भुगतान की प्रक्रिया: वह सब कुछ जो आपको जानना आवश्यक है

अपने पैरों को बांधकर 100 मीटर स्प्रिंट चलाने की कल्पना करें। यह ऐसा ही है जब आपकी भुगतान प्रक्रिया की खरीद अक्षमताओं और बर्बादी से भरी हुई है। जबकि आप चारों ओर झुका रहे हैं और मैन्युअल रूप से अपना उत्पन्न कर रहे हैं क्रय आदेश महत्वपूर्ण सामानों के लिए, आपके प्रतिस्पर्धियों ने पहले ही वह खरीद लिया होगा जिसकी उन्हें आवश्यकता है और आगे बढ़ गए हैं।

दुनिया भर में बहुत से व्यवसाय अभी भी भुगतान चक्र और प्रक्रियाओं के लिए अपनी खरीद का प्रबंधन करने के लिए पुरानी तकनीकों का उपयोग कर रहे हैं। यह न केवल परिचालन संबंधी व्यवधान पैदा कर सकता है, बल्कि यह आपके दीर्घकालिक विकास को जोखिम में डालता है। अच्छी खबर यह है कि पी2पी प्रक्रियाएं पिछले कुछ वर्षों में महत्वपूर्ण रूप से विकसित हुई हैं, जटिलताओं को दूर कर रही हैं और खरीद चक्र को शुरू से अंत तक सुव्यवस्थित कर रही हैं।

इस पोस्ट में वह सब कुछ शामिल है जो आपको भुगतान प्रक्रिया प्रबंधन की खरीद की मौलिक समझ प्राप्त करने के लिए जानने की आवश्यकता है।

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भुगतान करने की प्रक्रिया क्या है?

प्रत्येक संगठन को अपने व्यवसाय को प्रभावी ढंग से चलाने के लिए कुछ कच्चे माल और आवश्यक सेवाओं की आवश्यकता होती है। भुगतान प्रक्रिया की खरीद में इन सामग्रियों और सेवाओं की सफलतापूर्वक खरीद में शामिल सभी कदम शामिल हैं, आवश्यकता की पहचान से लेकर विक्रेता भुगतान तक।

आमतौर पर, भुगतान प्रक्रिया की खरीद में चार प्रमुख हितधारक शामिल होते हैं: वह विभाग जिसने अनुरोध किया था, खरीद विभाग, आपूर्तिकर्ता, और लेखा देय विभाग (या किसी बाहरी एजेंसी के मामले में) लेखा देय आउटसोर्सिंग).

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भुगतान चक्र की खरीद

अब जब आपके पास भुगतान प्रक्रिया की खरीद का अवलोकन है, तो आइए इसे और तोड़ दें और खरीद-से-भुगतान चक्र के प्रत्येक चरण का पता लगाएं।

1. आवश्यकता को पहचानें

जिन विभागों को कच्चे माल या सेवाओं की आवश्यकता है, वे अपने खरीद अनुरोध के साथ खरीद विभाग तक पहुंचेंगे। इस अनुरोध में अन्य बातों के साथ-साथ मात्रा, गुणवत्ता और समयरेखा जैसे विनिर्देश शामिल होंगे।

2. मांगें उत्पन्न करें

विशिष्टताओं को हल करने के बाद, अगला कदम आपके खरीद-से-भुगतान प्रसंस्करण सॉफ़्टवेयर में सभी ऑर्डर विवरणों को कैप्चर करना और खरीदारी मांग फ़ॉर्म बनाना है। इसके बाद इसे खरीद विभाग को भेजा जाएगा।

3. मांग का मूल्यांकन करें

खरीद विभाग फॉर्म का विश्लेषण करेगा और अशुद्धियों, अधूरी जानकारी, बजटीय सीमाओं और रसद बाधाओं की तलाश करेगा। फिर वे अनुरोध को स्वीकार या अस्वीकार करने के बारे में निर्णय लेंगे।

4. क्रय आदेश जारी करें

एक बार मांग स्वीकृत हो जाने के बाद, खरीद या खरीद विभाग एक उपयुक्त विक्रेता का चयन करेंगे और अपने पी2पी प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर में एक खरीद आदेश तैयार करेंगे। यह आदेश तब अंतिम अनुमोदन के लिए सभी संबंधित हितधारकों के साथ साझा किया जाता है और आपूर्तिकर्ता/विक्रेता को भेजा जाता है।

