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Assumere il tuo primo dipendente è un passo entusiasmante per far crescere la tua attività; tuttavia, ci sono nuove sfide che dovrai superare. L'implementazione delle procedure necessarie per mantenere i record e promuovere l'accuratezza all'interno della funzione di gestione delle retribuzioni si basa sulla creazione di un sistema di contabilità delle buste paga efficace.
Comprendere le basi della contabilità salariale, l'importanza ei processi generali e come includere l'automazione sono aree vitali per massimizzare il potenziale di crescita e ridurre al minimo il rischio di costosi errori.
Che cos'è la contabilità salari?
La contabilità salari calcola, distribuisce e tiene traccia della retribuzione dei dipendenti. Ciò comporta la gestione delle componenti dell'indennizzo individuale e della responsabilità del datore di lavoro. La contabilità salariale non si limita a gestire gli stipendi e gli stipendi. Si tuffa in ogni segmento associato al pagamento dei dipendenti, tra cui:
- Calcolo della retribuzione lorda accurata
- Trattenendo le tasse federali, statali e locali adeguate
- Rimettere le tasse al datore di lavoro
- Presentazione dei rapporti sui salari richiesti
- Analisi dei benefici per i dipendenti
- Conservazione dei record
- Sfruttare gli insight per la crescita
- Prendere decisioni strategiche di assunzione
Le normative federali, statali e locali influenzano i calcoli delle buste paga. Queste agenzie di regolamentazione controllano l'importo delle tasse trattenute, il modo in cui vengono pagati benefici e pignoramenti e registrano i requisiti di conservazione. La contabilità delle buste paga comprende tutte le leggi e i regolamenti richiesti per promuovere la conformità.
In che modo i metodi contabili influiscono sulla contabilità salariale?
La contabilità salariale segue il principio di corrispondenza nella contabilità per competenza. Tale regolamento prevede che le spese siano registrate nello stesso periodo delle entrate corrispondenti. Ad esempio, se si registra la vendita di una macchina, è necessario registrare anche l'eventuale manodopera associata alla costruzione della macchina nello stesso periodo. Per seguire i principi di corrispondenza, le aziende registrano le spese del personale sul conto di competenza fino a quando tali elementi non vengono pagati dal conto corrente.
I contribuenti in contanti non seguono i principi contabili generalmente accettati. Di conseguenza, le spese vengono registrate solo quando il contante lascia il conto corrente. Ciò elimina la necessità di una doppia voce della busta paga e, invece, viene inserita una sola voce per registrare la busta paga dal conto bancario aziendale.
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Perché è importante la contabilità salari?
La contabilità delle buste paga è una componente vitale del tuo sistema di contabilità. Innanzitutto, ti aiuta monitorare attentamente le spese associati al libro paga, inclusi salari lordi, tasse del datore di lavoro e vantaggi offerti. Questo offre alla tua azienda le migliori possibilità di farlo rispettare le agenzie governative.
Inoltre, contabilità salari assicura che stai pagando i lavoratori correttamente. Ci sono differenze significative tra un appaltatore indipendente e un dipendente. Gli appaltatori indipendenti non sono soggetti a ritenute d'acconto da parte dei dipendenti o del datore di lavoro. Quando si scambia un dipendente per un appaltatore indipendente, l'IRS può valutare le tasse arretrate con multe e sanzioni. La contabilità salari aumenta le tue possibilità di una corretta classificazione.
Le detrazioni sui salari possono diventare complesse, alcune sono al lordo delle imposte e alcune rimanenti al netto delle imposte. Le detrazioni al lordo delle imposte devono essere sottratte dalla retribuzione lorda prima del calcolo delle imposte, mentre le detrazioni al netto delle imposte vengono prelevate dal reddito al netto delle imposte. Il calcolo errato di questi elementi può portare a sopravvalutare o sottovalutare i pagamenti dei benefici, con il costo degli errori che ricadono sul datore di lavoro.
Un altro vantaggio nascosto della contabilità salariale è decisioni aziendali più informate. Monitorando in modo efficace le spese del personale, puoi vedere il costo di ciascun dipendente sul valore che forniscono alla tua attività. Forse scopri che l'aggiunta di un dipendente può aumentare la produttività del 20% e generare più entrate. Si tratta di informazioni cruciali quando si cerca di ridimensionare la propria attività.
