एपी ऑटोमेशन के लिए गाइड: देय खातों के ऑटोमेशन के साथ शुरुआत कैसे करें

प्रत्येक व्यवसाय को खरीद ऑर्डर, बिल, चालान और विक्रेताओं की एक श्रृंखला से भुगतान करना होगा, जो कंपनी के सभी कार्यों के लिए आवश्यक बुनियादी आपूर्ति से लेकर उच्च मूल्य वाले उपकरण और सेवाओं तक सब कुछ प्रदान करते हैं। देय खाते (एपी) विभाग किसी भी सुव्यवस्थित कंपनी की खरीद-से-भुगतान प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार है और खरीद आदेश (पीओ) प्रसंस्करण से लेकर विक्रेताओं को अंतिम भुगतान तक पूरे क्रय वर्कफ़्लो से संबंधित है। 

मैनुअल एपी प्रबंधन श्रमसाध्य और समय लेने वाला है, खासकर जब एक कंपनी कई आपूर्तिकर्ताओं और खरीद का विस्तार और सौदा करती है। कागजी चालानों के ढेरों को छानने, व्यक्तिगत रूप से अनुमोदनकर्ताओं तक पहुंचने और भौतिक जांच भेजने की प्रक्रिया बोझिल और त्रुटि-प्रवण है। मैन्युअल एपी प्रोसेसिंग के परिणामस्वरूप भुगतान में देरी हो सकती है और, कुछ मामलों में, व्यवसाय को संभावित विक्रेता धोखाधड़ी का भी सामना करना पड़ सकता है।

देय खातों का स्वचालन मैन्युअल एपी प्रबंधन की समस्याओं का समाधान है और वित्तीय टीमों के लिए खरीद-से-भुगतान वर्कफ़्लो को अनुकूलित कर सकता है। मैन्युअल प्रक्रियाओं की सुस्ती और उनमें निहित त्रुटियों को दूर करके, एपी स्वचालन न केवल सहयोगियों और आपूर्तिकर्ताओं के साथ साझेदारी को बढ़ाता है बल्कि समय और लागत में भी पर्याप्त बचत करता है।  

IOFM की फॉल 2020 रिपोर्ट के अनुसार जिसका शीर्षक है "आपके एपी प्रदर्शन को मापना: दक्षता बेंचमार्क, “42% पीओ चालान का भुगतान स्वचालन के माध्यम से समय पर किया जाता है, जबकि स्वचालन के अभाव में यह आंकड़ा 25% है। 2021 में विश्व स्तरीय एपी प्रदर्शन: दक्षता बेंचमार्किंग मेट्रिक्स रिपोर्ट, आईओएफएम ने पाया कि बिना अकाउंट पेएबल ऑटोमेशन वाली कंपनियों ने उच्चतम प्रक्रिया परिपक्वता स्तर के लिए प्रति चालान $1.83 प्रति चालान की उच्चतम औसत लागत का भुगतान किया। इसके विपरीत, एंड-टू-एंड एपी ऑटोमेशन और प्रक्रिया परिपक्वता के उच्चतम स्तर वाली कंपनियों ने प्रति चालान केवल $1.45 का भुगतान किया। 

एक के अनुसार 2018 गोल्डमैन सैक्स रिपोर्ट, उत्तर अमेरिकी बी2बी व्यवसाय एपी प्रसंस्करण पर सालाना लगभग 187 बिलियन डॉलर खर्च करते हैं, जिसमें अकेले श्रम का प्रत्यक्ष लागत का 90% से अधिक हिस्सा होता है। हालाँकि, स्वचालित एपी प्रसंस्करण लागत मैन्युअल लागत का केवल 33% है, जिसके परिणामस्वरूप एपी विभागों के लिए $62 बिलियन की महत्वपूर्ण वार्षिक बचत होती है।

एपी ऑटोमेशन लागू करने के लिए गाइड

देय खातों के संचालन में नकदी प्रवाह की गतिशीलता को प्रभावित करने और व्यवसाय के क्रेडिट स्कोर को प्रभावित करने की क्षमता होती है। इसके अलावा, समय-समय पर देय खातों की लगातार निगरानी करने से व्यय पैटर्न और व्यवसाय वृद्धि के साथ उनके संबंध में मूल्यवान अंतर्दृष्टि मिलती है। हालाँकि, इन जानकारियों को केवल संचालन के वर्षों में संचित अच्छी तरह से बनाए रखे गए एपी रिकॉर्ड से ही प्राप्त किया जा सकता है।

