Detektif Rantai Pasokan™ Dan Kasus Proses Global yang Rusak!

Diterbitkan Ulang Oleh Plato

Followers: 0

Saya baru saja tiba di lokasi kejadian. Di permukaan, para pemimpin operasional yang saya temui dari Amerika, Eropa, dan Asia adalah orang-orang yang sangat cerdas. Namun saya segera mengetahui bahwa setiap daerah memiliki cara berbeda dalam melakukan sesuatu secara lokal. Namun dari perspektif yang lebih luas, yang ada hanyalah proses global yang rusak.

Mengatakan bahwa ada proses global yang rusak agak menyesatkan. Faktanya adalah tidak ada proses yang benar-benar “global”. Setiap situs mempunyai caranya sendiri dalam melakukan sesuatu bahkan dalam suatu wilayah, jadi bahkan tidak ada proses regional yang sebenarnya.

Jelas harus ada cara yang lebih baik dalam melakukan sesuatu. Ini adalah kasus lain Detektif Rantai Pasokan™!

Mengatur Scene

Perusahaan ini memiliki dua lusin fasilitas di seluruh dunia. Setiap fasilitas melakukan tugas yang kurang lebih sama.

Mereka menerima barang ke gudang/pusat distribusinya. Mereka menyimpan barang-barang itu. Mereka melakukan beberapa aktivitas manufaktur ringan untuk mengubah bahan-bahan tersebut menjadi produk yang siap dijual secara eceran, melalui berbagai saluran. Dan kemudian mereka mengirimkan barang tersebut sesuai dengan pesanan pelanggan yang diterima ke fasilitas tersebut.

Beberapa fasilitas menjalankan bisnis untuk pelanggan yang sama. Beberapa fasilitas memiliki pelanggan yang unik hanya di situs tersebut. Beberapa pelanggan bersama menjalankan bisnis mereka dengan kami dengan cara yang sama untuk semua fasilitas, sedangkan pelanggan bersama lainnya melakukan bisnis secara berbeda dengan masing-masing fasilitas tempat mereka berbisnis.

Beberapa bahan bersumber dan dikelola oleh pelanggan. Namun pengelolaan sumber dan pemasok bahan lainnya masih didelegasikan ke fasilitas kami.

Setiap pemimpin fasilitas melapor ke Wakil Presiden Operasional Regional, satu orang untuk masing-masing Asia, Eropa, dan Amerika Utara.

Di permukaan, hal ini terdengar seperti operasi manufaktur, logistik, atau distribusi pada umumnya.

Namun kinerja operasional organisasi secara keseluruhan sangat tidak konsisten. Kinerja pengiriman, kualitas, biaya operasional, profitabilitas, perputaran inventaris, arus kas, dan laba atas investasi semuanya sangat bervariasi dari satu fasilitas ke fasilitas lainnya, di dalam wilayah dan antar wilayah.

Kepuasan pelanggan terpukul dan hilang dan semangat kerja karyawan naik turun terlepas dari budaya atau geografi. Dan sekilas perbandingan benchmark dengan kompetitor menunjukkan bahwa perusahaan tersebut tertinggal di hampir semua metrik.

Pada rapat manajemen seluruh perusahaan yang diadakan pada hari saya mulai, saya mendapat kesempatan untuk segera bertemu dan berbicara dengan banyak pimpinan perusahaan di lapangan. Aku mendapat satu atau dua.

Banyak sekali keluhan mengenai kinerja yang tidak konsisten, cara melakukan sesuatu yang berbeda, hasil yang beragam, dan masalah pelanggan. Tidak ada yang senang dengan apa yang telah dilakukan. Tampaknya pendahulu saya sama sekali tidak tahu banyak tentang operasi, dan tidak mampu memberikan bimbingan atau kepemimpinan apa pun selama masa jabatannya, sehingga menjadikan organisasi ini tanpa kendali.

Para manajer dari seluruh bagian organisasi memohon bantuan saya, dan mungkin ragu apakah sesuatu akan benar-benar terlaksana berdasarkan pengalaman mereka di masa lalu.