Quali tipi di spese rientrano nella contabilità salariale?
Le spese sostenute nella contabilità salariale sono uniche per la tua azienda. Questo perché puoi scegliere quali vantaggi offrire ai dipendenti. Le categorie di spesa comuni che potresti visualizzare includono:
- compensazione – Stipendi, commissioni, mance, rimborsi
- Le imposte sui salari – Tasse federali, statali e locali
- Tasse FICA – Tasse di previdenza sociale e Medicare sia per il dipendente che per il datore di lavoro
- Benefici per i dipendenti – Assicurazione sanitaria, partite di pensionamento, conto di risparmio sanitario
- Altri benefici – Rimborsi tasse scolastiche, assistenza all'infanzia, parcheggi, piani mensa
Devi pagare ai tuoi dipendenti la previdenza sociale, l'assistenza sanitaria e le tasse di disoccupazione come datore di lavoro. Tuttavia, ricade su di te l'onere di versare gli importi adeguati per le tasse federali e statali per conto dei tuoi dipendenti. La scelta dei vantaggi che desideri offrire ai dipendenti è una decisione fondamentale in quanto non solo influisce sulla commerciabilità delle opportunità di lavoro nella tua azienda, ma alcune opzioni possono anche essere costose.
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Come si fa la contabilità salariale?
Comprendere la contabilità delle buste paga è rimasta solo metà della battaglia con l'elaborazione e la remissione delle buste paga dall'altra parte. Sia che tu stia elaborando la tua prima busta paga o cercando di ripulire i tuoi processi esistenti, considera di seguire questi cinque passaggi.
Passaggio 1: crea il tuo piano dei conti
Il piano dei conti è il luogo in cui verrà registrato il tuo libro paga. Sarà necessario creare conti spese e un conto responsabilità. Configurare un account per ogni elemento pubblicitario del libro paga. Ciò includerebbe salari, commissioni, rimborsi, tasse e benefici. Il conto di responsabilità rappresenta ciò che devi pagare. Questo conto sarà trovato tra le passività correnti dello stato patrimoniale. Anche se non prevedi di offrire immediatamente ampi vantaggi, configurare tutto in una volta può essere utile.
Tieni presente che ogni classe di dipendenti dovrebbe avere la sua categoria ai fini della segnalazione, come il lavoro diretto e il personale d'ufficio. Ciò è utile quando si analizzano la redditività e il potenziale di crescita. Inoltre, dovrebbero essere suddivise anche le imposte sui salari. Potrebbe essere necessario modificare il piano dei conti dopo aver elaborato alcune buste paga per adattare l'output dei dati finanziari alle esigenze della tua azienda.
Passaggio 2: raccogliere informazioni sulle buste paga
Una volta impostato il piano dei conti, sei pronto per raccogliere informazioni sulle buste paga. Come pagate i dipendenti? Per i dipendenti orari, avrai bisogno di un cartellino su cui basare i guadagni, ma per i dipendenti stipendiati, gli importi non cambiano ogni periodo di paga. Investire in un software di monitoraggio del tempo per i tuoi dipendenti orari può aiutarti a pagare i dipendenti in modo accurato.
Dopo aver elaborato il tuo libro paga, vorrai raccogliere i rapporti per quel periodo di paga. Ciò include il registro delle buste paga, i pagamenti assicurativi, i rapporti fiscali e altri rapporti sui benefici. Se si utilizza un programma software per elaborare il libro paga, una funzione di rapporto sul libro paga dovrebbe contenere le informazioni più necessarie.
Passaggio 3: registra le voci del diario
Una volta che hai tutti i tuoi rapporti, devi registrare la voce del diario del libro paga. Potrebbe essere necessario completare più registrazioni a giornale a seconda del metodo di contabilità.
