Il ciclo contabile, spesso chiamato chiusura di fine mese da parte dei team di contabilità e FP&A, è un processo in 8 fasi che si svolge su base mensile. A causa delle fasi ben consolidate del ciclo contabile, il processo funge da esercizio critico di controllo e bilanciamento per le aziende e aiuta la leadership a risolvere grossi problemi contabili Oggi. Verifica che tutte le transazioni siano corrette, garantisce che tutto ciò che manca sia registrato e illustra il modo in cui ciascuna voce fluisce nel rendiconto finanziario. In definitiva, le fasi del ciclo contabile dipingono regolarmente un quadro della salute finanziaria di un’azienda, dando alla leadership la possibilità di adeguarsi se necessario.
Sebbene le fasi del ciclo contabile siano standardizzate, esistono molti modi per affrontare i processi all'interno di tali fasi. Non esistono due società che abbiano esattamente lo stesso ciclo contabile, ma le fasi del ciclo contabile vengono messe in atto per soddisfare determinati scopi. Oggi, sempre più aziende stanno esaminando il ciclo contabile nella speranza di renderlo più fluido, riducendo la quantità di tempo necessaria e automatizzando alcuni dei processi manuali coinvolti.
Completare il ciclo contabile non è visto come un'attività divertente o semplice, ma con la giusta comprensione di ciascuna fase del ciclo contabile, diventa abbondantemente chiaro il motivo per cui è così importante. Se ti sei mai chiesto: "Qual è il ciclo contabile?" allora sei nel posto giusto. Se desideri rinnovare il ciclo contabile utilizzato dalla tua organizzazione, continua a leggere. Se vuoi sapere perché è importante, questa guida è per te.
Cos'è il ciclo contabile?
Il ciclo contabile fornisce una guida chiara per la registrazione, l'analisi e la rendicontazione finale delle attività finanziarie di un'azienda. Riunendo il lavoro del mese da è possibile pagare per questi account, crediti, buste paga, contabilità e finanza, il ciclo contabile produce un quadro finanziario completo del mese precedente. Di solito, ci saranno chiusure di fine mese su base mensile, chiusure trimestrali su base trimestrale e, naturalmente, una chiusura annuale alla fine di ogni anno fiscale.
Il ciclo contabile viene utilizzato come base per tutti i parametri di contabilità finanziaria in un'organizzazione. Al termine del mese, il team contabile è responsabile del completamento degli 8 passaggi del ciclo contabile. I processi contabili a valle si basano su un ciclo contabile ermetico ogni mese. Ottenere una lettura accurata dei parametri finanziari inizia con il ciclo contabile; garantire l'affidabilità delle tracce di controllo richiede il completamento del ciclo contabile; e prendere decisioni aziendali si basa sui risultati dei cicli contabili precedenti.
Come funziona il ciclo contabile?
Per semplicità, discuteremo un ciclo contabile che segue una sequenza temporale del calendario mensile. Di solito il mese è suddiviso in settimane. Le settimane 1 e 2, diciamo, di aprile verranno dedicate al completamento del ciclo contabile di marzo, a seconda del tempo impiegato dall'organizzazione per completare le fasi del processo contabile. Il processo stesso avviene in un ordine simile a un domino. È fondamentale completare il primo passaggio prima di iniziare il secondo e così via.
A seconda della complessità della tua organizzazione, il numero di persone coinvolte nel processo di chiusura varierà ampiamente. Tutti i soggetti coinvolti dovrebbero essere attenti ai dettagli, metodici e avere familiarità con l'intero processo contabile. Se la tua organizzazione è privata, potresti avere una certa flessibilità riguardo al termine del processo di fine mese, nonché maggiore libertà su come completarlo. Per le aziende pubbliche, è importante rispettare gli standard GAAP e i processi di reporting.
Gli 8 passaggi del ciclo contabile
Ogni singola transazione effettuata dalla tua azienda in un periodo contabile deve essere registrata e valutata nel ciclo contabile. Le spese operative, le entrate provenienti da diverse fonti, le spese del personale e tutto il resto devono passare attraverso le 8 fasi del ciclo contabile.
All'inizio, il ciclo contabile è un insieme di transazioni frammentate e informazioni contabili, ma alla fine di tutte le fasi del ciclo contabile avrai un quadro chiaro della situazione finanziaria della tua azienda.
Le 8 fasi del ciclo contabile sono:
- Identificare le transazioni
- Registrare le voci del diario
- Registrazione in contabilità generale
- Finalizzare il bilancio di verifica non rettificato
- Risultati del foglio di lavoro
- Completare la rettifica delle voci del diario
- Crea rendiconti finanziari
- Chiudi i libri
Ogni passaggio svolge un ruolo importante nel processo contabile; assicurati di investire il tempo e le risorse necessarie per garantire il successo di ogni passaggio.
Identificare le transazioni
La prima delle fasi del ciclo contabile è l'identificazione ogni transazione che avviene entro il periodo indicato. Quando il denaro entra o esce, anche se si tratta di qualcosa di piccolo come un pranzo di lavoro, deve essere registrato a fini di controllo e monitoraggio. Tutte le fatture cliente pagate, i pagamenti dei fornitori in uscita e le altre transazioni devono essere incluse in questo passaggio. Le transazioni vengono tracciate all'interno del tuo sistema contabile o contabile e infine confluiscono nel processo di preparazione della registrazione prima nota nel passaggio 2.
