Gestione delle spese, in sostanza, è il processo metodico mediante il quale un'azienda traccia, verifica ed elabora ogni spesa finanziaria sostenuta nelle sue operazioni.
Ciò comprende i compiti cruciali di
- registrazione delle spese.
- garantire che le spese siano in linea con le politiche aziendali.
- garantire che le spese siano approvate dalle persone giuste.
- analizzare le spese per una migliore supervisione fiscale e pianificazione strategica.
- salvaguardare un'azienda da errori, frodi e incubi legati alla conformità.
In sostanza, è l'arte e la scienza di garantire che ogni centesimo speso dalla tua azienda non solo conti, ma venga contabilizzato.
Immagina un mondo in cui le Grandi Piramidi furono costruite senza alcuno strumento di misurazione, un'impresa di precisione basata esclusivamente su congetture. Sembra poco plausibile, vero? Eppure, è proprio questo il modo in cui molte aziende si avvicinano ancora alla gestione delle spese, un aspetto critico ma spesso sottovalutato delle loro attività. Nell'ambiente aziendale odierno, la gestione delle spese svolge un ruolo fondamentale nel modellare il panorama finanziario delle imprese, grandi e piccole.
In questo blog approfondiremo il mondo della gestione delle spese ed esploreremo i seguenti temi.
- necessità di gestione delle spese
- evoluzione e stato attuale della gestione della spesa
- come iniziare con la gestione delle spese?
- come creare una politica di spesa?
- come implementare la gestione delle spese?
- casi di studio sull'implementazione della gestione delle spese
- confronto dei migliori software di gestione delle spese
- cultura aziendale e gestione delle spese
- tendenze future nella gestione delle spese
- risorse addizionali
Necessità di gestione delle spese
Ammettiamolo, nel mondo della finanza in continua evoluzione, gestire le spese non è solo una buona idea: è una tattica di sopravvivenza. Voglio dire, pensaci. Con le aziende che diventano sempre più complesse e i mercati più volatili, il ragazzo con una maniglia sul portafoglio è colui che può prendere le decisioni. Non si tratta solo di risparmiare denaro; si tratta di governance finanziaria strategica.
Ora potresti pensare: "Abbiamo tutto questo coperto dai nostri fidati fogli di calcolo e audit trimestrali". Ma non illudiamoci. I metodi tradizionali sono efficaci quanto una zanzariera su un sottomarino quando si tratta del dinamismo dell’ecosistema finanziario odierno. Abbiamo bisogno di qualcosa di più: qualcosa che non solo tenga traccia delle spese ma ci fornisca anche approfondimenti e previsioni.
Facciamo un esempio pratico. Immagina un'azienda tecnologica di medie dimensioni, chiamiamola "InnovateX". Stanno andando bene, crescono velocemente e il loro prodotto è un successo. Ma ecco il bello: la loro gestione finanziaria è rimasta ferma all’ultimo decennio. Stanno utilizzando processi manuali e il monitoraggio delle spese è, francamente, un disastro.
Indica l'ingresso di una soluzione completa per la gestione delle spese. Con un sistema robusto in atto, InnovateX ha potuto non solo tenere sotto controllo le proprie spese, ma anche sfruttare questi dati per prendere decisioni strategiche.
Ad esempio, scoprono che stanno spendendo troppo per i servizi dei fornitori, alcuni dei quali si sovrappongono. Oppure si rendono conto che le loro spese di viaggio sono alle stelle perché non hanno una politica per prenotare opzioni di viaggio convenienti. Con queste informazioni, InnovateX può rinegoziare i contratti con i fornitori, ottimizzare i servizi e implementare una nuova politica di viaggio.
InnovateX inizia a risparmiare denaro, certo, ma diventa anche più efficiente, più agile e meglio posizionata per investire in opportunità di crescita. Passano dal giocare in difesa con le loro finanze al giocare in attacco.
Vediamo come InnovateX, o qualsiasi altra azienda che adotta le migliori pratiche e soluzioni di gestione delle spese, è in grado di affrontare in modo efficace i tradizionali problemi di gestione delle spese:
- I dati in tempo reale sono sovrani: Nel frenetico mondo degli affari, prendere decisioni basate sui dati dell'ultimo trimestre è come guidare usando lo specchietto retrovisore. La moderna gestione delle spese fornisce approfondimenti in tempo reale, consentendo alle aziende di prendere decisioni informate in tempo reale. InnovateX ha implementato un sistema di gestione delle spese basato su cloud che forniva report in tempo reale. Ciò ha consentito al team finanziario di individuare un aumento improvviso e inspiegabile delle spese di marketing e di affrontare rapidamente il problema, evitando il superamento del budget.
- Il contenimento dei costi non è facoltativo: Una gestione efficace delle spese aiuta le aziende a identificare ed eliminare le spese inutili. Analizzando i dati sulle spese, InnovateX ha scoperto che stavano pagando più del dovuto per le forniture per ufficio di un fornitore di lunga data. Hanno negoziato tariffe migliori ed esplorato opzioni più convenienti, ottenendo significativi risparmi annuali.
- Prevenzione delle frodi: meglio prevenire che curare: Senza un solido sistema di gestione delle spese, la tua azienda è come una casa con le porte aperte. È un invito aperto ai truffatori. Un buon sistema può segnalare irregolarità e prevenire fughe finanziarie. InnovateX ha introdotto flussi di lavoro automatizzati per l'approvazione delle spese e il rilevamento delle anomalie. Questo sistema ha segnalato un modello insolito di acquisti piccoli e frequenti da parte di un dipendente, scoprendo un caso minore di frode sulle spese che è stato risolto rapidamente.
- Conformità normativa: non scherzare con la legge: La gestione automatizzata delle spese garantisce di essere sempre dalla parte giusta della legge, evitando costose insidie legali. Con normative in continua evoluzione, gestire manualmente la conformità è come destreggiarsi con la dinamite. InnovateX ha adottato un sistema di spesa che si aggiorna automaticamente con i più recenti requisiti fiscali e normativi, garantendo la conformità ed evitando una potenziale multa salata dovuta a una normativa fiscale trascurata.
- Il budget non è un gioco d'ipotesi: La gestione delle spese trasforma la definizione del budget in una scienza piuttosto che in un gioco d'ipotesi. Analizzando i modelli e le tendenze di spesa, le aziende possono fare previsioni più accurate e allocare le risorse in modo più efficace. Utilizzando i dati storici sulle spese, InnovateX ha previsto con precisione la spesa IT per l'anno successivo, evitando un deficit di budget di metà anno che l'aveva afflitta in precedenza.
- Il lavoro manuale richiede molto tempo ed è soggetto a errori: Un efficiente sistema di gestione delle spese semplifica i processi, riduce le attività manuali e mantiene il team concentrato su ciò che sa fare meglio, non sulla compilazione delle note spese. InnovateX ha utilizzato l'app mobile basata su OCR offerta dal software di gestione delle spese per la rendicontazione delle spese che acquisisce i dati direttamente dalle ricevute e li inserisce nel sistema di gestione delle spese. Ciò ha ridotto il tempo dedicato dai dipendenti alle note spese, aumentando il morale e riducendo gli errori.
- Processo decisionale strategico: L'informazione è potere. Fornendo informazioni dettagliate su dove e come viene speso il denaro, i sistemi di gestione delle spese consentono alle aziende di prendere decisioni strategiche che favoriscono la crescita e l’efficienza. La leadership di InnovateX ha utilizzato i dati sulle spese per decidere di spostare una parte del budget pubblicitario dai media tradizionali ai canali digitali, ottenendo un ROI più elevato, come indicato dall'analisi delle spese di vendita e marketing.
- La visibilità porta alla responsabilità: Quando i dipendenti sanno che le spese vengono monitorate e analizzate, ciò porta a una spesa più responsabile. Non si tratta di microgestione; si tratta di creare una cultura della responsabilità. InnovateX ha notato un cambiamento culturale in cui i dipendenti sono diventati più attenti alle proprie spese, portando a una riduzione delle spese non essenziali, come i pranzi di lavoro eccessivi.
- Scalabilità: cresci senza i dolori della crescita: Un solido sistema di gestione delle spese può crescere insieme alla tua azienda, garantendo che la gestione finanziaria non diventi un collo di bottiglia. Quando InnovateX ha aperto un nuovo ufficio in un altro paese, il sistema era già in grado di gestire spese multivaluta e diversi regimi fiscali.
- Il punto: è tutta una questione di biglietti verdi: Alla fine, quello che conta è il risultato finale. Una gestione efficace delle spese contribuisce direttamente alla redditività. L'approccio mirato di InnovateX alla gestione delle spese ha portato a una riduzione del 15% dei costi di viaggio, aumentando direttamente la redditività.