Voce di giornale per registrare le buste paga in base alla contabilità in contanti
Debito: Stipendi $ 5,000
Addebito: imposte sui salari $ 2,000
Addebito: assicurazione sanitaria $ 1,000
Credito: $ 8,000 in contanti
Voce di diario per registrare le buste paga in base alla contabilità per competenza
Debito: Stipendi $ 5,000
Addebito: imposte sui salari $ 2,000
Addebito: assicurazione sanitaria $ 1,000
Credito: buste paga maturate $ 8,000
Voce di diario una volta che il libro paga è stato pagato
Addebito: buste paga maturate $ 8,000
Credito: $ 8,000 in contanti
Voce di diario per registrare il tempo libero maturato
Debito: Stipendi $ 4,000
Credito: ferie accumulate $ 4,000
Il calcolo del libro paga maturato si basa sulla data di chiusura dei tuoi dati finanziari. Ad esempio, se i tuoi libri chiudono l'ultimo giorno del mese, dovrai determinare quanti giorni sono stati lavorati durante quel mese ma pagati nel mese successivo. Diciamo che paghi i dipendenti ogni due settimane. Se un'intera settimana del libro paga si verificasse prima della fine del mese, accumuleresti il 50% del libro paga.
Passaggio 4: posta busta paga
Dopo aver inserito le prime note, è necessario registrarle nella contabilità generale. Alcuni sistemi di contabilità registrano automaticamente le voci, ma per altri è necessario inviare la transazione manualmente. Si desidera garantire l'accuratezza delle voci prima di pubblicarle poiché alcuni programmi software non consentono di annullarle.
Ricontrolla ogni voce di registrazione prima nota rispetto ai diversi rapporti sulle retribuzioni che hai estratto. La retribuzione lorda totale nella tua voce si collega a ciò che c'è nel rapporto? Che ne dici del denaro netto prelevato dal tuo conto bancario? Un controllo facile è assicurarsi che i tuoi debiti corrispondano ai tuoi crediti.
Se hai più di un dipendente nel tuo reparto contabilità o libro paga, avere un secondo revisore può essere un'ottima idea. Questo non solo scoraggia le frodi e l'appropriazione indebita di beni, ma può anche aiutarti a individuare errori ed errori in modo tempestivo.
Passaggio 5: riconciliare le buste paga
La fase finale della contabilità salariale consiste nel completare la riconciliazione salariale. Questo passaggio garantisce che i tuoi conti del libro paga siano collegati a libro mastro generale. Inoltre, le riconciliazioni delle buste paga ti aiutano anche a rimanere in linea con un budget. La maggior parte delle aziende approfitta di una riconciliazione salariale mensile. L'esecuzione di questo passaggio nelle riconciliazioni mensili consente di apportare le modifiche necessarie prima che i libri vengano chiusi.
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Che cos'è un esempio di contabilità salariale?
Proviamo un semplice esempio per rafforzare i concetti precedenti discussi. I rapporti sui salari di Alpha LLC mostrano che hanno pagato $ 15,000 di salario lordo, $ 2,500 di tasse del datore di lavoro, $ 500 di rimborsi e $ 1,000 di premi assicurativi. Quale sarebbe la registrazione del diario delle retribuzioni, supponendo che Alpha LLC riporti in base alla competenza?
La risposta corretta è la seguente:
Addebito: salari lordi $ 15,000
Addebito: tasse del datore di lavoro $ 2,500
Addebito: rimborsi $ 500
Addebito: premi assicurativi $ 1,000
Credito: libro paga maturato $ 19,000
Come automatizzare la contabilità salari?
Ci sono modi per migliorare l'efficienza nella tua funzione di contabilità salari. L'automazione delle attività ordinarie fornisce maggiore precisione e riduce il tempo dedicato alla registrazione delle buste paga. Il primo modo per automatizzare la contabilità delle buste paga è connettere il tuo sistema di gestione delle buste paga con il tuo software di contabilità se sono separati. Alcuni programmi software di contabilità hanno funzionalità di elaborazione delle buste paga integrate che eliminano la necessità di questo passaggio.
La perfetta integrazione consente l'importazione automatica dei dati tra i programmi, eliminando la necessità di immissioni di dati che richiedono molto tempo. Inoltre, la scelta di un software in grado di registrare le buste paga nella contabilità generale può farti risparmiare molto tempo. Invece di abbinare diversi rapporti sulle buste paga, puoi fare affidamento sul software per effettuare le voci. Sebbene sia comunque necessario rivedere le transazioni, ciò consente di risparmiare tempo e ridurre gli errori. Questa funzionalità di automazione è particolarmente importante per le aziende che non hanno più dipendenti che lavorano nella funzione di gestione stipendi.
