Abbiamo mangiato troppo di software?

È passato poco più di un decennio da quando Marc Andreesen è famoso ha dichiarato che il software stava mangiando il mondo. Lui aveva ragione. Ora siamo in una nuova fase: c'è un software potente ovunque guardiamo e abbiamo consumato it senza molta considerazione per gli effetti a lungo termine. Tanto che, oggi, ci troviamo di fronte a una domanda ironica: Abbiamo mangiato troppo? 

I nostri piatti sono sicuramente riempiti con ogni tipo di applicazione immaginabile e sono tutti così allettanti. Sai a quante app ti sei registrato? Forse decine o addirittura centinaia? Il numero medio di app distribuite per cliente Okta è aumentato del 22%. gli ultimi 4 anni. I responsabili IT con cui parlo spesso scherzano sul fatto che le loro aziende hanno più app SaaS che dipendenti.

La sezione può essere un problema e tu dovrebbero preoccupati di questo. Le organizzazioni che lasciano crescere i loro appetiti incontrollati affrontano tre rischi principali:

• Costi: Con il lavoro a distanza che è diventato lo standard, abbiamo visto il software diventare la seconda linea di spesa più grande per molte aziende. Tuttavia, fino al 25% delle app SaaS e le licenze restano inutilizzate. Se le due spese principali della tua azienda sono persone e tecnologia, stai sprecando un sacco di soldi in una delle tue spese principali.
• Rischi di conformità: per vendere software basato su cloud o archiviare i dati dei clienti nel cloud, devi diventare o rimanere conforme a SOC2, ISO 27001 o persino SOX. Pensa alla tua azienda e ai suoi dati come a un castello. Devi dimostrare agli auditor che è ben protetto. Ora immagina ogni app come una finestra, una porta, un ponte o un punto di accesso al tuo castello. Più app, più controllo riceverai dai revisori dei conti.
• Efficienza operativa: La differenza tra un buon chef e uno chef di livello mondiale sta nel modo in cui gestiscono il proprio personale per gestire tutti gli ingredienti a portata di mano. Il tuo team non sta certamente collaborando bene quando utilizza più tipi della stessa app, come Monday, Jira, Asana o ClickUp. Inoltre, i ticket di supporto interno crescono esponenzialmente con il numero di app utilizzate.

Tuttavia (e per spingere ulteriormente la metafora del cibo), molte delle app che la tua azienda utilizza effettivamente sono gli ingredienti per costruire un ottimo prodotto. Dopotutto, costruire un'azienda tecnologica è complicato. E per farlo in modo efficace sono necessari i componenti e gli strumenti giusti. Tuttavia, il trucco per trarne vantaggio - per diventare un ristorante di software a 3 stelle Michelin - è pensare a come gestire magistralmente tutto il tuo software. 

Un metodo per raggiungere questo obiettivo, per sbloccare il pieno potenziale della tua azienda attraverso la tecnologia, è farlo modificare le priorità di IT, sicurezza e approvvigionamento — i team che generalmente si occupano delle operazioni software. Invece di farli risolvere i problemi (ad es. risolvere i ticket IT), aiutali a creare un'infrastruttura che consenta ai dipendenti di utilizzare il software da soli e di diventare un forza lavoro autogestita.

I Appcalisse. O è …?

Ma prima: come siamo arrivati ​​qui, fino ai giorni nostri, quando le aziende vivono su SaaS e vivono quello che scherzosamente chiamo il Appcalisse? Quali sono le cause della nostra dipendenza dal software?

Una migliore UX del software moderno ha disaggregato il software aziendale tradizionale

I dipendenti utilizzano app sempre più specializzate per avere successo sul lavoro. Noi utilizzato per utilizzare i prodotti Microsoft per quasi tutto. Ora utilizziamo Airtable invece di Excel, Notion invece di Word, Pitch invece di PowerPoint. Per mettere alcuni numeri dietro ciò che molti di noi vedono nella nostra vita quotidiana: Oltre il 42% dei clienti Office365 di Okta ora distribuisce anche Zoom invece di utilizzare solo Microsoft Teams e il 26% di loro utilizza anche Box nonostante abbia OneDrive.