Ada sesuatu yang sangat salah.

Sudah waktunya memulai penyelidikan!

Investigasi

Satu-satunya cara untuk mengetahui apa yang terjadi adalah dengan mengunjungi setiap fasilitas untuk melihatnya sendiri. Tidaklah cukup hanya duduk di belakang meja di kantor pusat perusahaan, melihat grafik dan berbicara dengan orang lain melalui telepon atau email. Melihat secara langsung adalah satu-satunya cara untuk menangani berbagai hal.

Dan kunjungan ke setiap fasilitas harus dilakukan secara mendalam dan detail. Saya perlu melihat dan meninjau secara fisik setiap bagian dari setiap operasi. Saya perlu berbicara langsung dengan karyawan di lantai gudang. Saya perlu menyelidikinya!

Terlalu banyak Eksekutif yang mengunjungi fasilitas dan melakukan tur “Royalti”, atau tur “Turis”. Manajemen fasilitas mempersiapkan kunjungan semacam itu dengan menambahkan lapisan cat baru, merapikan barang-barang, dan menjauhkan pengunjung dari area yang tidak ingin mereka lihat. Kunjungan-kunjungan ini bersifat sepintas dan dangkal. Eksekutif operasi mana pun dapat dengan cepat mengatasi upaya-upaya ini dan menghindari tindakan-tindakan ini.

Saya mengatakan kepada masing-masing Wakil Presiden Regional untuk mengatur kunjungan ke setiap fasilitas. Saya akan menghabiskan sekitar 2 minggu di setiap wilayah untuk mengunjungi setiap operasi. Kesulitan dalam perjalanan yang intens dan penuh aksi ini merupakan hal sekunder dari misi utama saya. Para VP juga diberitahu bahwa dalam kunjungan ini kami harus menghilangkan semua formalitas. Kami akan meninjau secara mendalam setiap aspek dari setiap fasilitas.

Saya memulai penyelidikan dengan mengunjungi fasilitas kami di Amerika Serikat dan Meksiko.

Di Florida saya bertemu dengan tim yang berfungsi sangat tinggi. Mereka memiliki beberapa pelanggan yang sebenarnya merupakan pesaing sehingga operasi mereka harus terpisah secara fisik dan diamankan. Tim memberi saya wawasan mendalam tentang operasi mereka, apa yang berhasil dan apa yang tidak. Mereka terbuka terhadap beberapa saran awal saya. Saya terkesan dengan tim.

Fasilitas selanjutnya di Mid West meninggalkan kesan yang cukup berbeda. Tim manajemen agak meremehkan dan menggurui. Ketidaktulusan mereka terlihat jelas. Mereka berusaha memberi saya tur "Royalti" tetapi saya segera menggagalkan rencana itu dan menelusuri setiap aspek operasinya. Jelas sekali operasi ini memerlukan perombakan dari atas ke bawah.

Ketika saya melanjutkan perjalanan ke seluruh Amerika, saya menemukan lebih banyak operasi seperti yang terjadi di Florida dan hanya satu operasi lainnya yang seperti yang terjadi di Mid West. Secara keseluruhan hasilnya beragam namun saya telah mengembangkan perasaan yang baik terhadap keadaan saat ini, yang tidak akan pernah saya dapatkan saat duduk di belakang meja di Corporate.

Selanjutnya saya melanjutkan perjalanan ke Asia, mengunjungi situs di 6 negara berbeda. Hanya ada satu operasi yang tampaknya di bawah standar. Tim-tim Asia sangat akomodatif, mendengarkan dengan baik, dan secara keseluruhan memberi saya kesan bahwa segala sesuatunya terkendali dengan baik, meskipun ada peluang untuk perbaikan di masa depan.

