Panduan untuk Otomasi AP: Cara memulai Otomatisasi Hutang Akun

Setiap bisnis harus berurusan dengan pesanan pembelian, tagihan, faktur, dan pembayaran ke berbagai vendor, yang menyediakan segalanya mulai dari pasokan dasar hingga peralatan dan layanan bernilai tinggi yang dibutuhkan untuk semua operasi perusahaan. Departemen Hutang Dagang (AP) bertanggung jawab atas proses pengadaan hingga pembayaran dari setiap perusahaan yang terorganisir dengan baik dan menangani seluruh alur kerja pembelian, mulai dari pemrosesan Pesanan Pembelian (PO) hingga pembayaran akhir ke vendor. 

Manajemen AP manual melelahkan dan memakan waktu, terutama karena perusahaan berkembang dan berurusan dengan banyak pemasok dan pembelian. Proses memilah-milah tumpukan faktur kertas, menjangkau pemberi persetujuan secara individual, dan mengirimkan cek fisik tidak praktis dan rawan kesalahan. Pemrosesan AP secara manual dapat mengakibatkan pembayaran tertunda dan, dalam kasus tertentu, bahkan mengekspos bisnis ke potensi penipuan vendor.

Otomatisasi Hutang Akun adalah solusi untuk masalah manajemen AP manual dan dapat mengoptimalkan alur kerja pengadaan-untuk-pembayaran untuk tim keuangan. Dengan menghilangkan kelambanan prosedur manual dan kesalahan bawaannya, otomatisasi AP tidak hanya meningkatkan kemitraan dengan rekanan dan pemasok tetapi juga menghasilkan penghematan waktu dan biaya yang substansial.  

Menurut laporan Musim Gugur 2020 IOFM berjudul “Mengukur Performa AP Anda: Tolok Ukur Efisiensi, ”42% dari faktur PO dibayar tepat waktu melalui otomatisasi, sedangkan angkanya mencapai 25% jika tidak ada otomatisasi. Di tahun 2021 Performa AP Kelas Dunia: Laporan Metrik Tolok Ukur Efisiensi, IOFM menemukan bahwa perusahaan tanpa otomatisasi Utang Usaha membayar biaya rata-rata tertinggi per faktur sebesar $1.83 per faktur untuk tingkat kematangan proses tertinggi. Sebaliknya, perusahaan dengan otomatisasi AP end-to-end dan tingkat kematangan proses tertinggi hanya membayar $1.45 per faktur. 

Menurut Laporan Goldman Sachs 2018, bisnis B2B Amerika Utara menghabiskan sekitar $187 miliar per tahun untuk pemrosesan AP, dengan tenaga kerja saja yang menyumbang lebih dari 90% biaya langsung. Namun, biaya pemrosesan AP otomatis hanya 33% dari biaya manual, menghasilkan penghematan tahunan yang signifikan sebesar $62 miliar untuk departemen AP.

Panduan implementasi AP Automation

Operasi utang dagang berpotensi memengaruhi dinamika arus kas dan memengaruhi skor kredit bisnis. Selain itu, secara konsisten memantau hutang dagang sepanjang waktu memberikan wawasan berharga tentang pola pengeluaran dan korelasinya dengan pertumbuhan bisnis. Namun, wawasan ini hanya dapat diperoleh dari catatan AP yang terpelihara dengan baik yang terakumulasi selama bertahun-tahun beroperasi.

Pergerakan menuju otomatisasi AP membutuhkan perencanaan dan pelaksanaan yang cermat. Sebelum memulai otomatisasi AP, penting untuk memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan dapat dicapai melalui otomatisasi – baik itu mengurangi biaya per faktur, memangkas setara penuh waktu (FTE), mempersingkat hari tunggakan (DPO), atau mengamankan diskon pembayaran awal. Mendefinisikan tujuan ini membantu dalam menggambar kerangka kerja yang jelas untuk menilai perangkat lunak otomatisasi Hutang yang sesuai dengan persyaratan Anda. Menetapkan tujuan di awal juga berfungsi sebagai tolok ukur yang dapat digunakan untuk mengukur kemanjuran implementasi otomatisasi AP Anda saat terungkap.

