האם אכלנו יותר מדי על תוכנה?

עבר קצת יותר מעשור מאז שמרק אנדרייזן היה מפורסם הכריז שהתוכנה אוכלת את העולם. הוא צדק. עכשיו, אנחנו בשלב חדש: יש תוכנה רבת עוצמה בכל מקום שאנחנו מסתכלים, ו צרכנו it ללא התחשבות רבה בהשפעות ארוכות הטווח. עד כדי כך שהיום אנו עומדים בפני שאלה אירונית: אכלנו יותר מדי? 

הצלחות שלנו בהחלט מלאות בכל סוג של יישום שניתן להעלות על הדעת, וכולם כל כך מפתים. האם אתה יודע לכמה אפליקציות נרשמת אי פעם? אולי עשרות, או אפילו מאות? המספר הממוצע של אפליקציות שנפרסו ללקוח Okta עלה ב-22% מעל ב-4 השנים האחרונות. ראשי IT שאני מדבר איתם מתבדחים לעתים קרובות שלחברות שלהם יש יותר אפליקציות SaaS מאשר לעובדים.

זֶה יכול תהיה בעיה ואתה צריך אכפת מזה. ארגונים שנותנים לתיאבון שלהם לגדול ללא מעצורים עומדים בפני שלושה סיכונים עיקריים:

• עלויות: כשעבודה מרחוק הפכה לסטנדרט, ראינו שהתוכנה הופכת לשורת ההוצאות השנייה בגודלה עבור חברות רבות. למרות זאת, עד 25% מאפליקציות SaaS ורישיונות אינם בשימוש. אם שתי ההוצאות המובילות של החברה שלך הן אנשים וטכנולוגיה, אתה מבזבז הרבה כסף על אחת ההוצאות המובילות שלך.
• סיכוני תאימות: כדי למכור תוכנה מבוססת ענן או לאחסן נתוני לקוחות בענן, עליך להיות או להישאר תואם SOC2, ISO 27001, או אפילו SOX. חשבו על החברה שלכם ועל הנתונים שלה כעל טירה. אתה צריך להוכיח למבקרים שזה מוגן היטב. כעת, דמיינו כל אפליקציה כחלון, פתח, גשר או נקודת כניסה לטירה שלכם. ככל שיותר אפליקציות, כך תקבל יותר בדיקה ממבקרים.
• יעילות תפעולית: ההבדל בין שף טוב לשף ברמה עולמית הוא הכל על איך הם מנהלים את הצוות שלהם להתמודד עם כל המרכיבים בהישג יד. הצוות שלך בהחלט לא משתף פעולה טוב כאשר הוא משתמש במספר סוגים של אותה אפליקציה, כגון Monday, Jira, Asana או ClickUp. כמו כן, כרטיסי תמיכה פנימיים גדלים באופן אקספוננציאלי עם מספר האפליקציות בשימוש.

בכל זאת (וכדי לדחוף את מטפורת האוכל צעד אחד קדימה), רבות מהאפליקציות שהחברה שלך משתמשת בהן בפועל יש לו המרכיבים לבניית מוצר נהדר. הרי בניית חברת טכנולוגיה היא מסובכת. וכדי לעשות זאת ביעילות אתה צריך את הרכיבים והכלים הנכונים. עם זאת, החוכמה לנצל אותם - כדי להפוך למסעדת תוכנה ברמת 3 כוכבי מישלן - הוא לחשוב איך לנהל בצורה מופתית את כל התוכנות שלך. 

שיטה אחת להשיג זאת, לנצל את מלוא הפוטנציאל של החברה שלך באמצעות טכנולוגיה, היא לשנות את סדרי העדיפויות של IT, אבטחה ורכש - הצוותים שבדרך כלל אכפת להם מפעולות תוכנה. במקום לגרום להם לתקן בעיות (למשל לפתור כרטיסי IT), עזור להם ליצור תשתית המאפשרת לעובדים להפעיל תוכנה בעצמם ולהפוך ל- כוח עבודה בשליטה עצמית.

השמיים האפליקציהאוקליפסה. או שזה …?

אבל קודם כל: איך הגענו לכאן, עד היום, כאשר חברות חיות על SaaS וחיות את מה שאני מכנה בצחוק האפליקציהאוקליפסה? מהן הסיבות להתמכרות שלנו לתוכנה?

