आपका सीआरएम आपके अगले डेटा उल्लंघन का कारण क्यों बन सकता है - डेटावर्सिटी

आपका सीआरएम आपके अगले डेटा उल्लंघन का कारण क्यों बन सकता है - डेटा विविधता

समय टिकट: 8 दिसंबर, 2023 3:25 पूर्वाह्न
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आज बिक्री की तेज़ गति वाली दुनिया में, प्रत्येक ग्राहक संपर्क महत्वपूर्ण मूल्य रखता है। प्रतिनिधि कॉल और टेक्स्ट के लिए फ़ोन नंबर पकड़ लेते हैं, स्वैग भेजने के लिए घर का पता प्राप्त कर लेते हैं, और यहां तक ​​​​कि स्वास्थ्य अपडेट भी नोट कर लेते हैं (जैसे कि ग्राहक को कोविड होने के कारण मीटिंग को पुनर्निर्धारित करना पड़ता है)। हालाँकि ये कार्य अक्सर अच्छे इरादों से आते हैं, जिनका लक्ष्य रिश्ते बनाना और ग्राहक यात्रा पर नज़र रखना है, वे एक महत्वपूर्ण प्रश्न पूछते हैं:

आप अपने सीआरएम के अंदर बैठे महत्वपूर्ण डेटा को कैसे सुरक्षित रखते हैं? 

सच तो यह है कि, आपका सीआरएम आपके बिक्री संचालन का महत्वपूर्ण केंद्र है, लेकिन इसे अक्सर अन्य डेटा भंडारण वातावरणों से अलग तरीके से व्यवहार किया जाता है, जिसमें पीआईआई, पीसीआई, पीएचआई आदि जैसी संवेदनशील जानकारी होती है। उचित नियंत्रण और निरीक्षण के बिना, आपका सीआरएम डेटा उजागर हो सकता है। आंतरिक रूप से, तृतीय-पक्ष ऐप्स के लिए पहुंच योग्य, या गलत कॉन्फ़िगरेशन के प्रति संवेदनशील। (यह देखो चौंकाने वाला खुलासा एसएफडीसी में डेटा लीक पर)

सीआरएम, किसी भी अन्य की तरह डेटा भंडारण प्रौद्योगिकी में भारी मात्रा में संभावित संवेदनशील जानकारी होती है। इसके अलावा, उन्हें प्रबंधित करना जटिल है, जिससे एक जोखिम भरा संयोजन बनता है। 

आइए इन जोखिमों को कम करने के लिए चार सूत्रीय दृष्टिकोण तलाशें:

  1. खोज और वर्गीकरण
  2. उपयोग और पहुंच विश्लेषण
  3. नियंत्रण और विन्यास
  4. अंतर विश्लेषण

नीचे, हम इनमें से प्रत्येक का विवरण देंगे:

खोज और वर्गीकरण

  • अपने सीआरएम में सभी डेटा परिसंपत्तियों की पहचान करें। इसमें न केवल मुख्य कार्यक्षमता के भीतर रहने वाला डेटा, जैसे सौदे, अवसर, लीड, संपर्क और इंटरैक्शन शामिल हैं, बल्कि कोई भी अनुलग्नक या दस्तावेज़ भी शामिल हैं। इसमें अक्सर समय लगता है, लेकिन व्यापक होना आवश्यक है।
  • संवेदनशीलता के स्तर के आधार पर डेटा को वर्गीकृत करें। उदाहरण के लिए, डेटा को "अत्यधिक संवेदनशील" (यानी, स्वास्थ्य रिकॉर्ड), "मध्यम संवेदनशील" (यानी, संपर्क जानकारी), और "गैर-संवेदनशील" (यानी, सामान्य ईमेल) जैसी श्रेणियों में समूहित करें। 
  • यह प्रबंधित करने के लिए नीतियां विकसित करें कि डेटा को कितने समय तक रखा जाना चाहिए और कब हटाया जाना चाहिए।
  • मूल्यांकन करें कि क्या डेटा अपने इच्छित उद्देश्य के लिए आवश्यक है। अनावश्यक डेटा हटाएँ.