Meskipun spesifikasi implementasi mungkin berbeda berdasarkan kebutuhan bisnis dan industri individual, peta jalan umum dapat digariskan untuk memandu prosesnya.

Langkah 1: Perencanaan dan penilaian

Jalan untuk mencapai otomatisasi AP dimulai dengan menilai metode yang digunakan saat ini, apakah melibatkan prosedur manual atau otomatisasi parsial. Langkah penting adalah mengidentifikasi tantangan yang ada dan mengeksplorasi bagaimana otomatisasi dapat menawarkan solusi. Mendefinisikan tujuan yang jelas dan terukur sangat penting. Faktor kunci untuk dievaluasi mencakup durasi yang dibutuhkan untuk memproses faktur, biaya per faktur, dan penggunaan insentif pembayaran lebih awal.

Penting untuk mengenali kategori dokumen yang memerlukan pemrosesan—seperti faktur, kuitansi, dan pesanan pembelian. Variasi potensial dalam format, bahasa, atau ciri khas lainnya harus dipertimbangkan. Banyak bisnis menggabungkan pencocokan 2 arah atau 3 arah dalam proses AP mereka, yang memerlukan penentuan yang tepat dari jenis pencocokan yang diperlukan. Dokumen tertentu mungkin memerlukan manipulasi data, seperti memperbaiki tanggal atau menambahkan simbol mata uang. Alat otomasi harus memiliki kemampuan untuk melaksanakan operasi tersebut.

Melibatkan semua pengguna dan pemangku kepentingan dalam menyusun rencana komprehensif untuk perjalanan otomasi sangatlah penting. Rencana ini harus menggambarkan garis waktu, pihak yang terlibat, persyaratan keuangan, dan tonggak utama. 

Langkah 2: Pemilihan vendor dan produk

Memilih penyedia perangkat lunak otomasi hutang dagang yang tepat sangatlah penting. Penelitian dan evaluasi ekstensif terhadap berbagai opsi sangat penting. Parameter seperti fungsionalitas, skalabilitas, kemampuan integrasi, keramahan pengguna, reputasi vendor, dan ulasan pelanggan harus memandu pemilihan.

Langkah selanjutnya biasanya melibatkan penerbitan Permintaan Proposal (RFP) ke atau memperoleh spesifikasi produk dari vendor terpilih. Sistem otomasi Hutang yang baik harus dapat terhubung dengan sistem akuntansi yang berbeda menggunakan metode seperti API atau middleware. Ini memungkinkan mereka untuk dengan mudah berbagi data antar sistem. Perangkat lunak otomasi AP harus dapat mengekstrak faktur dan pesanan pembelian dari satu sistem akuntansi, memprosesnya, dan memperbarui informasi di platform akuntansi lain. Integrasi ini memungkinkan bisnis menggunakan fitur perangkat lunak otomasi AP sambil tetap menggunakan perangkat lunak akuntansi yang mereka kenal. Misalnya, Perangkat lunak otomatisasi AP Nanonets dapat bekerja dengan sistem akuntansi lain seperti QuickBooks dan Sage. 

Spesifikasi yang memandu pemilihan solusi otomasi harus mencakup tidak hanya kemampuan teknis perangkat lunak, tetapi juga batasan anggaran, dan jadwal implementasi yang diinginkan. Proposal/spesifikasi yang diterima memerlukan tinjauan dan evaluasi menyeluruh, meliputi faktor-faktor seperti penetapan harga, dukungan implementasi, opsi penyesuaian, dan bantuan pelanggan yang berkelanjutan. 

Vendor dan produk yang dipilih haruslah yang paling selaras dengan persyaratan bisnis, diikuti dengan negosiasi untuk menetapkan persyaratan kontrak. 

