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L'archiviazione dei documenti è il processo di archiviazione dei documenti che non sono più in uso ora in un archivio sicuro.
Si occupa di un'azienda di medie dimensioni Documenti 10,000 ogni anno. Tenerne traccia manualmente è un grande calvario.
Fortunatamente, l'archiviazione dei documenti aiuta a eliminare il disordine. Classificando correttamente, digitalizzando e indicizzazione dei documenti, l'archiviazione dei documenti aiuta le aziende a individuare i documenti anche dopo anni perché non sai mai quando ne hai bisogno. Pensa, verifica, referenze o qualsiasi altra cosa.
Diamo un'occhiata all'archiviazione dei documenti e a come ottimizzare il processo di archiviazione dei documenti in modo da non perdere mai un documento, mai.
Che cos'è l'archiviazione dei documenti?
L'archiviazione dei documenti è il processo di archiviazione dei documenti che non sono più in uso ora in un archivio sicuro.
Si tratta di documenti fissi, ovvero documenti che non possono o non devono essere modificati o modificati, a cui non si accede o non si utilizzano regolarmente. L'archiviazione di documenti inattivi è essenziale per motivi legali o di conformità o nel caso in cui siano richiesti per un audit. Pertanto, i documenti archiviati devono essere facilmente recuperabili, anche se non vengono utilizzati regolarmente.
I documenti dinamici e utilizzati nei sistemi quotidiani di un'azienda non sono adatti per l'archiviazione: richiedono di rimanere in uso attivo. (Per tutti quei documenti che non hai bisogno di archiviare? Sparali via quando hai finito con loro)
Puoi archiviare sia documenti digitali che fisici.
Molte istituzioni preferiscono digitalizzare i documenti cartacei in un archivio elettronico. Perché conservare documenti elettronici a lungo termine è più facile e fa risparmiare sui costi.
Quindi, alcune istituzioni hanno archivi ibridi che comprendono documenti sia digitali che fisici.
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Diversi modi per archiviare i documenti
Quando si arriva all'archiviazione dei documenti, esistono tre principali soluzioni di archiviazione: archiviazione fisica, archiviazione elettronica e archiviazione scan-on-demand. Vediamo un riepilogo di ciascuno di essi.
Archiviazione fisica
L'archiviazione fisica è essenzialmente l'archiviazione della carta.
È quando archivi i tuoi documenti documentandoli via o spendendo una capacità di archiviazione sicura fuori sede come un deposito di archiviazione per conservarli per te. È una pratica diffusa per le grandi industrie che richiedono la conservazione di una traccia cartacea di documenti non mission-critical.
Archiviazione elettronica
Puoi anche digitalizzare i tuoi documenti e archiviarli nel cloud digitale o nell'archivio on-premise. Il vantaggio dell'archiviazione digitale è che consente di risparmiare molto spazio. Non hai bisogno di spazio fisico per archiviare il tuo documento: tutto viene salvato nel cloud.
Il software di digitalizzazione dei documenti, come Nanonets, estrae le informazioni dai documenti e le archivia nel database.
Tuttavia, questo non è per tutti. A molti proprietari del settore piace conservare copie fisiche e non spostano i propri archivi di documenti nell'archiviazione cloud per motivi di sicurezza.
Scansiona l'archiviazione su richiesta
La scansione su richiesta è il meglio di entrambi i mondi. È una soluzione in cui una società immagazzina i tuoi documenti cartacei per te fuori sede, ma li ispeziona e te ne spedisce una copia digitale su invito.
Ciò crea una buona scelta per le industrie che desiderano archiviare un'enorme quantità di documenti fuori sede ma che occasionalmente potrebbero richiedere l'accesso. Tuttavia, la scansione su richiesta è più costosa della normale archiviazione su carta poiché si sta spendendo per un servizio aggiuntivo.
Archiviazione fisica vs. elettronica
La conservazione di un archivio fisico di documenti richiede tempo e denaro e occupa spazio fisico prezioso, sia nel tuo lavoro che presso un'assistenza di archiviazione di terze parti. (Si tratta di $ 20 da archiviare per carta documento.)
Mentre l'archiviazione dei documenti elettronicamente è efficiente sia in termini di costi che di tempo e non occupa quasi nessuno spazio fisico.
