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दस्तावेज़ संग्रह उन दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया है जो अब सुरक्षित संग्रहण में उपयोग में नहीं हैं।
एक मध्यम आकार का व्यवसाय डील करता है 10,000 दस्तावेज़ प्रत्येक वर्ष। उन्हें मैन्युअल रूप से ट्रैक करना एक बड़ी परीक्षा है।
सौभाग्य से, दस्तावेज़ संग्रहण अव्यवस्था को साफ़ करने में मदद करता है। ठीक से वर्गीकृत करके, डिजिटाइज़ करके और अनुक्रमण दस्तावेज़, दस्तावेज़ संग्रह व्यवसायों को वर्षों बाद भी दस्तावेज़ों का पता लगाने में मदद करता है क्योंकि आप कभी नहीं जानते कि आपको उनकी आवश्यकता कब होती है। सोचो, लेखापरीक्षा, संदर्भ, या कुछ और।
आइए दस्तावेज़ संग्रह पर एक नज़र डालें और दस्तावेज़ संग्रह प्रक्रिया को कैसे अनुकूलित करें ताकि आप कभी भी दस्तावेज़ खो न सकें।
दस्तावेज़ संग्रह क्या है?
दस्तावेज़ संग्रह उन दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया है जो अब सुरक्षित संग्रहण में उपयोग में नहीं हैं।
ये निश्चित दस्तावेज़ हैं - ऐसे दस्तावेज़ जिन्हें बदला या संपादित नहीं किया जा सकता है या नहीं किया जाना चाहिए - जिन्हें नियमित रूप से एक्सेस या उपयोग नहीं किया जाता है। कानूनी या अनुपालन कारणों से या ऑडिट के लिए आवश्यक होने पर निष्क्रिय कागजात संग्रहित करना आवश्यक है। इस प्रकार, संग्रहीत कागजात को आसानी से पुनर्प्राप्त करने योग्य होना चाहिए, भले ही वे नियमित उपयोग में न हों।
दस्तावेज़ जो गतिशील हैं और किसी व्यवसाय की दिन-प्रतिदिन की प्रणालियों में उपयोग किए जाते हैं, संग्रह करने के लिए उपयुक्त नहीं हैं - उन्हें सक्रिय उपयोग में रहने की आवश्यकता होती है। (उन सभी दस्तावेज़ों के लिए जिन्हें आपको संग्रहित करने की आवश्यकता नहीं है? जब आप उनका काम पूरा कर लें तो उन्हें हटा दें)
आप डिजिटल और भौतिक दोनों दस्तावेजों को संग्रहित कर सकते हैं।
कई संस्थान पेपर दस्तावेज़ों को इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में डिजिटाइज़ करना पसंद करते हैं। क्योंकि भंडारण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ लंबी अवधि में आसान है और लागत बचाता है।
इसलिए, कुछ संस्थानों के पास हाइब्रिड अभिलेखागार होते हैं जिनमें डिजिटल और भौतिक दोनों दस्तावेज़ शामिल होते हैं।
देखें कि नैनोनेट्स दस्तावेज़ संग्रहण प्लेटफॉर्म के साथ आप अपनी लागत का 80% कैसे बचा सकते हैं।
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दस्तावेजों को संग्रहित करने के विभिन्न तरीके
जब दस्तावेजों को संग्रहित करने की बात आती है, तो तीन प्रमुख भंडारण समाधान होते हैं: भौतिक संग्रह, इलेक्ट्रॉनिक संग्रह और स्कैन-ऑन-डिमांड भंडारण। आइए उनमें से प्रत्येक का सारांश देखें।
भौतिक संग्रह
भौतिक संग्रह अनिवार्य रूप से कागज भंडारण है।