5. माल की रसीद लीजिए

वेंडर द्वारा शिपमेंट डिलीवर करने के बाद, प्रोक्योरमेंट टीम इसकी सामग्री की पुष्टि करेगी और पी2पी प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर में माल की रसीद दर्ज करेगी। एक बार सत्यापन प्रक्रिया पूरी हो जाने के बाद, वे तय करेंगे कि माल की प्राप्ति को स्वीकृत या अस्वीकार करना है या नहीं।

6. चालान सत्यापित करें

यदि माल की रसीद स्वीकृत हो जाती है, तो आपूर्तिकर्ता आपके खातों के देय विभाग को एक चालान भेजेगा। इस चालान तीन तरह से मिलान के माध्यम से जाता है खरीद आदेश और माल की रसीद के साथ। यह स्वीकृत किया जाएगा यदि आइटम और संबंधित मान बोर्ड भर में संगत रहते हैं। यदि नहीं, तो इसे अस्वीकार कर दिया जाएगा और अशुद्धियों पर एक नोट के साथ आपूर्तिकर्ता को वापस भेज दिया जाएगा।

7. विक्रेता को भुगतान करें

अंत में, इनवॉइस स्वीकृत होने पर खाता देय टीम द्वारा आपूर्तिकर्ता को भुगतान जारी किया जाएगा। अनुबंध की शर्तें आमतौर पर भुगतान के तरीके को निर्धारित करती हैं। यह 7-चरणीय प्रक्रिया हर बार एक नई प्रक्रिया का पालन किया जाना चाहिए खरीद के अनुरोध किसी संगठन में किसी भी विभाग द्वारा रखा जाता है।

प्रोक्योर-टू-पे का उपयोग करने के लाभ

प्रोक्योर-टू-पे प्रक्रियाओं के स्वचालन के बाद, प्रोक्योरमेंट और देय खातों को सुव्यवस्थित और बेहतर किया जाता है। निम्नलिखित कुछ प्राथमिक क्षेत्र हैं जहां प्रगति देखी जा सकती है।

समय बचाने में मदद करता है

पीयर-टू-पीयर (पी2पी) और खरीद स्वचालित समाधान बजट निगरानी और आपूर्ति श्रृंखला रसद में सुधार करते हुए खरीद टीम को समय बचाने में मदद कर सकते हैं।

पूरे संगठन में बेहतर कनेक्शन

अधिप्राप्ति सॉफ्टवेयर पूरे संगठन को जोड़ता है, जिससे नई आवश्यकताओं को तेजी से अधिकृत किया जा सकता है, उपयुक्त आपूर्तिकर्ताओं को उपलब्ध जानकारी के आधार पर चुना जा सकता है, और खरीद आदेश बनाए जा सकते हैं और फिर आपूर्तिकर्ताओं को भेजे जा सकते हैं, सभी डिजिटल और आसानी से पता लगाने योग्य।

चालान प्रसंस्करण व्यय को कम करें।

स्वचालित होने से समय और धन की बचत होती है, जिससे व्यवसायों को आवर्ती कार्यों के बजाय श्रमिकों को अधिक रणनीतिक प्रयासों के लिए समर्पित करने की अनुमति मिलती है जो स्वचालित हो सकते हैं।

पूर्ण दृश्यता प्राप्त करें।

एक पीयर-टू-पीयर (पी2पी) तकनीक आपूर्ति नेटवर्क में पारदर्शिता को सक्षम बनाती है, जिससे खरीदार और आपूर्तिकर्ता चालान की प्रगति को आसानी से देख सकते हैं।

असामान्यताओं से निपटने में सुधार करें

आउटलेयर को वह पहचान मिल सकती है जिसकी वे योग्यता रखते हैं और उन्हें जल्द ही संबोधित किया जा सकता है क्योंकि अधिकांश चालानों को सुचारू रूप से संसाधित किया जाता है।

