Kunci Untuk Manajemen Data Tidak Terstruktur: Mengkomunikasikan Tentang Data Anda

Diterbitkan Ulang Oleh Plato

Followers: 0

Berbagi informasi tentang apa yang terjadi dengan data tidak terstruktur di organisasi Anda jauh lebih sulit daripada yang terlihat. Miskomunikasi dapat berdampak negatif pada hampir semua aspek organisasi Anda, mulai dari TI, tim penyimpanan, dan pengembang aplikasi – hingga ke bisnis dan pengguna akhir lainnya. Namun, sangat penting untuk memiliki gambaran yang akurat dan lengkap tentang data tidak terstruktur Anda untuk menjalankan bisnis Anda dengan aman, efisien, hemat biaya, dan berhasil.

Bagaimana mungkin data tidak terstruktur diakses melalui protokol file hingga 40 tahun, tanpa juga memiliki cara yang jelas untuk mengkomunikasikan detail penting tentang data? Sementara tim penyimpanan bertanggung jawab untuk mengelola platform dan pengelola data bagi banyak pemangku kepentingan, mereka bukanlah pemilik data. Biasanya, pengguna akhir dan pemilik aplikasi harus bertanggung jawab atas pengelolaan data yang tidak terstruktur, tetapi hal itu jarang terjadi. Jadi, pada akhirnya, tidak ada yang mengelola data. Tidak ada bidang TI lain yang membuat keputusan tentang platform mereka secara membabi buta dan membiarkan pengguna akhir mereka mengelola sebagian besar darinya.

Secara historis, manajemen data tidak terstruktur menggunakan alat gratis yang secara perlahan memindai sistem file dan menyediakan detail kapasitas dan jumlah file untuk perencanaan. Dengan setiap pemilihan pohon file baru, alat memulai proses pemindaian primitif dari awal, memaksa pengguna menunggu berjam-jam atau bahkan lebih lama untuk penyelesaian (terutama pada sistem file besar). Setelah ini, stempel waktu pada bermacam-macam file acak diperiksa. Langkah-langkah gabungan ini paling baik menawarkan pandangan kabur tentang data organisasi yang tidak terstruktur.

Kadang-kadang, alat in-house dari vendor penyimpanan dapat memberikan kejelasan lebih lanjut, tetapi meskipun demikian, detail terbatas pada data tersedia. Dan bahkan lebih kompleks di lingkungan dengan banyak vendor platform penyimpanan. Pada akhirnya, jika TI memutuskan untuk menghapus atau mengarsipkan data dalam sistem, pencarian yang jarang berhasil akan dimulai untuk mencoba mengidentifikasi pemilik data. Secara realistis, tidak ada yang tahu apa yang ada di "laci sampah" data perusahaan, dan tidak ada yang bertanggung jawab untuk itu. Tidak adanya kejelasan dan pelaporan yang jelas dari data yang tidak terstruktur telah membuat pengelolaan dan komunikasi di seluruh organisasi tidak mungkin dilakukan secara fungsional. Tanpa komunikasi, data akan terus tumbuh dengan kecepatan eksponensial, membuat masalah semakin parah.

Untungnya, ada solusi di luar sana. Organisasi harus mencari untuk menyewa vendor yang memberikan visibilitas ke dalam data yang tidak terstruktur dan memberikan laporan kepada semua pemangku kepentingan yang relevan. Selain itu, solusi yang memungkinkan Anda mengatur dan menindaklanjuti data dapat membantu tim menerapkan strategi manajemen siklus hidup untuk data yang tidak terstruktur. Ketika IT dapat dengan cepat mendapatkan detail tentang pengguna teratas dan kapasitas konsumsi grup, data yang pemiliknya telah pergi (data yatim piatu), biaya set data dan emisi terkait, dan usia data, maka tindakan nyata dapat diambil. Memberi tag data adalah kemampuan lain yang berguna untuk dicari, sehingga tim dapat mengatur dan menetapkan kepemilikan ke kumpulan data. Pelaporan ubahsuaian juga memungkinkan kueri kompleks diaktifkan metadata dan tag yang ditugaskan.

Solusi yang membantu perusahaan memahami data tidak terstruktur memungkinkan mereka berkomunikasi dengan manajemen TI, pemilik data, dan tim penyimpanan, kepatuhan, dan keamanan tentang informasi yang mereka butuhkan. Dengan cara ini, diskusi yang lebih terdidik dapat diadakan. Produk yang dirancang dari dasar hingga berfungsi dalam skala besar, vendor agnostik, dan di perusahaan, memberdayakan organisasi untuk mengambil tindakan terhadap data tidak terstruktur mereka, di mana pun lokasinya. Berkomunikasi secara efektif dan akurat tentang data adalah langkah pertama untuk mengelolanya, dan mengelola data dapat memberikan peningkatan besar bagi seluruh organisasi Anda.