Ridurre la spesa SaaS nel 2023 - Plato AiStream V2.1

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Software-as-a-service, o SaaS, è un modello di consegna basato su cloud che consente agli utenti di accedere alle applicazioni software tramite abbonamenti anziché acquistarle e installarle. I fornitori di servizi ospitano il software sui propri server e lo rendono disponibile ai clienti abbonati tramite browser Web, app mobili e API. Rispetto ai tradizionali modelli di distribuzione del software, SaaS offre molti vantaggi agli utenti, tra cui costi iniziali inferiori, scalabilità, flessibilità e accessibilità. Utilizzando un modello SaaS, gli utenti possono evitare di investire in costose infrastrutture e pagare invece un canone di abbonamento per accedere al software come servizio on-demand.

Il settore SaaS ha registrato una crescita impressionante negli ultimi cinque anni. Secondo un recente rapporto, il 99% delle aziende utilizza almeno una soluzione SaaS per gestire la propria attività, con il 38% delle aziende che afferma che tutti i propri processi operativi si basano su piattaforme SaaS. Il settore SaaS è cresciuto del 18% all'anno.

Importanza del SaaS

Fino all'ultimo decennio del secolo scorso, le aziende si affidavano a pacchetti software installati sui loro sistemi interni. Di seguito sono riportati alcuni fattori chiave che hanno contribuito alla sostituzione del software interno autonomo con soluzioni SaaS:

Molte organizzazioni sono passate dal tradizionale software on-premise alle soluzioni SaaS basate su cloud grazie alla scalabilità, flessibilità e convenienza offerte da SaaS.
I principali fornitori di servizi cloud come AWS, Microsoft Azure e Google Cloud hanno effettuato investimenti significativi nell'espansione dei propri servizi, ottenendo un'infrastruttura cloud più solida.
I provider SaaS stanno sfruttando l'intelligenza artificiale per fornire funzionalità avanzate come l'analisi predittiva, l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e l'apprendimento automatico (ML).
I provider SaaS si stanno espandendo oltre i sistemi operativi e le piattaforme e consentono agli sviluppatori di terze parti di creare e distribuire le proprie applicazioni sull'infrastruttura SaaS. Ciò apre nuove possibilità di innovazione, personalizzazione e integrazione multipiattaforma.
I provider SaaS forniscono sempre più integrazioni con altre applicazioni e servizi, rendendo più facile per gli utenti connettersi e condividere dati tra diversi sistemi e piattaforme.
La sicurezza dei dati è diventata una priorità assoluta per i provider SaaS, con particolare attenzione alla fornitura di funzionalità di sicurezza all'avanguardia come crittografia, autenticazione e controlli di accesso.

Aumento dei costi SaaS nel 2023

Mentre rapporti hanno dimostrato che il passaggio a un sistema basato su SaaS può comportare una riduzione del 16.1% dei costi di manutenzione IT, le aziende continuano a preoccuparsi e ad essere impantanate dall'aumento dei costi di abbonamento SaaS. Mentre l'economia affronta un altro anno difficile e le aziende stanno tagliando, ci sono state preoccupazioni per i costi incontrollati di SaaS nel 2023 e oltre. Questo è aggravato dal fatto che il tasso di inflazione SaaS è 3.5 volte superiore ai tassi di inflazione di mercato negli Stati Uniti. Finanze in linea rapporti che negli Stati Uniti le grandi imprese SaaS hanno aumentato i prezzi in media del 7.9%, le piccole imprese del 6.3% e le medie imprese del 6.2% nel 2022.

Una recente sondaggio ha rivelato che il 57% dei team IT è sotto pressione per ridurre la spesa SaaS e questa tendenza dovrebbe continuare.

Alcuni motivi per l'aumento dei costi SaaS per le aziende includono quanto segue:

Una gestione impropria del SaaS può portare a sprechi e spese eccessive, causando spese inutili.
La cattiva gestione delle licenze è un motivo comune per gli sprechi di spesa SaaS.
La mancata gestione delle licenze del software utilizzato dagli ex dipendenti può portare a ulteriori sprechi di budget.
Gli acquisti ad hoc di prodotti SaaS possono comportare spese non monitorate e una perdita di controllo sul budget.
La mancanza di consapevolezza e pianificazione può portare ad acquisti ripetitivi e dell'ultimo minuto di prodotti SaaS simili.
La gestione manuale della spesa SaaS può portare a errori e sviste, rendendo difficile il monitoraggio delle licenze e causando spese inutili.