Langkah 3: Menyiapkan dan menyesuaikan

Menyiapkan perangkat lunak otomasi AP mencakup mengonfigurasi dan menyesuaikannya untuk mereplikasi perutean faktur pilihan dan hierarki persetujuan organisasi. Menetapkan peran dan izin pengguna dalam sistem menjamin akses yang tepat dan pemisahan tanggung jawab. Mengadaptasi sistem agar selaras dengan persyaratan bisnis yang berbeda mencakup bidang penyesuaian, pemberitahuan, pengingat, dan pembuatan laporan terkait. Misalnya, bisnis memiliki opsi untuk melembagakan prosedur persetujuan hierarkis berdasarkan jumlah tagihan. Pendekatan yang disesuaikan ini mengotomatiskan tugas berulang dan menjunjung tinggi kepatuhan terhadap protokol yang ditetapkan.

Langkah 4: Pelatihan dan pengujian

Pengujian Penerimaan Pengguna (UAT) yang komprehensif sebelum peluncuran sistem yang sebenarnya melibatkan pemeriksaan berbagai skenario, termasuk entri faktur, pencocokan 2 atau 3 arah, alur kerja persetujuan, pemrosesan pembayaran, dan pelaporan. Tujuannya adalah untuk memverifikasi bahwa sistem beroperasi tepat seperti yang dimaksudkan, dengan semua elemen saling terkait dengan mulus.

Tidak kalah pentingnya adalah pemberian pelatihan menyeluruh kepada tim Accounts Payable dan pemangku kepentingan terkait dalam menggunakan solusi otomatisasi AP. Pelatihan ini memastikan transisi yang lancar dan penerapan sistem baru yang efektif. Mengatasi masalah apa pun yang mungkin timbul, melengkapi dokumentasi terperinci, dan menyoroti keuntungan otomatisasi dapat berkontribusi secara signifikan dalam mendorong penerimaan pengguna. Komunikasi dan edukasi yang jelas tentang manfaat sistem membantu membangun kepercayaan dan antusiasme di antara pengguna, memastikan proses integrasi yang sukses.

Langkah 6: Implementasi dan penyempurnaan

Implementasi sistem otomasi AP menandai dimulainya penggunaan perangkat lunak. Pengawasan yang hati-hati selama fase awal sangat penting, karena memungkinkan identifikasi dan penyelesaian yang cepat dari setiap potensi masalah yang mungkin muncul.

Memastikan efektivitas sistem adalah komitmen berkelanjutan. Evaluasi dan optimalisasi berkelanjutan merupakan komponen integral dari tahap ini. Meneliti metrik kinerja utama secara teratur, mengumpulkan wawasan dari umpan balik pengguna, dan memperkenalkan peningkatan yang diperlukan adalah praktik yang menjaga sistem tetap sinkron dengan evolusi kebutuhan bisnis yang dinamis.

Membina kemitraan yang kuat dengan vendor otomasi penting untuk memastikan dukungan yang berkelanjutan, menjaga agar sistem tetap mutakhir dengan pembaruan yang tepat waktu, dan segera mengatasi setiap tantangan teknis yang mungkin muncul. Keahlian dan bantuan vendor otomasi akan membantu menjaga fungsionalitas sistem yang mulus, sehingga berkontribusi pada kesuksesan perjalanan otomasi yang berkelanjutan.

Nanonet dalam perjalanan otomatisasi AP Anda

Alat otomatisasi AP seperti Nanonet menawarkan banyak manfaat. Dengan kekuatan AI, alat ini memungkinkan pembuatan alur kerja AP dengan mudah yang secara otomatis mengumpulkan file dan dokumen dari berbagai sumber, mulai dari email dan dokumen yang dipindai hingga file digital, penyimpanan cloud, dan sistem ERP. 

