Gestione dei dati anagrafici 101 – DATAVERSITY

La gestione dei dati master può essere descritta come la gestione dei dati critici per le operazioni della tua azienda. La gestione dei dati master (MDM) si occupa della gestione dei dati relativamente stabili e critici per le operazioni aziendali. Il concetto di anagrafica e la sua gestione nasce nel 1990s fine, come un modo per gestire le grandi quantità di "dati sconnessi" che vengono acquisiti. I dati anagrafici sono necessari affinché un'organizzazione moderna possa svolgere le sue operazioni quotidiane in modo efficiente, così come il processo decisionale analitico. 

Senza i dati master e la capacità di gestirli, le aziende avrebbero difficoltà a funzionare in modo efficiente ed efficace.

La conoscenza dell’importanza dei dati anagrafici e di come gestirli in modo efficace può fornire alle organizzazioni la capacità di semplificare i propri processi lavorativi e migliorare l’efficienza. La gestione dei dati master include il software e i processi necessari per mantenere, modificare e gestire i dati master.

In generale, i dati anagrafici occupano solo una piccola parte dell'archiviazione dei dati aziendali, ma nonostante ciò, sono tra i dati più complicati all'interno del sistema di archiviazione.

Quali sono le caratteristiche principali dei dati anagrafici?

Comprendere le caratteristiche di base dei dati anagrafici è essenziale per gestirli in modo efficace e sbloccare il loro pieno potenziale per attività aziendali di successo. Le caratteristiche di un ben organizzato programma di gestione dei dati anagrafici supportare un flusso di informazioni utili e coerenti mentre opera. La comprensione di queste funzionalità aiuta a impostare un programma di gestione dei dati master e a lavorare con esso. Le caratteristiche principali sono elencate di seguito. 

1. I dati anagrafici cambiano raramente. È pensato per essere un'unica fonte di dati accurati utilizzati in tutta l'organizzazione. La precisione completa e totale è la sua ragion d'essere. I dati anagrafici cambiano molto meno frequentemente rispetto ad altri tipi di dati, ma cambiano occasionalmente ed è per questo che i dati anagrafici gestione è importante. Le organizzazioni devono disporre di un modo per gestire e aggiornare i propri dati anagrafici per garantire che continuino a essere accurati.

Gli errori si verificano quando i dati anagrafici non sono accurati: fatture inviate all'indirizzo sbagliato, dipendenti che ricevono la busta paga sbagliata, ecc.   

2. I dati anagrafici vengono utilizzati principalmente come materiale di riferimento. Non è di natura transazionale (il che significa che non è coinvolto uno scambio di denaro o beni). Ad esempio, i dati che descrivono l'inventario, il cliente o il punto di acquisto possono far parte dei dati anagrafici, ma possono essere copiati e quindi utilizzati nelle transazioni commerciali. 

I dati anagrafici, come materiale di riferimento, possono essere copiati e utilizzati per vari scopi.

3. I dati anagrafici sono molto preziosi per l'organizzazione. Senza di essa, l’organizzazione “potrebbe” sopravvivere per un mese o due. Le aziende utilizzano questi dati quotidianamente per una varietà di attività e sono essenziali per portare a termine tali attività. È importante che un'organizzazione dia priorità alla gestione dei propri dati master per assicurarsi che siano accurati e affidabili.

Mantenere e proteggere i dati anagrafici è essenziale per la salute quotidiana dell'azienda.

4. I dati anagrafici sono in genere più complicati di altre forme di dati. Normalmente include set di dati grandi e complicati. Ciò rende la gestione e il mantenimento dei dati master un processo molto più impegnativo di quanto ci si potrebbe aspettare. Ci sono strumenti disponibili che può essere utilizzato nella gestione delle organizzazioni di dati master per disporre di processi e strumenti robusti per gestirli in modo efficace.

La gestione e la modifica dei dati anagrafici può essere difficile e richiedere molto tempo. 

Come si sviluppa un programma di gestione dei dati master?

Un programma di gestione dei dati master (MDM) utilizza i domini appropriati come parte della sua base. I settori scelti (o sviluppati) hanno dati relativamente stabili e hanno il maggiore impatto finanziario. Nella selezione domini di dati, a volte può essere difficile determinare quali elementi di dati in un'organizzazione debbano essere designati come dati master. I cinque domini più utilizzati sono:

• Dati dei clienti 
• Dati dei dipendenti 
• Dati del prodotto
• Dati finanziari 
• Dati di inventario 

Sebbene questi cinque domini vengano utilizzati regolarmente, alcuni possono essere rimossi e altri possono essere aggiunti per soddisfare meglio le esigenze dell'organizzazione. Inoltre, se necessario, le organizzazioni possono aggiungere sottodomini.