Registrare le voci del diario
Con tutte le transazioni in atto, puoi passare alla creazione di voci di diario che comprendono ciascuna transazione. Le voci del diario avranno un impatto su conti diversi a seconda che la transazione fosse una spesa, un ricavo o un'altra voce. Se la tua organizzazione utilizza la contabilità in partita doppia, dovrai bilanciare i debiti e i crediti nei tuoi conti. Assicurati di controllare i requisiti di approvazione per le registrazioni di diario di diverse dimensioni; la maggior parte richiederà la firma del preparatore e dell'approvatore, ma se si tratta di importi ingenti, potrebbe essere necessario un secondo approvatore.
Pubblicazione GL
Completare il ciclo contabile sarebbe impossibile senza il 3rd fase del ciclo contabile: registrazione CoGe. Una volta completate tutte le voci del diario, è fondamentale che vengano registrate nei conti di contabilità generale corrispondenti. Alcuni conti GL includono conti clienti, contanti, spese di ricerca e sviluppo e ricavi da servizi. Oggi, la registrazione CoGe può solitamente essere automatizzata con molti tipi diversi di strumenti software di contabilità. Per arrivare al nocciolo della questione “cos’è il ciclo contabile?” dobbiamo essere in grado di farlo riconciliare la contabilità generale, e questo passaggio ne è responsabile.
Bilancio di verifica non rettificato
Tutte le transazioni sono accurate nel tuo sistema contabile, le voci del diario sono state create e registrate e la contabilità generale viene aggiornata... e adesso? In questa fase, tutti i processi contabili richiedono l'analisi del bilancio di verifica non rettificato. Mostrando tutti i saldi dei conti in questa fase del processo di chiusura, il bilancio di verifica è il modo migliore per identificare gli errori nel processo di chiusura, consentendo al team contabile di risolvere eventuali problemi nei passaggi successivi.
Risultati del foglio di lavoro
Se il bilancio di verifica evidenzia discrepanze, un foglio di lavoro consente ai team contabili di andare più in profondità e capire esattamente dove hanno avuto origine le discrepanze. In alcuni casi, sarà necessario apportare modifiche alle registrazioni contabili per pareggiare correttamente i saldi dei conti. Affidarsi a tecnologie avanzate come Nanonets può semplificare questo processo, riducendo la quantità di tempo che i dipendenti dedicano a indagare sugli errori contabili.
Regolazione delle voci del diario
Con l'esame dettagliato degli squilibri contenuto nel foglio di lavoro, il tuo team contabile può iniziare a inserire le voci di giornale di rettifica necessarie per quel mese. Proprio come nel passaggio 2, queste voci di diario richiedono revisione e approvazione prima della pubblicazione. Una volta completate tutte le registrazioni contabili di rettifica, controllare i debiti e i crediti nel report del bilancio di verifica rettificato come verifica finale.
Creare rendiconti finanziari
I principali prospetti contabili sono il conto economico, il rendiconto finanziario e lo stato patrimoniale. Ciascuno di essi richiede input a monte dalle fasi del ciclo contabile di cui sopra. Le 8 fasi del ciclo contabile confluiscono direttamente nella preparazione del bilancio. Una volta preparato, il rendiconto finanziario può essere utilizzato per scopi analitici, ottenendo informazioni finanziarie e valutando la performance complessiva dell’azienda. Poiché ogni rendiconto finanziario si concentra su un aspetto diverso dell'azienda, sono tutti necessari per un reporting accurato in tutta la funzione.
Chiudi i libri
Alla fine del ciclo contabile, i team contabili chiuderanno i libri in una data specificata. L'ultimo passaggio degli 8 passaggi del ciclo contabile vieta a chiunque di apportare ulteriori modifiche, inserire nuove scritture contabili o rettificare i saldi finali dei conti. Blocca l'istantanea in tempo per il periodo specificato, consentendo al tuo team di passare al mese o anno fiscale successivo.
Qual è lo scopo dei cicli contabili?
Ora conosciamo la risposta alla domanda “Cos’è il ciclo contabile?” ma per contestualizzare ulteriormente questo processo e tutti i processi contabili ad esso correlati, dobbiamo valutare lo scopo complessivo delle fasi del ciclo contabile.
Complessivamente, le fasi del ciclo contabile garantiscono l'accuratezza delle capacità di rendicontazione finanziaria di un'azienda. Ogni decisione aziendale si basa sui rendiconti finanziari, che provengono dal ciclo contabile. Se gli errori contabili vengono lasciati soli per troppo tempo, potrebbero compromettere seriamente la capacità di operare come azienda e, peggio ancora, potrebbero comportare problemi legali o normativi in futuro.
Automazione del ciclo contabile
La funzione contabile è un ottimo candidato automazione dei processi robotici; con le fasi del ciclo contabile e molte altre attività ripetitive che si verificano su base settimanale, mensile o addirittura trimestrale, i leader contabili non dovrebbero esitare a investire in software di automazione.
In alcune parti della funzione, come la contabilità fornitori, implementare software di automazione e rinforzante best practice potrebbe far risparmiare ai tuoi dipendenti molte ore ogni settimana. È stato anche dimostrato che riduce il costo di elaborazione delle fatture! Con il tempo extra a disposizione, l'attenzione del tuo team può spostarsi dal completamento del ciclo contabile alla pianificazione strategica, alla costruzione di relazioni commerciali e all'investimento in capacità analitiche di prossima generazione.
Immagina un mondo in cui il processo di chiusura di fine mese richiede 2-3 giorni invece di 7-10. Con software di automazione, quel mondo è possibile e in esso i tuoi dipendenti saranno più felici, la tua organizzazione manterrà un vantaggio sulla concorrenza e i vantaggi monetari saranno riconosciuti a lungo termine. Investire in contabilità e automazione finanziaria adesso o restare indietro nel tuo settore: la scelta è tua.
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