L'importanza della gestione della spesa SaaS

Efficace Gestione della spesa SaaS può ridurre al minimo le spese non necessarie e massimizzare il ROI sulle applicazioni Saas. La spesa SaaS include quanto segue:

La spesa per l'approvvigionamento: la selezione e l'acquisizione di qualsiasi abbonamento SaaS comportano la garanzia che lo strumento sia in linea con le esigenze, le procedure operative e il budget dell'azienda. È necessario eseguire un'analisi approfondita del flusso di lavoro esistente e il posizionamento dell'abbonamento SaaS nel flusso di lavoro al fine di ridurre al minimo il rischio di acquistare un servizio superfluo o, peggio, non necessario per l'organizzazione. La pre-analisi può aiutare le aziende a identificare strumenti SaaS convenienti e adatti per aumentare la loro produttività e redditività.
Spese di utilizzo: la prova del budino, come si suol dire, sta nel mangiarlo. Una gestione efficace della spesa SaaS richiede che l'utilizzo e le prestazioni dell'applicazione SaaS siano continuamente monitorati e ottimizzati per soddisfare le esigenze dell'azienda. La valutazione periodica del suo utilizzo, delle sue caratteristiche e del ROI è essenziale per ottimizzare il suo portafoglio SaaS.
Spese di manutenzione: le revisioni periodiche sono essenziali per decidere se un'applicazione SaaS giustifica la sua presenza in termini di ROI. L'ottimizzazione dello strumento SaaS richiede il consolidamento degli strumenti sovrapposti, l'allocazione delle risorse in base alle esigenze dell'azienda e la rinegoziazione/aggiornamento dei contratti di abbonamento per eliminare le funzionalità inutilizzate. Tale ottimizzazione aiuta l'organizzazione a prendere decisioni informate sul rinnovo, l'upgrade, il downgrade o la cessazione degli abbonamenti.

Modi per ottimizzare la spesa SaaS

Per creare un SaaS di successo gestione della spesa strategia, le organizzazioni devono adottare misure per comprendere il proprio inventario SaaS, ottimizzarne l'utilizzo e prevedere la spesa futura estrapolando i modelli di utilizzo esistenti e anticipando le esigenze future. I seguenti passaggi possono aiutare a stabilire un'efficace strategia di gestione della spesa SaaS:

Mantenere un inventario di tutte le applicazioni SaaS in uso all'interno dell'azienda è essenziale per evitare duplicazioni e acquisti indesiderati. Affidarsi a fogli di calcolo manuali o all'autosegnalazione può comportare inventari imprecisi e obsoleti.
Una volta creato l'inventario, è necessario potarlo per eliminare tutti gli abbonamenti inutilizzati, non necessari o ridondanti. Ciò include la rimozione delle licenze sottoutilizzate, il consolidamento degli abbonamenti duplicati e l'eliminazione delle funzionalità sovrapposte per ridurre le applicazioni ridondanti.
Le organizzazioni possono utilizzare i dati raccolti dal loro sistema di registrazione SaaS per prevedere la loro futura spesa SaaS. Questo può essere automatizzato attraverso una piattaforma di gestione SaaS, che analizza continuamente i dati e le tendenze di utilizzo, fornendo approfondimenti per ottimizzare la spesa.

Gli strumenti di gestione della spesa SaaS sono soluzioni software progettate per aiutare le organizzazioni a ottimizzare la spesa per le applicazioni SaaS. Questi strumenti forniscono visibilità in tempo reale su tutti gli acquisti SaaS, i dati di utilizzo e le spese. Automatizzando i flussi di lavoro e fornendo informazioni basate sui dati, gli strumenti di gestione della spesa SaaS possono aiutare le organizzazioni a identificare il software sottoutilizzato o non necessario, consolidare gli abbonamenti ridondanti e negoziare accordi migliori con i fornitori. Alcuni popolari strumenti di gestione della spesa SaaS includono Zylo, Cleanshelf, Blissfully, Intello e Genuity. Questi strumenti in genere offrono funzionalità come rilevamento automatico, ottimizzazione delle licenze, monitoraggio della spesa e gestione dei fornitori.

