Bagaimana Organisasi Dapat Menciptakan Strategi Otomasi Proses yang Sukses - DATAVERSITY

Bagaimana Organisasi Dapat Menciptakan Strategi Otomasi Proses yang Sukses – DATAVERSITY

Stempel Waktu: 16 Juni 2023 3
Node Sumber: 2726349

Otomatisasi proses terus mendapatkan momentum di berbagai industri. Orkestrasi Proses Keadaan 2023 melaporkan menemukan bahwa 96% pengambil keputusan TI menganggap hal ini penting bagi tujuan transformasi digital mereka, dan dalam a Survei Gartner 2022, 80% eksekutif percaya bahwa otomatisasi dapat diterapkan pada keputusan bisnis apa pun. Namun, tidak semua proyek otomasi berjalan sesuai rencana. Survei Gartner yang sama mengungkapkan bahwa hanya 54% proyek AI yang berhasil dari tahap uji coba hingga produksi. Dan sebuah 2022 survei dari perusahaan saya menunjukkan bahwa 88% proyek otomasi proses tertinggal dari proyeksi awal.

Mengapa terputus? Meskipun para pemimpin TI mengemukakan banyak alasan, Forrester, antara lain, menemukan bahwa banyak kekurangan otomasi berasal dari hal tersebut kurangnya visi atau strategi. Strategi tentu saja merupakan salah satu penghambat terbesar keberhasilan proses otomatisasi. Berdasarkan laporan dan percakapan kami di lapangan, kami melihat strategi otomasi gagal karena sejumlah faktor, mulai dari investasi berlebihan tanpa penilaian sebelumnya, kurangnya pengetahuan teknis di antara tim TI, dan keterputusan antara teknologi yang diterapkan dan proses operasional perusahaan. dalam skala besar untuk pengoptimalan.

Untuk menjalankan strategi otomatisasi yang sukses, para pemimpin perlu melakukan lebih dari sekadar fokus pada penambahan lebih banyak teknologi. Mereka juga perlu memastikan bahwa orang-orang dan proyek selaras dengan misi yang sama, bahwa proyek dimulai dengan lambat dan mengikuti ekspektasi yang masuk akal, dan bahwa serangkaian teknologi cerdas mengatur proses. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat diambil oleh perusahaan untuk mencapai tujuan tersebut.

Menyelaraskan Pemangku Kepentingan 

Organisasi telah menghadapi tantangan dalam menyelaraskan bisnis dan TI selama bertahun-tahun. Meskipun tren ini bukanlah hal baru, organisasi masih kesulitan dalam menyelaraskan TI dan bisnis dalam menjalankan strategi otomatisasi proses. Penelitian menunjukkan bahwa meskipun 95% pemimpin TI setuju bahwa agar otomasi proses dapat terjadi secara efektif, para pemimpin bisnis dan TI perlu menyelaraskan dan berkolaborasi, 26% mengidentifikasi kurangnya keselarasan sebagai alasan utama untuk tidak melakukan otomatisasi proses lebih lanjut.

Jelas, hal ini harus diubah. Organisasi dapat mendorong lebih banyak kolaborasi dengan mengadopsi pendekatan “Center of Excellence” (CoE) yang dimodifikasi. Di beberapa perusahaan, hal ini mungkin berarti membentuk komunitas yang khusus menangani tugas dan strategi otomatisasi proses, di mana para praktisi dapat berbagi praktik terbaik dan mengajukan pertanyaan satu sama lain. CoE harus membantu anggota tim bisnis dan TI untuk bekerja sama secara lebih baik dengan mengoordinasikan tugas, menghindari menciptakan kembali proyek dari awal, dan secara umum memberdayakan mereka untuk mendorong perbaikan berkelanjutan bersama-sama.

Beberapa organisasi mungkin ingin membuat fokus utama pada otomatisasi proses tanpa menggunakan istilah CoE yang sebenarnya. Terminologi itu sendiri membawa beberapa warisan dari perangkat lunak Manajemen Proses Bisnis (BPM) terpusat. Beberapa perusahaan mengandalkan pendekatan terpusat untuk CoE mereka, dan mengandalkan satu tim untuk menerapkan otomatisasi proses di seluruh organisasi. Pendekatan tersebut sering kali menimbulkan hambatan bagi pengembang dan sejumlah pemimpin bisnis, sehingga memberikan reputasi buruk pada CoE dengan sedikit hasil yang dapat dibuktikan. Oleh karena itu, mungkin masuk akal untuk “mengubah citra” CoE menjadi tim otomasi atau orkestrasi. Terlepas dari nama yang digunakan, model CoE dapat membantu mempercepat otomatisasi proses.

