כיצד לנהל בקרות פנימיות עבור חשבונות לתשלום

כיצד לנהל בקרות פנימיות עבור חשבונות לתשלום

חותמת זמן: 17 בנובמבר 2023 2:59
צומת המקור: 2979346

כל העסקים חייבים לנהל במומחיות את התשלומים שהם חייבים לאנשים או לגופים אחרים. פונקציה זו, המכונה חשבונות לתשלום, הוא קריטי לפעילות העסקית, לניהול פיננסי ולבניית מערכות יחסים ארוכות טווח בכל ענף. 

צוותי חיובים חייבים למצוא את האיזון בין מהירות ודיוק כדי לקבל את התשלומים הנכונים לשותפים הנכונים בזמן. האפשרות של שגיאות סביב תשלומים מחייבת יישום מספר בקרות לתשלום חשבונות לאורך כל הדרך הליך תשלום חשבונות. 

בקרות פנימיות של ספקי חוב פותחו בקפידה, יושמו באופן נרחב ושוכללו ללא הרף כדי להגן על עסקים מפני סיכוני תשלום, לא משנה מאיפה בתהליך ה-AP הם מקורם. נבחן את הסוגים השונים של בקרות AP, שיטות עבודה מומלצות של בקרות פנימיות לתשלום, וכיצד לנהל בקרות AP בנוף הדיגיטלי של ימינו.

הבנת בקרות פנימיות לתשלום חשבונות

כשמדובר בחלוקת כספים – בין אם זה ללקוח שמבצע החזר, ספק ששולח חומרי גלם או גוף ממשלתי שגובה מיסים או עמלות – חשוב שטעויות עיבוד לא יפריעו. העסק שחייב כסף ישלח חשבונית, חשבונית זו תעובד על ידי צוות AP, ולאחר מכן צוות AP ישלח כספים לבעל החשבונית. לאחר שהכספים ייפנו, התהליך יושלם, והעסקים יכולים להמשיך כרגיל. 

בקרה פנימית על חשבונות זכאים הם סט של תקנים ודרישות שהופכים את תהליכי ה-AP ליעילים יותר, מפחיתים סיכונים עסקיים הקשורים לפונקציה ומייעלים את ניהול המזומנים לטווח ארוך. שים בקצרה, א צוות AP יעיל ואפקטיבי ישפיע לטובה על כל פונקציה עסקית במורד הזרם. 

סיכונים לתשלום חשבונות

זכאית ויתרה זכות הסיכונים חורגים הרבה מעבר לתשלומים מאוחרים וקשרים עסקיים פגומים; אם זה חמור מספיק, כדאיות עסקית יכולה להיות מוטלת בספק בגלל בעיות של חשבונות. כמה מהסיכונים הגדולים ביותר בפונקציה העסקית הזו הם:

  • הונאה
  • תשלומים מאוחרים או לא שלמים
  • אי עמידה בדרישות הביקורת
  • ניהול חשבוניות לא תקין
  • תשלומי יתר

הפונקציה העסקית של בקרות זכאים

כאשר מיושמות כהלכה, בקרות פנימיות לתשלום חשבונות מחלקות תפקידים ואחריות לאורך התהליך, מבטיחות דיוק חשבוניות ותשלומים, מפחיתות את הסיכון לתשלומים מרובים, שומרת על נתיב נייר שניתן לביקורת, ומפחיתה טעויות אנוש מתחילתו ועד סופו. 

עם בקרות ה-AP הנכונות, מנהיגים עסקיים, לקוחות וספקים אחרים יכולים לישון בשקט בידיעה שהסיכון להונאה קלוש, העברת הכספים תהיה מהירה ומדויקת, והניהול הפיננסי של הארגון שלך אמין. ישנן שיטות עבודה מומלצות לבקרה פנימית לתשלום חשבונות רבים שכל עסק צריך לתעדף; בואו ניכנס אליהם.

סוגי בקרות פנימיות לחייבים

בקרות פנימיות של ספקים מתחלקות לשלוש קטגוריות משנה עיקריות: בקרות חובה לתשלום, בקרות הזנת נתונים ובקרות הזנת תשלום. כל קטגוריה מתיישרת עם השלבים העיקריים בתהליך התשלום: אימות חשבוניות נכנסות, הבטחת הנתונים שנרשמו בצורה נכונה פנימית וחלוקת הכספים הנכונים למקבל התשלום. 