L'automazione della contabilità salariale può essere ottenuta anche utilizzando programmi software basati su cloud che consentono l'accesso ai dati in tempo reale. Invece di attendere e importare manualmente le transazioni, è possibile visualizzare i report immediatamente dopo l'invio della busta paga, fornendo chiarezza nel processo decisionale.
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Come implementare l'automazione della contabilità salari?
Ora che conosciamo l'importanza dell'automazione della contabilità salariale, vediamo come implementarla immediatamente. Stiamo elencando quattro semplici passaggi per passare a un processo di gestione stipendi automatizzato.
- Trova una piattaforma di automazione del libro paga.
- Automatizza l'estrazione delle informazioni e sincronizza i database
- Aggiungi regole adeguate per rispettare le tue politiche.
- Formare i dipendenti su come presentare le loro spese e documenti
Trova una piattaforma di automazione del libro paga.
Ci sono molte piattaforme di automazione del libro paga là fuori, ma trova quella che fa per te. Nella prossima sezione, tratteremo in dettaglio il modo migliore per trovare una soluzione di automazione della contabilità salariale, ma per ora, ecco alcune cose importanti a cui dovresti prestare attenzione:
- Il software si integra con i sistemi esistenti? [Più importante]
- Può automatizzare attività manuali come l'immissione di dati per risparmiare tempo ai dipendenti?
- È abbastanza flessibile da consentire modifiche nei flussi di lavoro?
- La soluzione di automazione della contabilità salariale può crescere con l'azienda?
Automatizza l'estrazione delle informazioni e sincronizza i database
A cosa serve avere una soluzione automatizzata di gestione stipendi se è necessario inserire i dati manualmente? Trova una soluzione per automatizzare l'estrazione dei dati dai documenti dei dipendenti e sincronizzare il database HRMS in tempo reale.
Automatizza l'estrazione dei dati dai documenti dei dipendenti come contratti, note spese, moduli di rimborso, ricevute, dichiarazioni dei redditi e altro ancora. Ciò ridurrà gli errori nei rapporti sulle buste paga e nelle buste paga.
Aggiungi regole adeguate per rispettare le tue politiche.
La maggior parte dei software di automazione della contabilità viene fornita con l'automazione del flusso di lavoro come funzionalità. Puoi usarli per impostare regole adeguate per garantire che i tuoi calcoli fiscali, calcoli PTO, bonus, ecc. siano conformi alle politiche della tua azienda.
Formare i dipendenti su come presentare le loro spese e documenti
Forma i tuoi dipendenti su come utilizzare il sistema, come inviare le loro spese e i loro documenti per garantire un'elaborazione delle buste paga senza errori. Puoi chiedere ai dipendenti di utilizzare il software OCR, le app per lo scanner di ricevute o Estensione OCR per estrarre dati dai loro documenti in movimento.
Come scegliere un sistema di contabilità salari?
Software diversi soddisfano casi d'uso diversi. Devi comprendere chiaramente i tuoi requisiti per selezionare il miglior software di contabilità salariale per la tua azienda. Tuttavia, ecco alcune caratteristiche che devono essere considerate nella scelta del software di automazione della contabilità salariale:
- OCR – Per estrarre informazioni dai documenti dei dipendenti
- Flussi di lavoro: per automatizzare, sono necessari flussi di lavoro basati su regole
- Integrazioni: le integrazioni pronte all'uso consentono di risparmiare molto tempo
- Gestione dei dati: la tua soluzione dovrebbe essere in grado di gestire correttamente le informazioni sui tuoi dipendenti
- Altri componenti aggiuntivi: dichiarazione dei redditi, rilevamento delle presenze, rilevamento della presa di forza e dashboard dei dipendenti
Oltre a questo, tieni d'occhio altre cose come
- Forniscono supporto 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX?
- Com'è il loro servizio clienti?
