Tim keuangan bisnis melakukan pencocokan faktur vendor 3 arah sebagai proses pengendalian internal yang penting. Tanpa dokumen pendukung pencocokan 3 arah, perusahaan berisiko kehilangan uang tunai dan laba karena melakukan pembayaran duplikat, salah, atau curang.
Tujuan artikel ini adalah untuk memahami apa itu pencocokan tiga arah, evolusi proses, pemangku kepentingan dan titik kesulitan mereka, keadaan saat ini dari proses pencocokan tiga arah dalam akuntansi, dan manfaat otomatisasi.
Pencocokan tiga cara paling baik dilakukan sebagai solusi digital dan otomatis untuk tugas hutang akun berulang.
- Apa itu pertandingan 3 arah?
- Evolusi proses pencocokan 3 arah
- Stakeholder dan tugas serta harapan mereka
- Poin nyeri dalam proses manual
- Keadaan saat ini dari proses pencocokan tiga arah
- Penggunaan AI dan OCR dalam tiga cara pencocokan faktur
- Proses otomatisasi
- Manfaat mengotomatiskan proses
- Kesimpulan
Apa itu pertandingan 3 arah?
Pencocokan 3 arah adalah proses pengendalian internal yang membandingkan pesanan pembelian (PO) dengan nota penerimaan barang (GRN) dan faktur pemasok yang bersangkutan. Pencocokan 3 cara membantu menyetujui pembayaran faktur dan juga menandai setiap inkonsistensi atau kesalahan.
Pencocokan tiga cara membandingkan rincian item baris dan total pada pesanan pembelian (PO), tanda terima barang (dokumen penerimaan yang diverifikasi dan slip pengepakan), dan faktur vendor yang dikirim ke pelanggan.
Ingin mengotomatiskan proses Pencocokan 3 Arah di organisasi Anda? Coba Nanonet™ dan dapatkan manfaat dari mengotomatisasi Three Way Matching melalui teknologi OCR berbasis AI.
Dokumen pencocokan tiga cara dan praktik umum untuk pesanan pembelian, penerimaan barang, dan faktur vendor
Dengan pencocokan tiga cara faktur oleh departemen hutang, bisnis mengurangi kesalahan pembayaran dan penipuan. Otomatisasi, termasuk pengenalan karakter optik (OCR) yang digerakkan oleh AI, dapat secara signifikan mempercepat proses pencocokan tiga arah, menghilangkan proses manual, dan meningkatkan akurasi.
Pesanan pembelian
Pesanan pembelian adalah standar perusahaan, formulir bernomor urut yang menjadi kontrak ketika PO dikirim ke dan diterima oleh vendor yang bermaksud mengirimkan barang atau jasa kepada pelanggan. Itu Departemen pembelian menghasilkan pesanan pembelian berdasarkan ditandatangani dan disetujui permintaan pembelian setelah pemilihan vendor.
Grafik proses pesanan pembelian menangkap nama dan logo pelanggan, nama vendor dan informasi kontak, hukum dan persyaratan pembayaran termasuk diskon yang ditawarkan, nomor pesanan pembelian, penagihan pelanggan dan alamat pengiriman, item baris dengan layanan atau nomor dan deskripsi produk vendor, harga, jumlah yang dipesan, jumlah yang diperpanjang, subtotal , pajak penjualan jika ada, dan jumlah totalnya.
Penerimaan
Tanda terima adalah dokumen fisik atau elektronik yang mencerminkan penerimaan barang yang sebenarnya, sebagaimana diverifikasi oleh departemen penerima pelanggan, dibandingkan dengan slip pengepakan vendor yang diperinci yang disertakan dengan produk yang dikirim terkait dengan pesanan pembelian. Dokumen penerima merujuk pada nomor pesanan pembelian, memfasilitasi pencocokan dokumen.
Seorang karyawan dari departemen penerima pelanggan mendokumentasikan proses verifikasi dengan item baris, dengan tanda tangan dan tanggal dan waktu diterima.
Penerimaan barang dapat berupa pengiriman seluruh pesanan pembelian atau pengiriman sebagian jika ada produk yang dipesan kembali untuk pengiriman kemudian atau dikirim dari lokasi yang berbeda.
Faktur Vendor
Faktur vendor adalah dokumen yang menagih pelanggan berdasarkan pengiriman dari nomor pesanan pembelian yang direferensikan. Faktur dikirim ke pelanggan setelah pengiriman penuh atau sebagian barang dari pemasok.
Seperti pesanan pembelian, faktur diberi nomor urut untuk pengendalian internal, yang membantu proses pencocokan faktur.
Bidang faktur pada dasarnya sama dengan item baris pesanan pembelian. Nomor faktur, tanggal pesanan, tanggal pengiriman, alamat pengiriman uang, ketentuan pembayaran seperti diskon pembayaran awal, subtotal, pajak penjualan, dan jumlah total yang harus dibayar termasuk dalam faktur pemasok.
Faktur vendor yang dikirim ke pelanggan tidak memerlukan tanda tangan pemasok. Setelah tiga cara pencocokan dalam hutang dagang tanpa pengecualian, persetujuan faktur yang didokumentasikan oleh pemberi persetujuan yang berwenang setara dengan tanda tangan.
Ingin mengotomatiskan proses Pencocokan 3 Arah di organisasi Anda? Coba Nanonet™ dan dapatkan manfaat dari mengotomatisasi Three Way Matching melalui teknologi OCR berbasis AI.
Evolusi proses pencocokan 3 arah
Proses pencocokan 3 arah adalah sebuah evolusi.