Dengan menciptakan struktur yang didedikasikan untuk otomatisasi proses, organisasi dapat menanamkan pola pikir proses di seluruh operasi mereka. Amazon dan pemimpin industri lainnya berpikir dalam proses. Mereka menetapkan proses untuk membantu mereka memecahkan masalah bisnis, seperti menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih baik atau meningkatkan efisiensi internal. Mereka memahami bahwa proses dapat memberi mereka keuntungan strategis di pasar. CoE otomatisasi proses dapat menginjili otomatisasi proses. Dengan kata lain, CoE dapat membantu organisasi mengadopsi bahasa umum untuk proses bisnis – termasuk cara mendeskripsikan dan melaksanakannya.

CoE juga bisa mengemudi pemerintahan dan konsistensi di seluruh proses bisnis di seluruh organisasi. Hal ini bisa berarti apa saja, mulai dari membangun infrastruktur, perangkat lunak, dan layanan umum, hingga mengelola proyek dari ujung ke ujung. Tim ini sering kali menyediakan “akselerator” (seperti konektor) atau komponen yang dapat digunakan kembali, untuk meningkatkan nilai waktu untuk proyek otomatisasi. Seiring dengan berkembangnya perusahaan, tingkat konsistensi dan tata kelola ini menjadi semakin penting.

Transformasi Bertahap 

Modernisasi TI adalah prioritas utama bagi sebagian besar organisasi bisnis. Namun, banyak perusahaan besar masih menggunakan sistem lama yang tidak mampu mereka gantikan sekaligus. Sistem ini sering kali menjalankan proses yang sangat penting, dan menggantinya dapat menyebabkan potensi downtime. Selain gangguan, upaya modernisasi dapat menghabiskan jutaan dolar investasi teknologi baru dan biaya pengembangan/rekayasa.

Sebaliknya, transformasi bertahap dapat memecahkan masalah otomasi dengan biaya lebih rendah, dengan gangguan minimal atau tanpa gangguan. Misalnya, sebagai langkah pertama dalam transformasi bertahap, perusahaan mungkin mempertimbangkan untuk memecah monolit lama dengan mengambil tugas manual yang dijalankan oleh perwakilan layanan pelanggan dan mengotomatiskan beberapa di antaranya dengan bot otomatisasi proses robot (RPA). Langkah kedua mungkin mengatur bot RPA ini untuk digabungkan ke dalam proses bisnis aktual yang mungkin mencakup beberapa bot, sistem TI lain, atau persetujuan supervisor. Langkah ketiga mungkin adalah menghentikan bot ini dan menggantinya dengan aplikasi modern berbasis layanan mikro yang jauh lebih kuat dan dapat dengan mudah dihubungkan ke proses end-to-end yang ada.

Menetapkan strategi yang memperkenalkan otomatisasi melalui serangkaian langkah, dimulai dengan pembuktian konsep, dapat menempatkan inisiatif otomatisasi pada jalur yang benar. 

Orkestrasi Proses

Otomatisasi dulunya mudah dipelihara, ketika organisasi menggunakannya untuk melaksanakan tugas-tugas kecil dan tertutup. Namun seiring dengan semakin banyaknya organisasi yang mengotomatiskan tugas-tugas dalam proses end-to-end yang penting bagi bisnis, kini harus ada cara untuk memastikan kohesi dan kontinuitas antara semua tugas otomatis – terlepas dari siapa atau apa yang memiliki dan melaksanakan proses ini.

Hal ini dapat dicapai dengan melembagakan lapisan teknologi baru yang mengontrol semakin banyak tugas otomatis, yang dijalankan oleh berbagai titik akhir seperti sistem, manusia, atau perangkat. Alat yang disebut “orkestrasi proses” ini mengoordinasikan berbagai titik akhir proses bisnis, dan terkadang bahkan mengikat beberapa proses menjadi satu. Proses orkestrasi membantu pemangku kepentingan bekerja dengan orang-orang, sistem, dan perangkat yang sudah dimiliki organisasi – sekaligus mencapai tujuan paling ambisius sekalipun seputar otomatisasi proses end-to-end.

Tanpa orkestrasi proses, inisiatif otomasi dapat menghadapi sejumlah tantangan, termasuk yang berikut:

  • Otomatisasi ujung ke ujung yang rusak; karena otomasi lokal tidak terintegrasi satu sama lain, proses end-to-end tidak sepenuhnya otomatis.
  • Kurangnya pemahaman; proses end-to-end tidak sepenuhnya terlihat dan metrik utama sulit dilacak.
  • Kurangnya fleksibilitas; mengubah proses end-to-end sulit dilakukan karena hal ini berpotensi menyebabkan perubahan pada banyak sistem yang berbeda.

Mengatasi masalah ini akan membantu organisasi meningkatkan penggunaan otomatisasi dan berhasil melaksanakan strategi otomatisasi mereka.

Kesimpulan

Meskipun otomatisasi proses tetap menjadi tujuan strategis utama, hal ini memerlukan kerja keras untuk mencapainya. Organisasi dapat meningkatkan peluang keberhasilan mereka dengan menyelaraskan pemangku kepentingan utama, memulai secara perlahan, dan menerapkan teknologi yang mengatur proses untuk mendapatkan dampak maksimal.

Stempel Waktu:

Lebih dari DATAVERSITAS