Pertanto, l'applicazione della gestione delle spese nella propria azienda porta a vantaggi tangibili, migliorando l'efficienza operativa, la conformità e, in definitiva, contribuendo alla salute finanziaria dell'azienda.
Evoluzione e stato attuale
Il viaggio della gestione delle spese è una storia di evoluzione, che rispecchia la storia più ampia dello sviluppo aziendale. Dai tempi dei libri mastri e delle pile di ricevute cartacee all'era moderna delle soluzioni software, la gestione delle spese ha attraversato un percorso di trasformazione. Nell’ultimo decennio, l’avvento dell’intelligenza artificiale e del cloud computing ha rivoluzionato questo campo. Sono finiti i tempi dei laboriosi inserimenti manuali; oggi, una ricevuta può viaggiare da una tasca a un registro digitale in pochi secondi.
Il mercato della gestione delle spese è un mercato pieno di attività, maturo di innovazione e in crescita più velocemente di una startup della Silicon Valley sotto steroidi. Secondo un recente rapporto, Si prevede che il mercato globale dei software per la gestione delle spese crescerà in modo significativo nei prossimi cinque anni, spinto da un’impennata della domanda di soluzioni finanziarie automatizzate e integrate.
Aziende come Nanonets, SAP Concur, Expensify e Coupa sono in prima linea, trasformando il panorama con soluzioni all’avanguardia che fanno sembrare la gestione delle spese una passeggiata nel parco. I loro contributi spaziano dall’analisi basata sull’intelligenza artificiale alle integrazioni perfette con i sistemi contabili, rimodellando il modo in cui le aziende gestiscono le proprie spese.
Ma ciò che è veramente affascinante è l’adozione diffusa di queste soluzioni. Dai conglomerati tentacolari alle vivaci startup, le aziende di tutti i settori stanno saltando sul carro della gestione delle spese. Questa non è una tendenza limitata ai settori finanziario o tecnologico; è un movimento interindustriale. Rivenditori, produttori, operatori sanitari: qualunque sia il tuo nome, stanno tutti riconoscendo la necessità di soluzioni efficienti per la gestione delle spese.
Sfide nella gestione delle spese
Le aziende che desiderano implementare la gestione delle spese in un flusso di lavoro manuale tradizionale devono affrontare immediatamente una marea di sfide. Diamo un'occhiata alle sfide più comunemente affrontate da un'azienda che desidera implementare la gestione delle spese.
- I dati manuali portano a errori e sprecano tempo prezioso e risorse umane. Una montagna di ricevute, ore trascorse nell'immissione manuale dei dati e l'inevitabile errore umano che si insinua: è una ricetta per il disastro finanziario.
- Poi c'è il colosso del rispetto delle politiche. Garantire il rispetto sia delle politiche aziendali che dei mandati normativi è come camminare sul filo del rasoio. Un errore e ti ritrovi in un mondo di caos dovuto alla conformità. È qui che molte aziende inciampano, lottando per tenere il passo con normative e politiche interne in continua evoluzione.
- E non dimentichiamoci delle questioni di integrazione. In un mondo in cui il tuo sistema di gestione delle spese deve comunicare con il tuo software di contabilità, il tuo sistema ERP e forse anche con il tuo CRM, l'integrazione è fondamentale. Ma ottenere un’integrazione perfetta è spesso più facile a dirsi che a farsi. Le aziende sono spesso alle prese con la necessità di far funzionare i propri sistemi in armonia, il che spesso porta a silos di dati e inefficienze operative.
- Le approvazioni manuali sono inefficienti e portano direttamente a ritardi nei pagamenti delle multe e a inefficienze operative. Gli approvatori spesso non sono consapevoli del contesto delle spese da approvare e i complessi flussi di lavoro di approvazione portano a ritardi. L’intervento umano nelle approvazioni può comportare il mancato rispetto delle scadenze, multe e un aumento degli oneri amministrativi, rendendo l’automazione un’alternativa più efficiente per semplificare i flussi di lavoro e garantire transazioni tempestive.
- Garantire pagamenti senza intoppi a venditori, dipendenti e fornitori può essere difficile. Pagamenti ritardati o errati possono portare a rapporti tesi, sanzioni finanziarie e offuscare la reputazione aziendale. Inoltre, per le aziende che operano a livello internazionale, la gestione delle spese in più valute può essere complessa. La gestione dei tassi di cambio, la conformità alle normative estere e la riconciliazione delle transazioni multivaluta richiedono strumenti e competenze specializzate.
- Trattare con più fornitori di software di gestione delle spese, elaborazione dei pagamenti e altri servizi correlati può essere complesso. Coordinare e gestire queste relazioni in modo efficace può essere di per sé una sfida.
- Man mano che le aziende crescono, le loro esigenze di gestione delle spese possono aumentare. Garantire che la soluzione di gestione delle spese scelta possa scalare per accogliere maggiori volumi di transazioni, dipendenti aggiuntivi e operazioni in espansione è essenziale per il successo a lungo termine.
- La gestione e l'archiviazione di ricevute digitali, fatture e altri documenti relativi alle spese può diventare impegnativa. Mantenere una traccia di controllo completa e facilmente accessibile è essenziale per la conformità e la trasparenza. Ciò include la registrazione di tutte le modifiche e le approvazioni relative alle spese e la disponibilità della documentazione adeguata per gli audit.
- Generare insight significativi dai dati di spesa è essenziale per prendere decisioni informate. Configurare solide funzionalità di reporting e analisi, comprendere i dati e tradurli in informazioni fruibili può essere complesso, in particolare per le aziende con grandi volumi di dati sulle spese.
Innovazioni tecnologiche nella gestione delle spese
L’automazione e l’intelligenza artificiale sono arrivate in nostro soccorso. Esploriamo come questi progressi all'avanguardia stanno rivoluzionando la gestione delle spese.
Automazione: il nuovo cavallo di battaglia della gestione finanziaria
Benvenuto nell'era dell'automazione, dove le note spese si creano da sole, l'invio è un gioco da ragazzi e le approvazioni non richiedono uno sforzo titanico. L'automazione nella gestione delle spese è come avere un mago della finanza al tuo fianco, che lavora 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX, senza pausa caffè. Ha trasformato il compito monotono della creazione di note spese in un processo semplificato e privo di errori. Ora i dipendenti scattano una foto delle loro ricevute e voilà, i dati trovano magicamente posto nei report. Le approvazioni che prima richiedevano giorni, ora avvengono in tempo reale, garantendo un flusso di cassa regolare e dipendenti soddisfatti. Non si tratta solo di risparmiare tempo; si tratta di ridefinire l'efficienza.
Soluzioni Mobile e Cloud: la gestione delle spese a portata di mano
Infine, parliamo degli eroi non celebrati: soluzioni mobili e cloud. In un mondo in cui gli affari si svolgono ovunque, perché la gestione delle spese dovrebbe essere incatenata a una scrivania? Le piattaforme basate sul cloud fanno sì che i dati finanziari siano sempre a portata di mano, sicuri e aggiornati. E con le app mobili, le spese possono essere gestite in movimento: dal sedile posteriore di un taxi o dalla sala partenze di un aeroporto. Questa mobilità e flessibilità non sono solo comodità; sono necessità in un mondo che non smette mai di muoversi.
Integrazioni: le tue app ora possono parlare tra loro
Le integrazioni sono strumenti essenziali che rendono la gestione delle spese ancora più efficiente. Connettono le tue app e garantiscono la sincronizzazione dei dati in tempo reale tra le tue applicazioni e i database. Solo per elencarne alcuni, ora puoi:
- Collega le tue e-mail e altre app al tuo sistema di gestione delle spese per un'acquisizione fluida di fatture, fatture e ricevute. Un sistema basato su OCR può estrarre direttamente i dati dai documenti di spesa e inserirli in formato strutturato.
- Collega il tuo sistema di spesa con software di contabilità come QuickBooks o Xero per un flusso di dati continuo e una riduzione degli errori.
- Semplifica i rimborsi integrandosi con il software delle risorse umane e del libro paga per un processo più fluido.
- Integrazione con strumenti di progetto come Trello per allocare accuratamente le spese a progetti specifici.
Pagamenti senza soluzione di continuità: pagamenti diretti più rapidi, convenienti e sicuri
Ora i pagamenti possono essere effettuati direttamente tramite il software di gestione delle spese. Questi sistemi ora forniscono vaste funzionalità per rendere i pagamenti senza soluzione di continuità –
- Puoi scegliere tra trasferimenti ACH, carte di credito, bonifici e pagamenti tramite portafoglio a livello globale. Utilizza un programma di pagamento automatizzato o paga alle tue condizioni.