Akhirnya saya menuju ke Eropa. 5 negara lainnya termasuk dalam rencana perjalanan. Semua operasi telah disetel dengan baik, dengan pengecualian hanya satu operasi yang jelas-jelas lemah. Mereka menerapkan sendiri beberapa inisiatif yang sangat inovatif. Mentalitas dan visi mereka yang maju semuanya berasal dari pikiran Wakil Presiden regional mereka yang sangat cerdas.

Dalam perjalanan pulang, banyak hal yang harus aku pikirkan. Saya telah menyelesaikan penyelidikan saya. Jadi sekarang saya harus melihat kembali semua informasi dan pengamatan yang telah saya kumpulkan, mengasimilasi semuanya, menginternalisasikannya, dan menentukan tindakan apa yang perlu kami ambil.

Menyelesaikan Kasus

Perjalanan ke seluruh dunia tidak hanya mendidik saya tentang apa yang sebenarnya terjadi dalam operasi kami, namun juga memungkinkan saya untuk dengan cepat bertemu dan mengembangkan hubungan dengan seluruh tim operasi di seluruh dunia, di semua tingkatan mulai dari lantai gudang hingga kantor dan pengelolaan.

Saya mengembangkan kesadaran akan tingkat keterbukaan terhadap perubahan dan inovasi, serta tingkat penolakan dan penolakan. Saya sekarang tahu siapa yang kuat, siapa yang punya potensi besar, siapa yang membutuhkan bantuan dalam pengembangan, dan siapa yang akan berjuang untuk tetap bertahan dalam perjalanan.

Saat saya merenungkan semua informasi yang telah saya kumpulkan, sebuah pemikiran utama muncul di benak saya.

Terlepas dari seberapa baik operasi berjalan, pelanggan apa yang dilayani suatu fasilitas, di mana lokasi fasilitas, atau seberapa efektif tim manajemen, operasi inti yang mengatur bagaimana setiap fasilitas dijalankan tetap sama.

Setiap fasilitas harus menerima barang, menyimpannya, menerima pesanan pelanggan, memproses pesanan tersebut, mengambil dan mengemas barang tersebut, dan mengirimkannya sesuai arahan pelanggan. Tidak peduli apa barangnya atau siapa pelanggannya, setiap proses itu harus dilakukan.

Setiap fasilitas dioperasikan sebagai sebuah pulau, bahkan di dalam setiap wilayah. Tidak ada pertukaran informasi formal atau bahkan informal atau pertukaran praktik terbaik antar fasilitas. Mereka berdiri sendirian dan tetap seperti itu, dan tidak pernah ada dorongan untuk melihat melampaui keempat tembok mereka sendiri.

Apa yang saya sadari adalah meskipun proses-proses tersebut sama, cara masing-masing proses tersebut dilakukan berbeda dari satu fasilitas ke fasilitas lainnya, bahkan dalam wilayah yang sama. Setiap fasilitas telah menyesuaikan proses tersebut dari waktu ke waktu agar sesuai dengan kebutuhan spesifik mereka.

Hasilnya adalah tidak satu pun dari proses tersebut yang dioptimalkan di seluruh perusahaan. Karena banyaknya fasilitas yang kami miliki, terdapat banyak cara berbeda untuk melakukan proses umum tersebut. Bahkan untuk operasi yang secara teoritis dijalankan dengan baik, tidak ada jaminan bahwa cara mereka melakukan suatu proses adalah cara terbaik. Itu hanyalah cara mereka memilih untuk menjalankan proses itu.

Dan itulah masalah mendasar dari rusaknya proses global. Meskipun semua proses tersebut berhasil, namun tidak dioptimalkan. Akibatnya proses-proses ini dipecah dari perspektif optimasi global.

Saya tidak akan pernah mendapatkan pencerahan ini hanya dengan duduk di belakang meja. Hanya dengan mengunjungi setiap lokasi barulah saya mengumpulkan cukup pengalaman untuk sampai pada wawasan itu.

