Bagaimana Otomatisasi Entri Data Dapat Mengoptimalkan Alur Kerja

Cari tahu bagaimana otomatisasi entri data dapat membantu bisnis Anda mengoptimalkan alur kerja. Hilangkan kemacetan yang disebabkan oleh proses entri data manual. Klik di bawah ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang Nanonet Pengikis PDF.

---

Data Entry

Entri data adalah proses mengekstraksi dan memasukkan informasi yang relevan dalam sistem komputerisasi atau perangkat lunak ERP. Ini adalah proses penting dalam bisnis yang berusaha mengatur ulang data ke dalam format yang nyaman untuk pemrosesan hilir tambahan.

Misalnya, tim Hutang Usaha dalam organisasi harus mengekstrak data dari bidang penting dalam faktur pemasok. Ini proses ekstraksi data  kemudian diikuti dengan entri data ke dalam perangkat lunak ERP untuk tujuan akuntansi atau pelaporan keuangan.

Entri data biasanya merupakan proses manual, berulang & kasar yang memakan banyak waktu. Oleh karena itu, perusahaan sering mengalihdayakan persyaratan entri data mereka. Hal ini memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas yang lebih produktif yang secara langsung berdampak pada laba.

Baik ditangani sendiri atau dialihdayakan, entri data cenderung menjadi proses manual yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan & pengerjaan ulang. Data sering dibagikan di antara organisasi dalam format non-standar; dan mereka sering diisi dengan info atau cacat data yang berlebihan/tidak relevan. Saat beroperasi dalam skala besar, faktor-faktor ini dapat menyebabkan penundaan yang serius dan pembengkakan biaya.

Sebuah studi Gartner memperkirakan bahwa kesalahan entri data manusia dalam proses keuangan saja menambahkan kira-kira "25000 jam pengerjaan ulang yang dapat dihindari dengan biaya $878,000 per tahun”. Studi selanjutnya menunjukkan bagaimana otomatisasi entri data di antara solusi lain dapat membantu menghemat waktu & sumber daya secara besar-besaran!

---

Ingin mengekstrak data dari dokumen keuangan? Lihat Nanonet pemindai faktur, menerima OCR & otomatisasi faktur solusi untuk mengoptimalkan alur kerja Anda.

---

Otomatisasi Entri Data

Otomatisasi entri data mengacu pada solusi berbasis perangkat lunak yang dapat mengoptimalkan entri data dengan menghilangkan atau mengurangi proses manual. Perangkat lunak tersebut biasanya dapat mengekstrak data dari PDF, dokumen, gambar, email, atau situs web dan hanya menyajikan info yang relevan dalam format terstruktur (csv, JSON, XML, dll.).

Perangkat lunak entri data otomatis memanfaatkan RPA & OCR di antara teknologi lainnya untuk menangani tugas berulang & "membaca" dokumen dalam skala besar. Mereka akurat, fleksibel, terukur & cepat, menghemat waktu & sumber daya bisnis yang berharga.

Solusi entri data otomatis memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas-tugas bernilai tinggi yang berdampak pada produktivitas secara keseluruhan sambil mengotomatiskan tugas-tugas berulang/rendah yang memakan waktu! Misalnya, inilah solusi otomatis yang efisien untuk ganti nama file PDF berdasarkan kontennya.

---

Ingin mengikis data dari PDF dokumen atau mengonversi tabel PDF ke Excel? Lihat pengikis PDF Nanonets atau pengurai PDF ke mengikis data PDF or parsing PDF dalam skala besar!

---

Proses Entri Data Otomatis

Proses entri data otomatis end-to-end melibatkan langkah-langkah berikut:

Mengunggah atau menambahkan sumber data

Organisasi menerima data mentah yang tidak terstruktur dalam bentuk dokumen, gambar, atau file yang dipindai. Ini akan diimpor ke perangkat lunak/sistem otomasi entri data.

Pra-pemrosesan setiap file atau dokumen

Langkah penting ini mengubah dokumen menjadi format yang dapat dibaca mesin. Kemampuan OCR, AI & ML yang canggih memungkinkan algoritme untuk "membaca & memahami" dokumen.