Gli individui utilizzano più app grazie all'adozione facile e gratuita

Tradizionalmente, i prodotti aziendali venivano venduti dall'alto verso il basso: il CIO decise di acquistare Salesforce o Microsoft Office e divennero i valori predefiniti per l'intera azienda. Ma startup come Slack e Dropbox crescita popolare dal basso, e oggi, 67% delle società di sviluppo (ad es. Datadog o AWS) hanno un piano o una prova gratuiti. Non abbiamo più bisogno di fissare una chiamata con i venditori o chiedere il permesso all'IT: noi registrati semplicemente per la versione gratuita dello strumento.

In breve: le app sono qui, lì, ovunque. Ma abbiamo esagerato? Stiamo, infatti, utilizzando troppe app? Non ci penso. Al contrario, il software può darci i superpoteri per far avanzare il business più velocemente. 

Tratta la tecnologia come un fattore trainante per il business

Pensa alla tua macchina. Richiede Parti 30,000 per creare una sola macchina. Ma invece di ridurre il numero di parti, le case automobilistiche hanno invece sviluppato il metodo più efficace per assemblare l'auto. L'innovazione è venuta dal modo in cui hanno unito le diverse parti. Ad esempio, il Sistema di produzione Toyota, chiamata anche "produzione snella", è diventata un elemento di differenziazione competitivo fondamentale per Toyota. Un principio era ridurre al minimo gli sprechi e migliorare continuamente le operazioni portando rapidamente i problemi in superficie. Lo sviluppo agile del software e la metodologia "lean startup" sono stati ispirati dal sistema Toyota di "costruisci, misura, impara". 

Simile alla Toyota, le aziende dovrebbero pensare a come modificare i loro principi operativi relativi al software e trasformali in a differenziatore competitivo. Gli approcci tradizionali alla gestione della tecnologia non sono sufficienti. Le aziende spesso pensano che la centralizzazione sia la risposta ma, in questo caso, non lo è. Ci sono semplicemente troppe app con cui fare i conti, oltre ad altri fattori come sicurezza e conformità.

L'amministrazione centralizzata del software è il nemico

Nel 1944, la Central Intelligence Agency ha pubblicato una guida su come sabotare il tuo posto di lavoro. Il punto n. 1 era di non prendere mai scorciatoie e di passare sempre attraverso un "canale" centralizzato. Pensa all'ultima volta che hai avuto bisogno di accedere a un'app o a un'autorizzazione. Dovevi passare attraverso un canale creato da un ticket IT ed eri bloccato in attesa. O che dire dell'ultima volta che hai dovuto acquistare un nuovo software? Può ci vogliono dai 2 ai 3 mesi fino a ottenere tutte le approvazioni necessarie per acquistare un'applicazione. 

Ecco perché la centralizzazione non funziona e perché gli approcci per risolverlo possono mancare il bersaglio.

La centralizzazione crea colli di bottiglia

Più della metà di tutte le app vengono acquistate e gestite da esperti in materia in team diversi, molti dei quali desiderano semplicemente acquisire i propri strumenti e mettersi al lavoro. Tuttavia, dipartimenti come IT, sicurezza o approvvigionamento devono aiutare con la maggior parte di queste richieste. Da quanto abbiamo visto, tra il 40% e il 60% di tutti i ticket IT sono legati a problemi di accesso al software, che, in media, richiedono circa 19 ore per essere risolti. I dipendenti sono bloccati in attesa e gli amministratori vengono schiacciati da lavori impegnativi come la creazione di account. Il sovraccarico di gestione aumenta con ogni app aggiuntiva. 

