Come le organizzazioni possono creare strategie di automazione dei processi di successo - DATAVERSITY

Come le organizzazioni possono creare strategie di automazione dei processi di successo – DATAVERSITY

Timestamp: 16 giugno 2023 3:25
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L’automazione dei processi continua a guadagnare slancio in tutti i settori. L'orchestrazione dello stato dei processi del 2023 rapporto ha scoperto che il 96% dei decisori IT lo considera fondamentale per i propri obiettivi di trasformazione digitale e, in a Sondaggio Gartner 2022, l'80% dei dirigenti ritiene che l'automazione possa essere applicata a qualsiasi decisione aziendale. Tuttavia, non tutti i progetti di automazione procedono come previsto. Lo stesso sondaggio Gartner ha rivelato che solo il 54% dei progetti di intelligenza artificiale passano dal progetto pilota alla produzione. E un 2022 sondaggio della mia azienda ha dimostrato che l’88% dei progetti di automazione dei processi è rimasto indietro rispetto alle proiezioni iniziali.

Perché la disconnessione? Mentre i leader IT citano molte ragioni, Forrester, tra gli altri, ritiene che molte carenze di automazione derivino da queste una mancanza di visione o strategia. La strategia è certamente uno dei maggiori ostacoli al successo dell’automazione dei processi. Sulla base dei nostri rapporti e delle conversazioni sul campo, abbiamo visto le strategie di automazione essere deragliate da una serie di fattori che vanno da investimenti eccessivi senza valutazioni preventive, mancanza di know-how tecnico tra i team IT e disconnessioni tra le tecnologie implementate e i processi aziendali operativi su larga scala per l'ottimizzazione.

Per attuare una strategia di automazione di successo, i leader devono fare molto di più che concentrarsi semplicemente sull’aggiunta di più tecnologia. Devono inoltre garantire che le persone e i progetti siano allineati su una missione comune, che i progetti inizino lentamente e seguano aspettative ragionevoli e che un insieme intelligente di tecnologie generali orchestra i processi. Ecco alcuni passi che le imprese possono intraprendere verso questi fini.

Allineamento delle parti interessate 

Da anni le organizzazioni affrontano la sfida di portare business e IT sulla stessa lunghezza d'onda. Anche se questa tendenza non è una novità, le organizzazioni hanno ancora difficoltà con l’allineamento tra IT e business quando si tratta di attuare strategie di automazione dei processi. La ricerca mostra che, mentre il 95% dei leader IT concorda sul fatto che affinché l'automazione dei processi avvenga in modo efficace, i leader aziendali e IT devono essere allineati e collaborare, il 26% identifica la mancanza di allineamento come una delle ragioni principali per non perseguire una maggiore automazione dei processi.

Chiaramente, questo deve cambiare. Le organizzazioni possono promuovere una maggiore collaborazione adottando un approccio modificato del “Centro di Eccellenza” (CoE). In alcune aziende, ciò potrebbe significare creare una comunità dedicata alle attività e alle strategie di automazione dei processi, in cui i professionisti possono condividere le migliori pratiche e porsi domande a vicenda. Il CoE dovrebbe aiutare i membri dei team aziendali e IT a lavorare meglio insieme coordinando le attività, evitando di reinventare i progetti da zero e, in generale, dando loro la possibilità di promuovere insieme il miglioramento continuo.

Alcune organizzazioni potrebbero voler creare un focus centrale sull'automazione dei processi senza utilizzare il termine CoE effettivo. La terminologia stessa porta con sé alcuni bagagli legacy del software BPM (Business Process Management) centralizzato. Alcuni hanno fatto affidamento su un approccio centralizzato per il proprio CoE, contando su un team per implementare l'automazione dei processi per l'intera organizzazione. Questo approccio spesso ha portato a colli di bottiglia sia per gli sviluppatori che per una linea di leader aziendali, conferendo al CoE una cattiva reputazione con pochi risultati dimostrabili. Per questi motivi, potrebbe avere senso “rinominare” il CoE come team di automazione o orchestrazione. Indipendentemente dal nome utilizzato, un modello CoE può aiutare ad accelerare l’automazione dei processi.

