QuickBooks è una delle app più utilizzate per la contabilità e offre un modo conveniente per riconciliare le carte di credito senza bisogno di strumenti esterni.
In questo articolo ti guidiamo attraverso il processo di riconciliazione della carta di credito in QuickBooks, affrontando problemi comuni e fornendo suggerimenti utili per snellire la procedura.
Nella barra dei menu della Guida in alto, cerca "Riconcilia". Quindi, seleziona l'account che desideri riconciliare. Per questa dimostrazione utilizzeremo un conto collegato alla carta di credito di un dipendente.
Passaggio 2: saldo di apertura della riconciliazione
Il saldo e la data di apertura vengono rilevati automaticamente in base al saldo finale e alla data della riconciliazione precedente.
Per le prime riconciliazioni QuickBooks Online (QBO), le transazioni verranno elencate dall'inizio dell'account. Per accedere alle informazioni sulle riconciliazioni precedenti, comprese le date di fine dell'estratto conto, vai alla sezione "Riepilogo".
Passaggio 3: saldo di chiusura della riconciliazione
Saldo e data di fine: Inserisci il saldo di chiusura e la data di fine. La data di fine è generalmente basata sulla data dell'estratto conto della carta di credito. Tuttavia, se si segnalano i rendiconti finanziari per data, è possibile impostare la data di fine alla fine del mese.
Costi finanziari: Se gli addebiti finanziari non vengono acquisiti nel tuo account QuickBooks Online, puoi aggiungerli manualmente. Si prega di includere la data, l'importo e il conto spese. Se utilizzi una carta in una valuta diversa, devi aggiungere anche il tasso di cambio.
Passaggio 4: abbina e cancella le transazioni con carta di credito
La schermata di riconciliazione QBO visualizza un segno di spunta e uno sfondo grigio per le transazioni compensate, mentre le transazioni senza corrispondenza non hanno un segno di spunta.
Ora, comprendiamo prima la sezione di riepilogo in alto:
Saldo finale dell'estratto conto: Questo è il saldo finale che abbiamo inserito nella schermata precedente.
Saldo liquidato – Questo inizia dal saldo di apertura nella schermata precedente più eventuali oneri finanziari aggiunti, insieme a tutti i depositi liquidati meno i pagamenti liquidati. Di seguito viene fornita la ripartizione del saldo liquidato.
Una volta completato il processo di riconciliazione, il saldo liquidato dovrebbe corrispondere al saldo finale dell'estratto conto, risultando in una differenza pari a zero.
Transazioni di corrispondenza:
- Seleziona le transazioni non abbinate e trova una transazione corrispondente sull'estratto conto della carta di credito.
- Se l'importo e gli altri dettagli corrispondono, cancella la transazione.
- Ripeti questo processo fino a quando tutte le transazioni non saranno abbinate.
Questo può richiedere molto tempo, quindi abbiamo incluso alcuni suggerimenti per semplificarlo alla fine dell'articolo. Una volta abbinate tutte le transazioni, la differenza dovrebbe essere 0 e puoi passare a Passo 5 .
Tuttavia, se la differenza non è 0, devi identificare le transazioni che non sono registrate in QuickBooks. Ciò potrebbe essere dovuto a errori contabili, addebiti non contabilizzati o transazioni non autorizzate. Diamo un'occhiata a come risolvere questo problema:
Identificazione degli errori nella riconciliazione
Se hai transazioni senza corrispondenza, ciò potrebbe essere dovuto a:
- Mancata corrispondenza di data o importo: Ciò potrebbe essere dovuto a errori di immissione dei dati, ritardi bancari o errori bancari. Ti verrà richiesto di trovare la transazione in base ad altri dettagli come il conto del venditore e in prossimità della data di riferimento.
- Pagamenti duplicati: Cerca nelle tue transazioni liquidate se riesci a trovare un record molto simile. Puoi effettuare la ricerca in base al beneficiario e all'importo.