यह तब होता है जब आप अपने दस्तावेज़ों को संग्रहीत करके उन्हें संग्रहीत करते हैं या उन्हें आपके लिए स्टॉक करने के लिए एक भंडारण तिजोरी की तरह एक ऑफ-साइट सुरक्षित भंडारण क्षमता खर्च करते हैं। यह बड़े उद्योगों के लिए व्यापक प्रथा है जिसके लिए गैर-मिशन-महत्वपूर्ण दस्तावेजों के पेपर ट्रेल को बनाए रखने की आवश्यकता होती है।
इलेक्ट्रॉनिक संग्रह
आप अपने दस्तावेज़ों को डिजिटाइज़ भी कर सकते हैं और उन्हें डिजिटल क्लाउड या ऑन-प्रिमाइसेस स्टोरेज में स्टोर कर सकते हैं। डिजिटल स्टोरेज का लाभ यह है कि यह बहुत अधिक स्थान बचाता है। आपको अपने दस्तावेज़ को स्टॉक करने के लिए किसी भौतिक स्थान की आवश्यकता नहीं है—सब कुछ क्लाउड में सहेजा जाता है।
दस्तावेज़ डिजिटलीकरण सॉफ़्टवेयर, जैसे नैनोनेट्स, दस्तावेज़ों से जानकारी निकालता है और इसे आपके डेटाबेस में संग्रहीत करता है।
बहरहाल, यह हर किसी के लिए नहीं है। कई उद्योग मालिक भौतिक प्रतियों को संरक्षित करना पसंद करते हैं और सुरक्षा कारणों से अपने दस्तावेज़ संग्रह को क्लाउड स्टोरेज में नहीं ले जाते हैं।
स्कैन ऑन डिमांड स्टोरेज
स्कैन-ऑन-डिमांड दोनों दुनिया में सबसे अच्छा है। यह एक ऐसा समाधान है जिसमें एक निगम आपके कागजी दस्तावेजों को आपके लिए ऑफ-साइट स्टॉक करेगा लेकिन उनका निरीक्षण करेगा और आमंत्रण पर आपको एक डिजिटल कॉपी मेल करेगा।
यह उन उद्योगों के लिए एक अच्छा विकल्प बनाता है जो बड़ी मात्रा में दस्तावेजों को ऑफ-साइट स्टोर करना चाहते हैं लेकिन कभी-कभी एक्सेस की आवश्यकता हो सकती है। बहरहाल, मांग पर स्कैन करना सामान्य पेपर स्टोरेज की तुलना में अधिक महंगा है क्योंकि आप एक अतिरिक्त सेवा के लिए खर्च कर रहे हैं।
भौतिक बनाम इलेक्ट्रॉनिक संग्रह
एक भौतिक दस्तावेज़ संग्रह को बनाए रखने के लिए धन और समय दोनों की आवश्यकता होती है और आपकी नौकरी में या किसी तृतीय पक्ष संग्रहण सहायता में मूल्यवान भौतिक स्थान लेता है। (इसकी राशि है प्रति पेपर फाइल करने के लिए $ 20 दस्तावेज़।)
दस्तावेज़ों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत करना लागत और समय-कुशल दोनों है और लगभग कोई भौतिक स्थान नहीं लेता है।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संग्रह में भंडारण के लिए भौतिक दस्तावेज़ों को पुनर्स्थापित करने से आप कई लाभ प्राप्त कर सकते हैं। इनमें शामिल हैं:
- संग्रह को इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत किया जाता है, इसलिए इसमें कोई भौतिक स्थान नहीं होता है (फाइलिंग क्लोजेट और बैंकरों के बक्से नहीं!)
- विशेष दस्तावेज़ों के लिए त्वरित खोजशब्द खोज की सुविधा देता है
- भंडारण और कार्यकारी लागत को कम करता है
- अनायास अनधिकृत प्रवेश के खिलाफ सुरक्षित
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इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संग्रह कैसे स्थापित करें?