अपनी आपूर्तिकर्ता साझेदारी को बढ़ाएँ

आपूर्तिकर्ता प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करके पता लगा सकते हैं कि उन्हें कब भुगतान किया जाएगा, जो उन्हें बेहतर निर्णय लेने के लिए आवश्यक डेटा प्रदान करता है। चालान विचलन और शिकायतों का तेजी से निपटान आत्मविश्वास पैदा करता है और खरीदारों को अधिक पारदर्शिता प्रदान करता है।

बातचीत के दौरान ऊपरी हाथ

जब आपूर्तिकर्ता अपने भुगतान विवरण में आश्वस्त होते हैं, तो वे ऐसी शर्तों की पेशकश करने के लिए तैयार हो सकते हैं जो ग्राहकों के लिए अधिक आकर्षक हों, जबकि अभी भी गारंटी है कि आपूर्तिकर्ताओं को अपने व्यवसाय का विस्तार करने के लिए आवश्यक आय प्राप्त होती है।

बेहतर निर्णय लेने के लिए जानकारी इकट्ठा करें

मजबूत ऑन-डिमांड रिपोर्टिंग सुविधाओं वाले पी2पी सिस्टम आदर्श हैं। उपलब्ध वर्तमान और पिछले डेटा का उपयोग करके कंपनियों के पास राजस्व और कार्यशील पूंजी पर अधिक नियंत्रण हो सकता है।

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कुशल प्रोक्योर-टू-पे मैनेजमेंट के लिए टिप्स

खरीद-से-भुगतान प्रक्रिया प्रवाह जटिल लग सकता है क्योंकि इसमें कई हितधारक, निर्भरताएं, अनुपालन नियम और बहुत कुछ शामिल हैं दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यप्रवाह. लेकिन ऐसे तरीके हैं जिनसे आप अपनी पी2पी प्रक्रियाओं को अधिक लागत प्रभावी और सुव्यवस्थित बना सकते हैं।

निम्नलिखित युक्तियां आपकी खरीद से भुगतान प्रक्रिया से जुड़ी कुछ सबसे बड़ी चुनौतियों को समाप्त करने या कम करने में आपकी सहायता करेंगी:

1. एक व्यवस्थित ढांचा तैयार करें

पी2पी प्रक्रिया किसी ई-कॉमर्स वेबसाइट से लैपटॉप खरीदने जितनी आसान नहीं है। आगे बढ़ने का सबसे अच्छा तरीका प्रोक्योर-टू-पे प्रक्रिया प्रवाह को तोड़ना और रास्ते में प्रत्येक चरण को मानकीकृत करना है। फिर, सुनिश्चित करें कि इसमें शामिल सभी लोग अपनी जिम्मेदारियों, कर्तव्यों और कैसे और कब संवाद करना है, जानते हैं।

2. अपनी प्रभावशीलता को मापें

अपनी P2P प्रक्रियाओं की दक्षता को मापने वाले प्रमुख मेट्रिक्स का चयन और ट्रैक करना सुनिश्चित करें। आप अन्य चीजों के अलावा इन्वेंट्री स्तर, कार्यशील पूंजी स्तर, त्रुटियों और अशुद्धियों की संख्या, प्रसंस्करण समय, श्रम घंटे, परिचालन व्यवधान और अतिरिक्त व्यय जैसे मेट्रिक्स देख सकते हैं।  

3. बेहतर आपूर्तिकर्ता संबंध बनाने का प्रयास करें

स्वीकृतियों के लिए धीमी गति से भुगतान और विलंबित भुगतान अक्सर आपके आपूर्तिकर्ताओं के साथ सहज संबंध बनाना कठिन बना देते हैं। यह असहमति, सीमित दृश्यता, अशुद्धि और अप्रत्याशित देरी की ओर ले जाता है। आखिरकार, यह आपके पी2पी चक्र को धीमा कर देगा।

4. एक शक्तिशाली खरीद-से-भुगतान समाधान नियोजित करें

जैसा कि कई हितधारक खरीद-से-भुगतान चक्र में शामिल होते हैं, आप अक्सर प्रत्येक को अपने कार्यों को पूरा करने के लिए विभिन्न उपकरणों और तकनीकों का उपयोग करते हुए देखते हैं। इससे डेटा को कैप्चर करना, संकलित करना, विश्लेषण करना और ऑडिट करना और महत्वपूर्ण कार्यों की स्थिति की निगरानी करना कठिन हो जाता है।