- Alcune piattaforme come Nanonets offrono pagamenti globali e multivaluta senza costi aggiuntivi.
- Puoi integrarti perfettamente con il tuo conto bancario esistente e iniziare a inviare pagamenti in pochi minuti e persino impostare i tuoi conti fornitore direttamente nella piattaforma, quindi tutto ciò che devi fare è fare clic su "Paga".
Analisi dei dati basata sull'intelligenza artificiale: il cervello dietro le operazioni
Queste non sono solo parole d'ordine; sono la spina dorsale della moderna gestione delle spese. L’intelligenza artificiale si tuffa nel mare dei dati finanziari, analizzando i modelli di spesa e pescando approfondimenti che farebbero alzare un sopracciglio anche al contabile più esperto. Questi algoritmi rilevano anomalie, segnalano potenziali frodi e imparano persino a prevedere le tendenze future della spesa.
Best Practices
Parliamo di come iniziare a pensare e implementare la gestione delle spese per la tua azienda.
Monitoraggio delle spese strategiche
Al centro di una gestione efficace delle spese c’è il principio del monitoraggio meticoloso. È necessario tenere conto di ogni centesimo speso, non solo ai fini della conformità, ma anche per ottenere informazioni preziose sui modelli di spesa. Questo livello di dettaglio aiuta nella definizione del budget e nelle previsioni e nell'identificazione delle aree di risparmio sui costi.
Strumenti e software moderni hanno rivoluzionato questo aspetto della gestione delle spese. Piattaforme come Nanonets offrono processi semplificati per l'acquisizione e la classificazione delle spese, rendendo più semplice che mai mantenere registri completi.
Audit e revisioni regolari
Un altro pilastro delle migliori pratiche nella gestione delle spese è lo svolgimento regolare di audit e revisioni. È qui che il problema finanziario incontra la strada. Gli audit non riguardano solo la conformità; si tratta di garantire l'integrità del reporting finanziario.
La migliore pratica in questo caso prevede la definizione di un programma regolare per gli audit, utilizzando un mix di risorse interne ed esterne per garantire l'obiettività. L’obiettivo è identificare eventuali discrepanze, potenziali frodi o inefficienze. Questo controllo continuo non solo tutela contro la cattiva gestione finanziaria, ma rafforza anche una cultura della responsabilità.
Sfruttare la tecnologia
Viviamo in un'epoca in cui la tecnologia è un'alleata in quasi tutte le funzioni aziendali e la gestione delle spese non fa eccezione. L’intelligenza artificiale, l’apprendimento automatico e l’automazione non sono solo parole d’ordine; sono strumenti in grado di semplificare e aumentare drasticamente l'efficienza dei processi di rendicontazione e approvazione delle spese.
Queste tecnologie possono automatizzare attività banali, segnalare anomalie e persino prevedere modelli di spesa futuri, consentendo una pianificazione finanziaria più strategica. L’adozione di tali strumenti non è più un lusso ma una necessità per le aziende che desiderano rimanere competitive e solide dal punto di vista finanziario.
Garantire l’allineamento delle politiche
Infine, il fulcro di un’efficace gestione delle spese è garantire che tutte le pratiche siano in linea con la politica aziendale. Non basta avere una politica ben scritta; deve essere un documento vivo che si riflette in ogni transazione di spesa.
In questo caso, la tecnologia gioca un ruolo fondamentale nel garantire la conformità. Con gli strumenti giusti, le violazioni delle policy possono essere segnalate in tempo reale, le approvazioni possono essere semplificate e le eccezioni gestite in modo più efficace. Questo allineamento garantisce che la strategia finanziaria dell'azienda venga applicata in modo coerente a tutti i livelli, portando a una gestione finanziaria più coesa ed efficace.
Politica di gestione delle spese
Ora che abbiamo una conoscenza adeguata del panorama della gestione delle spese, il passo successivo è creare una politica di spesa.
Una politica di spesa ben elaborata funge da carta di navigazione, guidando i dipendenti attraverso le acque spesso torbide della spesa aziendale, garantendo al tempo stesso che la nave finanziaria dell'azienda mantenga la rotta.
Vediamo come crearne uno.
Il ruolo di una politica di spesa va oltre le semplici regole; si tratta di dare il tono al modo in cui un'azienda gestisce le proprie finanze. Una buona politica raggiunge un delicato equilibrio tra flessibilità e controllo. Deve essere sufficientemente flessibile da soddisfare le diverse esigenze di un ambiente aziendale dinamico, ma allo stesso tempo sufficientemente rigoroso da salvaguardare l'azienda da spese inutili e potenziali frodi.
Elementi chiave di una politica efficace
Ogni politica di spesa efficace dovrebbe avere alcuni elementi non negoziabili:
- Definizioni chiare: Cosa costituisce una "spesa"? Potrebbe sembrare elementare, ma l’ambiguità porta alla confusione. Definire chiaramente ciò che i dipendenti possono e non possono richiedere come spese aziendali.
- Limiti di spesa: imposta limiti chiari. Questo potrebbe variare in base al ruolo, al dipartimento o al tipo di spesa. Si tratta di creare confini entro i quali i dipendenti possano operare in modo autonomo.
- Processi di approvazione: Stabilire chi autorizza le spese e il flusso di lavoro per l'approvazione. Ciò aiuta a mantenere un sistema di controlli ed equilibri.
- Requisiti di ricevuta e documentazione: Specificare la documentazione necessaria a comprovare le spese.
Personalizzazione alle esigenze aziendali
Non esiste una soluzione unica valida per la creazione di politiche di spesa. Una startup con pochi dipendenti potrebbe aver bisogno di una politica più semplice rispetto a una multinazionale. Ad esempio, una startup tecnologica potrebbe destinare di più agli abbonamenti software, mentre un’azienda manifatturiera potrebbe concentrarsi sulle spese di viaggio e di intrattenimento dei clienti. Adattare la policy alle esigenze e alla cultura specifiche della tua azienda è fondamentale per la sua efficacia e adozione.
Trasparenza e accessibilità
Una polizza rinchiusa in uno schedario o sepolta in un manuale del dipendente è praticamente inesistente. Rendi la tua politica sulle spese facilmente accessibile: pubblicala sulla tua Intranet, includila nei materiali di onboarding o addirittura integrala nel tuo software di gestione delle spese.
Politiche di aggiornamento ed evoluzione
L’unica costante nel mondo degli affari è il cambiamento. Man mano che la tua azienda cresce, con l’emergere di nuove tecnologie e con l’evoluzione dell’ambiente aziendale, anche la tua politica di spesa dovrebbe evolversi. Revisioni e aggiornamenti regolari garantiscono che la tua politica rimanga pertinente ed efficace. Ciò potrebbe significare adattarsi alle nuove leggi fiscali, accogliere categorie di spesa emergenti come il lavoro a distanza o integrare nuove soluzioni tecnologiche.
Promozione di una cultura della conformità
La cultura è l’ecosistema in cui le politiche prosperano o appassiscono. La creazione di una cultura che valorizzi la conformità inizia dai vertici. Quando il management dà l’esempio, crea un precedente. Discutere regolarmente l’importanza della gestione delle spese nelle riunioni del team, celebrare gli esempi di buona conformità e discutere apertamente le sfide può aiutare a promuovere un ambiente in cui la conformità è apprezzata.
Monitoraggio e Feedback
Il monitoraggio continuo non significa fare il “fratello maggiore”; si tratta di fornire supporto continuo e garantire che il sistema funzioni come previsto. L'utilizzo della tecnologia per il monitoraggio può rendere questo compito meno scoraggiante. Un software di gestione delle spese con avvisi e analisi in tempo reale può aiutare a identificare modelli che potrebbero indicare non conformità o aree in cui potrebbe essere necessaria ulteriore formazione.
I cicli di feedback sono altrettanto importanti. Incoraggiare i dipendenti a fornire feedback sul processo di gestione delle spese può far emergere spunti su potenziali miglioramenti o aree di confusione.
Affrontare la non conformità
Quando si verifica una non conformità, è fondamentale affrontarla in modo costruttivo. L’obiettivo è correggere il comportamento, non punirlo. Comprendere la causa principale è fondamentale: è una mancanza di comprensione, un difetto nella politica o qualcos’altro? Adattare la risposta al motivo della non conformità può trasformare queste situazioni in opportunità di apprendimento, rafforzando in definitiva il quadro di conformità.