एपी स्वचालन की दिशा में कदम उठाने के लिए सावधानीपूर्वक योजना और कार्यान्वयन की आवश्यकता है। एपी स्वचालन शुरू करने से पहले, इस बात की स्पष्ट समझ होना आवश्यक है कि स्वचालन के माध्यम से क्या हासिल होने की उम्मीद है - चाहे वह प्रति चालान लागत को कम करना हो, पूर्णकालिक समकक्षों (एफटीई) को कम करना हो, देय बकाया दिनों को छोटा करना हो (डीपीओ), या शीघ्र भुगतान छूट सुनिश्चित करना। इन उद्देश्यों को परिभाषित करने से देय खातों के स्वचालन सॉफ़्टवेयर का आकलन करने के लिए एक स्पष्ट रूपरेखा तैयार करने में सहायता मिलती है जो आपकी आवश्यकताओं के साथ संरेखित होती है। शुरुआत में लक्ष्य स्थापित करना एक बेंचमार्क के रूप में भी काम करता है जिसके आधार पर आप अपने एपी स्वचालन कार्यान्वयन की प्रभावकारिता का अनुमान लगा सकते हैं।

हालाँकि कार्यान्वयन की विशिष्टताएँ व्यक्तिगत व्यावसायिक आवश्यकताओं और उद्योगों के आधार पर भिन्न हो सकती हैं, प्रक्रिया को निर्देशित करने के लिए एक सामान्य रोडमैप की रूपरेखा तैयार की जा सकती है।

चरण 1: योजना और मूल्यांकन

एपी स्वचालन प्राप्त करने का मार्ग उपयोग में आने वाले मौजूदा तरीकों का आकलन करने से शुरू होता है, चाहे उनमें मैन्युअल प्रक्रियाएं शामिल हों या आंशिक स्वचालन। एक महत्वपूर्ण कदम मौजूदा चुनौतियों की पहचान करना और यह पता लगाना है कि स्वचालन कैसे समाधान पेश कर सकता है। स्पष्ट और मापने योग्य उद्देश्यों को परिभाषित करना अत्यावश्यक है। मूल्यांकन के लिए मुख्य कारकों में चालान संसाधित करने में लगने वाली अवधि, प्रति चालान लागत और शीघ्र भुगतान प्रोत्साहनों का उपयोग शामिल है।

दस्तावेज़ों की उन श्रेणियों को पहचानना महत्वपूर्ण है जिनके लिए प्रसंस्करण की आवश्यकता होगी - जैसे चालान, रसीदें और खरीद आदेश। प्रारूपों, भाषाओं या अन्य विशिष्ट विशेषताओं में संभावित विविधताओं पर विचार किया जाना चाहिए। कई व्यवसाय अपनी एपी प्रक्रियाओं में 2-तरफ़ा या 3-तरफ़ा मिलान को शामिल करते हैं, जिससे आवश्यक मिलान प्रकार का सटीक निर्धारण आवश्यक हो जाता है। कुछ दस्तावेज़ों में डेटा हेरफेर की आवश्यकता हो सकती है, जैसे तारीखों को परिष्कृत करना या मुद्रा प्रतीकों को जोड़ना। स्वचालन उपकरण में ऐसे कार्यों को निष्पादित करने की क्षमता होनी चाहिए।

स्वचालन यात्रा के लिए एक व्यापक योजना तैयार करने में सभी उपयोगकर्ताओं और हितधारकों को शामिल करना महत्वपूर्ण है। इस योजना में समय-सीमा, शामिल पक्षों, वित्तीय आवश्यकताओं और प्रमुख मील के पत्थर को रेखांकित किया जाना चाहिए। 

चरण 2: विक्रेता और उत्पाद का चयन

सही खाता देय स्वचालन सॉफ़्टवेयर प्रदाता का चयन करना महत्वपूर्ण है। विभिन्न विकल्पों का व्यापक शोध और मूल्यांकन महत्वपूर्ण है। कार्यक्षमता, मापनीयता, एकीकरण क्षमताएं, उपयोगकर्ता-मित्रता, विक्रेता प्रतिष्ठा और ग्राहक समीक्षा जैसे मापदंडों को चयन का मार्गदर्शन करना चाहिए।

अगले चरण में आमतौर पर शॉर्टलिस्ट किए गए विक्रेताओं को प्रस्ताव के लिए अनुरोध (आरएफपी) जारी करना या उनसे उत्पाद विनिर्देश प्राप्त करना शामिल होगा। एक अच्छा अकाउंट पेएबल ऑटोमेशन सिस्टम एपीआई या मिडलवेयर जैसे तरीकों का उपयोग करके विभिन्न अकाउंटिंग सिस्टम से जुड़ने में सक्षम होना चाहिए। इससे उन्हें सिस्टम के बीच आसानी से डेटा साझा करने की अनुमति मिलती है। एपी ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर को एक अकाउंटिंग सिस्टम से चालान और खरीद ऑर्डर निकालने, उन्हें संसाधित करने और दूसरे अकाउंटिंग प्लेटफॉर्म में जानकारी को अपडेट करने में सक्षम होना चाहिए। यह एकीकरण व्यवसायों को अपने परिचित लेखांकन सॉफ़्टवेयर से जुड़े रहते हुए एपी स्वचालन सॉफ़्टवेयर की सुविधाओं का उपयोग करने देता है। उदाहरण के लिए, नैनोनेट्स का एपी स्वचालन सॉफ्टवेयर क्विकबुक और सेज जैसी अन्य लेखा प्रणालियों के साथ काम कर सकता है। 