Mendefinisikan Masa Depan

Saya menyadari bahwa untuk setiap proses harus ada satu cara terbaik untuk melakukan proses tersebut. Jika saya mempunyai 24 fasilitas yang melakukan penerimaan, seharusnya ada cara yang optimal dalam melakukan proses penerimaan. Lebih jauh lagi, jika saya dapat mengidentifikasi salah satu cara terbaik untuk menerima maka kami dapat menerapkannya ke setiap operasi. Hal ini akan membuat semua orang menjadi lebih efisien dan efektif. Itu sangat masuk akal.

Saya mendiskusikan visi saya untuk inisiatif ini, atau lebih tepat lagi, dengan para VP regional saya. Kami perlu meluncurkan a Inisiatif “Keunggulan Proses Global”..

Akan ada satu tim untuk setiap proses (total ada 12 proses berbeda yang teridentifikasi. Setiap tim akan memiliki perwakilan dari setiap wilayah, sehingga anggota tim dapat terlibat dalam pengalaman inovasi global.

Setiap tim proses akan memiliki mandat untuk mengidentifikasi proses terbaik di kelasnya, melakukan benchmarking, dan mengembangkan rencana tindakan untuk menerapkan proses terbaik di kelasnya di seluruh operasi global. Mereka akan bertindak berdasarkan otoritas langsung saya dan diberi wewenang luas untuk menerapkan perubahan yang diperlukan.

Saya menambahkan tingkat tata kelola untuk memastikan bahwa selalu ada kemajuan ke depan untuk setiap tim. Saya akan bertemu dengan setiap tim setiap dua minggu sekali. Ini menunjukkan kepada tim bahwa ini penting bagi saya dan organisasi. Itu bukan “hanya program lain”. Hasil nyata diharapkan.

Rapat tata kelola ini juga memungkinkan saya memastikan bahwa tim tetap berada pada jalurnya. Saya bisa menghilangkan balok atau sapi suci apa pun yang mereka lewati Ubah Kepemimpinan. Saya dapat memberi mereka bimbingan dan bimbingan jika mereka membutuhkannya. Dan hal ini memungkinkan saya untuk menanamkan norma-norma budaya dan keyakinan yang kita perlukan untuk mengubah budaya kita menjadi organisasi berkinerja tinggi.

Maka upaya kami mulai memperbaiki proses global yang rusak ini.

Hasil

Dalam waktu 6 bulan kami melihat dan menyadari peningkatan produktivitas yang signifikan di sebagian besar proses. Seperti hal lainnya, kemajuan terjadi lebih cepat di beberapa bidang dan lebih lambat dibandingkan di bidang lainnya. Tapi semua orang bergerak maju dengan kecepatan tertentu.

Salah satu tim yang menciptakan hasil kelas dunia yang terkemuka di industri adalah tim pemenuhan pesanan pengambilan dan pengepakan kami. Mereka membuat dan menerapkan proses pemenuhan pesanan ECommerce yang memungkinkan mereka mengambil dan mengemas pesanan pelanggan di dalamnya 4 menit setelah diterimanya pesanan itu. Pada saat itu, perusahaan ini lebih baik dibandingkan perusahaan mana pun di dunia, TERMASUK Amazon.

Tim lain yang berfokus pada kinerja perputaran inventaris juga memperoleh hasil yang luar biasa. Dalam waktu 9 bulan kami sudah melakukannya MENGGANDAKAN perputaran inventaris kami. Hal ini membawa perusahaan dari posisi tertinggal dalam industri ke posisi terdepan dalam industri.

Kesimpulan

Investigasi kami tidak hanya mengungkap masalah mendasar dari proses global yang rusak yang tidak akan terlihat jika tidak, namun juga menunjukkan bahwa investigasi eksplorasi untuk mencari suatu masalah dapat memberikan hasil yang luar biasa.

Pendekatan investigasi dan kapasitas The Supply Chain Detective™ menghasilkan penciptaan proses global terbaik di kelasnya yang tidak hanya menguntungkan perusahaan, namun juga upaya memotivasi dan mengembangkan karyawan, serta memberikan peningkatan substansial dalam kepuasan pelanggan.