दस्तावेज़ संग्रहण एक बार की गतिविधि नहीं है; एक बार जब आप एक उचित व्यवसाय प्रक्रिया सेट कर लेते हैं, तो आप इसे स्वचालित कर सकते हैं। आइए देखें कि दस्तावेज़ संग्रह कैसे काम करता है।
चरण 1: प्रारंभिक मूल्यांकन
अपनी वर्तमान दस्तावेज़ प्रक्रियाओं को समझें। आप आवश्यक और गैर-आवश्यक दस्तावेजों को कैसे संभालते हैं? क्या आपके पास एक निर्धारित प्रक्रिया है? क्या सभी दस्तावेज़ एक ही समय में संभाले जाते हैं, या प्रक्रिया तदर्थ है?
एक नज़र डालें
- दस्तावेज़ कैसे बनाए जाते हैं, रिकॉर्ड किए जाते हैं, वर्गीकृत किए जाते हैं और नाम दिए जाते हैं?
- दस्तावेजों के डिजिटलीकरण की प्रक्रिया क्या है?
- किसी दस्तावेज़ को हटाने या त्यागने के लिए क्या आवश्यकताएं हैं?
- दस्तावेज़ अपवादों को कौन संभालता है?
- ऑडिट के लिए किन दस्तावेजों की आवश्यकता होती है?
आपको एक विचार प्राप्त करने के लिए आपके द्वारा संभाले जाने वाले दस्तावेज़ों की संख्या को भी समझना चाहिए।
इस प्रारंभिक मूल्यांकन के आधार पर, आप प्रक्रियाओं के लिए प्रवाह का मसौदा तैयार करने पर काम करते हैं।
चरण 2: लक्ष्यों और भूमिकाओं की पहचान करें
प्रक्रियाओं को समझने के बाद, दस्तावेज़ संग्रह के कारणों को मैप करने का प्रयास करें।
- क्या आप दस्तावेजों से निपटने की परिचालन लागत को कम करना चाहते हैं?
- क्या आप डेटा सुरक्षा दिशानिर्देशों का पालन करने के लिए ऐसा कर रहे हैं?
- क्या आप अपना अनुकूलन करने की कोशिश कर रहे हैं रिकॉर्ड प्रबंधन?
- क्या कार्यकारी टीम संसाधनों में दृश्यता को बेहतर बनाने के लिए ऐसा कर रही है?
लक्ष्यों के आधार पर, आप उन्हें प्राथमिकता दे सकते हैं और दस्तावेज़ संग्रह प्रक्रियाओं को बदल सकते हैं। प्रक्रिया में हितधारकों की भूमिका को समझें।
- दस्तावेज़ संग्रह प्रक्रिया की देखरेख कौन करेगा?
- संग्रहीत डेटा में प्रविष्टि को सीमित करने के लिए आप किस प्राधिकरण स्तर का उपयोग करेंगे?
- आप कर्मचारी अनुपालन कैसे सुनिश्चित करेंगे?
चरण 3: अवधारण शेड्यूल लागू करें
अब, प्रतिधारण शेड्यूल सेट करने का समय आ गया है। समझना दस्तावेज़ जिसे बनाए रखने की आवश्यकता है और जो नहीं है।
आपको मूल वार्षिक वित्तीय रिपोर्ट बनाए रखनी चाहिए क्योंकि भविष्य में उनकी आवश्यकता हो सकती है। संघीय, स्थानीय, राज्य और उद्योग-विशिष्ट नियमों पर शोध करें जिनका आपको पालन करना चाहिए।
उदाहरण के लिए सभी आईआरएस और कर संबंधी दस्तावेज कम से कम सात साल तक रखें।
इसके बाद, उन सभी दस्तावेज़ों को नष्ट कर दें जिन्हें संग्रह करने की आवश्यकता नहीं है या जिन्हें कभी भी स्थायी रूप से संग्रहीत नहीं किया जाएगा, जैसे विक्रेता कैटलॉग, जंक मेल और डुप्लिकेट प्रतियां। आप उन्हें स्कैन करके और उन्हें डिजिटाइज़ कर सकते हैं जानकारी निकालना ओसीआर सॉफ्टवेयर का उपयोग करना।
चरण 4: कागज़ की फ़ाइलों को डिजिटाइज़ करें
पेपर फाइलों को डिजिटाइज करें लागत कम करने, स्थान बचाने और दस्तावेज़ संगठन में सुधार करने के लिए।
उन्नत खोज योग्यता के लिए, आप ओसीआर सॉफ्टवेयर और ए का उपयोग कर सकते हैं दस्तावेज़ स्कैनर, नैनोनेट्स की तरह, सॉर्ट करने, व्यवस्थित करने, लेबल करने और सूचकांक दस्तावेज.