Esempio di politica delle spese
Consideriamo un'ipotetica azienda, "TechWave Solutions", un'azienda tecnologica di medie dimensioni specializzata in servizi basati su cloud, con circa 300 dipendenti. TechWave sta vivendo una rapida crescita e ha bisogno di rinnovare la propria politica di spesa per stare al passo con le sue esigenze in evoluzione. Vediamo come potrebbero elaborare ed esercitare la loro politica di spesa.
1. Definizioni chiare:
- Definizione di spesa: Le spese presso TechWave includono qualsiasi costo sostenuto per scopi aziendali. Ciò comprende
- viaggiare
- intrattenimento del cliente
- abbonamenti software
- forniture per ufficio
- Voci non di spesa: Spese personali, multe per violazioni del codice stradale durante viaggi di lavoro o qualsiasi costo non direttamente correlato alle operazioni commerciali.
2. Limiti di spesa:
- Viaggio: Limitato a $ 200 al giorno per l'alloggio, $ 50 per i pasti e $ 300 per i biglietti aerei (classe economica).
- Intrattenimento del cliente: Massimo $ 100 a persona per evento.
- Abbonamenti software: Fino a $ 500 all'anno per dipendente per abbonamenti relativi allo sviluppo professionale.
- Forniture per ufficio: Non superiore a $ 50 al mese per dipendente.
3. Processi di approvazione:
- Spese fino a $ 100: approvazione diretta del manager.
- Spese comprese tra $ 100 e $ 500: approvazione del capo del dipartimento.
- Spese superiori a $ 500: richiesta dell'approvazione del CFO.
- Il flusso di lavoro di approvazione è integrato nel software di gestione delle spese dell'azienda per il monitoraggio e la tenuta dei registri.
4. Requisiti per ricevute e documentazione:
- Tutte le spese dovranno essere accompagnate da ricevuta.
- Per gli abbonamenti online sono necessarie ricevute elettroniche o copie delle fatture.
- Le spese di viaggio richiedono un itinerario dettagliato.
5. Personalizzazione in base alle esigenze aziendali:
- Data l'attenzione di TechWave sulla tecnologia, viene assegnato un budget più elevato per software e strumenti online.
- Limiti moderati riflettono la necessità di un certo coinvolgimento del cliente ma anche di controllo del budget.
6. Trasparenza e accessibilità:
- La politica delle spese viene pubblicata sull'intranet aziendale, inclusa nei materiali di onboarding e integrata nel dashboard del software di gestione delle spese di TechWave.
7. Politiche di aggiornamento ed evoluzione:
- Revisioni semestrali per adeguare i limiti e le categorie in base ai tassi di mercato e alla crescita dell'azienda.
- Con il passaggio al lavoro da remoto, molti dipendenti hanno iniziato a lavorare da luoghi diversi, con un conseguente aumento delle richieste di allestimento dell’home office. Il dipartimento Risorse umane segnala un aumento del 30% dei lavoratori a distanza. I dipendenti hanno richiesto supporto per l'allestimento dell'home office, comprese sedie ergonomiche e piani Internet aggiornati, che in precedenza non erano coperti. Ciò porta all'aggiunta di una nuova categoria di spesa:
- Assegnazione fino a $ 500 per dipendente per l'installazione una tantum di un ufficio a casa. Ciò include mobili ergonomici e gli aggiornamenti tecnologici necessari.
- Ulteriori $ 30 al mese per piani Internet migliorati per i lavoratori remoti.
- La politica aggiornata viene comunicata attraverso una riunione collettiva, newsletter via e-mail e aggiornamenti sull'intranet e sul software di gestione delle spese.
- Il team finanziario monitora l'impatto di questi cambiamenti sul budget di spesa complessivo e riferisce in occasione della successiva revisione semestrale.
8. Promozione di una cultura della conformità:
- Poche discussioni nelle riunioni sulla gestione delle spese e sulla conformità.
- Riconoscere e premiare la conformità attraverso newsletter e riunioni interne.
9. Monitoraggio e feedback:
- TechWave Solutions utilizzava un sistema di gestione delle spese di base. Tuttavia, man mano che l'azienda cresceva, il direttore finanziario, Alex Morgan, notò diversi problemi:
- Affermazioni duplicate: A volte i dipendenti presentavano la stessa spesa due volte a causa della mancanza di un monitoraggio adeguato.
- Potenziale frode: Alcuni casi di spese sospette sono stati segnalati ma non è stato possibile verificarli immediatamente.
- Multe per ritardato pagamento: Alcune spese venivano riportate troppo tardi, determinando sconti per pagamenti anticipati mancati e incorrendo in sanzioni per ritardi di pagamento.
- Per risolvere questi problemi, TechWave Solutions ha integrato una nuova funzionalità nel software di gestione delle spese che forniva avvisi e analisi in tempo reale. Ecco come ha trasformato il loro processo:
- Prevenzione delle rivendicazioni duplicate: Il software ora contrassegna automaticamente le voci duplicate. Ad esempio, se un dipendente tenta di inviare una fattura di hotel che corrisponde alla data e all'importo di una voce precedente, il sistema avvisa lui e il team finanziario.
- Intercettazione di una frode: Modelli di spesa insoliti attivano avvisi. Ad esempio, se un dipendente che viaggia raramente segnala improvvisamente spese di viaggio elevate, il sistema lo contrassegna per la revisione.
- Reporting tempestivo delle spese: Il software invia promemoria per le scadenze di presentazione delle spese. Ciò ha contribuito a ridurre significativamente le sanzioni per ritardato pagamento. Ad esempio, due giorni prima della fine del mese viene inviato un promemoria per presentare tutte le spese, garantendo un'elaborazione e un pagamento tempestivi.
- Sondaggi trimestrali rivolti ai dipendenti per fornire feedback sul processo di gestione delle spese.
- I dipendenti hanno riferito che il processo di invio delle ricevute era complicato. In risposta, TechWave ha aggiornato il proprio sistema di gestione dei dipendenti per consentire un facile caricamento delle foto delle ricevute tramite un'app mobile, accelerando notevolmente il processo e migliorando la conformità.
- Il team finanziario ha segnalato inefficienze ed errori nel processo di immissione manuale dei dati di lettura delle ricevute e di inserimento dei dati nel software di spesa. Al software di gestione delle spese è stata aggiunta un'integrazione OCR, con conseguente riduzione del 90% del lavoro manuale corrispondente e precisione di estrazione dei dati superiore al 99%.
10. Affrontare la non conformità:
Sei mesi dopo l'implementazione della nuova politica sulle spese, TechWave Solutions osserva un modello di non conformità riguardante le spese di viaggio. Diversi dipendenti hanno superato il limite fissato di 200 dollari al giorno per l’alloggio durante i viaggi di lavoro. Il team finanziario segnala questa tendenza al management.
- Il CFO avvia un'analisi degli ultimi viaggi d'affari. Il team scopre che in diversi casi i prezzi degli unici hotel disponibili nei quartieri degli affari erano superiori al limite stabilito dalla società, il che ha portato a violazioni delle politiche.
- La direzione discute con i dipendenti che hanno superato i limiti. I dipendenti spiegano che per partecipare alle riunioni nelle aree centrali degli affari è necessario restare nelle vicinanze, ma il costo di tali alloggi spesso supera il limite dell'azienda.
- Il gruppo dirigente, riconoscendo la sfida pratica, decide di adeguare la politica. Il nuovo limite per l’alloggio è fissato a 300 dollari al giorno nelle città con un costo della vita più elevato, mentre mantiene il limite di 200 dollari per le altre località.
- Questo cambiamento viene comunicato a tutti i dipendenti, sottolineando l'importanza di scegliere opzioni economicamente vantaggiose entro i nuovi limiti. Vengono forniti suggerimenti sulla prenotazione anticipata, sulla scelta di hotel economici e sulla comprensione dei nuovi limiti di alloggio a più livelli.
- Il software di gestione delle spese viene aggiornato per riflettere i nuovi limiti e per richiedere ai dipendenti una giustificazione in caso di superamento di tali limiti in città specifiche.
Pertanto, la nuova politica di spesa in evoluzione di TechWave Solutions, adattata alle specifiche esigenze e cultura aziendale, fornisce un quadro strutturato e chiaro per la gestione delle spese. Questo approccio non solo garantisce il controllo finanziario ma promuove anche una cultura di responsabilità e trasparenza all’interno dell’organizzazione. Aggiornamenti regolari e meccanismi di feedback garantiscono che la politica rimanga pertinente ed efficace, adattandosi al contesto imprenditoriale dinamico.
Implementazione della gestione delle spese
Nel mondo della gestione delle spese, siamo passati dall'età della pietra all'era spaziale e alcune aziende utilizzano ancora strumenti di pietra.
Diamo un'occhiata a come viene implementata la gestione delle spese in un processo manuale e confrontiamola con un sistema di gestione delle spese automatizzato come Nanonets.