Di luar kemampuan smart capture-nya, alat otomatisasi AP yang efektif, termasuk Nanonets, menyediakan rangkaian fitur yang lengkap. Ini mencakup ekstraksi data otomatis dan cerdas dari berbagai jenis dokumen, pencocokan biaya, dan rekonsiliasi, pengelolaan alur kerja pengeluaran yang efisien, dari menghasilkan laporan hingga mengamankan persetujuan manajer, dan integrasi mulus penutupan akuntansi bulanan dengan ERP pilihan, perangkat lunak akuntansi, atau bisnis peralatan.

Nanonet unggul dalam ekstraksi data dari berbagai faktur, mencakup faktur kredit/debit, faktur proforma, faktur komersial, dan banyak lagi. Di luar faktur, Nanonets memamerkan kemahirannya dalam memindai berbagai dokumen keuangan seperti kuitansi, label harga, pesanan pembelian, kartu debit dan kredit, dan berbagai lainnya.

Nanonets menawarkan keuntungan besar bagi tim AP, termasuk pengurangan biaya 80% yang mengesankan untuk bisnis, peningkatan kecepatan pemrosesan faktur hingga sepuluh kali lipat, dan peningkatan optimalisasi hari AP. Ini secara efektif menghilangkan ketidakakuratan yang timbul dari pemeriksaan dan verifikasi manual, menangani pengecualian dengan mahir, dan dengan cerdas mengarahkannya ke personel yang relevan. Selain itu, Nanonet dapat membantu dalam mendeteksi dan menghilangkan penipuan, pencurian, pembayaran ganda, dan inefisiensi lainnya.

Pusat kemampuan Nanonets adalah platform berbasis AI yang disebut Flow. Platform inovatif ini mengubah proses AP dengan menggabungkan elemen AI penting secara mulus ke dalam alur kerja Pemrosesan Akun. Nanonet membantu dalam mendorong otomatisasi AP, membangun alur kerja akuntansi end-to-end, dan dengan mudah berintegrasi dengan berbagai platform termasuk Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks, dan banyak lagi. Selain itu, Nanonets mendukung metode pembayaran domestik dan global, meliputi ACH, transfer kawat, kartu kredit, dompet, dan neobank.

Bawa pergi

Otomatisasi AP dapat berdampak signifikan terhadap kesehatan keuangan bisnis, efisiensi operasional, dan daya saing secara keseluruhan. Sebagaimana terbukti dari laporan dan statistik industri, manfaat otomatisasi AP sangat besar. Implementasi otomatisasi mengarah pada peningkatan luar biasa dalam tingkat pembayaran tepat waktu, pengurangan biaya pemrosesan, dan pengelolaan faktur yang lebih efisien. Dengan bisnis menghabiskan miliaran untuk pemrosesan AP, potensi penghematan dalam jumlah besar melalui otomatisasi menjadi jelas. Seiring perkembangan teknologi, merangkul solusi seperti Nanonets tidak hanya membawa keuntungan jangka pendek tetapi juga memposisikan bisnis untuk pertumbuhan berkelanjutan dan kesuksesan dalam lanskap bisnis yang semakin terdigitalisasi.

• Konten Bertenaga SEO & Distribusi PR. Dapatkan Amplifikasi Hari Ini.
• PlatoData.Jaringan Vertikal Generatif Ai. Berdayakan Diri Anda. Akses Di Sini.
• PlatoAiStream. Intelijen Web3. Pengetahuan Diperkuat. Akses Di Sini.
• PlatoESG. Otomotif / EV, Karbon, teknologi bersih, energi, Lingkungan Hidup, Tenaga surya, Penanganan limbah. Akses Di Sini.
• PlatoHealth. Kecerdasan Uji Coba Biotek dan Klinis. Akses Di Sini.
• ChartPrime. Tingkatkan Game Trading Anda dengan ChartPrime. Akses Di Sini.
• BlockOffset. Modernisasi Kepemilikan Offset Lingkungan. Akses Di Sini.
• Sumber: https://nanonets.com/blog/guide-to-ap-automation-how-to-get-started-with-accounts-payable-automation/