चरण 5: एक भंडारण चुनें
डिजिटल स्टोरेज के लिए, आपको टेप, डिस्क और क्लाउड स्टोरेज में से चयन करना होगा। प्रत्येक के पास दीर्घकालिक सुरक्षा, अखंडता और प्रवेश में आसानी से जुड़े लाभ और नुकसान हैं दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर.
चरण 6: के साथ स्वचालित करें दस्तावेज़ कार्यप्रवाह
एक बार सभी प्रक्रियाओं और सभी चरों को मैप कर लेने के बाद, प्रक्रिया को शुरू करने का समय आ गया है।
आप का उपयोग कर सकते हैं दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर पसंद नैनोनेट्स नो-कोड वर्कफ़्लोज़ का उपयोग करके पूरी प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए। आपके दस्तावेज़ों को स्वचालित रूप से संग्रहीत करने के लिए इसमें क्लाउड या ऑन-प्रिमाइसेस स्टोरेज विकल्प भी हैं। देखो यह कैसे काम करता है।
चरण 7: मॉनिटर और ऑप्टिमाइज़ करें
कोई भी प्रक्रिया पहली बार में सही नहीं होती है। दस्तावेज़ वर्कफ़्लोज़ को लागू करने के बाद, प्रक्रिया में सुधार के लिए हितधारकों से प्रतिक्रिया लें।
दस्तावेज़ संग्रह का उपयोग किसके लिए करें?
आपकी कंपनी को दस्तावेज़ संग्रह पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है यदि:
- आपकी कंपनी नियमित रूप से बहुत सारी कागजी कार्रवाई करती है
- आपको भविष्य में पुराने दस्तावेज़ों तक पहुंच की आवश्यकता हो सकती है
- आपके जैसी कंपनियों के लिए ऑडिट आम हैं
- अनुपालन और नियामक आवश्यकताओं के हिस्से के रूप में आपको दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने की आवश्यकता है
यदि ये कारक आपकी कंपनी के लिए प्रासंगिक हैं, तो आपको अपने दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने की आवश्यकता हो सकती है।
नैनोनेट्स के साथ स्लैश दस्तावेज़ संग्रह समय दिनों से मिनटों तक। लागत और समय कम करें। यह जानने में रुचि है कि यह कैसे काम करता है?
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दस्तावेज़ संग्रह को स्वचालित कैसे करें?