Ini mencerminkan pergeseran dari dokumen kertas tulisan tangan ke sistem perangkat lunak akuntansi terkomputerisasi untuk memasukkan dokumen kertas yang dihasilkan komputer secara manual ke teknologi otomatis yang efisien saat ini untuk mencocokkan faktur vendor elektronik dengan pesanan pembelian dan tanda terima digital.
Dengan proses dan sistem berbasis kertas, masalah konstan menghalangi dan mengatasi kemungkinan akuntansi dan departemen hutang menjadi efisien dalam melaksanakan tugas pekerjaan mereka.
Penundaan pelanggan dalam hutang (dan akuntansi) dari pesanan pembelian berbasis kertas ke siklus pembayaran meliputi:
- Menerima dan mengajukan pesanan pembelian kertas terpisah, tanda terima, dan faktur vendor yang dikirim melalui pos di departemen hutang
- Menemukan atau meminta penggantian untuk dokumen kertas yang hilang
- Memasukkan faktur vendor secara manual ke dalam sistem akuntansi
- Mencocokkan faktur secara visual dengan dokumen pendukung jika sistem ERP tidak terintegrasi pengadaan berbasis perangkat lunak dan menerima fungsi dengan perangkat lunak akuntansi dan utang usaha
- Menyetujui faktur vendor secara visual
- Penundaan penutupan keuangan akhir bulan dan akhir tahun fiskal dari timbulnya banyak faktur karena hutang dagang belum dicatat dalam sistem
- Mengalami gangguan terus-menerus dari pemasok tentang status faktur yang belum dibayar.
Kesalahan pelanggan dari dokumen berbasis kertas meliputi:
- Kesalahan akibat entri data manual
- Persetujuan faktur duplikat untuk pembayaran
- Persetujuan faktur palsu
- Kesalahan laporan keuangan dari under-accrual hutang dagang yang tidak tercatat.
Akrual rendah dari hutang dagang disebabkan oleh kombinasi dari penundaan dalam menerima dan mencocokkan faktur dan tanggal cut-off setelah akhir bulan.
Dari sudut pandang vendor, kecocokan tiga arah oleh pelanggan tertunda oleh waktu yang dibutuhkan vendor untuk meninjau dan menyetujui faktur serta mencetak dan mengirimkannya (ditambah waktu pengiriman surat).
Departemen pelanggan yang terlibat dalam pencocokan 3 cara adalah:
- Pembelian
- Menerima
- Pemberi persetujuan
- Akuntansi (Hutang Usaha)
Pembelian menerima daftar permintaan pembelian yang disetujui, memeriksa vendor, membuat daftar vendor yang disetujui, meminta beberapa penawaran dari pemasok potensial, memilih satu atau lebih vendor yang sesuai, dan menyiapkan serta mengirimkan pesanan pembelian yang disetujui ke vendor.
Menerima memverifikasi penerimaan barang dan menyiapkan laporan penerimaan untuk barang yang diterima dari pesanan pembelian, menggunakan slip pengepakan vendor dan tanda terima pengiriman terperinci.
Pemberi persetujuan resmi dengan tanggung jawab anggaran menyetujui faktur yang cocok. Batas kewenangan persetujuan berdasarkan jabatan dan jumlah pekerjaan dinyatakan dalam kebijakan perusahaan. Untuk pembelian yang lebih besar, pemberi persetujuan kedua di tingkat yang lebih tinggi dalam organisasi juga harus menyetujui faktur.
Berkaitan dengan tiga cara pencocokan, tugas pekerjaan karyawan hutang meliputi:
- menerima dan menangani dokumen
- akuntansi untuk transaksi hutang dagang
- penyusunan laporan umur hutang dagang dan laporan pengeluaran kas, dan
- melakukan pembayaran batch dari faktur vendor yang disetujui dan pembayaran berjalan.
Praktik pengendalian internal yang memadai memisahkan tugas untuk akuntansi untuk transaksi, menangani kas, dan menyetujui faktur dan pembayaran. Departemen akuntansi, di luar hutang dagang, merekonsiliasi pembayaran dan jurnal hutang ke buku besar dan menyiapkan laporan keuangan.
Peningkatan proses dan efisiensi yang diperoleh dari waktu ke waktu untuk kecocokan 3 arah termasuk rekayasa ulang proses bisnis (BPR) untuk merampingkan manual alur kerja dokumen dan menanganinya dengan sistem komputerisasi.
OCR yang andal dengan AI data capture perangkat lunak dan otomatisasi faktur menangani tiga cara pencocokan faktur untuk order pembelian dan kuitansi. Proses otomatisasi ini dapat membantu perusahaan mengikuti beban kerja hutang dan pembayaran, meningkatkan akurasi, mengurangi pembayaran yang salah atau curang, menutup pembukuan lebih awal, dan memotong tenaga kerja departemen terkait dan biaya administrasi lainnya.
Ingin mengotomatiskan proses Pencocokan 3 Arah di organisasi Anda? Coba Nanonet™ dan dapatkan manfaat mengotomatisasi Three Way Match melalui teknologi OCR berbasis AI.
Stakeholder dan tugas serta harapan mereka
Dalam proses pencocokan tiga cara, pemangku kepentingan adalah tim pengadaan, vendor atau pemasok, dan tim keuangan, termasuk hutang dan akuntansi.
Tim pengadaan
Tim pengadaan, juga dikenal sebagai tim pembelian, menerima permintaan pembelian yang disetujui dari seorang karyawan yang membutuhkan barang atau jasa yang dibeli. Mereka memainkan bagian penting dari mendapatkan untuk membayar siklus dalam manajemen rantai pasokan organisasi.