La centralizzazione porta a secchi che perdono

Le aziende centralizzano anche la supervisione per mitigare i costi, la conformità o i rischi per la sicurezza. La logica è valida, in quanto i dipendenti non dovrebbero semplicemente acquistare software duplicati o ricevere autorizzazioni amministrative eccessive. Tuttavia, la revisione di centinaia di app e migliaia di account non è scalabile con un approccio centralizzato: crea bucket che perdono, in cui i dipendenti continuano a ricevere e mantenere l'accesso non necessario alle app senza che nessuno lo sappia. Per esempio, 25% o più di software non viene utilizzato nella maggior parte delle aziende. Oppure, il team di sicurezza di Segment lo ha dimostrato l'anno scorso 60% dei suoi 669 ruoli di amministratore non sono stati utilizzati attivamente.

Più personale non è la soluzione

Spesso, i team operativi obiettano che non sono finanziati come gli altri dipartimenti, il che li fa muovere più lentamente di quanto non desiderino effettivamente. Quindi, perché non aumentiamo continuamente il personale amministrativo con il numero di app che stiamo utilizzando? Tuttavia, il problema sta proprio in quella domanda e nel presupposto che il problema può essere risolto solo centralizzando l'aiuto e la supervisione. È una soluzione che non scala.

La centralizzazione dell'amministrazione del software è una cosa strana. Cerca di rendere le cose più facili ma, in qualche modo, peggiora le cose per tutti con l'aumentare del numero di app. Così, come possiamo reimmaginare i ruoli delle squadre che si preoccupano delle operazioni del software, vale a dire IT, sicurezza e approvvigionamento?

Rendi il percorso conforme il percorso facile

Ammettiamolo: i dipendenti sceglieranno quasi sempre la strada più semplice per ottenere valore. Se il tuo approccio alla gestione del software rimane centralizzato con molti colli di bottiglia, i dipendenti continueranno a aggirare le tue politiche facendo cose come l'acquisto di software di nascosto. È un circolo vizioso. Affinché molte persone agiscano in modo responsabile — e modifichino il rapporto tra IT/sicurezza/appalto e il resto dell'organizzazione — il percorso conforme deve diventare il percorso più conveniente. 

L'autogoverno è il nuovo approccio alla gestione del software

Affrontare questa complessità può avvenire solo se restituiamo controllo e responsabilità ai dipendenti e ai loro team. Invece di dare il cibo alle persone, insegni alle persone come cucinare senza bruciarsi. Fondamentalmente, l'obiettivo è trovare un modo in cui gli incentivi siano allineati in modo che i dipendenti che agiscono nel modo più efficiente e sicuro in termini di costi risolvano anche i propri problemi più rapidamente. 

Siamo già condizionati al fai-da-te quando si tratta di acquistare cibo e gas e persino di effettuare il check-in per un volo, quindi perché non gestire il software aziendale? Invece di chiedere supporto all'IT (o lavorare attraverso "canali", come descritto dalla CIA nella sua guida al sabotaggio sul posto di lavoro), l'IT potrebbe consentire ai dipendenti di aiutare se stessi in modo rapido e responsabile. Invece di essere il braccio di esecuzione centralizzato, sicurezza, approvvigionamento e IT devono diventare la piattaforma interna dell'azienda che consente ai dipendenti la giusta infrastruttura.

L'automazione è eccezionale, ma richiede un supporto centralizzato e non è scalabile con centinaia di app.

L'adozione di un processo e di una struttura per l'autogoverno è un problema importante da risolvere perché influisce direttamente sui profitti. Le organizzazioni che non si concentrano sull'evoluzione dalla loro configurazione centralizzata sistemica a una configurazione self-service rischiano di sprecare enormi quantità di denaro per software inutilizzato, sostenere il prossimo audit di conformità e far funzionare l'intera organizzazione in modo inefficiente. È un priorità di leadership per cambiare il modo in cui funziona la tua organizzazione, in modo che possa sbloccare il suo pieno potenziale utilizzando strategicamente applicazioni di terze parti invece di essere sopraffatto da esse.