UX טוב יותר של תוכנה מודרנית פירק תוכנות ארגוניות מסורתיות

עובדים משתמשים ביותר ויותר אפליקציות מיוחדות כדי להצליח בעבודה. אָנוּ משמש לשימוש במוצרי Microsoft כמעט לכל דבר. כעת, אנו משתמשים ב-Airtable במקום ב-Excel, ב-Notion במקום ב-Word, ב-Pitch במקום ב-PowerPoint. כדי לשים כמה מספרים מאחורי מה שרבים מאיתנו רואים בחיי היום יום שלנו: מעל 42% מלקוחות Office365 של Okta כעת גם לפרוס את Zoom במקום להשתמש רק ב-Microsoft Teams, ו-26% מהם גם משתמשים ב-Box למרות שיש להם OneDrive.

אנשים משתמשים באפליקציות נוספות עקב אימוץ קל וחינמי

באופן מסורתי, מוצרים ארגוניים נמכרו מלמעלה למטה: ה-CIO החליט לקנות את Salesforce או Microsoft Office והם הפכו לברירות המחדל של החברה כולה. אבל סטארטאפים כמו Slack ו-Dropbox צמיחה פופולרית מלמטה למעלה, והיום, 67% מהחברות המפתחות (למשל Datadog או AWS) יש תוכנית או ניסיון בחינם. אנחנו לא צריכים לקבוע שיחה עם אנשי מכירות או לבקש רשות מ-IT יותר - אנחנו פשוט הירשם לגרסה החינמית של הכלי.

בקיצור: אפליקציות נמצאות כאן, שם, בכל מקום. אבל האם הגזמנו? האם אנחנו, בעצם, משתמשים ביותר מדי אפליקציות? אני לא חושב. להיפך, תוכנה יכולה לתת לנו כוחות על להניע את העסק קדימה מהר יותר. 

התייחס לטכנולוגיה כאל נהג עסקי

תחשוב על המכונית שלך. זה דורש חלקים 30,000 ליצור מכונית אחת בלבד. אבל במקום להקטין את מספר החלקים, יצרני הרכב במקום פיתחו את השיטה היעילה ביותר להרכבת המכונית. החידוש הגיע מהאופן שבו חיברו חלקים שונים. לדוגמה, ה מערכת ייצור טויוטה, שנקרא גם "ייצור רזה", הפך למבדיל תחרותי ליבה עבור טויוטה. עקרון אחד היה למזער בזבוז ולשפר באופן מתמיד את הפעולות על ידי העלאת בעיות על פני השטח במהירות. פיתוח תוכנה זריז ומתודולוגיית "סטארט-אפ רזה" נוצרו בהשראת מערכת טויוטה של ​​"בנה, מדוד, למד". 

בדומה לטויוטה, חברות צריכות לחשוב איך לשנות את עקרונות הפעולה שלהם סביב תוכנה ולהפוך אותם לא מבדל תחרותי. גישות מסורתיות לניהול טכנולוגיה אינן מספיקות. חברות חושבות לעתים קרובות שריכוזיות היא התשובה, אבל במקרה זה, היא לא. פשוט יש יותר מדי אפליקציות להתמודד איתן, בנוסף לגורמים אחרים כמו אבטחה ותאימות.

ניהול תוכנה מרכזי הוא האויב

בשנת 1944, סוכנות הביון המרכזית פרסם מדריך כיצד לחבל במקום העבודה שלך. נקודה מס' 1 הייתה לעולם לא לעשות קיצורי דרך ולעבור תמיד דרך "ערוץ" מרוכז. חשבו על הפעם האחרונה שהייתם צריכים גישה לאפליקציה או הרשאה. היית צריך לעבור בערוץ שנוצר על ידי כרטיס IT, והיית תקוע בהמתנה. או מה לגבי הפעם האחרונה שהיית צריכה לקנות תוכנה חדשה? זה יכול לקחת 2 עד 3 חודשים עד שתקבל את כל האישורים הדרושים לרכישת אפליקציה. 

הנה הסיבה שריכוזיות לא עובדת, ומדוע גישות לתיקון שלה יכולות להחמיץ את המטרה.

הריכוזיות יוצרת צווארי בקבוק

יותר ממחצית מכל האפליקציות נרכשות ומנוהלות על ידי מומחים לנושא בצוותים שונים - שרבים מהם רק רוצים לרכוש את הכלים שלהם ולהתחיל לעבוד. עם זאת, מחלקות כמו IT, אבטחה או רכש צריכות לעזור ברוב הבקשות הללו. ממה שאנו רואים, בין 40% ל-60% מכלל כרטיסי ה-IT קשורים לבעיות גישה לתוכנה, שבממוצע לוקח כ-19 שעות לפתור אותן. עובדים תקועים בהמתנה, ומנהלי מערכת נמחצים מעבודה עמוסה כמו יצירת חשבון. הוצאות הניהול גדלות עם כל אפליקציה נוספת. 