Procurement bertanggung jawab untuk memverifikasi vendor dalam rantai pasokan perusahaan dan mengevaluasi kapabilitas mereka. Pengadaan diberikan kepada departemen kredit perusahaan mereka untuk mengevaluasi kekuatan finansial vendor. Pengadaan memberi peringkat vendor, menetapkan daftar vendor yang disukai dan disetujui.
Departemen pembelian meminta beberapa tawaran sebelum memilih vendor atau pemasok untuk pesanan substansial. Pengadaan kemudian mengeluarkan pesanan pembelian yang telah ditinjau dan disetujui dan mengirimkannya ke vendor.
Pengadaan harus mempertimbangkan kinerja vendor terkait dengan pesanan pembelian dan juga menilai kekuatan keuangan pemasok sebelum melakukan pemesanan lagi.
Vendor atau pemasok
Vendor berkewajiban untuk menerima atau menolak pesanan pembelian. Saat vendor menerima pesanan pembelian pelanggan, mereka membuat kontrak hukum untuk dilakukan, sesuai dengan persyaratan PO.
Sebelum menerima pesanan pembelian, vendor harus menjalankan laporan kredit pada pelanggan tersebut untuk memastikan bahwa pelanggan memiliki kekuatan finansial untuk membayar produk yang dipesan.
Vendor memasukkan pesanan pembelian ke dalam sistem mereka, yang memicu pemesanan suku cadang dan produk atau layanan pengiriman. Jika barang membutuhkan manufaktur, vendor menjadwalkan tenaga kerja dan menarik suku cadang pada bill of material untuk membuat produk.
Untuk mempertahankan pelanggan, vendor harus berusaha untuk memenuhi tanggal pengiriman pesanan pembelian. Mereka harus memberi tahu pelanggan tentang pengiriman dan tanggal pengiriman yang diharapkan.
Namun, terkadang terjadi penundaan vendor. Jika tanggal pengiriman yang diharapkan tidak dekat dengan tanggal pengiriman pada PO, vendor harus mengkomunikasikan penundaan atau pemesanan sebelumnya dengan pelanggan dan mendapatkan kesepakatan.
Pemasok juga bertanggung jawab untuk pengujian dan kendali mutu. Vendor memastikan bahwa produk yang dikirim ke pelanggan berdasarkan pesanan pembelian memenuhi spesifikasi dan standar kualitas tinggi yang diharapkan.
Tim keuangan
Departemen Keuangan melakukan prosedur berikut untuk masuk atau: menangkap data faktur vendor menggunakan OCR, mencocokkan faktur, mendapatkan persetujuan, membayar faktur vendor, mencatat transaksi, menghasilkan laporan, dan menerbitkan laporan keuangan kepada pemangku kepentingan.
Akses sistem ke pesanan pembelian dan tanda terima
Tim keuangan, termasuk akuntansi dan hutang dagang, mencatat atau mengakses pesanan pembelian dalam perangkat lunak akuntansi mereka atau sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) di seluruh perusahaan.
Ketika departemen penerima masuk menerima laporan ke dalam sistem, departemen operasi, hutang dagang, dan anggota tim keuangan dapat mengakses tanda terima terverifikasi atau datanya.
Tim hutang akun masuk dan mencatat faktur vendor
Hutang akun memasukkan faktur vendor ke dalam sistem akuntansi dan mengkodekan entri untuk mencatat inventaris, aset tetap, atau biaya sebagai sisi lain dari pembukuan entri ganda.
Hutang dagang melakukan pencocokan tiga cara
Langkah selanjutnya adalah agar hutang dagang melakukan proses pencocokan tiga cara, memastikan bahwa pesanan pembelian, tanda terima, dan faktur vendor sesuai atau hanya barang aktual yang diterima hingga saat ini yang dibayar pada tanggal jatuh tempo, jika memungkinkan.
Pemberi persetujuan menyetujui atau menolak faktur untuk pembayaran
Setelah prosedur pencocokan tiga cara selesai, pemberi persetujuan yang ditunjuk meninjau faktur yang cocok dan dokumen pendukung dan menyetujui faktur untuk pembayaran, kecuali ada pengecualian atau transaksi tampak keliru, duplikat, atau curang.
Pemberi persetujuan dapat mencakup manajer departemen yang bertanggung jawab atas pengeluaran dan Pengendali atau Chief Financial Officer (CFO). Untuk pengeluaran besar, Chief Executive Officer (CEO) dan Dewan Direksi mungkin juga perlu menyetujui pembayaran atau kontrak.
Departemen hutang membayar faktur
Beberapa perusahaan memperpanjang pembayaran faktur vendor dengan jumlah yang wajar setelah tanggal jatuh tempo untuk tujuan manajemen arus kas atau jika mereka mengalami masalah arus kas. Vendor akan menghentikan pengiriman pesanan di masa mendatang kepada pelanggan sampai mereka menerima pembayaran jika pembayaran faktur pelanggan atau saldo akun tertunda terlalu lama.
Hutang dagang melakukan pembayaran kepada pemasok sesuai dengan kebijakan perusahaan dalam mengambil diskon pembayaran awal. Jika diskon tidak ditawarkan oleh vendor atau diambil oleh pelanggan, departemen hutang membayar seluruh jumlah faktur pada tanggal jatuh tempo.
Jangka waktu pembayaran tipikal untuk hutang dagang adalah 2/10 net 30. Vendor menawarkan diskon dua persen jika pelanggan membayar faktur dalam sepuluh hari; jika tidak, jumlah total faktur jatuh tempo 30 hari setelah tanggal faktur.
Ingin mengotomatiskan proses Pencocokan 3 Arah di organisasi Anda? Coba Nanonet™ dan dapatkan manfaat mengotomatisasi Three Way Match melalui teknologi OCR berbasis AI.