L'età della pietra: gestione manuale delle spese
1. Spese sostenute: Eccoci qui, in trincea. I dipendenti accumulano spese: viaggi, pasti, tutto quello che vuoi. Si aggrappano alle ricevute come manufatti preziosi che, diciamocelo, spesso finiscono come geroglifici sbiaditi da una spedizione in lavanderia.
2. La traccia cartacea: I dipendenti intraprendono l'arduo viaggio di registrazione manuale delle spese. Pensa ai fogli di calcolo, alle ricevute spiegazzate e alle occasionali macchie di caffè. È un processo scrupoloso, pieno di errori umani ed efficiente quanto una corsa con una gamba sola.
3. La maratona mensile: Una volta al mese avviene un rituale: la compilazione di questi fogli di calcolo in qualcosa di simile a una nota spese. È come assemblare un puzzle, ma mancano metà dei pezzi.
4. Il guanto di sfida del guardiano: I manager entrano quindi nell’arena dei gladiatori, armati solo del loro ingegno, per combattere i draghi della conformità e della ragionevolezza delle politiche. Questo processo spesso comporta più avanti e indietro di una partita di ping-pong.
5. L’abisso dell’audit: Di tanto in tanto, il team finanziario indossa il cappello da detective per verificare questi rapporti. È un gioco d'azzardo, in realtà, in cui le anomalie vengono facilmente trascurate come un ago in un pagliaio.
6. Il gioco dell'attesa: Una volta approvato, i dipendenti entrano nel purgatorio dei tempi di attesa per il rimborso. È un limbo in cui il tempo si ferma e il morale spesso subisce un duro colpo.
7. Il Dungeon dei dati: Inserimento dati: la rovina dell'esistenza del team finanziario. L'inserimento manuale dei dati nei sistemi contabili è emozionante quanto guardare la vernice asciugarsi.
8. Approfondimenti? Più come il senno di poi: Vengono generati report periodici che offrono approfondimenti spesso attuali quanto il giornale di ieri.
L'era spaziale: gestione automatizzata delle spese
L’automazione e l’intelligenza artificiale hanno trasformato questo panorama cupo e hanno reso la gestione delle spese un gioco da ragazzi. Diamo un'occhiata a come un moderno software di gestione delle spese come Nanonets utilizza questi progressi tecnologici per rendere l'automazione delle spese fluida, efficiente e priva di errori.
1. Spese sostenute: Stesse vecchie spese, ma è qui che avviene la magia. Le ricevute vengono acquisite più velocemente di un proiettile, grazie alle meraviglie della tecnologia mobile e alle integrazioni perfette per importare ricevute dalle tue app e dai tuoi database.
2. Registrazione Auto-Magia: La tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) interviene, estraendo i dati strutturati dalle ricevute in dati digitali più velocemente di quanto si possa dire “speso”.
3. Rapporti in tempo reale: I report vengono generati con un semplice clic: è come avere il tuo assistente personale, meno le corse del caffè.
4. Approvazioni facili: I controlli di conformità guidati dal sistema vengono attivati per primi, segnalando solo i valori anomali. I manager possono concentrarsi su problemi reali invece di giocare a Whack-a-Mole con ogni rapporto. Puoi quindi aggiungere persone coinvolte nel ciclo per garantire che le fatture vengano inviate per l'approvazione alla persona giusta al momento giusto. Inoltre, puoi applicare la tua politica di approvazione e controlli di convalida personalizzati.
5. Il Cruise Control di conformità: Gli audit continui e automatizzati semplificano la vita. Le anomalie emergono come un pollice dolorante e l’applicazione delle politiche è più rigorosa di un tamburo.
6. Rimborsi alla velocità della luce: I rimborsi avvengono a grande velocità, aumentando il morale dei dipendenti fino alla stratosfera.
7. La sinfonia di sincronizzazione: La perfetta integrazione con il tuo software di contabilità e altre app trasforma l'immissione e la riconciliazione dei dati in una sinfonia armoniosa anziché in una caofonia caotica.
8. Analisi alla velocità del pensiero: Gli approfondimenti in tempo reale sono a portata di mano e ti offrono una sfera di cristallo sui modelli di spesa e sulle opportunità di risparmio.
In conclusione, anche se il passaggio dall’implementazione della gestione manuale delle spese a quella automatizzata potrebbe sembrare un passo da gigante, in realtà si tratta di una serie di piccoli passi pratici verso l’efficienza, la chiarezza e, in definitiva, una maggiore redditività.
Ecco alcuni casi di studio di aziende che hanno implementato con successo la gestione e l'automazione delle spese:
- SaltPay utilizza Nanonets per l'integrazione con SAP per gestire le fatture dei fornitori.
- In2 Project Management aiuta Water Supply Corporation a risparmiare 700,000 AUD con Nanonets AI.
- Come Happy Jewellers, una PMI, ha tratto vantaggio dalle NanoNet.
- Nanonets AI aiuta ACM Services ad automatizzare l'estrazione da spendee documenti, risparmiando il 90% di tempo per il team di contabilità fornitori.
- Tapi automatizza le fatture di manutenzione della proprietà utilizzando Nanonets.
- Puma automatizza il processo di gestione delle spese con Zoho Expense.
- SWISS ha migliorato l'efficienza nell'elaborazione delle spese dell'80% con Rydoo.
- Suncommon gestisce le spese aziendali e fa risparmiare tempo all'azienda sfruttando la Expensify Card.
I 15 migliori software di gestione delle spese
In questa sezione, esamineremo in dettaglio i pro ei contro dei migliori software di gestione delle spese sul mercato.
1. Flusso di Nanonet
Flow è un software di gestione delle spese basato sull'intelligenza artificiale che offre l'acquisizione automatizzata dei dati per l'elaborazione intelligente delle spese. Grazie alle funzionalità avanzate di OCR e apprendimento automatico, Flow può estrarre informazioni rilevanti da vari documenti di spesa come ricevute e fatture. Fornisce un'interfaccia intuitiva, modelli OCR personalizzabili e opzioni di integrazione perfetta, rendendolo una soluzione versatile per la gestione delle spese.
Funzionalità principali:
- Tutti i tuoi dati di spesa in un unico posto.
- Processi di approvazione complessi, avvisi duplicati e rilevamento delle frodi
- Pagamento e riconciliazione che funzionano come per magia. Flow legge le informazioni sulle transazioni da qualsiasi fonte e le pubblica sul tuo ERP.
- Integrazione API per una perfetta integrazione con altri strumenti e sistemi.
- Scalabile e in grado di gestire grandi volumi di documenti e dati, soddisfacendo così le aziende di tutte le dimensioni.
- Gli algoritmi AI garantiscono l'accuratezza dei dati e la prontezza per la revisione
- Integrazione perfetta delle informazioni sulle transazioni da diverse fonti nell'ERP, facilitando pagamenti accurati e puntuali.
- Riconoscimento e classificazione automatizzati delle spese, riducendo l'inserimento manuale dei dati e gli sforzi di codifica GL.
- Processi di approvazione delle spese semplificati, automatizzando i limiti di spesa e i meccanismi di approvazione
- Spendere l'analisi dei dati per identificare le opportunità di risparmio e raccomandare misure di risparmio sui costi.
- Integrazione con NetSuite, Quickbooks Online, Xero e Sage Intacct,
- Integrazione con Slack, che consente ai dipendenti di ricevere avvisi, gestire richieste e ottenere approvazioni direttamente all'interno dell'interfaccia Slack.
PRO:
- Zero shot AI in grado di acquisire dati dai documenti dal primo giorno.
- Politica dei prezzi trasparente.
- Molteplici opzioni di supporto diretto, tra cui chat, portale di supporto ed e-mail.
- Offerta di prova generosa per gli utenti per testare la piattaforma.
- Account manager dedicato disponibile per il piano superiore.
- Offre servizi di annotazione per assistere con l'etichettatura dei dati.
- Include modelli predefiniti per un'implementazione più semplice.
Contro:
- Scelta limitata di livelli per i piani.
- Nessuna offerta di carte virtuali ancora disponibile.
Fonte:
2.Brex
Brex è un software completo per la gestione delle spese che semplifica il controllo di vari tipi di spesa, dalle carte aziendali, ai rimborsi e ai viaggi, al pagamento delle fatture e ai conti aziendali, il tutto in un unico sistema unificato.
I suoi flussi di lavoro personalizzabili possono gestire tipi di spesa complessi e diversificati, consentendo la conformità con il minimo sforzo per i dipendenti.