È possibile ottenere numerosi vantaggi dal ripristino di documenti fisici per l'archiviazione in un archivio di documenti elettronici. Questi comprendono:
- L'archivio è archiviato elettronicamente, quindi non occupa spazio fisico (niente più schedari e scatole dei banchieri!)
- Facilita la ricerca rapida di parole chiave per documenti particolari
- Riduce i costi di stoccaggio e di esecuzione
- Protetto senza sforzo contro l'accesso non autorizzato
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Come impostare l'archiviazione elettronica dei documenti?
L'archiviazione dei documenti non è un'attività una tantum; una volta impostato un processo aziendale adeguato, puoi automatizzarlo. Vediamo come funziona l'archiviazione dei documenti.
Fase 1: valutazione iniziale
Comprendi i tuoi attuali processi documentali. Come gestisci i documenti essenziali e non essenziali? Hai un processo prestabilito? Tutti i documenti vengono gestiti contemporaneamente o il processo è ad-hoc?
Dai un'occhiata
- In che modo i documenti vengono generati, registrati, classificati e nominati?
- Qual è la procedura per la digitalizzazione dei documenti?
- Quali sono i requisiti per eliminare o eliminare un documento?
- Chi gestisce le eccezioni ai documenti?
- Quali documenti sono necessari per un audit?
Dovresti anche capire il numero di documenti che gestirai per farti un'idea.
Sulla base di questa valutazione iniziale, si lavora alla stesura dei flussi per i processi.
Passaggio 2: identificare obiettivi e ruoli
Dopo aver compreso i processi, prova a mappare i motivi per l'archiviazione dei documenti.
- Vuoi ridurre i costi operativi di gestione dei documenti?
- Lo stai facendo per aderire alle linee guida sulla sicurezza dei dati?
- Stai cercando di ottimizzare il tuo gestione dei registri?
- Il team esecutivo sta facendo questo per migliorare la visibilità delle risorse?
In base agli obiettivi, puoi dare loro la priorità e modificare i processi di archiviazione dei documenti. Comprendere i ruoli degli stakeholder nel processo.
- Chi supervisionerà il processo di archiviazione dei documenti?
- Quali livelli di autorizzazione utilizzerai per limitare l'accesso ai dati archiviati?
- Come garantirete la conformità dei dipendenti?
Passaggio 3: implementare un programma di conservazione
Ora è il momento di impostare un programma di conservazione. Capire i documenti che devono essere conservati e quelli che non lo fanno.
È necessario conservare i rapporti finanziari annuali originali in quanto potrebbero essere richiesti lungo la strada. Cerca le regole federali, locali, statali e specifiche del settore che devi seguire.
Ad esempio, conservare tutti i documenti relativi all'IRS e alle tasse per almeno sette anni.
Successivamente, demolisci tutti i documenti che non richiedono l'archiviazione o che non verranno mai archiviati in modo permanente, come cataloghi dei fornitori, posta indesiderata e copie duplicate. Puoi digitalizzarli scansionandoli e estrazione di informazioni utilizzando il software OCR.
Passaggio 4: digitalizzare i file cartacei
Digitalizzare file cartacei per ridurre i costi, risparmiare spazio e migliorare l'organizzazione dei documenti.
Per una migliore ricercabilità, è possibile utilizzare il software OCR e a scanner di documenti, come Nanonets, per ordinare, organizzare, etichettare e indicizzare i documenti.
Passaggio 5: scegli uno spazio di archiviazione
Per l'archiviazione digitale, è necessario scegliere tra archiviazione su nastro, disco e cloud. Ognuno presenta vantaggi e svantaggi associati alla sicurezza a lungo termine, all'integrità e alla facilità di accesso software di gestione dei documenti.
Passaggio 6: automatizza con flussi di lavoro documentali
Una volta che tutti i processi e tutte le variabili sono stati mappati, è il momento di implementare il processo.
Puoi usare software di gestione dei documenti piace nanonet per automatizzare l'intero processo utilizzando flussi di lavoro senza codice. Ha anche opzioni di archiviazione cloud o on-premise per archiviare automaticamente i tuoi documenti. Vedere come funziona.
Passaggio 7: monitora e ottimizza
Nessun processo è perfetto all'inizio. Dopo aver implementato i flussi di lavoro dei documenti, raccogliere feedback dalle parti interessate sul miglioramento del processo.