Pembayaran catatan hutang dagang
Ketika tim hutang membuat pembayaran batch, atau dalam beberapa kasus, membuat pembayaran faktur tunggal, sistem akuntansi mengurangi saldo hutang dengan jumlah total faktur atau pembayaran sebagian faktur.
Sistem akuntansi menerapkan pembayaran ke nomor faktur tertentu. Jika nomor faktur tidak diketahui, pembayaran yang belum dikreditkan dapat terjadi, membutuhkan tindak lanjut di masa mendatang untuk membersihkan rincian umur hutang. Akuntansi menyelidiki dan mengoreksi kesalahan apa pun untuk saldo debit dalam hutang dagang, yang mungkin mengindikasikan kelebihan pembayaran atau kesalahan.
Ketika saldo akun vendor atau saldo faktur nol, itu dianggap sudah diselesaikan, dengan transaksi selesai.
Diskon pembayaran awal tidak tercermin dalam catatan akuntansi sampai pelanggan mengambilnya setelah membayar faktur dengan jumlah yang lebih rendah dan didiskon.
Hutang akun menghasilkan laporan penuaan
Hutang dagang menghasilkan laporan umur hutang dagang, yang mencakup kolom yang menunjukkan hari faktur vendor terutang.
Hari terutang adalah jumlah hari saldo jatuh tempo yang belum dibayar sejak tanggal faktur. Rincian umur hutang dagang termasuk nama vendor, nomor faktur, dan jumlah terutang, dengan total pembayaran kotor karena vendor. Kolom saat ini, 30 hari, 60 hari, dan 90 hari, dengan total menurut rentang tanggal kolom dan total keseluruhan.
Akuntansi merekonsiliasi ke buku besar dan mengawasi hutang dagang
Akuntansi merekonsiliasi jurnal hutang ke buku besar setidaknya setiap bulan dan meninjau umur hutang untuk status pembayaran vendor.
Keuangan melakukan perencanaan dan analisis keuangan (FP&A) dan pengelolaan kas
Keuangan juga meninjau umur hutang dagang dan menyiapkan statistik termasuk perputaran hutang untuk mengelola arus kas dan meninjau kinerja bisnis. Keuangan juga memperkirakan kebutuhan uang tunai. Mengakses laporan keuangan waktu nyata dan laporan umur hutang yang lengkap dan terkini sangat penting untuk manajemen keuangan.
Keuangan menyiapkan anggaran tahunan dan prakiraan menggunakan proyeksi penjualan dan persyaratan biaya yang diajukan oleh manajer pusat pendapatan dan biaya dalam departemen yang bertanggung jawab untuk mengendalikan pengeluaran. Perkiraan penjualan dapat dibuat dari tingkat kontak pelanggan, mulai dari tingkat staf penjualan atau pengelola akun.
Akuntansi menyiapkan laporan keuangan yang ditinjau oleh CFO, CEO, dan Dewan
Departemen akuntansi menyiapkan laporan keuangan bulanan dan akhir tahun. Laporan keuangan rinci mencakup laporan varians jumlah aktual vs yang dianggarkan oleh item baris akuntansi berkode.
Laporan keuangan terperinci diringkas dan dibuat dapat diakses atau dilaporkan kepada manajemen internal yang ditunjuk, Dewan Direksi, dan pemangku kepentingan eksternal termasuk bank, pemegang saham, dan Securities and Exchange Commission (SEC) untuk perusahaan publik.
Poin nyeri dalam proses manual
Dokumen berbasis kertas menyebabkan paling banyak masalah dalam proses pencocokan 3 cara.
Poin nyeri dalam proses pencocokan tiga cara meliputi:
- Variasi penanganan
- Skenario satu kali
- Faktur duplikat tanpa dokumen pendukung yang cocok
- Faktur penipuan
- Penundaan persetujuan faktur
- Beberapa pertanyaan tentang status pembayaran dari vendor.
Variasi muncul ketika item baris, jumlah, jumlah yang diperpanjang, atau total jatuh tempo pada faktur vendor tidak cocok dengan pesanan pembelian atau penerimaan barang atau jasa. Transaksi tersebut akan ditandai sebagai pengecualian. Hutang akun perlu menyelesaikan jenis masalah berulang ini.
Dalam sistem berbasis kertas yang menggunakan file dokumen menurut abjad, dokumen kertas dapat salah pengarsipan, yang menyebabkan penundaan dan hilangnya dokumen pendukung untuk pencocokan tiga cara faktur.
Skenario satu kali adalah kejadian satu kali daripada masalah atau peristiwa berulang. Jika seorang karyawan hutang menemukan kesalahan pencocokan satu kali, mereka perlu menyelidiki masalah untuk menyelesaikannya. Resolusi membutuhkan waktu ekstra dibandingkan dengan masalah yang berulang.
Sebagai contoh satu kali, jika vendor menagih produk yang salah, hutang dagang perlu meminta faktur yang diperbaiki untuk menyelesaikan pencocokan. Menunggu untuk menerima faktur atau tanda terima yang dikoreksi atau diganti dari vendor akan menunda persetujuan dan pembayaran faktur dan mengurangi produktivitas.
Faktur duplikat tidak memiliki dokumen pendukung yang telah sesuai dengan faktur aslinya. Jika sistem bekerja dengan benar, duplikat faktur akan diperhatikan, ditandai sebagai pengecualian, dan tidak disetujui untuk pembayaran.
Beberapa perusahaan penipu mungkin menagih bisnis untuk perlengkapan kantor yang tidak dipesan atau produk atau layanan lain yang tidak terkirim. Tanpa dokumen pendukung yang cocok dengan transaksi, pengecualian harus terjadi untuk mencegah pembayaran.
