“Vanity does not pay the bills.” ― רוברט בלאק (Accounts Payable does !)
An integral part of any business (indeed life itself) is paying bills. Bills represent money, time and manpower. The efficient running of an organization requires diligent management of bills, invoices, and payments.
הזן תהליך תשלומי חשבונות. The Accounts Payable is an accounting term that refers to the money that a company owes to another company – a vendor or a supplier – for having availed of their products or services.
תוכן עניינים
- What is Accounts Payable (AP)
- דוגמה לתשלום חשבונות
- החשיבות של חשבונות אשראי
- מרכיבים בתהליך החיובים
- מחלקת החשבונות הרגילה
- אתגרים לתהליך ידני לתשלום חשבונות
- היתרונות של אוטומציה של תהליך תשלומים
- מה לחפש בתוכנת תשלומים
- סיכום
What is Accounts Payable (AP)
When a company buys products/services from a vendor/supplier with an arrangement to pay later, the amount is called the account payable, until the payment has been made. It is a form of credit offered by the vendor/supplier to the ordering company, to defer payment until the ordered product/service has been delivered or even later.
Also called bills payable, accounts payable is, in effect, the money owed by a company to suppliers/vendors. It is accounted in the company’s balance sheet as “sundry liability”. It is recorded as a liability account and not as an expense account.
The Account Payable is recorded when an invoice is approved for payment. It’s recorded in the General Ledger (or AP sub-ledger) as an outstanding payment or liability until the amount is paid. The payables can be Trade Payables (purchase of physical goods that are recorded in an Inventory) or Expense Payables (purchase of goods and services that are invoiced, e.g., advertising, entertainment, travel, office supplies, and utilities).
The AP is often confused with Accounts Receivable (AR). The AR is what a company’s client owes for having availed of some service or product. Accounts receivable are recorded as current assets rather than current liabilities. This is because accounts receivable is converted to cash inflow within a predetermined period of time, typically one year, while accounts payable points to money that is owed to creditors.
דוגמה לתשלום חשבונות
מאפיית ABC מזמינה 50 פאונד של סוכר מהקמעונאי הסיטונאי, XYZ Traders בתעריף של 50 סנט לפאונד. XYZ Traders מציעה תקופת אשראי של 30 יום לאחר המשלוח למאפייה, במסגרתה ABC צריכה לשלם את החשבון בסך 25$. עד שהמאפייה תשלם לסוחרים ב-XYZ, הסכום של 25$ ייקרא חובות ויופיע כאחריות כלפי נושים במאזן המאפייה.
ה-25$ נרשמים כנכס במאזן של סוחרי XYZ עד לקבלת התשלום.
חשבונות לתשלום כוללים, מעבר לרכישת סחורות, את הדברים הבאים:
- תחבורה ולוגיסטיקה
- כוח / אנרגיה / דלק
- הַחכָּרָה
- רישוי
- שירותים (הרכבה / קבלנות משנה)
החשיבות של חשבונות אשראי
AP חשוב בגלל הסיבות הבאות:
זה מבטיח תשלום חשבונות בזמן, מה שבתורו משפר את דירוג האשראי של החברה ואת הקשרים ארוכי הטווח עם הספקים.
- תשלום בזמן של חשבוניות מבטיח זרימה בלתי פוסקת של אספקה ושירותים, מה שמוביל לזרימה חלקה של הפעילות העסקית.
- תשלום בזמן מונע תשלומים באיחור, קנסות ועמלות איחור אחרות.
- AP מסודר מאפשר מעקב שיטתי אחר חשבוניות ותשלומים.
- AP מקלה על תזרים המזומנים על ידי ביצוע תשלומים רק במועד מועד, ושימוש במתקני אשראי המוצעים על ידי הספק.
- AP מחמיר נמנע הונאה של ספקים וגניבה.
AP is not without its drawbacks. It is often considered a financial burden for suppliers who must wait for payment after delivery of products and services. From the company’s side, a balance sheet with prolonged accounts payable indicates a precarious cash position. These drawbacks can be overcome through ethical, legal and logical AP processes.