ריכוזיות מובילה לדליים דולפים

חברות גם מרכזות את הפיקוח כדי להפחית עלויות, תאימות או סיכוני אבטחה. ההיגיון נכון, בכך שעובדים לא צריכים רק לרכוש תוכנות כפולות או לקבל הרשאות אדמין מופרזות. עם זאת, סקירת מאות אפליקציות ואלפי חשבונות אינה ניתנת להרחבה בגישה ריכוזית - היא יוצרת דליים דולפים, שבהם העובדים עדיין מקבלים ושומרים על גישה מיותרת לאפליקציות מבלי שאף אחד ידע. לדוגמה, 25% או יותר מהתוכנה אינו בשימוש ברוב החברות. או, צוות האבטחה של סגמנט הראה את זה בשנה שעברה 60% מ-669 תפקידי הניהול שלו לא היו בשימוש פעיל.

עוד מספר עובדים זה לא הפתרון

לעתים קרובות, צוותי תפעול מתנגדים לכך שהם אינם ממומנים היטב כמו מחלקות אחרות, מה שגורם להם לנוע לאט יותר ממה שהם באמת רוצים. אז למה שלא נגדיל ללא הרף את מספר המנהלים עם מספר האפליקציות שבהן אנו משתמשים? עם זאת, הבעיה טמונה בדיוק בשאלה זו ובהנחה שניתן לפתור את הבעיה רק ​​על ידי ריכוז עזרה ופיקוח. זה פתרון שלא קנה קנה מידה.

ריכוזיות של ניהול תוכנה היא דבר מוזר. הוא מנסה להקל על הדברים, אבל איכשהו הוא מחמיר את המצב עבור כולם ככל שמספר האפליקציות גדל. כך, איך נוכל לדמיין מחדש את תפקידי הצוותים שאכפת להם מפעולות תוכנה - כלומר IT, אבטחה ורכש?

הפוך את הנתיב התואם לנתיב הקל

בואו נודה בזה: העובדים יעשו כמעט תמיד את הדרך הקלה ביותר לערך. אם הגישה שלך לניהול תוכנה נשארת מרוכזת עם צווארי בקבוק רבים, אז העובדים ימשיכו לעקוף את המדיניות שלך על ידי ביצוע דברים כגון רכישת תוכנה בסתר. זה מעגל קסמים. על מנת שאנשים רבים יפעלו באחריות - וכדי לשנות את היחסים בין IT/אבטחה/רכש לשאר הארגון - הנתיב התואם צריך להפוך לנתיב הנוח ביותר. 

ממשל עצמי הוא הגישה החדשה לניהול תוכנה

התמודדות עם מורכבות זו יכולה לקרות רק אם נחזיר את השליטה והאחריות לעובדים ולצוותים שלהם. במקום לתת לאנשים אוכל, אתה מלמד אנשים איך לבשל בלי לשרוף את עצמם. בעיקרון, המטרה היא למצוא דרך שבה התמריצים יתאימו כך שעובדים הפועלים בצורה החסכונית והבטוחה ביותר יפתרו גם את הבעיות של עצמם באופן המהיר ביותר. 

אנחנו כבר מותנים לעשות זאת בעצמך בכל הנוגע לקניית מזון וגז - ואפילו צ'ק אין לטיסה - אז למה לא עם ניהול תוכנה ארגונית? במקום לבקש מ-IT תמיכה (או לעבוד דרך "ערוצים", כפי שתיאר ה-CIA במדריך שלו לחבלה במקום העבודה), ה-IT יכול לאפשר לעובדים לעזור לעצמם במהירות ובאחריות. במקום להיות זרוע הביצוע הריכוזית, אבטחה, רכש ו-IT צריכים להפוך לפלטפורמה הפנימית של החברה שמאפשרת לעובדים את התשתית הנכונה.

אוטומציה היא נהדרת, אבל היא דורשת תמיכה מרכזית וזה לא מתאים למאות אפליקציות.

אימוץ תהליך ומבנה לממשל עצמי הוא בעיה חשובה לפתרון מכיוון שהיא משפיעה ישירות על השורה התחתונה. ארגונים שאינם מתמקדים בפיתוח ממערך ריכוזי מערכתי למערכת של שירות עצמי מסתכנים בבזבוז כמויות עצומות של כסף על תוכנות שאינן בשימוש, ביצוע ביקורת תאימות הבאה, ושהארגון כולו יפעל בצורה לא יעילה. זה עדיפות מנהיגותית לשנות את אופן פעולתו של הארגון שלך, כך שיוכל לנצל את מלוא הפוטנציאל שלו על ידי שימוש אסטרטגי ביישומי צד שלישי במקום להילחץ מהם.