Funzionalità principali:
- Su misura per la conformità e la responsabilità
- Ampiamente utilizzato da startup e piccole imprese
- Monitoraggio semplificato delle spese, approfondimenti in tempo reale e integrazione con i sistemi di contabilità
PRO:
- Nessun controllo del credito personale per iniziare
- Interfaccia utente drag-and-drop facile da usare
- Configurazione rapida e processo di onboarding
- Notifiche e-mail in tempo reale che ti aiutano a rimanere aggiornato sui rapporti
- Funzionalità dell'app mobile senza soluzione di continuità
Contro:
- Opzioni di personalizzazione e categorizzazione limitate
- La funzionalità di rendicontazione delle spese potrebbe essere migliorata
- Incompatibilità con le opzioni delle schede tradizionali
- Potrebbe non essere adatto a organizzazioni più grandi con complesse esigenze di gestione delle spese
Fonte:
3. Spesa
Expensify è un software di gestione delle spese intuitivo che semplifica il monitoraggio e la rendicontazione delle spese. È un'unica app per varie funzionalità come la scansione delle ricevute, la categorizzazione automatica delle spese, l'applicazione delle policy, i flussi di lavoro di approvazione e l'integrazione perfetta con i sistemi di contabilità più diffusi.
Funzionalità principali:
- Un'unica app per carte aziendali, scansione delle ricevute e monitoraggio delle spese
- Expensify carta CPA che è su misura per i contabili
PRO:
- Interfaccia user-friendly che rende più facile e veloce la registrazione delle spese
- Categorizzazione automatica delle spese
- Rimborsi inviati in accredito diretto su conto corrente bancario
- App mobile per la gestione delle spese in movimento
Contro:
- I prezzi possono essere costosi per le organizzazioni più grandi
- Alcuni utenti trovano l'interfaccia disordinata e il prodotto inadatto ai casi d'uso aziendali
- Servizio clienti poveri
Fonte:
4. SAP concorda
SAP Concur è una soluzione olistica di gestione delle spese che automatizza il processo di spesa in modo che le aziende possano funzionare in modo efficiente. Integra la gestione di viaggi, spese e fatture e offre solide funzionalità di reporting, applicazione delle policy e flussi di lavoro di approvazione.
Dispone inoltre di ampie opzioni di integrazione ed è utilizzato soprattutto dalle aziende.
Funzionalità principali:
- Collega i dati finanziari tra le fonti e ti consente di controllare la spesa
- Automatizza i processi aziendali, di viaggio e AP
- Marchio leader per la gestione di viaggi, spese e fatture
PRO:
- Soluzione completa per la gestione delle spese
- Integrazione con la gestione dei viaggi e delle fatture, con opportune opzioni tra cui scegliere
- Funzionalità di reporting robuste
- Applicazione senza soluzione di continuità delle policy e flussi di lavoro di approvazione
- Ampie opzioni di integrazione
- Facile sollevare ticket e ottenere una risoluzione immediata senza l'assistenza manuale del cliente
Contro:
- Interfaccia non intuitiva e che alcuni utenti trovano travolgente e difficile da usare
- Difficile allegare file
- Prezzi più alti rispetto ad altre soluzioni
- Installazione e configurazione complesse
Fonte:
5. Rampa
Ramp rende la spesa più intelligente con la sua carta aziendale e la piattaforma di gestione delle spese, che fornisce informazioni dettagliate sulla spesa in tempo reale, corrispondenza automatizzata delle ricevute, negoziazione con i fornitori e ottimizzazione delle spese.
Ramp si integra perfettamente con i sistemi contabili, rendendolo una scelta conveniente per le aziende.
Funzionalità principali:
- Premi e incentivi sotto forma di cashback
- Carte facili da usare, limiti di spesa, flussi di approvazione, pagamenti dei fornitori
- Risparmio medio del 3.5%
- Funzione AI for Finance che ti aiuta a scoprire risparmi e approfondimenti
PRO:
- Interfaccia intuitiva e user-friendly
- Piattaforma di gestione delle carte e delle spese aziendali che funziona a livello globale per transazioni internazionali, pagamenti di fatture transfrontaliere e rimborsi multivaluta
- Approfondimenti sulla spesa in tempo reale e corrispondenza automatica delle ricevute
- Funzionalità di negoziazione dei fornitori e ottimizzazione delle spese
- Le aziende che utilizzano Ramp chiudono i loro libri contabili 8 volte più velocemente
Contro:
- Disponibilità limitata in alcune regioni, che influisce sui limiti di tempo e sui trigger automatici
- Alcuni utenti hanno segnalato difficoltà nell'integrazione con i sistemi esistenti
- Nessuna assistenza clienti, con risoluzione ticket solo via email
- Impossibile interrompere più notifiche contrassegnando alcuni pagamenti come ricorrenti
Fonte:
6. Base aerea
Airbase è una moderna piattaforma di gestione della spesa di prim'ordine per aziende con 100-5,000 dipendenti. Combina la gestione delle spese, il pagamento delle fatture, le carte aziendali, il budget, i flussi di lavoro di approvazione e le carte virtuali, fornendo così visibilità e controllo completi della spesa per le aziende.
Funzionalità principali:
- Offre l'automazione della contabilità fornitori e l'approvvigionamento guidato
- Piattaforma di acquisto globale completamente integrata
PRO:
- Piattaforma di gestione della spesa all-in-one con report in tempo reale
- Interfaccia utente intuitiva e facile da usare
- Carte virtuali per un facile monitoraggio delle spese
- Ottimo supporto clienti
- Flussi di lavoro estesi, approvazione e automazione della contabilità
Contro:
- Lento nell'esborso dei pagamenti dei fornitori
- Non supporta tutti i tipi di carte di credito
- Funzionalità limitate sull'app mobile per iPhone e iPad
Fonte:
7. Per favore
Pleo è una soluzione intelligente per la gestione delle spese che semplifica le spese aziendali. Fornisce carte virtuali e fisiche per i dipendenti, insieme al monitoraggio delle spese in tempo reale e alla reportistica automatizzata. Pleo si integra con i sistemi contabili, rendendolo una scelta conveniente per le aziende.
Funzionalità principali:
- La soluzione di spesa aziendale n. 1 in Europa, scelta da oltre 25,000 aziende nella regione
- Soluzione completa per la gestione delle spese
- Tieni traccia delle spese in tempo reale, insieme a analisi e limiti di acquisto personalizzabili
PRO:
- Carte aziendali intelligenti, virtuali e fisiche, per i dipendenti
- Monitoraggio in tempo reale delle spese e dei rimborsi
- Rapporti automatizzati
- Interfaccia utente pulita e intuitiva
- Aiuta a risparmiare più di 138 ore digitalizzando le ricevute e automatizzando la gestione delle spese
- Rimborso dell'1% su ogni transazione con carta Pleo
Contro:
- Troppe categorie e opzioni per i tipi di spese
- Alcuni utenti hanno trovato l'interfaccia utente confusa, soprattutto quando si opera come amministratore
Fonte:
8. Spesa Zoho
Zoho Expense è un software intuitivo per la gestione delle spese che automatizza la rendicontazione delle spese e semplifica i processi di rimborso. Offre funzionalità come la scansione delle ricevute, l'applicazione delle policy e l'integrazione con i sistemi di contabilità più diffusi. Zoho Expense offre un'esperienza user-friendly sia per i dipendenti che per gli amministratori.
Funzionalità principali:
- Scelto da aziende in oltre 150 paesi
- Semplifica i viaggi aziendali e la rendicontazione automatizzata delle spese
- Motore di rilevamento delle frodi basato sull'intelligenza artificiale
PRO:
- Software intuitivo per la gestione delle spese con applicazione delle polizze e flussi di lavoro di rimborso personalizzabili
- Scansione automatica delle ricevute e categorizzazione delle spese
- Prezzi competitivi
- Il motore di rilevamento delle frodi basato sull'intelligenza artificiale aiuta con gli audit e la gestione fiscale
- Abbinato a Zoho One, può integrare fatturazione, custodia dei dati dei clienti, vendite e marketing, gestione delle spese e collaborazione con i compagni di squadra
- Assistenza clienti 24 ore su 5, 2 giorni su XNUMX e assistenza onboarding gratuita di XNUMX ore
Contro:
- La rendicontazione delle spese potrebbe sembrare più compatta
- Lungo processo di onboarding
- Assistenza clienti lenta con tempi di consegna lunghi
- Ripida curva di apprendimento nell'utilizzo dell'interfaccia utente
- Alcuni utenti scoprono che le funzionalità non comunicano tra loro e l'interfaccia utente non è intuitiva
Fonte:
9. Dividere
Divvy è una piattaforma di gestione delle spese all-in-one con un'esperienza senza soluzione di continuità per la richiesta, la spesa e il monitoraggio delle finanze aziendali. Offre inoltre limiti di spesa personalizzabili e rendicontazione automatizzata delle spese. Divvy mira a semplificare la gestione delle spese per aziende di tutte le dimensioni.