Dopo aver determinato i domini, le organizzazioni possono utilizzare diversi passaggi per creare un programma di gestione dei dati master. Lo sviluppo di un programma MDM è in genere un progetto lungo e prevede diverse fasi e attività, inclusi i seguenti passaggi:

• Identificare tutte le fonti di dati rilevanti, compresi i dipartimenti all'interno dell'organizzazione che archiviano i dati. 
• Discutere e concordare formati appropriati per i dati master. 
• Creare un modello di dati master che presenti la struttura del modello e associa i dati alle varie origini.
• Determina il Architettura MDM (che include la selezione del software appropriato). Esistono tre tipi fondamentali di architettura. 
• Distribuire il software e tutti i nuovi sistemi necessari per supportare il programma MDM.
• Pulisci, consolida e standardizza i dati per adattarli al nuovo modello di dati master.
• Abbina eventuali record di dati duplicati di altri dipartimenti e uniscili per formare singole voci che diventano parte dell'elenco dei dati anagrafici.
• Adeguare i sistemi di origine secondo necessità per fornire l'accesso e l'utilizzo dei dati master durante le operazioni di elaborazione.

Dopo aver determinato quali ambiti hanno il maggiore impatto finanziario, è possibile utilizzare i criteri elencati di seguito per ridurre la quantità di dati che dovrebbero essere classificati come dati anagrafici.

Dati comportamentali: Spesso utilizzati a fini di ricerca, i dati comportamentali descrivono le interazioni dell'organizzazione con clienti e partner commerciali, spesso in modo molto dettagliato. I dati comportamentali provengono da help desk, call center, siti Web, sistemi CRM, app mobili, sistemi di automazione del marketing e sistemi di fatturazione. 

Ciclo vitale: Questo descrive il varie fasi di un dato mentre si muove attraverso la sua esistenza. Inizia la raccolta iniziale e termina quando i dati non sono più utili e vengono cancellati. 

Tutta la vita: La vita dei dati, ovvero la loro esistenza all'interno dell'organizzazione, fino alla loro eliminazione. (Ci sono circostanze in cui i dati con una vita breve vengono utilizzati come dati master, ma, attualmente, non spesso.) 

Complessità dei dati: La misura di quanto siano complicati i dati. Descrive grandi set di dati presi da una varietà di fonti, il che può significare l'utilizzo di una serie di risorse per elaborarli. I dati complessi possono provenire da diverse origini, ciascuna delle quali può fornire dati utilizzando un formato, una struttura, una dimensione e un linguaggio di query diversi.

Valore dei dati: Il valore dei dati deriva dai vantaggi e dai benefici che un'azienda può ottenere dalle proprie risorse di dati. Le risorse di dati possono essere utilizzate per promuovere innovazioni, migliori processi decisionali, migliori esperienze dei clienti, maggiore efficienza e nuove fonti di entrate.

Riutilizzo dei dati: L’uso di dati esistenti che sono stati raccolti da “altri” individui o istituzioni per un nuovo scopo di ricerca (dati di terze parti). Il termine può riferirsi a dati quantitativi, qualitativi o statistici.

Quali sono i vantaggi della gestione dei dati master?

La gestione dei dati master va di pari passo con un’efficace governance dei dati. MDM utilizza strumenti e processi software per fornire dati uniformi e garantire che i dati master siano centralizzati, organizzati e aggiornati. Un programma di gestione dei dati master, combinato con un efficace programma di governance dei dati, dovrebbe fornire processi aziendali altamente snelliti.  

Due dei vantaggi più importanti derivanti dall'utilizzo dei dati master sono il miglioramento esperienza del cliente e implementazioni più rapide. La gestione dei dati master può coordinarsi con le esperienze dei clienti durante ogni fase della transazione, fornendo informazioni accurate ai clienti abituali. (I dati di scarsa qualità possono avere un impatto negativo sulle relazioni con i clienti.)

Quando un repository di dati di gestione dei dati master supporta unità e app di sviluppo e la pipeline di distribuzione è efficiente, il risultato finale sono distribuzioni più rapide (distribuzione del software, distribuzione dei dati). La gestione dei dati master consente di implementare oggi il software sviluppato oggi.

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• Fonte: https://www.dataversity.net/master-data-management-101/