- Si adatta ai tuoi vincoli di budget?
- Il software può crescere con le tue esigenze?
- Quanto è facile usarlo?
- Funzionerà con il tuo attuale software HR?
Dopo aver risposto alle domande di cui sopra, dovresti sapere quale software è giusto per te.
Nanonet per la contabilità salari
Nanonets è una piattaforma di elaborazione dei documenti intelligente basata sull'intelligenza artificiale con software OCR integrato. Nanonets può automatizzare tutti gli aspetti dell'elaborazione delle buste paga con flussi di lavoro documentali end-to-end, un potente motore OCR e integrazioni senza interruzioni.
Ecco perché dovresti considerare Nanonets:
- Inserimento automatico dei dati – Nanonets può estrarre dati dai tuoi documenti e caricare automaticamente i dati nel software richiesto
- Elimina i controlli manuali – Puoi utilizzare flussi di lavoro basati su regole per automatizzare i controlli manuali come il formato della data, la valuta, i calcoli delle tasse e altro ancora.
- Ottieni approvazioni in movimento - Elimina i processi di approvazione manuale. Aggiungi le parti interessate e le loro fasi di revisione nei flussi di lavoro di approvazione di Nanonets e automatizza i processi di approvazione.
- Semplifica la presentazione dei rimborsi da parte dei dipendenti: Chiedi ai tuoi dipendenti di inviare le ricevute nell'e-mail. Nanonets estrarrà automaticamente le informazioni e compilerà le note spese, i moduli di rimborso e le scritture contabili.
- Sii pronto per l'audit – Mantieni un registro di tutte le tue azioni con Nanonets.
- Team focalizzato sul cliente – Riceverai supporto 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX, un team di formazione di talento e un responsabile del successo dei clienti dedicato.
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Sommario
La contabilità salari è progettata per aiutare le aziende a tenere traccia della loro risorsa più importante: i dipendenti. Implementando i giusti controlli e comprendendo le basi, puoi vedere i vantaggi della contabilità delle buste paga su crescita, fidelizzazione e future decisioni di assunzione.
Il software di automazione della contabilità Nanonets può automatizzare processi manuali come rimborsi, immissione di dati, codifica della contabilità generale, riconciliazione dei pagamenti e altro ancora. Scoprire come i casi d'uso di Nanonets possono essere applicati al tuo prodotto.
Domande frequenti sulla contabilità salariale
Che cos'è una registrazione nel libro paga?
La voce del giornale di registrazione delle buste paga registra la busta paga nel sistema contabile. Ci sarà una riga per ogni conto spese separato con un credito di compensazione sul conto bancario delle buste paga o sul conto dei salari pagabili.
Il libro paga è un'attività o una passività?
I salari pagabili sono considerati una passività a breve termine in bilancio. Il conto della responsabilità del libro paga includerà tutte le spese associate al libro paga, comprese le tasse e i pignoramenti del datore di lavoro.
La contabilità o la contabilità delle buste paga?
Il libro paga è considerato contabilità. Contabilità, contabilità e libro paga sono intrecciati nelle mansioni lavorative. La contabilità viene completata sporadicamente, mentre la contabilità si verifica più frequentemente, con il risultato che il libro paga è associato alla contabilità.
Cos'è la partita doppia in busta paga?
Ci sono due voci necessarie per registrare il libro paga. La prima voce registra gli articoli sul conto spese con un credito di compensazione sul conto ratei stipendi. Quando la busta paga viene effettivamente pagata, ci sarà un'altra voce per azzerare il conto per competenza e ridurre i contanti.
La busta paga è un addebito o un accredito?
Il conto della responsabilità del personale è considerato un credito in bilancio. I salari, le tasse del datore di lavoro e i benefici sono considerati debiti sul conto economico. Quando viene pagata la busta paga e il saldo del conto corrente diminuisce, verrà registrato un credito.
Che tipo di contabilità è la contabilità paghe?
Il libro paga rientra nella contabilità generale. Ciò implica comunemente principi contabili sia finanziari che gestionali. La registrazione delle buste paga è contabilità finanziaria, mentre la gestione dei dipendenti e le decisioni di assunzione sono considerate contabilità manageriale.
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