आप सरल चरणों में नैनोनेट्स के साथ दस्तावेज़ संग्रह को स्वचालित कर सकते हैं।
ऐसा करने के लिए, नैनोनेट्स पर एक मुफ़्त खाता बनाएँ या अपने खाते में लॉगिन करें।
चरण १: आपको दस्तावेज़ संग्रह सेट अप करने की आवश्यकता है। डेटा अपलोड विकल्पों का उपयोग करके दस्तावेज़ों को प्लेटफ़ॉर्म पर स्वचालित रूप से अपलोड किया जा सकता है।
चरण १: अब, हमें दस्तावेजों को वर्गीकृत करने की आवश्यकता है। नैनोनेट्स प्लेटफॉर्म दस्तावेज़ वर्गीकारक मॉडल के साथ स्वचालित रूप से दस्तावेज़ प्रकार की पहचान करता है।
चरण १: अगले चरण में, आप दस्तावेज़ों से डेटा निकाल सकते हैं और डेटा का उपयोग डेटा मिलान, दस्तावेज़ अनुमोदन, डेटा तकरार, डेटा वृद्धि, डेटाबेस मिलान, PDF फ़ाइलों का नाम बदलने, और वर्कफ़्लो स्वचालन जैसी गतिविधियों को करने के लिए कर सकते हैं।
चरण १: अब, दस्तावेज़ों को संसाधित करने के बाद, उन्हें दस्तावेज़ों को सहेजने का समय आ गया है। आप दस्तावेज़ को अपनी पसंद के क्लाउड स्टोरेज में निर्यात कर सकते हैं या इसे नैनोनेट्स डेटाबेस पर सहेज सकते हैं।
नैनोनेट्स के साथ दस्तावेज़ संग्रह
नैनोनेट्स एक है बुद्धिमान दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर इन-बिल्ट ओसीआर सॉफ्टवेयर के साथ जो आपके सभी कागजी दस्तावेजों को डिजिटल खोज योग्य प्रारूप में बदलने में आपकी मदद कर सकता है। नो-कोड ड्रैग-एंड-ड्रॉप वर्कफ़्लो बिल्डर के साथ नैनोनेट्स का उपयोग करना आसान है जो किसी भी मैन्युअल दस्तावेज़ प्रक्रिया को स्वचालित कर सकता है।
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इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संग्रह का उपयोग करने के कई लाभ हैं:
- स्थान सुरक्षित करें: डिजिटल दस्तावेज़ संग्रह क्षेत्र को मुक्त करके और परिचालन लागत को कम करके स्थान और लागत बचा सकता है।
- कुशल दस्तावेज़ प्रबंधन: इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संग्रह के साथ, आप अपने सभी दस्तावेज़ों को एक केंद्रीकृत स्थान पर व्यवस्थित, वर्गीकृत और संग्रहीत कर सकते हैं। इससे दस्तावेजों का प्रबंधन करना आसान हो जाता है।
- दस्तावेज़ सुरक्षा बढ़ाएँ: आप सुरक्षित क्लाउड स्टोरेज में दस्तावेज़ों को संग्रहीत करके कपटपूर्ण पहुँच को सीमित कर सकते हैं और दस्तावेज़ सुरक्षा में सुधार कर सकते हैं।
- दस्तावेजों को खोजना आसान: DMS सॉफ़्टवेयर दस्तावेज़ों को खोजे जाने योग्य डेटाबेस में बदल देता है, जिसका अर्थ है कि आप दस्तावेज़ों से कीवर्ड्स का उपयोग करके दस्तावेज़ों को खोज सकते हैं।
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दस्तावेज़ संग्रह उपयोग के मामले
दस्तावेज़ संग्रहण लगभग सभी प्रकार के व्यवसायों के लिए सहायक है। आइए विभिन्न उद्योगों में दस्तावेज़ संग्रहण के कुछ वास्तविक जीवन के अनुप्रयोगों पर नज़र डालें।
- वित्तीय सेवाएँ कंपनियों को यह सुनिश्चित करने की जरूरत है कि उनके सभी दस्तावेज ऑडिट के लिए तैयार हैं। यह वह जगह है जहां दस्तावेज़ संग्रह उन्हें आवश्यकता पड़ने पर ग्राहकों के सभी लॉग, मनी एक्सचेंज रसीदों और अन्य कानूनी दस्तावेजों को बनाए रखने में मदद करता है। पढ़ें कि आप इसे कैसे स्वचालित कर सकते हैं वित्तीय स्वचालन।
- खुदरा फर्मों को भविष्य में किसी भी तरह की गड़बड़ी की स्थिति में अपने सभी ग्राहक, विक्रेता और आपूर्तिकर्ता की जानकारी सहेजनी होगी। पर और अधिक पढ़ें खुदरा स्वचालन।