מרכיבים בתהליך החיובים
לתשלום חשבונות הוא תהליך רב-שלבי וכולל כמה שלבים חיוניים:
- AP מתחילה עם החלטת החברה לרכוש סחורות/שירותים במערכת אשראי.
- בחירת ספקים המציעים מסגרות אשראי.
- השוואת מדיניות האשראי של הספקים מבחינת ימי אשראי מותרים, עמלות דחיית תשלום, הנחה במזומן בתשלום מוקדם וכו' ובחירת הספק עם התנאים המתאימים ביותר לחברה.
- Following the procurement process – purchase requisition, purchase order, invoice, receipt – of the business.
- ניהול החשבוניות/החשבונות בספרים כאחראים לאחר קבלת הסחורה.
- הנהלת חשבונות מסייעת בביקורות פנימיות וחיצוניות בחברה ובניתוח דפוסי הוצאות, אשר בתורו מסייעים בתכנון פיננסי ועמידה בתקנים ותקנות.
- מעקב אחר התאריכים בחשבונות כדי להבטיח תשלום לפני תאריך הפירעון.
- ביצוע תשלום לפני מועד הפירעון
- תקשורת עם הספק שהתשלום בוצע.
ניצול מלא של משך האשראי יסייע בניהול תזרים מזומנים ביעילות. עם זאת, יש לזכור שהשימוש היעיל ביותר בתנאי האשראי הוא לדעת מתי לכבד חשבונות.
מחלקת החשבונות הרגילה
A team responsible for manual Account Payable processes is responsible for recording and processing financial transactions relating to procurement and suppliers. A range of professionals are employed for this purpose:
- מנתח הזנת הנתונים מזין את החשבוניות למערכת הדיגיטלית ברגע שהן מתקבלות.
- אנליסט עיבוד התשלומים אחראי על תשלום חשבוניות בתאריך שבו הן מועדות
- אנליסט החריגים מטפל באי-התאמות בחשבוניות ומטפל בבעיות של כשל בתשלום.
- The vendor maintenance personnel create and manage the supplier database and correlate it with various procurement operations.
- מנהל החשבונות מתאם עם הצוות לניהול חשבוניות ללא שגיאות וחלק.
All members of the team work towards creating and maintaining strong supplier relationships. The team must also keep a close watch on the AP expenditures and maintain internal controls to protect the cash outflow. An efficient and well-managed accounts payable department can save companies considerable amounts of time and money with regard to the AP process.
אתגרים לתהליך ידני לתשלום חשבונות
לתהליכים ידניים לתשלום חשבונות יש את הבעיות הבאות:
- בעיות הקשורות להזנת נתונים ידנית: הזנה ידנית של חשבוניות למערכת עלולה להיות גוזלת זמן, לא יעילה ונוטה לשגיאות. כל אלו עלולים לגבות מחיר מהתפקוד והשורה התחתונה של החברה.
- עיכובים בתשלום: פיקוח ידני וטעויות עלולים לגרום לאיחור בתשלומים ולספקים לא מרוצים. זה יכול גם להשפיע על דירוג האשראי ואמינות החברה כלקוחה של הספק.
- עובדים לא מרוצים: האופי השגרתי והחזרתי של רבות מהמשימות הכרוכות בתהליך ה-AP עלול להוביל לחוסר שביעות רצון בעבודה ולבעיות נלוות, כולל תחלופת עובדים.
- מידע לא מנוהל: ככל שהחברה גדלה בגודלה ויש יותר חשבוניות לטפל בהן, כמות המידע לגבי ספקים, מוצרים, שירותים, עלויות, משלוח ותאריכי יעד יכולה להיות עצומה. זה גם הופך להיות קשה לאתר מסמכים והנהלת חשבונות עלולה להפוך לסיוט.
- אטימות הנתונים: מעקב אחר חשבוניות נייר ומסמכי AP פיזיים עלול להפוך לקשה עד בלתי אפשרי כאשר מחלקת ה-AP גדלה בגודלה כדי להתמודד עם הרבה תהליכי רכש.