Jika manajemen departemen atau pemberi persetujuan eksekutif tidak segera menyetujui faktur yang cocok, hutang dagang perlu ditindaklanjuti sampai persetujuan terjadi. Faktur kertas dan dokumen pendukung mungkin hilang di suatu tempat dalam lubang hitam di perusahaan, yang mengharuskan dokumen pengganti diperoleh sebelum pembayaran.
Dengan pencocokan tiga cara faktur berbasis kertas dengan dokumen pendukung, penundaan pemberi persetujuan dapat disebabkan oleh penundaan, beban kerja yang berat, penyelesaian pertanyaan dengan pemohon, dan perjalanan bisnis.
Ketika penundaan yang lama terjadi dalam pembayaran faktur karena pengecualian dalam proses pencocokan tiga cara (atau penyebab lainnya), tim hutang akan frustrasi oleh gangguan terus-menerus dari pemasok yang meminta status pembayaran. Mereka mungkin melewatkan tenggat waktu atau membutuhkan lembur untuk menyelesaikan tugas pekerjaan. Waktu dan biaya tenaga kerja akan lebih tinggi.
Ingin mengotomatiskan proses Pencocokan 3 Arah di organisasi Anda? Coba Nanonet™ dan dapatkan manfaat dari mengotomatisasi Three Way Matching melalui teknologi OCR berbasis AI.
Keadaan saat ini dari proses pencocokan tiga arah
Bisnis dengan cepat mengadopsi AI dan OCR untuk pengambilan data dan mengintegrasikannya dengan ERP, layanan konten atau perangkat lunak akuntansi dan perangkat lunak otomatisasi proses robot (RPA). OCR membantu mereka melakukan pencocokan tiga cara (dan tugas pemrosesan rutin lainnya). Kami mengutip contoh bisnis yang mengadopsi sistem OCR canggih untuk mendapatkan efisiensi dan keunggulan kompetitif yang signifikan.
Penggunaan AI dan OCR dalam tiga cara pencocokan faktur
Menggunakan praktik terbaik, bisnis sekarang menggunakan pemindaian pengenalan karakter optik (OCR), kecerdasan buatan (AI), dan teknologi pembelajaran mendalam untuk digitalisasi dan pencocokan tiga arah. OCR dapat diintegrasikan dengan perangkat lunak otomatisasi proses robot (RPA).
Nanonets menyediakan platform otomatis terdepan untuk secara akurat menangkap dan secara elektronik memproses pesanan pembelian, tanda terima, dan dokumen faktur yang diperlukan untuk pencocokan tiga cara faktur.
Bisnis dapat menangkap data tidak terstruktur di bidang yang diminta dan menambahkan bidang baru. Pembelajaran mesin memungkinkan sistem menjadi lebih akurat karena memperoleh pengalaman dari pengambilan dan pelatihan ulang data dokumen sebelumnya. Selain menggunakan penangkapan OCR untuk proses pencocokan tiga arah, sistem terbaik memungkinkan pengunggahan faktur elektronik yang diterima melalui email atau metode pengiriman online lainnya.
Sistem OCR dan AI / ML yang kuat untuk pengambilan data, seperti Nanonets, termasuk integrasi dengan perangkat lunak lain. Integrasinya termasuk menggunakan Zapier untuk mengimpor data dari email, kotak masuk, Dropbox, Box, atau sumber lain Anda.
Mengintegrasikan dengan perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) Anda dan sistem manajemen gudang (WMS) memfasilitasi pencocokan dokumen tiga arah. Sistem OCR, seperti Nanonets, juga terintegrasi dengan sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) seperti Salesforce.
Untuk otomatisasi faktur, Perangkat lunak OCR bertenaga AI menangkap vendor data faktur dan memasukkannya ke dalam modul hutang dari sistem ERP. Otomatisasi faktur mencocokkan faktur pemasok dengan pesanan pembelian dan tanda terima untuk pencocokan tiga arah.
Pengguna dapat memilih untuk berintegrasi mulus dengan platform otomatisasi proses robot (RPA) seperti UiPath untuk mengotomatiskan pencocokan tiga arah menggunakan bot. Nanonets menggabungkan dengan pilihan Anda dari beberapa platform RPA.
Selain mengintegrasikan dengan perangkat lunak lain, pengguna dapat menanyakan model OCR setelah melatihnya atau menggunakan model Nanonets yang telah dilatih sebelumnya.
Untuk menghilangkan rasa sakit dari faktur palsu, jika pengguna menentukan indikator dokumen palsu, Nanonets OCR dapat mendeteksi dan menandai faktur palsu untuk mencegah pembayaran faktur ini.
Kemajuan teknologi dalam OCR termasuk menggunakan computer vision, bekerja dengan dokumen tidak terstruktur, dan menerapkan algoritma pembelajaran mendalam dan pemrosesan bahasa alami (NLP).
Menurut 2020 melaporkan Disusun bersama Deloitte Digital (Inggris) dan UiPath yang mengutip survei Everest 2019:
“Banyak organisasi mencurahkan lebih banyak sumber daya keuangan dan manusia untuk menyebarkan kemampuan pemrosesan dokumen yang cerdas. Sukses oleh organisasi berwawasan ke depan mendorong kepercayaan pada pasar yang diperkirakan akan tumbuh 70-80% selama dua tahun ke depan menjadi US $ 1.1 miliar. ”
Pemimpin bisnis yang berpikir menggunakan kemajuan teknologi untuk pencocokan tiga arah
Kantor akuntan global utama adalah pendukung besar otomatisasi faktur menggunakan OCR dengan kecerdasan buatan dan pembelajaran mesin, ditambah otomatisasi proses robotik. Sebagai contoh, Deloitte adalah pelanggan Nanonets yang secara teratur melaporkan keuntungan dari sistem pencocokan faktur otomatis yang merampingkan alur kerja hutang, mengurangi waktu dan biaya tenaga kerja yang diperlukan.