- कानून फर्म और कानूनी विभाग सभी को स्टोर करने की जरूरत है मामले से संबंधित अनुबंध, दस्तावेज़, और फ़ैक्स PDF के रूप में। उन्हें तेजी से बुद्धिमान खोज और टैग का उपयोग करके दस्तावेज़ और कोटेशन खोजने की आवश्यकता है। यहीं से दस्तावेज़ संग्रह काम आता है।
- सार्वजनिक सेवाओं दिन-ब-दिन बहुत सारी सूचनाओं से निपटें। अभी सब कुछ प्रासंगिक नहीं है, लेकिन उन्हें एक बटन क्लिक करके बाद में आसानी से उपलब्ध होने वाली सभी सूचनाओं को संग्रहित करना होगा।
- उद्यम कुशल दस्तावेज़ संग्रह के साथ अपने दस्तावेज़ प्रबंधन को अनुकूलित कर सकते हैं। उनके कागजी दस्तावेजों को ए में परिवर्तित करके खोजने योग्य पुस्तकालय, कर्मचारी दस्तावेजों की खोज में लगने वाले समय को कम कर सकते हैं और डिजिटलीकरण डेटा दृश्यता में भी सुधार कर सकता है।
नैनोनेट्स के साथ स्वचालित दस्तावेज़ संग्रह। चालान, पहचान पत्र, या ऑटोपायलट पर किसी भी कागज से डेटा निकालें!
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दस्तावेज़ संग्रह बनाम फ़ाइल बैकअप
दस्तावेज़ संग्रह फ़ाइल बैकअप ले रहा है, है ना? वैसे यह थोड़ा अलग है।
दस्तावेज़ संग्रह प्रक्रिया निष्क्रिय दस्तावेज़ों के लिए है, जबकि बैकअप का उपयोग दिन-प्रतिदिन की प्रणालियों में सक्रिय फ़ाइलों के लिए किया जाता है।
दस्तावेज़ संग्रह का उद्देश्य भविष्य में कई कारणों से आवश्यक होने की स्थिति में मूल दस्तावेज़ों को बनाए रखना है। इसके विपरीत, फ़ाइल बैकअप का लक्ष्य वास्तविक फ़ाइलों के क्षतिग्रस्त या खो जाने की स्थिति में सक्रिय फ़ाइलों की एक प्रति बनाए रखना है, जिससे परिचालन निरंतरता सुनिश्चित होती है।
आइए दस्तावेज़ संग्रह और फ़ाइल बैकअप के बीच अधिक अंतर देखें।
दस्तावेज़ संग्रह |
दस्तावेज़ बैकअप |
|
लक्ष्य |
दस्तावेज़ों का दीर्घकालिक भंडारण जो अभी उपयोग नहीं किया जाता है |
डेटा हानि या भ्रष्टाचार के मामले में हाल के डेटा की एक प्रति सहेजा जा रहा है |
प्रयुक्त |
आवश्यकतानुसार - उदा। अंकेक्षण |
जब वर्तमान डेटा दूषित हो जाता है या लोड होने में विफल रहता है |
जानकारी |
प्रतिलिपि के रूप में सहेजा गया। डेटा अधिलेखित नहीं है |
डेटा ओवरराइट किया गया है |
संग्रहीत डेटा का प्रकार |
मूल डेटा - उदा। वित्तीय रिपोर्ट |
प्रतिलिपि के रूप में वर्तमान डेटा का डुप्लिकेट |
गति |
बहाली की गति कोई मुद्दा नहीं है |
रीयल-टाइम होना चाहिए |
अवधि |
ज्यादा समय तक सुरक्षित रखे जाने वाला |
लघु से मध्यावधि भंडारण |
नैनोनेट्स के साथ अपने दस्तावेज़ संग्रह को सुपरचार्ज करें।
अपनी सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुकूलन करें जिनमें नैनोनेट्स के साथ दस्तावेज़ शामिल हैं। किसी दस्तावेज़ का ट्रैक कभी न खोएं, अपने सभी ऑडिट लॉग तैयार रखें और लागत पर एक अंश पर दस्तावेज़ धोखाधड़ी को कम करें।
हमने टोयोटा, पीएंडजी, और ईवाई जैसे कई संगठनों की मदद की है, बिना कोड वाले वर्कफ्लो के साथ उनकी मैन्युअल प्रक्रियाओं को डिजिटाइज़ किया है, जिसके परिणामस्वरूप लागत और समय की बचत हुई है।
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8 फरवरी 2023: यह ब्लॉग मूल रूप से जून 2022 में प्रकाशित हुआ था और अद्यतन सामग्री के साथ 8 फरवरी 2023 को अपडेट किया गया था।
दस्तावेज़ प्रबंधन के बारे में और पढ़ें:
सामान्य प्रश्न
दस्तावेज़ों को डिजिटाइज़ क्यों करें?