Perangkat lunak otomatisasi entri data mengenali & mengekstrak hanya bagian data yang relevan. Algoritme dapat dilatih untuk mengidentifikasi bidang & tempat data yang menarik.

Langkah opsional ini memungkinkan verifikasi manual atau semi-otomatis berdasarkan aturan validasi. Data yang diekstraksi dapat diperiksa keakuratannya dan bahkan dapat diperbaiki, jika diperlukan.

Langkah terakhir dalam proses otomatisasi entri data adalah mengirim data yang diekstraksi ke tujuan yang sesuai. Data yang diekstraksi, disajikan sebagai keluaran terstruktur (csv, XML, JSON, Excel, dll.), dapat dengan mudah diimpor ke perangkat lunak ERP untuk alur kerja hilir tambahan.

Hampir semua proses & alur kerja organisasi dapat memperoleh manfaat dari otomatisasi entri data. Berikut adalah beberapa kasus penggunaan populer:

• Mengambil informasi dari faktur, PO, laporan bank atau kuitansi untuk tujuan keuangan/akuntansi.
• Menyimpan info pelanggan utama untuk layanan pelanggan yang efisien.
• Menangkap data dari resume untuk alur kerja HR.
• Menghasilkan laporan dari data bisnis generik.
• Verifikasi ID & proses KYC.
• Menggores dokumen atau situs web untuk pengumpulan data.

Manfaat Mengotomatiskan Entri Data

Perangkat lunak entri data otomatis (seperti Nanonet) menghilangkan inefisiensi & kerepotan entri data manual. Bisnis semakin mengotomatiskan entri data untuk fokus secara eksklusif pada tinjauan data dan membuat keputusan bisnis yang relevan.

Berikut adalah beberapa manfaat mengadopsi otomatisasi entri data:

Akurasi yang lebih besar

Perangkat lunak entri data otomatis seperti Nanonets memanfaatkan kemampuan AI & ML untuk mengekstrak data secara akurat dan meminimalkan pasca-pemrosesan. Algoritma tersebut dilengkapi untuk menangani kendala data umum & menghilangkan kesalahan.

Kurangi biaya keseluruhan

Mengurangi biaya operasional & overhead dengan menghilangkan proses manual yang tidak efisien. Hindari outsourcing atau mempekerjakan profesional entri data khusus.

Hemat waktu

Entri data yang lebih cepat memungkinkan alur kerja pemrosesan data/dokumen yang lebih baik. Hemat lebih dari 75% waktu yang dihabiskan untuk entri data manual.

Sangat terukur

Menangani volume data yang besar dan lonjakan permintaan entri data yang tiba-tiba.

Meningkatkan produktivitas

Alokasikan sumber daya & jam kerja untuk tugas-tugas produktif yang berdampak langsung pada laba.

Meningkatkan kepuasan karyawan

Mengurangi atau menghilangkan monoton entri data manual yang berulang mempengaruhi keterlibatan karyawan secara positif.

Memproses dokumen dengan cerdas

Perangkat lunak berbasis AI seperti Nanonet, dapat mengklasifikasikan jenis dokumen tertentu secara cerdas. Perangkat lunak tersebut secara cerdas dapat mengklasifikasikan dokumen berdasarkan jenis (faktur, tanda terima, tagihan dll) atau sumber (pemasok, vendor, internal dll) untuk diproses lebih lanjut & entri data.

---

Nanonets menarik gunakan kasing dan unik kisah sukses pelanggan. Cari tahu bagaimana Nanonets dapat memberdayakan bisnis Anda menjadi lebih produktif.

