Apakah Kita Makan Berlebihan pada Perangkat Lunak?

Sudah lebih dari satu dekade sejak Marc Andreesen terkenal menyatakan bahwa perangkat lunak memakan dunia. Dia benar. Sekarang, kita berada dalam fase baru: Ada perangkat lunak yang kuat di mana pun kita melihat, dan kita telah mengkonsumsi it tanpa banyak memperhatikan efek jangka panjangnya. Sedemikian rupa sehingga, hari ini, kita dihadapkan pada pertanyaan ironis: Apakah kita makan berlebihan? 

Piring kami pasti diisi dengan setiap jenis aplikasi yang bisa dibayangkan, dan semuanya sangat menggoda. Apakah Anda tahu berapa banyak aplikasi yang pernah Anda daftarkan? Mungkin puluhan, atau bahkan ratusan? Jumlah rata-rata aplikasi yang diterapkan per pelanggan Okta telah meningkat 22% lebih 4 tahun terakhir. Kepala IT yang saya ajak bicara sering bercanda bahwa perusahaan mereka memiliki lebih banyak aplikasi SaaS daripada karyawan.

Kredensial mikro bisa menjadi masalah dan kamu harus peduli tentang ini. Organisasi yang membiarkan selera mereka tumbuh tidak terkendali menghadapi tiga risiko utama:

• Biaya: Dengan kerja jarak jauh menjadi standar, kami telah melihat perangkat lunak menjadi pengeluaran terbesar kedua bagi banyak perusahaan. Namun, hingga 25% aplikasi SaaS dan lisensi tidak digunakan. Jika dua pengeluaran teratas perusahaan Anda adalah orang dan teknologi, Anda membuang banyak uang untuk salah satu pengeluaran utama Anda.
• Risiko kepatuhan: Untuk menjual perangkat lunak berbasis cloud atau menyimpan data klien di cloud, Anda harus menjadi atau tetap mematuhi SOC2-, ISO 27001-, atau bahkan SOX. Pikirkan perusahaan Anda dan datanya sebagai istana. Anda perlu membuktikan kepada auditor bahwa itu terlindungi dengan baik. Sekarang, gambarkan setiap aplikasi sebagai jendela, pintu, jembatan, atau titik masuk ke kastil Anda. Semakin banyak aplikasi, semakin banyak pengawasan yang akan Anda terima dari auditor.
• Efisiensi operasional: Perbedaan antara koki yang baik dan koki kelas dunia adalah tentang bagaimana mereka mengelola staf mereka untuk menangani semua bahan yang ada. Tim Anda tentu tidak berkolaborasi dengan baik ketika mereka menggunakan beberapa jenis aplikasi yang sama, seperti Monday, Jira, Asana, atau ClickUp. Selain itu, tiket dukungan internal tumbuh secara eksponensial dengan jumlah aplikasi yang digunakan.

Namun demikian (dan untuk mendorong metafora makanan selangkah lebih maju), banyak aplikasi yang sebenarnya digunakan perusahaan Anda adalah bahan untuk membangun produk yang hebat. Lagi pula, membangun perusahaan teknologi itu rumit. Dan untuk melakukannya secara efektif, Anda memerlukan komponen dan alat yang tepat. Namun, trik untuk memanfaatkannya — untuk menjadi restoran perangkat lunak Michelin bintang 3 — adalah memikirkan cara mengelola semua perangkat lunak Anda dengan mahir. 

Salah satu metode untuk mencapai ini, membuka potensi penuh perusahaan Anda melalui teknologi, adalah untuk mengubah prioritas TI, keamanan, dan pengadaan — tim yang umumnya peduli dengan operasi perangkat lunak. Alih-alih membuat mereka memperbaiki masalah (misalnya menyelesaikan tiket TI), bantu mereka menciptakan infrastruktur yang memberdayakan karyawan untuk mengoperasikan perangkat lunak itu sendiri dan menjadi tenaga kerja mandiri.

Grafik aplikasiokalips. Atau itu …?

Tapi pertama-tama: Bagaimana kita bisa sampai di sini, sampai hari ini ketika perusahaan hidup di SaaS dan hidup melalui apa yang secara bercanda saya sebut sebagai aplikasiokalips? Apa penyebab kecanduan perangkat lunak kita?

UX yang lebih baik dari perangkat lunak modern memiliki perangkat lunak perusahaan tradisional yang tidak dibundel

Karyawan menggunakan lebih banyak aplikasi khusus untuk menjadi sukses di tempat kerja. Kita digunakan untuk menggunakan produk Microsoft untuk hampir semuanya. Sekarang, kami menggunakan Airtable sebagai ganti Excel, Notion sebagai ganti Word, Pitch sebagai ganti PowerPoint. Untuk menempatkan beberapa angka di belakang apa yang banyak dari kita lihat dalam kehidupan kita sehari-hari: Lebih dari 42% pelanggan Office365 Okta sekarang juga menggunakan Zoom daripada hanya menggunakan Microsoft Teams, dan 26% dari mereka juga menggunakan Box meskipun memiliki OneDrive.