Funzionalità principali:
- Carte di credito virtuali e fisiche per i dipendenti, con linee di credito da $ 500 a $ 15 milioni
- Software di gestione delle spese automatizzato gratuito
PRO:
- Carta di credito aziendale individuale per i dipendenti insieme a limiti di spesa personalizzati
- Viene fornito con uno strumento di gestione delle spese gratuito
- Facilità di gestione delle spese e monitoraggio del budget
- Facile classificare le bollette e spendere oggetti, scattare foto, anche sul telefono
- Risparmio mensile medio riportato di $ 10,630
- Regolazione più rapida dei libri con un risparmio di tempo medio mensile di 12 ore
- Credito rapido e flessibile per aziende di tutte le dimensioni
Contro:
- Preoccupazioni per la sicurezza in termini di frode e prevenzione delle frodi
- Difficile sostituire le carte
- Alcuni utenti hanno segnalato un servizio clienti scadente
- Difficoltà di sincronizzazione/integrazione con QuickBooks
Fonte:
10. File
Fyle è una soluzione intelligente per la gestione delle spese che automatizza il monitoraggio delle spese, la creazione di report e l'applicazione delle policy. Offre funzionalità come l'acquisizione delle ricevute, la categorizzazione delle spese in tempo reale e le integrazioni con i sistemi di contabilità. Fyle offre un'esperienza senza soluzione di continuità per dipendenti e amministratori.
Funzionalità principali:
- Feed in tempo reale sulle carte di credito esistenti
- Rimborsa puntualmente i dipendenti con i pagamenti ACH
PRO:
- Riconciliazioni di carte di credito in tempo reale per carte come Visa, Mastercard, AmEx, ecc.
- Fyle invia istantaneamente un SMS per le nuove transazioni e i dipendenti devono solo rispondere con un'immagine della ricevuta per riconciliarla automaticamente
- Integrazioni perfette con Slack, Gmail, Outlook e altre app in modo che le spese possano essere gestite in movimento
- Abbina le immagini delle ricevute alla corrispondente transazione con carta di credito
- Fyle si integra con tutte le carte di credito
- Assistenza clienti 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX tramite chat ed e-mail
- Account manager nominato che è sempre pronto ad aiutare
Contro:
- L'interfaccia mobile non è perfetta come l'interfaccia utente online
- Le funzionalità di scansione automatica a volte non funzionano in modo accurato
- Richiede una curva di apprendimento se si passa da un altro sistema
- I feed in tempo reale sono solo per VISA e Mastercard
Fonte:
11. Spesa
Spendesk è un software di gestione delle spese che si concentra sulla semplificazione e l'automazione dei processi di gestione delle spese. Fornisce funzionalità come il monitoraggio delle spese, le carte virtuali, la gestione delle fatture e i flussi di lavoro di approvazione per aiutare le aziende a semplificare le proprie spese.
Funzionalità principali:
- Carte virtuali, abbonamenti e utenti illimitati
- Configurazione gratuita e zero costi nascosti
- Piattaforma 7 in 1 per la gestione di carte aziendali, fatture, spese, budget, approvazioni, automazione contabile e reportistica
- Strumenti di gestione della spesa scalabili
PRO:
- Rende il flusso di lavoro finanziario e l'elaborazione più fluidi
- Fornisce report analitici accurati per il calcolo delle entrate alla fine del mese
- Carte virtuali per una spesa sicura e controllata
- Flussi di lavoro di approvazione personalizzabili
- Integrazione con i sistemi di contabilità più diffusi, inclusi UPI e Netbanking, per transazioni istantanee
- Il 95% delle ricevute viene raccolto automaticamente e riconciliato entro 2 giorni
- Elaborazione dei libri 4 volte più veloce 4 volte al mese
Contro:
- Flussi di lavoro delle politiche incoerenti
- La carta non è accettata in tutti i luoghi o siti web
- Valori errati riempiti con funzionalità di scansione automatica
Fonte:
12. Pagamenti mesh
Mesh Payments è un software di gestione delle spese che offre una piattaforma completa per le aziende per tracciare, gestire e controllare le proprie spese. Viene utilizzato da 1,000 team finanziari e fornisce funzionalità come il monitoraggio delle spese, l'acquisizione delle ricevute, l'approvazione automatizzata delle spese e l'integrazione con i sistemi di contabilità.
Funzionalità principali:
- Su misura per dare alle aziende globali il controllo e la visibilità sulle spese
- Offre flussi di lavoro e contabilità automatici insieme alla gestione dei pagamenti e ai controlli del budget
- Soluzioni su misura per diversi tipi di spesa aziendale
PRO:
- Interfaccia comoda e facile da usare
- Implementazione dei limiti di pagamento giornalieri
- Estrai rapidamente le informazioni dai report
- Facile allegare immediatamente le ricevute
- Assistenza clienti reattiva
Contro:
- Opzioni di integrazione limitate con gli ERP esistenti
- Fornisce solo una carta virtuale per le spese e la carta non è accettata ovunque
- App mobile non così intuitiva da usare come sito web
Fonte:
13. Felice
Happay è una soluzione integrata all-in-one per la gestione dei viaggi aziendali, delle spese e dei pagamenti. È il più grande viaggio, spesa e pagamenti dell'India con oltre 7000 clienti in oltre 20 paesi. piattaforma mira a semplificare i processi di rendicontazione delle spese e di rimborso per le imprese. Offre funzionalità come il monitoraggio delle spese, l'acquisizione delle ricevute, l'approvazione delle spese e l'integrazione con i sistemi contabili.
Funzionalità principali:
- Self Booking Tool (SBT) per aiutare i viaggiatori a prenotare autonomamente voli, hotel e taxi
- Zero linee di credito collaterali con premi
- Carte prepagate per diversi casi d'uso, dalle spese aziendali alle piccole spese di cassa
PRO:
- Facile da segnalare e rimborsare le spese
- Interfaccia utente comoda e intuitiva
- Automatizza l'intero flusso di lavoro delle spese, dall'acquisizione delle ricevute all'approvazione e al rimborso delle spese
- Ciclo di rimborso più rapido e maggiori risparmi di cassa grazie all'aumento della produttività
Contro:
- Possibilità di migliorare il modo in cui i rapporti sui sinistri vengono contrassegnati con le singole spese
- La carta addebita commissioni per i prelievi bancomat
- Processo di rimborso che richiede tempo se il pagamento non riesce durante una transazione online
- Opzioni di personalizzazione limitate e integrazioni con altre piattaforme
- L'interfaccia utente deve essere migliorata
Fonte:
14. Increspatura
Rippling è una piattaforma all-in-one per la gestione delle risorse umane e dei dipendenti che include funzionalità di gestione delle spese. Fornisce funzionalità come il monitoraggio delle spese, l'approvazione automatizzata delle spese e l'integrazione con i sistemi di gestione stipendi.
Funzionalità principali:
- Semplifica risorse umane, IT e finanza attraverso un'unica piattaforma
- Gestisci l'analisi, l'automazione del flusso di lavoro, le policy e le autorizzazioni
- Sistema unico per aziende da 2 dipendenti fino a 2000
PRO:
- Un posto in cui le aziende possono gestire risorse umane, IT e finanza
- Supporto chat reattivo e servizio clienti
- Facile da implementare con un'interfaccia utente intuitiva
- Consente di gestire i dipendenti con richieste di ferie, informazioni sulle risorse umane, timbrature, ecc.
- Rapido onboarding di dipendenti e appaltatori in 90 secondi
- Automatizza i processi di conformità globali
Contro:
- Assenza di sistema a punti, programmazione e revisioni dei dipendenti
- Non una soluzione di gestione delle spese mirata
- Alcuni utenti segnalano difficoltà nella configurazione
Fonte:
15. Spesa per Chrome River
Emburse Chrome River Expense è un software di gestione delle spese progettato per aziende di medie e grandi dimensioni. Offre funzionalità come il monitoraggio delle spese, l'acquisizione delle ricevute, l'applicazione delle politiche e l'integrazione con i sistemi di contabilità.