Cummins, P&G, dan Sherman Williams adalah perusahaan industri Fortune 500 yang menggunakan Nanonets untuk menyelesaikan tugas terkait OCR. DoorDash juga menggunakan Nanonets. Dan perusahaan pemrosesan klaim asuransi besar menggunakan Nanonets.
Klaim asuransi Prosesor mendapatkan keuntungan yang signifikan dari penggunaan solusi OCR Nanonets untuk mendigitalkan data dari faktur dan tanda terima, seperti yang dijelaskan dalam studi kasus ini.
Selain perusahaan besar ini, usaha kecil dan menengah (UKM) mendapatkan efisiensi dari penerapan solusi OCR Nanonets untuk hutang dagang.
Dalam studi kasus, UKM multi-negara, multi-lokasi pengecer perhiasan manfaat dari penggunaan Nanonets untuk meningkatkan kemampuannya melebihi yang disediakan oleh QuickBooks saja. Dalam testimoni Nanonets, Happy Jewellers menyatakan: "Karyawan kami sekarang merasa lebih produktif dan bahagia karena sebagian besar pekerjaan klerikal sekarang sudah tidak ada lagi dalam hidup mereka."
Proses otomatisasi
Proses otomatisasi OCR / AI dapat secara efisien menangani beragam tujuan bisnis, termasuk memverifikasi dokumen pinjaman untuk lembaga keuangan, mengidentifikasi posting media sosial yang tidak tepat menggunakan pemrosesan gambar komputer, dan pemrosesan faktur, termasuk pencocokan tiga cara. Dalam artikel blog ini, kami fokus pada kasus penggunaan pencocokan tiga cara.
Proses otomatisasi dimulai dengan perangkat lunak pengenalan karakter optik (OCR) canggih, seperti Nanonets, yang menggunakan kecerdasan buatan, pembelajaran mesin, dan teknologi visi komputer untuk meningkatkan akurasi dan kemampuannya.
Bagaimana itu bekerja…
Nanonets menerima faktur online, pesanan pembelian, dan penerima dari beberapa sumber online Anda. Nanonet juga memberikan nilai yang signifikan dengan menangkap data dari dokumen kertas, termasuk yang ditulis tangan yang sulit dibaca, dengan tingkat akurasi yang tinggi. Tidak semua sistem OCR yang digerakkan oleh AI menawarkan fungsionalitas dokumen tulisan tangan yang presisi seperti Nanonets.
Setelah menangkap data dokumen dan memetakannya ke bidang, Nanonets dapat melakukan pasca-pemrosesan dengan menerapkan kemampuan AI dan pembelajaran mesinnya. Selama dan setelah pengambilan data faktur, perubahan dapat dilakukan di Nanonets. Misalnya, format data lapangan dapat distandarisasi untuk dokumen yang diterima dari berbagai vendor.
Pengguna dapat latih dan latih ulang modelnya dengan algoritme pembelajaran mesin Nanonets menggunakan sampel data dengan label atau memilih model Nanonets terlatih. Pelatihan ulang dan penggunaan model secara berulang meningkatkan akurasi dalam deteksi OCR (dan penggunaan lain seperti klasifikasi gambar dan deteksi objek).
Sebagai titik referensi, dukungan Nanonets yakin bahwa biasanya dibutuhkan dua hingga delapan jam untuk melatih model. Jika perlu waktu lebih lama latih model Anda, pertimbangkan untuk meningkatkan paket perangkat lunak Nanonets Anda.
Nanonets menjelaskan bagaimana penggunanya membangun model OCR berbasis deep learning kustom dalam panduan rinci.
Nanonets menyediakan antarmuka dan kode API. Nanonet mengekspor data dalam bahasa komputer yang Anda sukai daripada aplikasi pilihan Anda.
Nanonets dapat berintegrasi langsung dengan perangkat lunak seperti sistem ERP di seluruh perusahaan atau perangkat lunak akuntansi QuickBooks (atau pesaing) dan sistem manajemen gudang melalui koneksi API.
Nanonets memiliki integrasi API opsional dengan bot perangkat lunak robotik proses automation (RPA) untuk melakukan pemrosesan faktur otomatis berbasis RPA dan pencocokan tiga cara dengan dokumen pendukung.
Keamanan nanonet mencakup a Kebijakan Siklus Hidup Pengembangan Perangkat Lunak untuk penggunanya, karyawan, dan kontraktor pihak ketiga. Kebijakan perangkat lunak Nanonets membahas enkripsi, standar, dan kepatuhan GDPR di seluruh dunia untuk privasi penduduk yang tinggal di UE yang menggunakan perangkat lunak tersebut.
Opsi harga
Nanonets menawarkan bulanan, per model SaaS rencana penetapan harga (ditambah biaya penggunaan) pada level yang berbeda untuk setiap jenis Model perangkat lunak, termasuk Starter, Pro, dan Enterprise. Paket Pemula gratis memiliki fitur terbatas dan ditawarkan sebagai platform uji coba. Model Nanonet yang ditawarkan antara lain Model Kustom, Tanda Terima, Faktur, Surat Izin Mengemudi, dan Paspor.
Paket Perusahaan menawarkan lebih banyak fitur, termasuk Manajer Akun khusus, pelatihan tim 1-1 yang dipersonalisasi, dan tingkat keamanan dan kontrol yang lebih tinggi. Minta penawaran khusus dari penjualan Nanonets untuk Perusahaan.