Individu menggunakan lebih banyak aplikasi karena adopsi yang mudah dan gratis

Secara tradisional, produk perusahaan dijual dari atas ke bawah: CIO memutuskan untuk membeli Salesforce atau Microsoft Office dan mereka menjadi default untuk seluruh perusahaan. Tapi startup seperti Slack dan Dropbox mempopulerkan pertumbuhan dari bawah ke atas, dan hari ini, 67% perusahaan pengembang (misalnya Datadog atau AWS) memiliki paket atau uji coba gratis. Kami tidak perlu lagi mengatur panggilan dengan tenaga penjualan atau meminta izin kepada IT — kami cukup daftar untuk versi gratis alat.

Singkatnya: Aplikasi ada di sini, di sana, di mana-mana. Tetapi apakah kita berlebihan? Apakah kita, pada kenyataannya, menggunakan terlalu banyak aplikasi? Saya kira tidak. Sebaliknya, perangkat lunak dapat memberi kita kekuatan super untuk memajukan bisnis lebih cepat. 

Perlakukan teknologi sebagai penggerak bisnis

Pikirkan tentang mobil Anda. Itu membutuhkan 30,000 bagian untuk membuat hanya satu mobil. Namun alih-alih mengurangi jumlah suku cadang, produsen mobil malah mengembangkan metode paling efektif untuk merakit mobil. Inovasi datang dari bagaimana mereka menyatukan bagian-bagian yang berbeda. Misalnya, Sistem Produksi Toyota, juga disebut "manufaktur ramping," menjadi pembeda kompetitif inti untuk Toyota. Satu prinsip adalah untuk meminimalkan pemborosan dan terus meningkatkan operasi dengan membawa masalah ke permukaan dengan cepat. Pengembangan perangkat lunak yang gesit dan metodologi "lean startup" terinspirasi oleh sistem "build, measure, learn" Toyota. 

Mirip dengan Toyota, perusahaan harus pikirkan tentang bagaimana mengubah prinsip operasi mereka di sekitar perangkat lunak dan mengubahnya menjadi pembeda kompetitif. Pendekatan tradisional untuk mengelola teknologi tidak cukup. Perusahaan sering berpikir bahwa sentralisasi adalah jawabannya tetapi, dalam kasus ini, tidak. Ada terlalu banyak aplikasi yang harus dihadapi, selain faktor lain seperti keamanan dan kepatuhan.

Administrasi perangkat lunak terpusat adalah musuh

Pada tahun 1944, Badan Intelijen Pusat menerbitkan panduan tentang cara menyabotase tempat kerja Anda. Poin No. 1 adalah jangan pernah mengambil jalan pintas dan selalu melalui “saluran” yang terpusat. Pikirkan tentang kapan terakhir kali Anda membutuhkan akses ke aplikasi atau izin. Anda harus melalui saluran yang dibuat oleh tiket TI, dan terjebak menunggu. Atau bagaimana dengan terakhir kali Anda perlu membeli perangkat lunak baru? Bisa butuh waktu 2 sampai 3 bulan sampai Anda mendapatkan semua persetujuan yang diperlukan untuk membeli aplikasi. 

Inilah mengapa sentralisasi tidak berhasil, dan mengapa pendekatan untuk memperbaikinya bisa meleset.

Sentralisasi menciptakan kemacetan

Lebih dari setengah dari semua aplikasi dibeli dan dikelola oleh pakar materi pelajaran di tim yang berbeda — banyak di antaranya hanya ingin memperoleh alat mereka dan mulai bekerja. Namun, departemen seperti TI, keamanan, atau pengadaan perlu membantu sebagian besar permintaan tersebut. Dari apa yang kami lihat, antara 40% dan 60% dari semua tiket TI terkait dengan masalah akses perangkat lunak, yang rata-rata membutuhkan waktu sekitar 19 jam untuk diselesaikan. Karyawan terjebak menunggu, dan admin semakin terhimpit oleh kesibukan seperti pembuatan akun. Overhead manajemen meningkat dengan setiap aplikasi tambahan. 