Quando utilizzare l'archiviazione dei documenti?
La tua azienda deve concentrarsi sull'archiviazione dei documenti se:
- La tua azienda si occupa regolarmente di molte pratiche burocratiche
- Potrebbe essere necessario accedere a vecchi documenti in futuro
- Gli audit sono comuni per le aziende simili a te
- È necessario archiviare i documenti nell'ambito della conformità e dei requisiti normativi
Se questi fattori sono rilevanti per la tua azienda, potresti dover archiviare i tuoi documenti.
Riduci il tempo di archiviazione dei documenti da giorni a minuti con Nanonet. Riduci costi e tempi. Interessato a sapere come funziona?
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Come automatizzare l'archiviazione dei documenti?
Puoi automatizzare l'archiviazione dei documenti con Nanonet in semplici passaggi.
Per farlo, crea un account gratuito su Nanonets o accedi al tuo account.
Passo 1: È necessario impostare la raccolta dei documenti. I documenti possono essere caricati automaticamente sulla piattaforma utilizzando le opzioni di caricamento dei dati.
Passo 2: Ora, dobbiamo classificare i documenti. La piattaforma Nanonets identifica automaticamente il tipo di documento con il modello di classificatore di documenti.
Passo 3: Nella fase successiva, puoi estrarre i dati dai documenti e utilizzarli per eseguire attività come la corrispondenza dei dati, l'approvazione dei documenti, la discussione dei dati, il miglioramento dei dati, la corrispondenza del database, la ridenominazione dei file PDF e altro ancora con l'automazione del flusso di lavoro.
Passo 4: Ora, dopo aver elaborato i documenti, è il momento di salvarli. Puoi esportare il documento nell'archivio cloud di tua scelta o salvarlo nel database di Nanonets.
Archiviazione di documenti con Nanonets
Nanonet è un software intelligente per la gestione dei documenti con il software OCR integrato che può aiutarti a convertire tutti i tuoi documenti cartacei in un formato digitale ricercabile. Nanonets è facile da usare con un generatore di flussi di lavoro drag-and-drop senza codice in grado di automatizzare qualsiasi processo manuale di documenti.
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Supponiamo di avere un complesso processo di archiviazione dei documenti. In tal caso, il nostro team di talento può aiutarti a semplificare e automatizzare l'intero processo in modo che sia efficiente e funzioni in base alle tue esigenze. Vuoi condividere con noi le tue esigenze? Imposta una chiamata or Mandaci un email.
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Perché dovresti usarlo?
Ci sono molti vantaggi nell'usare l'archiviazione elettronica dei documenti:
- Risparmia spazio: L'archiviazione digitale dei documenti può far risparmiare spazio e costi liberando spazio e riducendo i costi operativi.
- Gestione efficiente dei documenti: Con l'archiviazione elettronica dei documenti, puoi organizzare, classificare e archiviare tutti i tuoi documenti in un'unica posizione centralizzata. Ciò semplifica la gestione dei documenti.
- Migliora la sicurezza dei documenti: Puoi limitare l'accesso fraudolento e migliorare la sicurezza dei documenti archiviando i documenti in un archivio cloud sicuro.
- Documenti facili da cercare: Il software DMS trasforma i documenti in un database ricercabile, il che significa che puoi cercare documenti utilizzando parole chiave dai documenti.
- Renderti conforme: Alcuni settori devono implementare l'archiviazione dei documenti per essere conformi.
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Casi d'uso per l'archiviazione dei documenti
L'archiviazione dei documenti è utile per quasi tutti i tipi di attività. Diamo un'occhiata ad alcune applicazioni reali dell'archiviazione di documenti in diversi settori.
- Servizi finanziari le aziende devono garantire che tutti i loro documenti siano pronti per l'audit. È qui che l'archiviazione dei documenti li aiuta a mantenere tutti i registri dei clienti, le ricevute di cambio valuta e altri documenti legali quando richiesto. Leggi come puoi automatizzarlo con automazione finanziaria.
- Retail le aziende devono salvare tutte le informazioni su clienti, fornitori e fornitori in caso di eventuali discrepanze in futuro. Leggi di più su automazione della vendita al dettaglio.