Kontrol & dukungan
Pengguna perangkat lunak Nanonets dapat mengakses Statistik Penggunaan untuk jumlah dokumen yang diproses, jumlah bidang yang diproses, dan biaya yang dikeluarkan selama siklus penagihan. Akses ini memungkinkan pengguna untuk mengakses informasi status dan mengontrol biaya penggunaan.
Untuk dukungan pelanggan, Nanonets menyediakan basis pengetahuan yang dapat dicari secara online Pusat Bantuan itu termasuk a Panduan Persiapan dan dokumentasi berdasarkan topik untuk pelatihan mandiri.
Nanonets juga menyediakan tutorial video pendek, termasuk Cara membangun model OCR dengan Nanonets.
Ingin mengotomatiskan proses Pencocokan 3 Arah di organisasi Anda? Coba Nanonet™ dan dapatkan manfaat mengotomatisasi Three Way Match melalui teknologi OCR berbasis AI.
Manfaat mengotomatiskan proses
Manfaat mengotomatiskan proses pencocokan tiga cara meliputi:
- Kesiapan audit
- Pengurangan kesalahan dalam akuntansi
- Pengurangan penipuan
- Sinkronisasi yang mulus
- Tabungan jam kerja
Perusahaan dan auditor mereka beralih dari proses manual yang tidak efisien dan tidak efektif ke perangkat lunak akuntansi dan audit dengan proses digital menggunakan OCR, AI, bot otomatis, dan alat visualisasi data dengan kecerdasan bisnis untuk menganalisis hasil dan pola.
Dengan menggunakan pencocokan tiga cara faktur, pesanan pembelian, dan penerima yang akurat dan otomatis, kemungkinan kesalahan dan penipuan berkurang ketika pengguna memberikan instruksi khusus untuk deteksi penipuan.
Perangkat lunak audit dapat disinkronkan dengan mulus dengan sistem ERP yang sudah terintegrasi dengan pengambilan data OCR yang digerakkan oleh AI.
Pengendalian internal akuntansi dan keandalan laporan keuangan mengurangi ruang lingkup prosedur audit tambahan yang diperlukan. Pemrosesan, persetujuan, dan pembayaran faktur vendor yang efisien dan wajar saat ini membuat laporan keuangan lebih andal.
Penghematan waktu sangat penting, menyisakan lebih banyak waktu karyawan untuk memenuhi permintaan audit. Perangkat lunak audit digital modern yang menggunakan teknologi AI dapat mengurangi kebutuhan untuk meminta beberapa informasi dari klien. Akuntansi dan hutang dagang dapat menyelesaikan permintaan audit apa pun secara tepat waktu atau lebih awal, sehingga auditor tidak mengalami penundaan karena waktu tunggu, sehingga meningkatkan biaya audit.
Dan penghematan waktu menghasilkan pengurangan tenaga kerja dan kebutuhan perekrutan, mengurangi biaya bisnis.
OCR yang andal dengan perangkat lunak pengambilan data AI dan otomatisasi faktur menangani tiga cara pencocokan faktur dengan pesanan pembelian dan tanda terima. Proses otomasi ini dapat membantu perusahaan mengikuti hutang dagang dan beban kerja pembayaran, meningkatkan akurasi, mengurangi pembayaran yang salah atau curang, menutup pembukuan lebih awal, dan memotong biaya tenaga kerja departemen terkait dan biaya administrasi lainnya.
Kesimpulan
Artikel ini memberikan panduan mendalam tentang tiga cara pencocokan faktur. Otomasi meningkatkan proses pencocokan tiga cara di bidang keuangan dengan meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko kesalahan dari entri data manual. Nanonets menyediakan solusi perangkat lunak OCR yang digerakkan oleh AI yang canggih untuk mengimplementasikan proses pencocokan tiga arah.
- &
- 2019
- 2020
- Tentang Kami
- mengakses
- mengakses
- Menurut
- Akun
- akuntansi
- tepat
- Tambahan
- alamat
- alamat
- maju
- uang muka
- Keuntungan
- keuntungan
- Persetujuan
- AI
- bantu
- algoritma
- algoritma
- Semua
- sudah
- jumlah
- jumlah
- analisis
- tahunan
- Lain
- api
- Menerapkan
- menyetujui
- aplikasi
- Seni
- artikel
- buatan
- kecerdasan buatan
- Kecerdasan buatan (AI)
- Kecerdasan Buatan dan Pembelajaran Mesin
- Aktiva
- Audit
- kewenangan
- mengotomatisasikan
- Otomatis
- mengotomatisasi
- Otomatisasi
- latar belakang
- Bank
- dasar
- menjadi
- menjadi
- percaya
- manfaat
- Manfaat
- TERBAIK
- Praktik Terbaik
- Luar
- tagihan
- penagihan
- Milyar
- Uang kertas
- Black
- Memblokir
- Blog
- papan
- direksi
- Buku-buku
- batas
- bot
- Kotak
- membangun
- bisnis
- intelijen bisnis
- bisnis
- kemampuan
- menangkap
- menangkap
- studi kasus
- kasus
- Uang tunai
- arus kas
- Menyebabkan
- penyebab
- ceo
- rantai
- kesempatan
- kepala
- kepala eksekutif
- klaim
- klasifikasi
- klien
- penutupan