nanonet offre soluzioni all'avanguardia per l'estrazione e l'automazione dei dati basate sull'intelligenza artificiale in grado di semplificare i processi di gestione della spesa SaaS e migliorare la raccolta e l'analisi dei dati. L'integrazione di Nanonets nella tua strategia di gestione della spesa SaaS offre numerosi vantaggi, tra cui il riconoscimento e la classificazione automatizzati delle spese attraverso l'estrazione dei dati basata sull'intelligenza artificiale. Questa tecnologia avanzata aiuta a eliminare l'immissione manuale dei dati, riducendo gli errori e facendo risparmiare tempo al tuo team. La soluzione di Nanonets può essere perfettamente integrata con i sistemi finanziari e di appalto esistenti, garantendo un flusso di dati efficiente e un coordinamento tra le piattaforme. Utilizzando l'analisi basata sull'intelligenza artificiale, i Nanonet possono aiutare a identificare le tendenze, prevedere i futuri modelli di spesa SaaS e scoprire opportunità di risparmio sui costi per consentire un processo decisionale basato sui dati e ottimizzare gli investimenti software. La soluzione di Nanonets fornisce inoltre strumenti completi di reporting e visualizzazione che offrono una migliore visibilità delle spese SaaS e dei modelli di utilizzo, aiutando a identificare le inefficienze, monitorare la conformità e allineare gli investimenti SaaS con gli obiettivi strategici dell'azienda.

Vantaggi della gestione della spesa SaaS

Uno dei vantaggi più significativi della gestione della spesa SaaS è il miglioramento del controllo dei costi e della gestione del budget. Con l'aumentare del numero di abbonamenti SaaS all'interno di un'organizzazione, aumenta anche la complessità della gestione dei costi associati. Gli strumenti e le strategie di gestione della spesa SaaS consentono alle aziende di stabilire una chiara panoramica delle proprie spese SaaS, aiutandole ad allocare i budget in modo più efficace e identificare le aree per potenziali risparmi sui costi.

Un altro vantaggio fondamentale della gestione della spesa SaaS è una maggiore visibilità sull'utilizzo e sulla spesa SaaS. Senza una gestione adeguata, può essere difficile per le organizzazioni tenere traccia degli strumenti SaaS utilizzati e delle spese sostenute. La gestione della spesa SaaS fornisce una comprensione completa di come vengono utilizzati gli strumenti SaaS, che consente ai responsabili delle decisioni di effettuare scelte guidate dai dati e ottimizzare i loro investimenti software in base a modelli ed esigenze di utilizzo effettivi. Questo livello di visibilità garantisce che le organizzazioni paghino solo per il software di cui hanno bisogno e che utilizzano, il che può portare a significativi risparmi sui costi nel tempo.

Infine, la gestione della spesa SaaS consente un migliore processo decisionale attraverso approfondimenti basati sui dati. Analizzando sistematicamente i dati e i costi di utilizzo di SaaS, le organizzazioni possono scoprire tendenze e approfondimenti che informano le loro strategie di approvvigionamento, ottimizzazione e rinnovo del software. Ad esempio, l'analisi dei dati di utilizzo può aiutare le organizzazioni a identificare gli strumenti che non vengono più utilizzati e che possono essere interrotti, con conseguenti risparmi sui costi. Questo approccio basato sui dati alla gestione della spesa SaaS aiuta le aziende a identificare opportunità di miglioramento e prendere decisioni più informate sui loro investimenti software, portando in ultima analisi a operazioni più efficaci ed efficienti.

Conclusione

Un'efficace gestione della spesa SaaS implica un approccio completo che include la conduzione di un controllo approfondito dell'utilizzo di SaaS, l'identificazione e l'assegnazione di priorità alle applicazioni critiche, la rimozione di applicazioni inutilizzate o ridondanti, il consolidamento delle licenze e la negoziazione di termini contrattuali favorevoli con i fornitori. Inoltre, l'ottimizzazione dell'utilizzo di SaaS attraverso la formazione dei dipendenti, i flussi di lavoro automatizzati e la condivisione degli abbonamenti può ridurre ulteriormente i costi e migliorare l'efficienza. È anche importante scegliere le giuste applicazioni SaaS dando la priorità alle applicazioni business-critical, selezionando piani tariffari flessibili, prendendo in considerazione alternative open source ed evitando funzionalità non necessarie. Implementando queste strategie, le organizzazioni possono ottenere significativi risparmi sui costi e migliorare le loro pratiche generali di gestione SaaS.