La domanda che le aziende dovrebbero porsi è come codificare il self-service nel maggior numero di posti possibilee. Per esempio:

• Una volta che l'IT ha creato flussi di lavoro in base a chi dovrebbe approvare quale app, i dipendenti possono richiedere app, autorizzazioni, strumenti interni o persino risorse per sviluppatori senza l'aiuto dell'IT. 
• Se l'approvvigionamento costruisce un sistema attorno a chi deve approvare il tipo di software acquistato, i dipendenti possono andare avanti e utilizzare quel sistema self-service. 
• Se la sicurezza implementa un modo per concedere l'accesso ad app o autorizzazioni sensibili solo per un determinato intervallo di tempo, non sarà necessario rivedere centralmente l'accesso in ogni momento.

Incorpora l'autogoverno nei tuoi obiettivi

Tutti questi esempi mostrano come il ruolo dei team operativi del software può cambiare: invece di risolvere ticket di supporto o avvisi, potrebbero concentrarsi sulla codifica del sistema nel modo giusto e sull'assistenza all'intera organizzazione lungo il percorso. Oltre a ciò, un altro approccio per cambiare la gestione della tecnologia attraverso una forza lavoro autogovernata è quello di incoraggia tutti i tuoi team leader in tutta la tua organizzazione a incorporare il self-service nel loro OKR or V2MAMMA processo. 

Ad esempio, l'IT di solito ha l'obiettivo di ridurre i requisiti di organico operativo attraverso l'automazione. L'automazione è eccezionale, ma richiede un supporto centralizzato e non è scalabile con centinaia di app. Al contrario, l'IT potrebbe tentare di ridurre i requisiti di organico operativo tramite il self-service. Oppure, l'IT a volte aggiunge un obiettivo per ridurre il tempo necessario per rispondere ai ticket. Anche in questo caso, questo obiettivo si basa sul presupposto che l'aiuto debba essere centralizzato. Prova invece ad aggiungere un obiettivo per ridurre la percentuale di richieste che non richiedono un primo tocco da parte dell'IT.

Up al 25% delle app SaaS e le licenze restano inutilizzate. Se le due spese principali della tua azienda sono persone e tecnologia, stai sprecando un sacco di soldi in una delle tue spese principali.

L'autogoverno può anche iniziare con a piccolo esercizio per ridurre la spesa SaaS. Gestire centinaia di fornitori centralmente è impossibile, ma potrebbe funzionare per fare qualcosa di semplice come inviare a ogni utente di Outreach.io o Smartsheet un'e-mail in cui spieghi che stai cercando di risparmiare sulla spesa per il software. Richiedi un 👍 se non utilizzano più il software in modo da poter recuperare la licenza.

oro, chiedi a tutti gli amministratori delle tue app di aiutarti a ridurre la spesa eccessiva. Crea un foglio di calcolo condiviso di app software e costi annuali, quindi chiedi loro di ridurre il più possibile i costi rimuovendo le licenze o annullando del tutto le app. Per rendere questa una sfida di squadra e allineare gli incentivi, offri un premio per ogni app inutilizzata o ridondante che elimina e un incentivo monetario ai primi tre amministratori che riducono la spesa SaaS di più. Questo approccio ti dà un primo assaggio di cosa significa avere una forza lavoro autogovernata.

Siamo già pieni?

Costruire un'azienda tecnologica è complicato, soprattutto oggi. Piuttosto che deplorare tutti gli strumenti che stiamo utilizzando, un uso migliore dell'energia potrebbe creare un modo efficiente per gestire sia gli strumenti che i processi sottostanti. Potenziare i tuoi team e dipendenti attraverso l'autogoverno può diventare un fattore di differenziazione competitivo. Non solo i dipendenti si sentiranno parte integrante del processo e quindi avranno un interesse nel suo successo, ma coloro che si occupano di IT, sicurezza e approvvigionamento diventeranno veri fattori abilitanti anziché risolutori di ticket o avvisi. 

Quindi, sì, potremmo avere un buffet SaaS all-you-can-eat di fronte a noi, ma abbiamo gli strumenti e le conoscenze per saziare il nostro appetito e fare in modo che tutte queste scelte funzionino a nostro favore. Ci vuole solo la forza di volontà per cambiare il nostro rapporto con il software.

Pubblicato il 27 settembre 2022