Jadwalkan Panggilan

---

Fitur Utama dalam Perangkat Lunak Entri Data Otomatis

Jika Anda ingin beralih ke perangkat lunak entri data otomatis (seperti Nanonet) berikut adalah beberapa fitur utama yang harus diperhatikan:

• Kapasitas untuk mengklasifikasikan/mengidentifikasi berbagai bentuk data & data khusus
• Integrasi dengan perangkat lunak ERP & alat otomatisasi seperti Zapier, Workato, IFTTT, dll.
• Aturan validasi untuk mengingatkan pengguna saat data membutuhkan tinjauan manual
• Antarmuka validasi data untuk intervensi manual (jika diperlukan)
• Pemicu waktu nyata untuk menyinkronkan dan mengotomatiskan alur kerja
• Lingkungan kode rendah atau tanpa kode yang tidak memerlukan pasukan pengembang untuk dipelihara
• Kemampuan AI/ML tingkat lanjut yang memungkinkan perangkat lunak otomatis untuk belajar dan menjadi lebih baik seiring waktu

Otomatisasi Entri Data dengan Nanonets

Nanonet adalah perangkat lunak entri data otomatis dengan kemampuan AI/ML tingkat lanjut. Kasus penggunaan pemrosesan dokumen cerdas Nanonets membantu organisasi mengadopsi otomatisasi dengan mulus. Berikut adalah dua studi kasus:

Mengotomatiskan entri data cukup mudah dengan Nanonets. Pilih dari salah satu dari tiga opsi di bawah ini tergantung pada kasus penggunaan Anda:

Model Entri Data yang telah dilatih sebelumnya

Jika Anda ingin mengotomatiskan entri data untuk proses yang melibatkan faktur, kwitansi, paspor, atau SIM, maka lihat model pra-latihan Nanonets. Masing-masing model ini telah dilatih pada jutaan dokumen dan berkinerja sangat baik pada jenis dokumennya masing-masing.

• Login ke Nanonets – Pilih model pra-latihan yang sesuai – jika tidak ada yang sesuai dengan kasus penggunaan Anda, lewati ke metode berikutnya (Model Kustom)
• Tambahkan file sumber – unggah dokumen dari mana data perlu diekstraksi
• Uji & verifikasi - jalankan model Nanonets & verifikasi data yang diekstraksi
• Ekspor – unduh data yang diekstrak dalam format terstruktur (csv, JSON, XML, dll.)

Model Entri Data Khusus

Jika Anda mencari persyaratan entri data khusus, buat model entri data khusus dengan Nanonets. Anda biasanya dapat membuat, melatih, dan menerapkan model untuk jenis dokumen apa pun, dalam bahasa apa pun, semuanya dalam waktu kurang dari 25 menit.

• Masuk ke Nanonets – Buat model OCR khusus
• Tambahkan file pelatihan – Unggah dokumen sampel yang akan berfungsi sebagai set pelatihan untuk Nanonets untuk memahami persyaratan entri data Anda
• Anotasi teks/data pada file – “Ajarkan” AI Nanonets untuk mengidentifikasi data penting (khusus untuk kebutuhan Anda) dalam file pelatihan ini
• Latih model entri data khusus – Nanonets memanfaatkan pembelajaran mendalam untuk membangun berbagai model OCR dan mengujinya satu sama lain untuk memilih yang paling akurat.
• Uji & verifikasi – Tambahkan beberapa file untuk memverifikasi apakah model khusus sesuai dengan kebutuhan/kasus penggunaan Anda
• Ekspor – Jika data telah dikenali, diekstraksi, dan disajikan dengan tepat, maka ekspor file ke format terstruktur yang nyaman

API Nanonets

Berikut adalah panduan rinci untuk melatih atau buat perangkat lunak entri data otomatis Anda sendiri menggunakan API Nanonets. di dokumentasi, Anda akan menemukan contoh kode siap untuk dijalankan dalam Python, Shell, Ruby, Golang, Java, dan C#, serta spesifikasi API terperinci untuk titik akhir yang berbeda.

---

Memperbarui Juni 2021: posting ini awalnya diterbitkan di Juni 2021 dan sejak itu telah diperbarui.

Berikut slide yang merangkum temuan dalam artikel ini. Berikut adalah versi alternatif dari posting ini.

Sumber: https://nanonets.com/blog/data-entry-automation/