आप इन चुनौतियों को समाप्त कर सकते हैं और एकीकरण और स्वचालन सुविधाओं से भरे एक शक्तिशाली पी2पी प्रसंस्करण समाधान के साथ अपनी खरीद-से-भुगतान प्रक्रिया को सहज बना सकते हैं। इसके बारे में अगले भाग में जानें।

प्रोक्योर-टू-पे सॉफ्टवेयर

ईमानदारी से कहूं तो P2P चक्र को प्रबंधित करने के लिए स्प्रेडशीट या पेपर-आधारित विधियों का उपयोग करना एक दर्द है। यह अक्सर अधिक मैन्युअल कार्य, धीमा प्रसंस्करण समय और खराब दृश्यता की ओर ले जाता है। ईआरपी समाधान का उपयोग करना भी इसका उत्तर नहीं है; यह आधुनिक समय के खरीद प्रवाह से उत्पन्न जटिलताओं से निपटने के लिए पर्याप्त एकीकरण और स्वचालन विकल्प प्रदान नहीं करता है।

इसके बजाय, एक समर्पित प्रोक्योर-टू-पे समाधान प्राप्त करें जो एक के रूप में काम कर सकता है कागज रहित प्रणाली. एक जो विभागों को खरीद अनुरोध करने की अनुमति देने से लेकर सब कुछ करता है और डेटा कैप्चर करना एसटी तीन तरह से मिलान आपूर्तिकर्ताओं को समय पर भुगतान जारी करने के लिए। इन अनुप्रयोगों की पेशकश के लाभ कई गुना हैं।

प्रोक्योर टू पे सॉफ्टवेयर के लाभ

प्रोक्योर-टू-पे सॉफ़्टवेयर लगाने वाली कंपनियां लाभ उठाती हैं जैसे:

1. बेहतर दृश्यता और पारदर्शिता

भुगतान प्रक्रिया समाधान के लिए एक सक्षम खरीद प्रत्येक हितधारक को उनके आदेश के साथ क्या हो रहा है, इसकी वास्तविक समय की दृश्यता के लिए सक्षम बनाता है। इससे प्रत्येक विभाग को अपनी गतिविधियों की योजना बनाने, बेहतर निर्णय लेने और यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि महत्वपूर्ण व्यावसायिक संचालन बाधित न हों।

2. अनुपालन बनाए रखना आसान

चूंकि सभी डेटा को एक केंद्रीय स्थान से एक्सेस किया जा सकता है, ऑडिट ट्रेल्स का पालन करना और सत्यापित करना आसान होगा। फाइनेंस टीम और ऑडिटर अपना काम जल्दी पूरा कर सकेंगे। इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि जैसे-जैसे रास्ते स्पष्ट होंगे, जुर्माना और जुर्माने की संभावना बहुत कम होगी।

3. बोरिंग सामान को स्वचालित करें

कोई भी अपना समय मैन्युअल रूप से खरीद की मांग को संसाधित करने, चालान डेटा दर्ज करने, या खरीद आदेश, माल रसीद और चालान को क्रॉस-चेक करने में व्यतीत नहीं करना चाहता। यह न केवल आपकी टीम को धीमा करता है, बल्कि यह महंगा और त्रुटि-प्रवण भी है। मजबूत पी2पी समाधान स्वचालन और एकीकरण के साथ आते हैं जो प्रत्येक चरण पर खर्च किए गए समय को काफी कम कर देते हैं: ऑटो-कैप्चर चालान विवरण, अनुमोदन के लिए स्वचालित रूप से दस्तावेज़ भेजना, स्वचालित रिपोर्ट उत्पन्न करना, इलेक्ट्रॉनिक रूटिंग/संग्रह, और बहुत कुछ।

4. लागत और खर्च कम करता है

शुरुआत करने वालों के लिए, पी 2 पी सॉफ़्टवेयर कई दोहरावदार और बोझिल कार्यों को समाप्त करता है जो खरीद से भुगतान प्रक्रिया का हिस्सा बनते हैं: मैन्युअल रूप से चालान डेटा दर्ज करने से लेकर विक्रेता के प्रदर्शन पर रिपोर्ट तैयार करने तक। इसका अर्थ है कम प्रसंस्करण त्रुटियां, बेहतर उत्पादकता और उच्च-मूल्य वाले कार्यों पर खर्च करने के लिए अधिक समय।