उत्पादक दस्तावेज़ प्रबंधन: अनुक्रमित, डिजीटल दस्तावेज़ों को एक सिस्टम में निर्यात किया जा सकता है और स्वचालित रूप से डिजिटल पुस्तकालयों में स्टॉक किया जा सकता है, जहाँ उनके उपयोग को प्रलेखित, ट्रैक और प्रबंधित किया जा सकता है।
पाठ का सरल पुन: उपयोग: जब एक मुद्रित विषय को संपादन योग्य पाठ में पुनर्स्थापित किया जाता है, तो इसे संशोधित किया जा सकता है और माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल या वर्ड में पुन: उपयोग किया जा सकता है, आमतौर पर दस्तावेजों को फिर से बनाने और फिर से टाइप करने में लगने वाले समय की बचत होती है।
खोज योग्यता: दस्तावेज़, मेटाडेटा या पाठ में कीवर्ड सहित, इलेक्ट्रॉनिक खोज नेटवर्क द्वारा पता लगाया जा सकता है और सेकंड के भीतर इंगित किया जा सकता है।
आसान पहुंच: डिजिटल दस्तावेजों को किसी भी समय मुख्य भंडार से पुनर्प्राप्त किया जा सकता है और मुद्रित प्रतियां बनाने की आवश्यकता को समाप्त करते हुए ईमेल के माध्यम से तेजी से वितरित किया जा सकता है।
दस्तावेज़ संग्रह सॉफ़्टवेयर क्या है?
दस्तावेज़ संग्रह सॉफ़्टवेयर दस्तावेज़ों को डिजिटल रिकॉर्ड में परिवर्तित करता है जिसे संग्रहीत किया जा सकता है, आसानी से एक्सेस किया जा सकता है और कुशलतापूर्वक प्रबंधित किया जा सकता है, जिससे आपके संस्थान को भंडारण व्यय बचाने, कर्मचारी उत्पादकता बढ़ाने और व्यावसायिक प्रक्रियाओं को गति देने में मदद मिलती है।
लंबी अवधि के संग्रह के लिए पर्याप्त, परिवर्तित सूचियाँ उन्नत दृश्य गुणवत्ता के साथ छोटी हैं। उन्हें विभिन्न उपकरणों पर पढ़ा जा सकता है, अलग-अलग स्थानों से आसानी से एक्सेस किया जा सकता है, और केंद्रीय रूप से इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार, डिजिटल पुस्तकालयों या में संग्रहीत किया जा सकता है। दस्तावेज़ प्रबंधन नेटवर्क. कोई भी निगम परिभाषित प्रवेश अधिकारों के साथ डिजिटल रूप से संग्रहीत प्रतियों तक आसान पहुँच प्रदान करके आंतरिक प्रक्रियाओं को गति दे सकता है और दक्षता को बढ़ा सकता है।
एक कॉल बुक करें जहां हमारे स्वचालन विशेषज्ञ आपकी वर्तमान दस्तावेज़ प्रक्रियाओं को देखेंगे और आपको दिखाएंगे कि अपनी संग्रह प्रक्रियाओं को कैसे अनुकूलित करें।
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- स्रोत: https://nanonets.com/blog/document-archiving/
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