- נטייה להונאה: חוסר הנראות במערכות ידניות לתשלום חשבונות עלול לחשוף את החברה שלך לפרצות אבטחה והונאות.
היתרונות של אוטומציה של תהליך תשלומים
אוטומציה של תהליך התשלום בחשבון מובילה ליתרונות הבאים:
- חיסכון בזמן: אומרים כך 25% משבוע עבודה מושקע במשימות ידניות של ניהול חשבוניות, זמן שניתן לבזבז טוב יותר על פעילויות פרודוקטיביות יותר.
- חיסכון בעלויות: נמצא כי עיבוד ידני של חשבונית בודדת עולה 12-15 דולר. אוטומציה יכולה לחסל הרבה מהעלות הזו. בנוסף, פתרונות אוטומטיים עוקבים אחר תאריכי פירעון החשבוניות ועוזרים לשלם את החשבונית בזמן אופטימלי, ובכך משפרים את תזרים המזומנים, מונעים חיובים באיחור ושומרים על קשרים טובים יותר עם הספקים.
- הפקת הכנסות: תשלומים בזמן המתאפשרים על ידי אוטומציה יכולים לא רק למנוע חיובים באיחור אלא גם לשפר את דירוג האשראי של החברה ולהפוך אותה לפתוחה להנחות והנחות מהספקים.
- הפחתת שגיאות: ניהול חשבוניות ידני קשור לטעויות הנובעות מפיקוח אנושי. אוטומציה יכולה לבטל חלק גדול מהשגיאות הקשורות לתהליכים ידניים לתשלום חשבונות.
- גמישות התשלום: אוטומציה יכולה לאפשר קבלת החלטות לגבי מתי וכיצד לשלם חשבוניות (למשל המחאה נייר, ACH, או באמצעות כרטיסים וירטואליים שבהם אתה מרוויח החזר כספי).
- תחזוקה טובה יותר של נתונים: ניפוי ידני של ניירת יכול להיות מייסר ונוטה לשגיאות. תחזוקת מסד נתונים דיגיטלי מאפשרת גישה ואחזור טובים יותר של נתונים, ובכך מייעלת את מחזור הרכש לתשלום. ניהול כזה מאפשר גם אנליטיקה לדיווח ומעקב אחר הרכישות ותזרים המזומנים של החברה.
- אבטחה: פתרון אוטומציה לתשלום חשבונות יכול לאחסן נתונים בשרת מרכזי או בענן המאפשר אבטחה
מה לחפש בתוכנת תשלומים
It is important to choose an AP automation software that provides maximum return on investment. An account payable automation software must include data capture, invoice processing, automated approvals, and payments. The basic features that must be sought when looking for an AP automation software include:
- לכידת נתוני חשבוניות מדויקת: ההמרה של נתוני חשבוניות לפורמט דיגיטלי נפוץ היא ההיבט החשוב ביותר ביצירת יעילות באוטומציה של AP. הזנת נתונים ידנית היא יקרה, מועדת לשגיאות וגוזלת זמן. כלי OCR טוב מאפשר לכידה חכמה של נתונים רלוונטיים ללא התערבות אנושית ובכך חוסך זמן, כסף וטעויות אנוש.
- אישורי חשבוניות קלים: האנשים שמאשרים חשבוניות הם לרוב מנהלים ומנהלים עסוקים, ואישור החשבוניות האוטומטי חייב להיות קל, אינטואיטיבי ונוח עבור אנשים כאלה. האדם המאשר חייב להיות מסוגל לראות ולאשר חשבונית בלחיצה אחת ללא קשר למכשיר ממנו הוא ניגש לחשבונית.
- יכולת לעקוב אחר חשבוניות AP בזמן אמת: כלי זרימת עבודה חייבים גם לאפשר לכל בעל עניין לעקוב בקלות אחר החשבונית. זה ימנע עיכובים, תקשורת שגויה וניהול לא נכון בתהליך עיבוד החשבונות.
