של עיבוד חשבונית באופן ידני היא לרוב גבוהה יותר מעלות ההטמעה והתחזוקה של פתרון אוטומציה.

על ידי מינוף אוטומציה בזרימת העבודה של אישור החשבוניות, עסקים יכולים לא רק לחסוך זמן ולצמצם שגיאות אלא גם לשפר את הבקרה הפיננסית, לשפר את התקשורת ולהשיג חיסכון משמעותי בעלויות בתהליכי התשלום שלהם.

כיצד Nanonets יכולות לסייע באוטומציה של זרימת עבודה לאישור חשבוניות?

גלה את הפוטנציאל של זרימת עבודה חלקה של אישור חשבוניות עם Nanonets - הפתרון החדשני שלך ליעילות ודיוק ללא תחרות בתהליכים לתשלום חשבונות. בעולם שבו מערכות ידניות מובילות לתהליכים שגוזלים זמן וטעויות אנוש, ננונטס מתגלה כזרז לשינוי טרנספורמטיבי.

• דיוק מופעל OCR:
  חווה את העוצמה של טכנולוגיית זיהוי תווים אופטי (OCR) חדשנית עם Nanonets. היפרד מבעיות בהזנת נתונים ידנית, כאשר Nanonets מחלצת ומעבדת בקפידה מידע חיוני מחשבוניות, ומבטיחה דיוק ללא תחרות בכל שלב.
• אוטומציה יעילה של זרימת עבודה:
  Nanonets לוקחת את זרימות העבודה של אישור חשבוניות לגבהים חדשים על ידי אוטומציה של משימות מייגעות. החל מקבלת והזנת חשבוניות למערכת ועד התאמתן למסמכים תומכים, התהליך כולו מתייעל ליעילות מירבית.
• התאמה תלת כיוונית ללא מאמץ:
  הרם את השליטה הפיננסית שלך עם התאמה אוטומטית תלת-כיוונית של Nanonets, הבטחת יישור חלק בין הזמנות רכש, קבלת דוחות וחשבוניות ספקים. נפרדים מפערים וברוכים על עידן חדש של דיוק.
• התראות והתראות בזמן אמת:
  Nanonets שומר אותך מעודכן עם התראות בזמן אמת. המאשרים מקבלים התראות מיידית, ממזערים עיכובים ומבטיחים תהליך אישור מהיר.
• הצגה מחדש של ספקים:
  עשה מהפכה בכניסת ספקים עם פורטלי השירות העצמי של Nanonets. הספקים יכולים להזין מידע ישירות, להבטיח דיוק ולהפחית את העומס על צוות החיובים שלך.
• אמצעי אבטחה משופרים:
  אמון במחויבות של Nanonets לאבטחה. תהנה מהצפנה חזקה וטיפול מאובטח בנתונים, תוך שמירה על המידע הפיננסי הרגיש שלך.
• אינטגרציה חלקה:
  חווה אינטגרציה חלקה עם המערכות הקיימות שלך. Nanonets מסתנכרנת ללא מאמץ עם תוכנת ERP או הנהלת חשבונות, מספקת דיוק בזמן אמת ומבטלת את הצורך בהתאמה ידנית.
• חיסכון בעלויות ותיאום תשלומים גלובלי:
  גלה חיסכון משמעותי בעלויות עם Nanonets. עיבוד החשבוניות האוטומטי לא רק חוסך זמן; זה מקצץ בהוצאות. צלול אל העתיד עם התאמה אוטומטית של תשלומים גלובליים בזמן אמת, תמיכה במספר מטבעות ושיטות תשלום.

מוכנים לעתיד של אישור חשבוניות?

אל תתנו לתהליכים ידניים לעכב אתכם. אמץ את הננונטים עבור זרימת עבודה חדה כתער ואוטומטית לאישור חשבוניות. הצטרף לעסקים שחושבים קדימה שחוסכים זמן, מפחיתים שגיאות ומשפרים את הבקרה הפיננסית. המסע שלך ליעילות מתחיל כאן.

חקור את Nanonets היום לחוויה חכמה ויעיל יותר של חשבונות לתשלום.

• הפצת תוכן ויחסי ציבור מופעל על ידי SEO. קבל הגברה היום.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. העצים את עצמך. גישה כאן.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. הידע מוגבר. גישה כאן.
• PlatoESG. פחמן, קלינטק, אנרגיה, סביבה, שמש, ניהול פסולת. גישה כאן.
• PlatoHealth. מודיעין ביוטכנולוגיה וניסויים קליניים. גישה כאן.
• מקור: https://nanonets.com/blog/invoice-approval-workflows/