חובת תשלום בקרות

הסוג הראשון של בקרות פנימיות עבור חשבונות זכאים מתרכז סביב חובת התשלום של העסק. כאשר חשבוניות נכנסות נשלחות לבית עסק, העסק חייב לאמת כל חשבונית. הן צריכות להתאים לסחורות או לשירותים שהתקבלו, ואין להן כפילויות של חשבוניות שכבר עובדו. בחלק זה של התהליך, צוות ה-AP שלך צריך לעשות את בדיקת הנאותות שלו באמצעות השיטות הבאות:

  1. אישור חשבונית

בהתאם למבנה הארגון שלך, התפקיד המדויק עליו אחראי אישורי חשבוניות יכול להשתנות, אבל בדרך כלל, יש אדם אחד או צוות קטן של אנשים שבודקים חשבוניות נכנסות, מוודא שהסכום המגיע הוא נכון ומאשר את התשלום עבור אותה חשבונית. 

זה יכול להיות קשה יותר לעשות ממה שאתה חושב. המאשר צריך לדעת כמה מהמוצר נרכש, מהו מחיר המכירה המוסכם ואם המוצר הזה התקבל. עם החשבונית, הזמנת הרכש המקורית וקבלות המשלוח, הם יכולים להצליב את המידע כדי להבטיח את דיוקו.

  1. אישור הזמנת רכש

כאשר עסק מחליט לבצע רכישה, צוות הרכש צריך להנפיק ולאשר את הזמנת רכש. לאחר אישור הזמנת הרכש, ניתן לה מספר הזמנה ומשותף עם הספק. זה נותן למאשר החשבונית בדיקה פשוטה לפני אישור תשלום כל חשבונית. זוהי דרך מצוינת לצמצם הוצאות יתר ולנהל תחזיות הוצאות. 

  1. התאמה תלת כיוונית

תהליך השוואת חשבוניות להזמנות רכש וקבלת מידע נקרא התאמה תלת כיוונית. זה מבטיח שהפריטים עליהם משלמים התקבלו. יש לבצע התאמה לפני אישור תשלום. 

  1. כפול חשבונית או ביקורת תשלום

הסוף הוא לוודא שהתשלום טרם נשלח לספק עבור הפריטים בחשבונית. פעם זה היה ידני, אבל כיום, רוב העסקים מסתמכים על כלי תוכנה כמו Nanonets כדי לסרוק את המערכת שלהם, לחפש את מספר החשבונית ומספר ההזמנה המשויכים, ולסמן תשלומים כפולים.  

בקרות להזנת נתונים

בקרות להזנת נתונים - במיוחד עם הפתרונות הדיגיטליים המשמשים ברובם חשבונאות ופונקציות FP&A - מהוות בקרות פנימיות מרכזיות עבור צוותי חובה כיום. לאחר קביעת חובת התשלום שלך, קיימות בקרות להזנת נתונים כדי להכניס את הנתונים הנכונים לתוכנת האשראי שלך. בין אם אתה משתמש ב-ERP, פלטפורמת אוטומציה או שילוב של כלים, הזנת נתונים מדויקת חייבת להיות עדיפות. ישנן שתי דרכים לנווט בבקרות פנימיות אלה עבור חשבונות לתשלום:

  1. רשום חשבונית לפני אישור

בגישה זו, חשבונית והחיוב שלה נרשמים ברגע שצוות ה-AP מקבל אותה מהשולח. לאחר מכן הוא נשלח לתהליך האישור, מה שגורם לרוב לעיבוד מהיר יותר ולתשלום כספים.

  1. רשום חשבונית לאחר האישור

אם אתה מודאג לגבי תשלומים כפולים, בחר לרשום את החשבונית במערכת שלך לאחר שהיא בוצעה מאושר על ידי הרשות המתאימה באופן פנימי. אם אתה טועה בזהירות, זו הגישה המומלצת. 

  1. בקרות הזנת תשלום

הסוג העיקרי האחרון של בקרות פנימיות עבור תהליכים של ספקי חוב הוא כל בקרות הזנת התשלומים. אלה מתמקדים בשליחת התשלומים הקשורים לחשבוניות שאושרו והועלו למערכת שלך. בקרות החייבים בקטגוריה זו הן:

  1. הפרדת תפקידים

אל תקצה את אותו אדם להכין ולחתום על צ'קים; השאר אותם נפרדים כדי ליצור שכבת אבטחה נוספת. זה גם מוודא שאדם שני בודק הכל לפני ביצוע התשלום. זה אולי נראה פשוט, אבל זה ממלא תפקיד מרכזי בבקרה פנימית הכוללת של חשבונות לתשלום. 

  1. חתימה ידנית על צ'ק

התרחק מחותמות חתימה וחייב חתימה ידנית על המחאות מיושן עבור כל תשלומי הספקים. חותמות עלולות לשמש אנשים לא מורשים, להגביר את הסיכון להונאה ולגרום לתשלומים כפולים בטעות.