- Studi legali e uffici legali bisogno di memorizzare tutto contratti relativi al caso, documenti e fax come PDF. Hanno bisogno di trovare rapidamente documenti e preventivi utilizzando la ricerca intelligente e i tag. È qui che l'archiviazione dei documenti torna utile.
- Servizi pubblici gestire molte informazioni giorno dopo giorno. Non tutto è rilevante ora, ma devono memorizzare tutte le informazioni che devono essere prontamente disponibili in seguito facendo clic su un pulsante.
- Aziende possono ottimizzare la gestione dei documenti con un'archiviazione efficiente dei documenti. Convertendo i loro documenti cartacei in a libreria consultabile, i dipendenti possono ridurre il tempo dedicato alla ricerca di documenti e la digitalizzazione può anche migliorare la visibilità dei dati.
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Archiviazione di documenti vs backup di file
L'archiviazione dei documenti sta eseguendo un backup dei file, giusto? Beh, è un po' diverso.
Il processo di archiviazione dei documenti è per i documenti passivi, mentre i backup vengono utilizzati per i file attivi nei sistemi quotidiani.
L'obiettivo di un archivio documentale è quello di conservare i documenti originali nel caso in cui siano richiesti per diversi motivi in futuro. Al contrario, l'obiettivo di un backup di file è conservare una copia dei file attivi nel caso in cui i file effettivi vengano danneggiati o persi, garantendo la continuità operativa.
Diamo un'occhiata a più differenze tra l'archiviazione dei documenti e il backup dei file.
Archivio documenti |
Backup dei documenti |
|
Goal |
Archiviazione a lungo termine di documenti che non vengono utilizzati in questo momento |
Salvataggio di una copia dei dati recenti in caso di perdita o danneggiamento dei dati |
Usato |
A seconda delle esigenze – es. Audit |
Quando i dati correnti sono danneggiati o non vengono caricati |
Dati |
Salvato come copia. I dati non vengono sovrascritti |
I dati vengono sovrascritti |
Tipo di dati archiviati |
Dati originali – es. Resoconti finanziari |
Duplicato dei dati correnti come copia |
Velocità |
La velocità di ripristino non è un problema |
Dovrebbe essere in tempo reale |
Termine |
Conservazione a lungo termine |
Stoccaggio a breve e medio termine |
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8 febbraio 2023: questo blog è stato originariamente pubblicato nel giugno 2022 ed è stato aggiornato l'8 febbraio 2023 con contenuti aggiornati.
Ulteriori informazioni sulla gestione dei documenti:
FAQ
Perché digitalizzare i documenti?
Produttivo gestione documenti: I documenti indicizzati e digitalizzati possono essere esportati in un sistema e archiviati automaticamente in biblioteche digitali, dove il loro utilizzo può essere documentato, monitorato e gestito.
Riutilizzo semplice del testo: quando un soggetto stampato viene ripristinato in testo modificabile, può essere modificato e riutilizzato in Microsoft Excel o Word, risparmiando tempo generalmente impiegato per ricreare e riscrivere i documenti.
Ricercabilità: i documenti, comprese le parole chiave nei metadati o nel testo, possono essere rilevati dalle reti di ricerca elettronica e indicati in pochi secondi.
Accesso semplice: i documenti digitali possono essere recuperati dal repository principale in qualsiasi momento e distribuiti rapidamente via e-mail, eliminando la necessità di effettuare copie stampate.
Che cos'è un software di archiviazione dei documenti?
Il software di archiviazione dei documenti converte i documenti in record digitali che possono essere archiviati, facilmente accessibili e gestiti in modo efficiente, aiutando la tua istituzione a risparmiare sulle spese di archiviazione, migliorare la produttività dei dipendenti e velocizzare le procedure aziendali.
Adeguati per l'archiviazione a lungo termine, gli elenchi convertiti sono piccoli con un'elevata qualità visiva. Possono essere letti su vari dispositivi, facilmente accessibili da luoghi isolati e archiviati centralmente in archivi elettronici, biblioteche digitali o reti di gestione documentale. Qualsiasi azienda può accelerare le procedure interne e aumentare l'efficienza offrendo un facile accesso alle copie archiviate digitalmente con diritti di accesso definiti.
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- Fonte: https://nanonets.com/blog/document-archiving/
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