- אינטגרציה עם מערכת הנהלת חשבונות קיימת: החברה עשויה להשתמש בפלטפורמות ותוכנות דיגיטליות אחרות וכלי ה-AP חייב להיות מסוגל להשתלב איתן כדי למנוע אי התאמה בנתונים ובפעולות.
- אוטומציה של תשלומים: השלב האחרון בתהליך AP הוא תשלום. לאחר שנרשמו כל האישורים, על התוכנה להיות מסוגלת ליזום ולעבד את התשלום כלפי הספק כדי להשלים ולסגור את תהליך התשלום עבור אותו רכש מסוים.
- אחסון נתונים: בהתאם לצרכי החברה, ניתן לאחסן את כל נתוני ה-AP בשרת או בענן מרכזי. את סוג האחסון תצטרך להחליט על ידי החברה לפני ההשקה באוטומציה של AP.
סיכום
Automation of the accounts processing operations can eliminate the problems associated with manual processes, such as time delays, errors, and wastage of human effort. Efficient AP software such as Nanonets can enable better procure-to-pay processes, ensure tax compliance, prevent fraud, streamline cash flows, maintain vendor relationships and store data for posterity. Automation breeds efficiency and can orchestrate the procure-to-pay process for long-term value. Digitally enabling the AP process would advance business strategies by turning vendor-client relationships into a competitive advantage.
- גישה
- חֶשְׁבּוֹן
- חשבונאות
- כא
- פעילויות
- יתרון
- פרסום
- תעשיות
- מנתח
- ניתוח
- AR
- נכס
- נכסים
- אוטומטי
- אוטומציה
- הטוב ביותר
- הצעת חוק
- שטרות
- שחור
- ספרים
- עסקים
- פעילות עסקית
- מזומנים
- תזרים מזומנים
- תשלום
- חיובים
- ענן
- Common
- חברות
- חברה
- הענות
- המרה
- עלויות
- יוצרים
- אשראי
- נוֹכְחִי
- נתונים
- מסד נתונים
- תאריכים
- קבלת החלטות
- עיכובים
- מסירה
- דיגיטלי
- פלטפורמות דיגיטליות
- הנחה
- מסמכים
- מוקדם
- יְעִילוּת
- עובדים
- אנרגיה
- בידור
- וכו '
- כעובדים בכירים
- כשלון
- תכונות
- אגרות
- כספי
- תזרים
- טופס
- פוּרמָט
- הונאה
- מלא
- כללי
- טוב
- סחורות
- איך
- איך
- HTTPS
- כולל
- מידע
- אינטגרלי
- מלאי
- השקעה
- מעורב
- בעיות
- IT
- עוֹפֶרֶת
- פנקס
- משפטי
- אחריות
- קו
- עשייה
- ניהול
- להרשם/להתחבר
- כסף
- OCR
- הַצָעָה
- המיוחדות שלנו
- לפתוח
- תפעול
- להזמין
- הזמנות
- ארגון
- אחר
- חייב
- מאמר
- תשלום
- תשלום
- עיבוד תשלומים
- תשלומים
- אֲנָשִׁים
- כוח אדם
- גופני
- תכנון
- פלטפורמות
- מדיניות
- המוצר
- מוצרים
- אנשי מקצוע
- להגן
- לִרְכּוֹשׁ
- רכישות
- רכס
- סיבות
- תקנון
- מערכות יחסים
- קִמעוֹנַאִי
- ריצה
- חסכת
- בצורה חלקה
- אבטחה
- שירותים
- מידה
- תוכנה
- פתרונות
- לבלות
- תקנים
- אחסון
- חנות
- ספקים
- מערכת
- מערכות
- מס
- גְנֵבָה
- זמן
- לעקוב
- מעקב
- סחר
- סוחרים
- עסקות
- נסיעות
- כלי עזר
- ערך
- ספקים
- וירטואלי
- ראות
- פגיעויות
- לחכות
- שעון
- מי
- סִיטוֹנִי
- בתוך
- תיק עבודות
- זרימת עבודה
- שנה