दूसरे, मजबूत पी2पी समाधान यह सुनिश्चित करते हैं कि आपके खरीद विभाग द्वारा लिया गया हर निर्णय आपकी खरीद नीति के अनुरूप है और सख्ती से उपलब्ध इन्वेंट्री और परिचालन डेटा पर आधारित है। इस प्रकार, मनमौजी खर्च की संभावना को कम करना।

प्रोक्योर-टू-पे प्रक्रिया में चुनौतियां

1. समय लेने वाला मैनुअल काम

एक व्यवसाय के कई हिस्सों में आमतौर पर उनके तरीके होते हैं, जिससे डेटा समेकन कठिन हो जाता है। दो अलग-अलग विभाग देय खातों और खरीद के कार्यों को संभालते हैं, प्रत्येक अपनी नीतियों, विधियों और लक्ष्यों के साथ। निरंतरता की इस कमी के परिणामस्वरूप अक्षमताएं और गलतियां हो सकती हैं।

2. शासन और अनुपालन

निर्णय लेने को सक्षम करने के लिए डेटा शासन और गुणवत्ता की कमी के कारण खरीद प्रक्रिया कठोर है। व्यय पूर्व-अनुमोदन का मुख्य आधार कभी-कभी अनावश्यक नौकरशाही के रूप में माना जाता है, जिसके परिणामस्वरूप गैर-अनुबंधित व्यय और अस्थायी खरीद होती है।

3. चालान किए जाने तक खरीद प्रतिबद्धताओं में अपारदर्शिता।

संगठन जो अलग-अलग प्रणालियों का उपयोग करते हैं, अक्सर खुद को पी2पी प्रक्रिया के दौरान जानकारी तक पहुंच के बिना पाते हैं, लेकिन अगर यह उपलब्ध है, तो भी यह गलत हो सकता है। नतीजतन, आपूर्तिकर्ताओं और खर्चों में रिपोर्टिंग की कमी है, जो रणनीतिक निर्णय लेने की क्षमता को प्रभावित करती है।

4. गलत तरीके से आरोपित लागत

खरीद प्रभाग आपूर्तिकर्ताओं के साथ सौदेबाजी दरों और रियायतों के प्रभारी हैं, जबकि देय खाते इन समझौतों के माध्यम से पालन करने के प्रभारी हैं। विनियमन के गैर-अनुपालन के परिणामस्वरूप पेपर-आधारित कार्यस्थल में ऑटोमेशन के बिना काफी, अप्रत्याशित खर्च हो सकता है जो दोनों प्रक्रियाओं को कवर करता है।

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इसे आखिरी बार बनाने के लिए 30-मिनट के लाइव डेमो को बुक करें कि आपको कभी भी इनवॉइस या रसीदों से डेटा को ERP सॉफ़्टवेयर में मैन्युअल रूप से दर्ज करना होगा।

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अग्रणी पी2पी समाधान

अब, यदि आप अपने संगठन के लिए खरीद-से-भुगतान समाधान प्राप्त करने के बारे में सोच रहे हैं, तो आपके विचार करने के लिए यहां कुछ शीर्ष समाधान दिए गए हैं:

निष्कर्ष

एक सफल व्यवसाय चलाना किसी फ़ॉर्मूला 1 टीम के लिए पिट स्टॉप को प्रबंधित करने जैसा है। आपको अपनी प्रक्रियाओं को लगातार अनुकूलित करना होगा ताकि आप प्रदर्शन के हर अंतिम हिस्से को निकाल सकें। आपका P2P चक्र निश्चित रूप से एक ऐसा क्षेत्र है जिसे आपको नज़रअंदाज़ नहीं करना चाहिए। निर्बाध खरीद आगे का रास्ता है। जो लोग पी2पी प्रौद्योगिकियों को अपनाते हैं, उन्हें किए गए व्यय, उपयोगकर्ता अनुभव और व्यावसायिक व्यवधानों से बचने में लाभ होगा।

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• स्रोत: https://nanonets.com/blog/procure-to-pay-process/