Sentralisasi menyebabkan ember bocor

Perusahaan juga memusatkan pengawasan untuk mengurangi risiko biaya, kepatuhan, atau keamanan. Logikanya masuk akal, bahwa karyawan tidak boleh hanya membeli perangkat lunak duplikat atau menerima izin admin yang berlebihan. Namun, meninjau ratusan aplikasi dan ribuan akun tidak dapat diskalakan dengan pendekatan terpusat — ini menciptakan ember bocor, di mana karyawan masih menerima dan menyimpan akses yang tidak perlu ke aplikasi tanpa diketahui siapa pun. Sebagai contoh, 25% atau lebih dari perangkat lunak tidak digunakan di sebagian besar perusahaan. Atau, tim keamanan Segmen menunjukkan tahun lalu bahwa 60% dari 669 peran adminnya tidak digunakan secara aktif.

Lebih banyak jumlah karyawan bukanlah solusi

Seringkali, tim operasi keberatan bahwa mereka tidak didanai sebaik departemen lain, yang membuat mereka bergerak lebih lambat dari yang sebenarnya mereka inginkan. Jadi, mengapa kita tidak terus menambah jumlah admin dengan jumlah aplikasi yang kita gunakan? Namun, masalahnya terletak persis pada pertanyaan itu dan dengan asumsi bahwa masalahnya hanya dapat diselesaikan dengan memusatkan bantuan dan pengawasan. Ini adalah solusi yang tidak berskala.

Sentralisasi administrasi perangkat lunak adalah hal yang aneh. Ini mencoba membuat segalanya lebih mudah tetapi, entah bagaimana, itu membuat segalanya lebih buruk bagi semua orang karena jumlah aplikasi meningkat. Jadi, bagaimana kita bisa membayangkan kembali peran tim yang peduli dengan operasi perangkat lunak — yaitu TI, keamanan, dan pengadaan?

Jadikan jalur yang sesuai menjadi jalur yang mudah

Hadapi saja: karyawan hampir selalu mengambil jalan termudah menuju nilai. Jika pendekatan Anda untuk mengelola perangkat lunak tetap terpusat dengan banyak hambatan, maka karyawan akan terus mengatasi kebijakan Anda dengan melakukan hal-hal seperti membeli perangkat lunak secara diam-diam. Ini adalah lingkaran setan. Agar banyak individu bertindak secara bertanggung jawab — dan untuk mengubah hubungan antara TI/keamanan/pengadaan dan seluruh organisasi — jalur yang sesuai harus menjadi jalur yang paling nyaman. 

Tata kelola mandiri adalah pendekatan baru untuk mengelola perangkat lunak

Mengatasi kompleksitas ini hanya dapat terjadi jika kita memberikan kendali dan tanggung jawab kembali kepada karyawan dan tim mereka. Alih-alih memberi orang makanan, Anda mengajari orang cara memasak tanpa membakar diri mereka sendiri. Pada dasarnya, tujuannya adalah untuk menemukan cara di mana insentif diselaraskan sehingga karyawan yang bertindak dengan cara yang paling hemat biaya dan aman juga memecahkan masalah mereka sendiri dengan paling cepat. 

Kami sudah dikondisikan untuk melakukannya sendiri dalam hal membeli makanan dan bensin — dan bahkan check-in untuk penerbangan — jadi mengapa tidak dengan mengelola perangkat lunak perusahaan? Alih-alih meminta dukungan TI (atau bekerja melalui "saluran", seperti yang dijelaskan CIA dalam panduannya untuk sabotase tempat kerja), TI dapat memungkinkan karyawan untuk membantu diri mereka sendiri dengan cepat dan bertanggung jawab. Alih-alih menjadi lengan eksekusi terpusat, keamanan, pengadaan, dan TI perlu menjadi platform internal perusahaan yang memungkinkan karyawan dengan infrastruktur yang tepat.

Otomatisasi sangat bagus, tetapi memerlukan dukungan terpusat dan tidak dapat disesuaikan dengan ratusan aplikasi.

Mengadopsi proses dan struktur untuk pemerintahan sendiri merupakan masalah penting untuk dipecahkan karena secara langsung mempengaruhi bottom line. Organisasi yang tidak fokus untuk berkembang dari pengaturan terpusat sistemik mereka ke salah satu risiko swalayan yang membuang-buang uang dalam jumlah besar untuk perangkat lunak yang tidak digunakan, menunda audit kepatuhan berikutnya, dan membuat seluruh organisasi berjalan secara tidak efisien. Ini adalah prioritas kepemimpinan untuk mengubah cara kerja organisasi Anda, sehingga dapat membuka potensi penuhnya dengan menggunakan aplikasi pihak ketiga secara strategis alih-alih kewalahan olehnya.