Potrebbero anche mancare addebiti nella tua contabilità. Puoi cercare nell'estratto conto della tua carta di credito e trovare eventuali transazioni senza corrispondenze. Alcuni motivi comuni potrebbero essere:
- Addebiti sulla carta di credito: Le carte di credito hanno un intero elenco di costi nascosti che potrebbero facilmente passare inosservati. Ad esempio, i trasferimenti in valuta estera comportano spese di elaborazione e un ricarico di cambio. Questo deve essere contabilizzato nel libro mastro della società.
- Transazioni non autorizzate, frode o furto: Le carte di credito sono la causa principale delle perdite dovute a furti e frodi. Le transazioni non autorizzate possono essere effettuate a causa del furto di identità. Potrebbero anche esserci transazioni non autorizzate effettuate a causa dei dipendenti. La riconciliazione è un processo utile per identificare questo problema e segnalarlo rapidamente per salvaguardare l'azienda dalle perdite.
Passaggio 5: termina e stampa la dichiarazione
Una volta che la differenza tra le tue dichiarazioni raggiunge lo 0, il pulsante in alto a destra visualizzerà un CTA: "finisci ora". Fare clic su questo per concludere il processo di riconciliazione.
Torna alla pagina di riconciliazione e, nell'angolo in alto a destra, seleziona "riepilogo". Puoi stampare l'estratto conto di riconciliazione della tua carta di credito da qui.
Inoltre, puoi pagare direttamente la fattura della tua carta di credito o aggiungere altre fatture.
Suggerimenti per la riconciliazione della carta di credito
L'abbinamento delle transazioni è un processo manuale e può richiedere molto tempo. Ecco alcuni suggerimenti per semplificarti il compito:
- Ordina per tipo di transazione: Inizia abbinando i depositi e poi i pagamenti. Questa organizzazione può ridurre la confusione. Puoi passare da "Pagamenti" a "Depositi" nella barra superiore di QBO.
- Contrassegna commissioni e interessi: Evidenzia le commissioni bancarie, gli interessi o altre transazioni bancarie del tuo estratto conto. Ciò ti aiuterà a tenerne conto in modo accurato durante la riconciliazione.
- Software di riconciliazione carte di credito: La riconciliazione in QBO può richiedere molto tempo. Software come nanonet può automatizzare questo processo e sincronizzare i dati con QBO. Scopri di più sull'automazione della riconciliazione 👇
Automatizza la riconciliazione delle carte di credito
La riconciliazione manuale in Excel o QBO non è fattibile se si hanno molte transazioni o si lavora con un piccolo team. La riconciliazione di centinaia di transazioni può richiedere giorni.
Puoi ridurre il processo di riconciliazione a pochi minuti utilizzando il software di automazione. Ciò richiederebbe l’aggregazione dei dati della banca, del QBO o di altri strumenti, l’estrazione da essi di dati rilevanti, la corrispondenza dei dati tra diverse fonti e l’esecuzione di controlli antifrode. Se desideri automatizzare il processo di riconciliazione della tua carta di credito, organizza una chiamata dimostrativa con i nostri esperti per automatizzare i tuoi flussi di lavoro utilizzando Nanonets.
Automatizza il rilevamento delle frodi, le riconciliazioni bancarie o i processi contabili con un flusso di lavoro personalizzato pronto all'uso.
Ecco come un software di riconciliazione come nanonets può automatizzare tre elementi chiave per te:
- Raccolta dati: I Nanonet possono integrarsi perfettamente con il tuo ERP o la tua posta elettronica per raccogliere documenti come estratti conto di carte di credito, libri contabili, fatture e ricevute. Il software estrarrà solo le informazioni rilevanti da ciascun documento tramite la tecnologia OCR.
- Corrispondenza dei dati: Grazie all'automazione senza codice, puoi impostare facilmente regole per abbinare l'estratto conto della tua carta di credito alla contabilità generale. Puoi impostare nuove regole con il tempo e non devi lottare con le formule.
- Identificazione di errori e controlli antifrode: Imposta contrassegni per identificare transazioni irregolari, duplicate o non autorizzate. Questi flag possono anche aiutarti a rilevare transazioni come spese bancarie o interessi maturati!
Il software di riconciliazione ti aiuterà a risparmiare tempo e consentirà a te e al tuo team di concentrarvi sulle attività che contano. Guardare nanonet per ulteriori informazioni sull'automazione della riconciliazione.
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