  1. אחסון בדיקה בטוח

אחסן צ'קים באזור אחסון נעול הנפרד מכל חותמות החתימה שהארגון שלך משתמש בו.

  1. מעקב אחר מספרי המחאות

על ידי מעקב צמוד אחר כל הצ'קים שנשלחו באמצעות ריצת צ'ק, צוותי AP יכולים לזהות אם שיקים כלשהם נעלמים ולסמן את הבעיה בערוצים המתאימים.

  1. חתימה כפולה

בקרת חשבונות זכאים לא תהיה שלמה ללא מדיניות חתימה כפולה עבור כל תשלומים מעל סכום מסוים. מנהל או מנהל בדרג גבוה יותר יכולים לשמש אמצעי הגנה יעילים כאשר הרבה כסף עומד על הפרק.

שיטות עבודה מומלצות לבקרות פנימיות לתשלום חשבונות

כל הקטגוריות של בקרות AP מגיעות עם המלצות לשיטות עבודה מומלצות. חשוב להישאר מעודכן לגבי שיטות הבקרה הפנימיות לתשלום שוטף, במיוחד כאשר טכנולוגיות חדשות משנות את תהליך ה-AP באופן פנימי וחיצוני. 

שיטות עבודה מומלצות: חובת תשלום בקרות

כדי לקבל את ההגנה מירבית מהחובה לשלם בקרות, הקפד להשתמש בפתרון אחסון מסמכים מגובש. אם העסק שלך מקבל חשבוניות נייר, שומר את כולן במקומות שונים ואין לו תהליך סטנדרטי לאן הם הולכים, דברים ילכו לאיבוד.

במקום זאת, השקיעו ב תוכנת AP כגון Nanonets, שיכולה לשמור עותק דיגיטלי של כל חשבונית, לעקוב אחר זרימת האישורים ולהתאים נתוני חשבוניות למערכות אחרות בארגון שלך. פתרונות תוכנה יכולים גם לסמן כפילויות או להודיע ​​לאנשים כאשר תשלום כבר נשלח. אפילו עם כלי דיגיטלי, הקפד להימנע מניגודי אינטרסים ולהשאיר מספר אנשים מעורבים בתהליכי האישור והתשלום כדי לעזור להפריד בין תפקידים ואחריות. 

שיטות עבודה מומלצות: בקרות להזנת נתונים

הזנת נתונים היא מועמד מסיבי לטעות אנוש. במקום לסמוך על אחד מאנשי צוות ה-AP שלך שיזין את המידע מכל חשבונית או הזמנת רכש ידנית, סרוק את המסמכים לתוך כלי קריאת מסמכים שיכול לחלץ את המידע באופן אוטומטי ולהפיץ אותו דרך המערכות העסקיות שבהן אתה משתמש. Flow by Nanonets מותאם אישית לבטל הזנת נתונים ידנית ומתקשר בצורה חלקה עם כולם ERP מובילים, CRM וכלים עסקיים אחרים. 

שיטות עבודה מומלצות: בקרות כניסת תשלום

בהתאם לבקרות כניסת התשלום עצמם, הקפידו לשמור על הפרדה מסוימת של תפקידים בתהליך. אתה לא רוצה שאותו אדם שאישר את החשבונית יהיה מי שכותב וחותם על הצ'ק; קבוצה אחרת של עיניים צריכה לבדוק הכל לפני ביצוע תשלום. אפילו טוב יותר, שקול לעבור לתשלומי ACH או העברות בנקאיות במקום המחאות מודפסות. דברים לא יכולים ללכת לאיבוד, שובל הנייר בלתי ניתן להריסה, והתשלומים מתקבלים כמעט מיד. 

בקרות פנימיות לחייבים מגנים על העסק, הספקים והלקוחות שלך

אם אתה להוט ליישם בקרות AP חדשות אבל אינך בטוח מאיפה להתחיל. שב ובדוק את התהליך מתחילתו ועד סופו. מי מעורב? מהם השלבים המדויקים שמתבצעים מרגע קבלת החשבונית ועד לתשלום? מהן נקודות הכאב בתהליך הנוכחי? איך הטכנולוגיה משתלבת

ברגע שתהיה לך את התשובה לשאלות האלה בתור בסיס, אתה יכול להתחיל לזהות את הפירות הנמוכים ואת השינויים המורכבים יותר לפני שאתה קופץ פנימה. תזדקק לאנשים שמבינים היטב את הפונקציה כדי לעזור ביישום בקרות חדשות או תהליכים מעודכנים, אך לאחר השלמתם, בקרות אלה יגנו על העסק שלך ועל כל אדם או ארגון המעורבים בו.

בול זמן:

עוד מ AI & Machine Learning