Pertanyaan yang harus ditanyakan oleh perusahaan pada diri mereka sendiri adalah cara menyandikan layanan mandiri di sebanyak mungkin tempate. Sebagai contoh:

• Setelah TI membuat alur kerja seputar siapa yang harus menyetujui aplikasi mana, karyawan dapat meminta aplikasi, izin, alat internal, atau bahkan sumber daya pengembang tanpa bantuan TI. 
• Jika pengadaan membangun sistem di sekitar siapa yang perlu menyetujui jenis pembelian perangkat lunak apa, karyawan dapat melanjutkan dan menggunakan sistem swalayan itu. 
• Jika keamanan menerapkan cara untuk memberikan akses ke aplikasi sensitif atau izin hanya untuk jangka waktu tertentu, mereka tidak perlu meninjau akses secara terpusat sepanjang waktu.

Masukkan tata kelola diri ke dalam tujuan Anda

Semua contoh ini menunjukkan caranya peran tim operasi perangkat lunak dapat berubah: Alih-alih menyelesaikan tiket atau peringatan dukungan, mereka dapat berfokus pada pengkodean sistem dengan cara yang benar dan pembinaan seluruh organisasi di sepanjang jalan. Di luar itu, pendekatan lain untuk mengubah manajemen teknologi melalui tenaga kerja yang diatur sendiri adalah dengan dorong semua pemimpin tim Anda di seluruh organisasi Anda untuk menggabungkan layanan mandiri ke dalam OKR or V2MOM proses. 

Misalnya, TI biasanya memiliki tujuan untuk mengurangi persyaratan jumlah karyawan operasional melalui otomatisasi. Otomatisasi sangat bagus, tetapi memerlukan dukungan terpusat dan tidak dapat disesuaikan dengan ratusan aplikasi. Sebaliknya, TI dapat mencoba mengurangi persyaratan jumlah karyawan operasional melalui layanan mandiri. Atau, TI terkadang menambahkan tujuan untuk mengurangi waktu yang diperlukan untuk merespons tiket. Sekali lagi, tujuan ini dibuat dengan asumsi bahwa bantuan perlu dipusatkan. Sebagai gantinya, coba tambahkan sasaran untuk mengurangi persentase permintaan yang tidak memerlukan sentuhan pertama dari TI.

Up hingga 25% aplikasi SaaS dan lisensi tidak digunakan. Jika dua pengeluaran teratas perusahaan Anda adalah orang dan teknologi, Anda membuang banyak uang untuk salah satu pengeluaran utama Anda.

Pemerintahan diri juga dapat dimulai dengan latihan kecil untuk mengurangi pengeluaran SaaS. Mengelola ratusan vendor secara terpusat tidak mungkin, tetapi mungkin berhasil untuk melakukan sesuatu yang sederhana seperti mengirim email kepada setiap pengguna Outreach.io atau Smartsheet yang menjelaskan bahwa Anda mencoba menghemat pengeluaran perangkat lunak. Minta 👍 jika mereka tidak menggunakan perangkat lunak lagi sehingga Anda dapat mengklaim kembali lisensi.

Atau, minta semua admin aplikasi Anda untuk membantu mengurangi pengeluaran berlebih. Buat spreadsheet bersama dari aplikasi perangkat lunak dan biaya tahunan, lalu minta mereka untuk mengurangi biaya sebanyak mungkin dengan menghapus lisensi atau membatalkan aplikasi sama sekali. Untuk menjadikan ini tantangan tim dan menyelaraskan insentif, tawarkan hadiah untuk setiap aplikasi yang tidak digunakan atau berlebihan yang mereka hapus, dan insentif uang kepada tiga admin teratas yang paling banyak mengurangi pengeluaran SaaS. Pendekatan ini memberi Anda pandangan pertama tentang apa artinya memiliki tenaga kerja mandiri.

Apakah kita sudah kenyang?

Membangun perusahaan teknologi itu rumit — terutama saat ini. Daripada meratapi semua alat yang kami gunakan, penggunaan energi yang lebih baik mungkin menciptakan cara yang efisien untuk mengelola alat Anda dan proses dasarnya. Memberdayakan tim dan karyawan Anda melalui tata kelola mandiri dapat menjadi pembeda yang kompetitif. Karyawan tidak hanya akan merasa seperti bagian integral dari proses dan oleh karena itu memiliki kepentingan dalam keberhasilannya, tetapi mereka yang berada di TI, keamanan, dan pengadaan akan menjadi pendukung sejati alih-alih pemecah masalah tiket atau peringatan. 

Jadi, ya, kami mungkin memiliki prasmanan SaaS makan sepuasnya di depan kami, tetapi kami memiliki alat dan pengetahuan untuk memuaskan selera kami dan membuat semua pilihan itu menguntungkan kami. Hanya dibutuhkan tekad untuk mengubah hubungan kita dengan perangkat lunak.

Diposting 27 September 2022