Creando una struttura dedicata all'automazione dei processi, le organizzazioni possono instillare una mentalità di processo in tutte le loro operazioni. Amazon e altri leader del settore pensano per processi. Stabiliscono processi che li aiutano a risolvere i problemi aziendali, come creare una migliore esperienza per il cliente o migliorare l'efficienza interna. Capiscono che i processi possono dare loro un vantaggio strategico sul mercato. Un CoE sull’automazione dei processi può promuovere l’automazione dei processi. In altre parole, il CoE può aiutare l’organizzazione ad adottare un linguaggio comune per i processi aziendali, compreso il modo in cui descriverli ed eseguirli.

Il CoE può anche guidare la governance e coerenza tra i processi aziendali in tutta l’organizzazione. Ciò potrebbe significare qualsiasi cosa, dalla creazione di infrastrutture, software e servizi comuni alla gestione dei progetti dall’inizio alla fine. Questo team fornisce spesso "acceleratori" (come connettori) o componenti riutilizzabili, per migliorare il time-to-value dei progetti di automazione. Man mano che le aziende crescono, questo livello di coerenza e governance diventa più critico.

Trasformazione graduale 

La modernizzazione dell’IT è una priorità assoluta per la maggior parte delle organizzazioni aziendali. Tuttavia, molte grandi aziende lavorano ancora con sistemi legacy che non possono permettersi di sostituire tutti in una volta. Questi sistemi spesso eseguono processi mission-critical e la loro sostituzione potrebbe causare potenziali tempi di inattività. A parte le interruzioni, gli sforzi di modernizzazione potrebbero costare milioni di dollari in investimenti in nuove tecnologie e costi di sviluppo/ingegneria.

Una trasformazione graduale, invece, può risolvere i problemi di automazione a costi inferiori, con interruzioni minime o nulle. Ad esempio, come primo passo verso una trasformazione graduale, un’azienda potrebbe prendere in considerazione la possibilità di smantellare un monolite legacy assumendo attività manuali gestite da rappresentanti del servizio clienti e automatizzando alcune di esse con robot RPA (Robotic Process Automation). Il secondo passaggio potrebbe essere quello di orchestrare questi bot RPA per collegarli insieme a processi aziendali effettivi che potrebbero includere più bot, altri sistemi IT o approvazioni dei supervisori. Il terzo passo potrebbe essere quello di eliminare questi bot e sostituirli con applicazioni moderne basate su microservizi che sono molto più robuste e possono essere facilmente inserite nel processo end-to-end esistente.

Stabilire una strategia che introduca l’automazione attraverso una serie di passaggi, a partire da una prova di concetto, può mettere un’iniziativa di automazione sulla strada giusta. 

Processo di orchestrazione

Un tempo l'automazione era facile da mantenere, quando le organizzazioni la utilizzavano per svolgere attività piccole e isolate. Ma poiché le organizzazioni automatizzano sempre più attività nei processi end-to-end business-critical, ora deve esserci un modo per garantire la coesione e la continuità tra tutte le attività automatizzate, indipendentemente da chi o cosa possiede ed esegue questi processi.

Ciò può essere ottenuto istituendo un nuovo livello tecnologico che controlli il numero crescente di attività automatizzate, eseguite da diversi endpoint come sistemi, persone o dispositivi. Questi cosiddetti strumenti di “orchestrazione dei processi” coordinano i vari endpoint di un processo aziendale e talvolta collegano insieme più processi. Orchestrazione dei processi aiuta le parti interessate a lavorare con le persone, i sistemi e i dispositivi di cui un'organizzazione già dispone, raggiungendo al tempo stesso anche gli obiettivi più ambiziosi in termini di automazione dei processi end-to-end.

Senza l'orchestrazione dei processi, le iniziative di automazione possono incontrare una serie di sfide, tra cui:

  • Automazione end-to-end interrotta; poiché le automazioni locali non sono integrate tra loro, il processo end-to-end non è completamente automatizzato.
  • Mancanza di comprensione; il processo end-to-end non è completamente visibile e i parametri chiave sono difficili da monitorare.
  • Mancanza di flessibilità; cambiare il processo end-to-end è difficile poiché porta a potenziali cambiamenti in molti sistemi diversi.

Superare questi problemi aiuterà le organizzazioni ad aumentare l’uso dell’automazione e ad eseguire con successo le proprie strategie di automazione.

Conclusione

Sebbene l’automazione dei processi rimanga un obiettivo strategico principale, richiede lavoro per riuscire. Le organizzazioni possono aumentare le proprie possibilità di successo allineando le principali parti interessate, iniziando lentamente e applicando tecnologie che orchestrano i processi per ottenere il massimo impatto.

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