- kode
- mengumpulkan
- Kolom
- kombinasi
- Komisi
- Umum
- Perusahaan
- perusahaan
- dibandingkan
- kompetitif
- pemenuhan
- komputer
- dihasilkan komputer
- kepercayaan
- koneksi
- kontak
- kontrak
- kontraktor
- kontrol
- pengawas
- Biaya
- membuat
- menciptakan
- kredit
- CRM
- terbaru
- Kondisi saat ini
- adat
- pelanggan
- Customer Support
- data
- Tanggal
- dedicated
- menunda
- keterlambatan
- disampaikan
- Pengiriman
- mengantarkan
- pengiriman
- deloitte
- menyebarkan
- dijelaskan
- terperinci
- rincian
- Deteksi
- Pengembangan
- berbeda
- digital
- digitalisasi
- mendigitalkan
- langsung
- Direksi
- pencairan
- Diskon
- dokumen
- penggerak
- dropbox
- selama
- Awal
- efisiensi
- efisien
- efisien
- karyawan
- aktif
- enkripsi
- memastikan
- Enter
- Enterprise
- Masuk
- penting
- mengevaluasi
- Acara
- evolusi
- contoh
- contoh
- Pasar Valas
- eksekutif
- diharapkan
- biaya
- pengalaman
- Fitur
- Biaya
- Fields
- keuangan
- keuangan
- Lembaga keuangan
- aliran
- Fokus
- mengikuti
- berikut
- bentuk
- berwawasan ke depan
- penipuan
- Gratis
- penuh
- fungsi
- masa depan
- GDPR
- Umum
- menghasilkan
- Aksi
- tujuan
- baik
- barang
- Tumbuh
- membimbing
- menangani
- Penanganan
- senang
- membantu
- membantu
- High
- berkualitas tinggi
- lebih tinggi
- Mempekerjakan
- Seterpercayaapakah Olymp Trade? Kesimpulan
- HTTPS
- besar
- manusia
- Sumber Daya Manusia
- mengidentifikasi
- gambar
- mengimplementasikan
- memperbaiki
- memasukkan
- termasuk
- termasuk
- Termasuk
- Meningkatkan
- meningkatkan
- industri
- informasi
- lembaga
- asuransi
- mengintegrasikan
- terpadu
- integrasi
- Intelijen
- Cerdas
- bermaksud
- Antarmuka
- inventaris
- menyelidiki
- terlibat
- isu
- masalah
- IT
- Pekerjaan
- majalah
- pengetahuan
- dikenal
- Label
- tenaga kerja
- bahasa
- besar
- lebih besar
- pemimpin
- terkemuka
- pengetahuan
- Buku besar
- Informasi
- Tingkat
- Lisensi
- Terbatas
- baris
- Daftar
- tempat
- logo
- Panjang
- mesin
- Mesin belajar
- terbuat
- utama
- MEMBUAT
- Membuat
- mengelola
- pengelolaan
- manajer
- Manajer
- panduan
- manual
- pabrik
- pemetaan
- Pasar
- Cocok
- sesuai
- bahan
- Media
- Anggota
- metode
- model
- model
- lebih
- paling
- bergerak
- beberapa
- Alam
- perlu
- bersih
- jumlah
- nomor
- diperoleh
- menawarkan
- ditawarkan
- Penawaran
- Petugas
- secara online
- Operasi
- urutan
- perintah
- Organisasi
- organisasi
- Lainnya
- jika tidak
- dibayar
- Sakit
- kertas
- bagian
- Membayar
- pembayaran
- pembayaran
- persen
- prestasi
- melakukan
- fisik
- penempatan
- perencanaan
- Platform
- Platform
- Bermain
- Titik
- poin
- kebijaksanaan
- mungkin
- potensi
- di harga
- pribadi
- per
- Masalah
- masalah
- proses
- Otomatisasi proses
- proses
- pengolahan
- Produk
- produktifitas
- Produk
- Keuntungan
- proyeksi
- memberikan
- menyediakan
- membeli
- dibeli
- pembelian
- pembelian
- tujuan
- kualitas
- jarak
- real-time
- masuk akal
- menerima
- diterima
- catatan
- arsip
- menurunkan
- mengurangi
- hubungan
- dapat diandalkan
- Pengiriman uang
- melaporkan
- laporan
- permintaan
- permintaan
- membutuhkan
- wajib
- Persyaratan
- sumber
- Sumber
- tanggung jawab
- tanggung jawab
- Hasil
- pendapatan
- ulasan
- Review
- Risiko
- Otomatisasi Proses Robot
- rpa
- Run
- penjualan
- pemindaian
- mulus
- SEC
- Surat-surat berharga
- Securities and Exchange Commission
- keamanan
- Layanan
- bergeser
- Pengiriman
- Pendek
- penting
- sejak
- kecil
- So
- Sosial
- media sosial
- Perangkat lunak
- solusi perangkat lunak
- padat
- larutan
- Solusi
- MEMECAHKAN
- beberapa
- spesifikasi
- kecepatan
- Pengeluaran
- standar
- standar
- mulai
- Negara
- menyatakan
- Pernyataan
- Laporan
- Negara
- statistika
- statistik
- Status
- kekuatan
- berjuang
- Belajar
- disampaikan
- besar
- sukses
- pemasok
- menyediakan
- supply chain
- manajemen rantai persediaan
- mendukung
- pendukung
- Survei
- sistem
- sistem
- pengambilan
- tugas
- pajak
- tim
- tech
- Teknologi
- Teknologi
- pengujian
- pihak ketiga
- Melalui
- waktu
- Judul
- alat
- perdagangan
- Pelatihan
- .
- Transaksi
- perjalanan
- tutorial
- jenis
- memahami
- menggunakan
- Pengguna
- biasanya
- nilai
- berbagai
- vendor
- Verifikasi
- Video
- penglihatan
- visualisasi
- vital
- Apa
- dalam
- tanpa
- Kerja
- kerja
- bekerja
- industri udang di seluruh dunia.
- tahun
- nol