השאלה שחברות צריכות לשאול את עצמן היא כיצד לקודד שירות עצמי בכמה שיותר מקומותe. לדוגמה:

• ברגע שה-IT יוצר זרימות עבודה סביב מי צריך לאשר איזו אפליקציה, העובדים יכולים לבקש אפליקציות, הרשאות, כלים פנימיים, או אפילו משאבי מפתחים ללא עזרה מ-IT. 
• אם רכש בונה מערכת סביב מי צריך לאשר איזה סוג של רכישת תוכנה, העובדים יכולים להמשיך ולהשתמש במערכת השירות העצמי. 
• אם האבטחה מיישמת דרך להעניק גישה לאפליקציות או הרשאות רגישות רק לחלון זמן מסוים, הם לא יצטרכו לבדוק גישה מרכזית כל הזמן.

שלבו ממשל עצמי ביעדים שלכם

כל הדוגמאות הללו מראות כיצד תפקידם של צוותי תפעול תוכנה יכולים להשתנות: במקום לפתור כרטיסי תמיכה או התראות, הם יכולים להתמקד בקידוד המערכת בצורה הנכונה ובהדרכה של כל הארגון לאורך הדרך. מעבר לכך, גישה נוספת לשינוי ניהול טכנולוגיה באמצעות כוח עבודה בשליטה עצמית היא לעודד את כל ראשי הצוות שלך ברחבי הארגון שלך לשלב בתוכם שירות עצמי OKRs or V2MOM התהליך. 

לדוגמה, ל-IT יש בדרך כלל מטרה סביב הפחתת דרישות מספר העובדים התפעוליים באמצעות אוטומציה. אוטומציה היא נהדרת, אבל היא דורשת תמיכה מרכזית וזה לא מתאים למאות אפליקציות. במקום זאת, ה-IT יכול לנסות להפחית את דרישות מספר העובדים התפעוליים באמצעות שירות עצמי. לחלופין, ה-IT מוסיף לפעמים מטרה סביב צמצום הזמן שלוקח להגיב לכרטיסים. שוב, מטרה זו נעשית בהנחה שיש לרכז את העזרה. במקום זאת, נסה להוסיף יעד כדי להפחית את אחוז הבקשות שאינן דורשות מגע ראשון מ-IT.

Up עד 25% מאפליקציות SaaS ורישיונות אינם בשימוש. אם שתי ההוצאות המובילות של החברה שלך הן אנשים וטכנולוגיה, אתה מבזבז הרבה כסף על אחת ההוצאות המובילות שלך.

ממשל עצמי יכול להתחיל גם בא תרגיל קטן להפחתת הוצאות SaaS. ניהול של מאות ספקים מרכזי הוא בלתי אפשרי, אבל זה עשוי לעבוד לעשות משהו פשוט כמו לשלוח לכל משתמש Outreach.io או Smartsheet אימייל המסביר שאתה מנסה לחסוך בהוצאות תוכנה. בקש 👍 אם הם לא משתמשים בתוכנה יותר כדי שתוכל לדרוש מחדש את הרישיון.

או, בקש מכל מנהלי האפליקציה שלך לעזור להפחית הוצאות יתר. צור גיליון אלקטרוני משותף של אפליקציות תוכנה ועלויות שנתיות, ולאחר מכן בקש מהם להפחית כמה שיותר עלויות על ידי הסרת רישיונות או ביטול אפליקציות כליל. כדי להפוך את זה לאתגר צוותי ולהתאים תמריצים, הציעו פרס עבור כל אפליקציה שאינה בשימוש או מיותרת שהם מוחקים, ותמריץ כספי לשלושת המנהלים המובילים שמפחיתים את ההוצאות על SaaS הכי הרבה. גישה זו נותנת לך הצצה ראשונה למשמעות של כוח עבודה בשליטה עצמית.

האם אנחנו כבר מלאים?

בניית חברת טכנולוגיה היא מסובכת - במיוחד היום. במקום להתלונן על כל הכלים שאנו משתמשים בהם, שימוש טוב יותר באנרגיה עשוי ליצור דרך יעילה לנהל גם את הכלים שלך וגם את התהליכים הבסיסיים שלהם. העצמת הצוותים והעובדים שלך באמצעות ממשל עצמי יכולה להפוך למבדיל תחרותי. לא רק שהעובדים ירגישו כחלק בלתי נפרד מהתהליך ולכן יש להם חלק בהצלחתו, אלא שעובדים ב-IT, אבטחה ורכש יהפכו למאפשרים אמיתיים במקום לפותרי כרטיסים או התראות. 

אז, כן, אולי יש לפנינו מזנון SaaS אכול כפי יכולתך, אבל יש לנו את הכלים והידע להשביע את התיאבון ולגרום לכל הבחירות הללו לפעול לטובתנו. רק צריך כוח רצון לשנות את מערכת היחסים שלנו עם תוכנה.

פורסם ב-27 בספטמבר 2022