उपयोग और पहुंच विश्लेषण

  • निर्धारित करें कि संवेदनशील डेटा तक किसकी पहुंच है। भूमिकाओं, अनुमतियों और पहुंच नियंत्रणों का विश्लेषण करें। यह कुछ CRM परिवेशों में चुनौतीपूर्ण हो सकता है लेकिन महत्वपूर्ण है।
  • अनुमतियों के लिए तृतीय-पक्ष ऐप्स का गहन ऑडिट करें डाटा सुरक्षा उपयोगकर्ता के विशेषाधिकारों से परे अभ्यास।
  • उपयोगकर्ताओं को सुरक्षित डेटा प्रबंधन के बारे में नियमित रूप से शिक्षित करें।

नियंत्रण और विन्यास

  • अनधिकृत पहुंच और रिसाव को रोकने के लिए उचित कॉन्फ़िगरेशन सुनिश्चित करते हुए एन्क्रिप्शन, प्रमाणीकरण, पासवर्ड नीतियों और डेटा बैकअप सहित सीआरएम सिस्टम नियंत्रण की समीक्षा करें।
  • प्रत्येक सेटिंग से जुड़े जोखिमों को समझें, क्योंकि गलत कॉन्फ़िगरेशन से डेटा एक्सपोज़र हो सकता है।
  • किसी भी निष्क्रिय उपयोगकर्ता या ऐप्स को हटा दें - वे उपयोगकर्ता जो अब संगठन के उस हिस्से में नहीं हैं जिन्हें डेटा तक पहुंच की आवश्यकता है या उन्होंने इसे छोड़ दिया है, और ऐसे एप्लिकेशन जो अब उपयोग में नहीं हैं, लेकिन अनुमतियां बनी हुई हैं।

अंतर विश्लेषण

  • एक बार जब आप यह डेटा एकत्र कर लें, तो दृश्यता से हटकर जोखिम का आकलन करने पर ध्यान दें। इसमें संपूर्ण जोखिम मूल्यांकन शामिल है।
  • पुराने या अप्रासंगिक डेटा को हटाते हुए, डेटा सफ़ाई के प्रयास शुरू करें। चुनिंदा व्यवस्थापकों (अर्थात, सुपर व्यवस्थापक) तक संवेदनशील डेटा पहुंच को प्रतिबंधित करें।
  • सतत निगरानी और घटना प्रतिक्रिया प्रक्रियाएँ स्थापित करें। नियमित रूप से समीक्षा करें और अद्यतन करें।

आपके सीआरएम को सुरक्षित करना कोई सीधा काम नहीं है, खासकर इसलिए क्योंकि इसमें हमेशा एक समर्पित DevOps टीम नहीं होती है जो अंदर और बाहर से परिचित हो। व्यावसायिक व्यवस्थापक हमेशा संबंधित जोखिमों के बारे में पूरी तरह से जागरूक नहीं हो सकते हैं। फिर भी, यह मिशन-महत्वपूर्ण है। यह "इसे सेट करो और भूल जाओ" प्रयास नहीं है। यह निरंतर है. बिक्री संगठन कहीं नहीं जा रहा है, और न ही ग्राहकों के संवेदनशील डेटा की सुरक्षा करने की आवश्यकता है। 

ऐसे समय में जब डेटा उल्लंघन लगातार खबरों में हैं और नियम सख्त होते जा रहे हैं, अपने सीआरएम की सुरक्षा करना सिर्फ एक सर्वोत्तम अभ्यास नहीं है - यह बहुत जरूरी है। आरंभ करने के लिए, सुनिश्चित करें कि आपने एक सर्वांगीण रणनीति बनाई है जिसमें उपरोक्त चार बिंदु शामिल हों। इस तरह, आप अपने सीआरएम की सुरक्षा को मजबूत कर सकते हैं और यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके ग्राहक संबंध विश्वास और सुरक्षा पर बने रहें।

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