Funzionalità principali:
Progettato per imprese complesse, istruzione superiore e servizi professionali
Soluzioni di gestione delle spese focalizzate a livello globale e di automazione della contabilità fornitori
PRO:
Facilmente configurabile per soddisfare le esigenze aziendali
I flussi di lavoro di conformità aiutano a individuare documenti errati o fraudolenti prima dell'invio
Completamente elettronico dall'inizio alla fine
I flussi di lavoro di approvazione possono avvenire tramite e-mail
Alcuni utenti segnalano che è più facile da usare e più conveniente rispetto a Concur
Notevole risparmio di tempo e denaro
Contro:
Analisi lenta e non intuitiva
I report predefiniti sono goffi; report più dettagliati richiedono un costo aggiuntivo
Alcuni utenti segnalano difficoltà nella configurazione
Fonte:
https://www.g2.com/products/emburse-chrome-river-expense/reviews#reviews
Cultura aziendale e gestione delle spese
Si dice spesso che la cultura mangia strategia a colazione. Nel campo della gestione delle spese, questo non potrebbe essere più vero. La cultura di un'azienda influenza profondamente il modo in cui le spese vengono gestite, approvate ed esaminate. Non si tratta solo delle politiche in atto; riguarda il modo in cui queste politiche sono radicate nelle azioni e negli atteggiamenti quotidiani di ogni membro del team.
- Fai Google, Per esempio. La loro cultura dell’innovazione e della libertà ha un impatto diretto sul modo in cui gestiscono le spese, con particolare attenzione alla fiducia e alla responsabilità.
- Salesforce è noto per la sua vivace cultura. Hanno integrato perfettamente i loro valori nella gestione delle spese. Con una cultura che enfatizza la trasparenza e la responsabilità, Salesforce ha coltivato un ambiente in cui la gestione delle spese non è vista come un ostacolo burocratico ma come un riflesso dei valori collettivi.
- Un altro caso esemplare è Netflix. La loro cultura di libertà e responsabilità consente ai dipendenti di prendere decisioni di spesa come se si trattasse di denaro proprio. Non hanno budget rigidi ma fanno affidamento su una cultura di autodisciplina e prudenza, che ha dato i suoi frutti nelle loro agili operazioni finanziarie.
Cambiamento culturale per una migliore gestione
Un cambiamento culturale verso una migliore gestione delle spese inizia dai vertici. Quando i leader sottolineano l’importanza di una gestione delle spese efficiente ed etica, danno un tono all’intera organizzazione. Ciò non significa microgestire ogni spesa. Si tratta invece di promuovere una cultura in cui le spese sono viste attraverso la lente della creazione di valore e dell'etica aziendale. I leader devono chiedersi: stiamo spendendo in modo in linea con i nostri valori e obiettivi fondamentali?
Quindi, come promuovere questa cultura?
- Inizia rendendo la gestione delle spese parte del tuo dialogo regolare. Discutetelo durante le riunioni, evidenziate quando i membri del team prendono decisioni di spesa intelligenti e parlate apertamente delle motivazioni alla base delle politiche di spesa.
- La trasparenza è fondamentale. Assicurati che la politica di gestione delle spese sia accessibile, presente nei documenti di onboarding e allegata al tuo software di gestione delle spese.
- Incoraggiare i leader del team a dare l'esempio. Quando i manager esaminano attentamente le loro spese e fanno scelte economicamente vantaggiose, inviano un messaggio chiaro.
- Festeggia la buona gestione delle spese. Riconoscere e premiare i team e gli individui che esemplificano la spesa responsabile. Potrebbe trattarsi di un messaggio semplice come un ringraziamento in una riunione di squadra o significativo come un premio annuale.
- Valuta la possibilità di offrire incentivi ai dipendenti che aderiscono costantemente alle politiche di spesa o che presentano idee innovative per il risparmio dei costi.
- I forum aperti, in particolare, possono essere una miniera d’oro di approfondimenti. Possono essere una piattaforma in cui i dipendenti discutono le sfide che devono affrontare con le politiche attuali e suggeriscono miglioramenti. Ciò non solo aiuta a perfezionare il processo di gestione delle spese, ma rafforza anche una cultura di apertura e fiducia.
- I report finanziari aperti sono un altro potente strumento. Quando le aziende condividono report dettagliati con i propri team, non solo si favorisce la trasparenza, ma si incoraggiano anche discussioni e decisioni informate sulla spesa. Particolarmente efficaci sono le piattaforme basate sul cloud, che offrono dashboard e report condivisi. Consentono un flusso continuo di informazioni e facilitano l'accesso e la comprensione dei dati di spesa da parte dei membri del team, indipendentemente dalla loro esperienza finanziaria.
- La creazione di un ambiente in cui la responsabilità è la norma inizia con la definizione di aspettative chiare. Si tratta di stabilire una cultura in cui ogni dollaro speso è un dollaro che deve essere giustificato, non in senso punitivo, ma in un modo che sia in linea con gli obiettivi e i valori dell'azienda. Questa cultura della responsabilità implica anche revisioni e controlli periodici delle spese. Queste non dovrebbero essere viste come una caccia alle streghe ma come opportunità per garantire il rispetto delle politiche e identificare aree di miglioramento.
Tendenze future
Mentre siamo sull’orlo del 2024, interpretiamo per un momento il ruolo di futuristi. Guardando indietro, abbiamo visto le previsioni nel mondo della finanza e della tecnologia prendere vita in modi che non avremmo mai immaginato, mentre altre sono svanite senza mai vedere la luce. Quindi, mentre scrutiamo il futuro della gestione delle spese, cosa hanno in serbo i prossimi dieci anni?
Intelligenza artificiale e automazione: la spina dorsale della gestione delle spese
Una previsione che è una scommessa sicura: l’intelligenza artificiale e l’apprendimento automatico non faranno solo parte del panorama della gestione delle spese, ma ne costituiranno la spina dorsale. Stiamo esaminando un'intelligenza artificiale che non è solo intelligente ma quasi geniale nel classificare le spese, semplificare i flussi di lavoro di approvazione e garantire la conformità alle politiche. Immagina un sistema che apprende da ogni transazione, diventando più intelligente, più efficiente e più accurato. Non si tratta solo di automatizzare i processi; si tratta di migliorarli fino a un livello di precisione che abbiamo solo sognato.
Blockchain: il registro della fiducia e della trasparenza
Blockchain e gestione delle spese: è una partita pronta ad accadere. La trasparenza e la sicurezza che la blockchain offre sono destinate a rivoluzionare il modo in cui gestiamo le transazioni di spesa. Stiamo parlando di un mondo in cui ogni transazione viene registrata su un registro praticamente a prova di manomissione, garantendo al processo un livello di fiducia e responsabilità senza precedenti. Il potenziale per ridurre le frodi e migliorare la conformità è enorme.
Personalizzazione: la nuova normalità
Il futuro è personale, soprattutto nella gestione delle spese. I sistemi si evolveranno per offrire esperienze su misura per le abitudini e le preferenze di spesa individuali. Stiamo andando oltre l'approccio unico e valido per tutti, entrando in un'era in cui il vostro sistema di gestione delle spese vi conosce – vi conosce davvero – e si adatta alle vostre esigenze e modelli specifici. È il tipo di innovazione incentrata sull'utente che trasforma un compito banale in un'esperienza piacevole.
Ridefinire le pratiche finanziarie
Questi progressi nell’intelligenza artificiale, nella blockchain e nella personalizzazione non cambieranno solo il modo in cui gestiamo le spese; rimodelleranno le pratiche finanziarie più ampie all'interno delle organizzazioni. Stiamo cercando un ecosistema finanziario più integrato, intelligente e interconnesso. Le implicazioni sono vaste: da una migliore pianificazione e analisi finanziaria a un processo decisionale più strategico.
In sintesi, il prossimo decennio nella gestione delle spese non riguarderà solo nuovi strumenti e tecnologie. Si tratta di un cambiamento fondamentale nel modo in cui affrontiamo, comprendiamo e gestiamo le nostre finanze. È un mondo nuovo e coraggioso, ed è più vicino di quanto pensi.
Conclusione
Mentre concludiamo questa esplorazione completa della gestione delle spese, è chiaro che il panorama del monitoraggio e dell'analisi finanziaria sta subendo una trasformazione dinamica. Il viaggio dai libri mastri alle soluzioni software basate sull’intelligenza artificiale come Nanonets illustra non solo il progresso tecnologico, ma un cambiamento fondamentale nel modo in cui le aziende affrontano la responsabilità fiscale.
Nell'ambiente aziendale volatile di oggi, la gestione delle spese non è più un compito di back-office ma un imperativo strategico. Aziende come InnovateX e altre menzionate nei nostri casi di studio esemplificano la trasformazione che un solido sistema di gestione delle spese può determinare.
Le aziende che riconoscono e si adattano a questi cambiamenti si troveranno ben attrezzate per affrontare le complessità del panorama finanziario moderno, trasformando quello che una volta era un compito banale in una componente fondamentale della loro strategia aziendale complessiva.
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