स्वचालन समाधान के चयन का मार्गदर्शन करने वाले विनिर्देशों में न केवल सॉफ्टवेयर की तकनीकी क्षमताएं, बल्कि बजट सीमाएं और कार्यान्वयन के लिए इच्छित समयरेखा भी शामिल होनी चाहिए। प्राप्त प्रस्तावों/विनिर्देशों की गहन समीक्षा और मूल्यांकन की आवश्यकता है, जिसमें मूल्य निर्धारण, कार्यान्वयन समर्थन, अनुकूलन विकल्प और चल रही ग्राहक सहायता जैसे कारक शामिल हैं। 

चुना गया विक्रेता और उत्पाद ऐसा होना चाहिए जो व्यवसाय की आवश्यकताओं के साथ सबसे प्रभावी ढंग से मेल खाता हो, इसके बाद अनुबंध की शर्तों को स्थापित करने के लिए बातचीत की जानी चाहिए। 

चरण 3: स्थापना और अनुकूलन

एपी ऑटोमेशन सॉफ़्टवेयर की स्थापना में संगठन के पसंदीदा इनवॉइस रूटिंग और अनुमोदन पदानुक्रमों को दोहराने के लिए इसे कॉन्फ़िगर करना और अनुकूलित करना शामिल है। सिस्टम के भीतर उपयोगकर्ता भूमिकाएं और अनुमतियां स्थापित करना उचित पहुंच और जिम्मेदारियों के पृथक्करण की गारंटी देता है। विशिष्ट व्यावसायिक आवश्यकताओं के साथ संरेखित करने के लिए सिस्टम को अपनाने में फ़ील्ड, अधिसूचनाएं, अनुस्मारक समायोजित करना और प्रासंगिक रिपोर्ट बनाना शामिल है। उदाहरण के लिए, व्यवसायों के पास चालान राशि के आधार पर पदानुक्रमित अनुमोदन प्रक्रियाओं को स्थापित करने का विकल्प होता है। यह अनुरूप दृष्टिकोण दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करता है और स्थापित प्रोटोकॉल के अनुपालन को कायम रखता है।

चरण 4: प्रशिक्षण और परीक्षण

सिस्टम के वास्तविक लॉन्च से पहले एक व्यापक उपयोगकर्ता स्वीकृति परीक्षण (यूएटी) में कई परिदृश्यों की जांच करना शामिल है, जिसमें चालान प्रविष्टि, 2- या 3-तरफा मिलान, अनुमोदन वर्कफ़्लो, भुगतान प्रसंस्करण और रिपोर्टिंग शामिल है। उद्देश्य यह सत्यापित करना है कि सिस्टम ठीक उसी तरह संचालित होता है जैसा कि इरादा था, सभी तत्व निर्बाध रूप से जुड़े हुए हैं।

एपी स्वचालन समाधान का उपयोग करने में देय खातों की टीम और संबंधित हितधारकों को संपूर्ण प्रशिक्षण का प्रावधान भी उतना ही महत्वपूर्ण है। यह प्रशिक्षण नई प्रणाली का सुचारू परिवर्तन और प्रभावी ढंग से अपनाना सुनिश्चित करता है। उत्पन्न होने वाली किसी भी चिंता का समाधान करना, विस्तृत दस्तावेज प्रस्तुत करना और स्वचालन के फायदों पर प्रकाश डालना उपयोगकर्ता की स्वीकार्यता को बढ़ावा देने में महत्वपूर्ण योगदान दे सकता है। सिस्टम के लाभों के बारे में स्पष्ट संचार और शिक्षा उपयोगकर्ताओं के बीच आत्मविश्वास और उत्साह पैदा करने में सहायता करती है, जिससे एक सफल एकीकरण प्रक्रिया सुनिश्चित होती है।

चरण 6: कार्यान्वयन और परिशोधन

एपी स्वचालन प्रणाली का कार्यान्वयन सॉफ्टवेयर के उपयोग की शुरुआत का प्रतीक है। प्रारंभिक चरण के दौरान सावधानीपूर्वक निरीक्षण आवश्यक है, क्योंकि यह सामने आने वाले किसी भी संभावित मुद्दे की शीघ्र पहचान और समाधान की अनुमति देता है।

सिस्टम की प्रभावशीलता सुनिश्चित करना एक सतत प्रतिबद्धता है। सतत मूल्यांकन और अनुकूलन इस चरण के अभिन्न अंग हैं। प्रमुख प्रदर्शन मेट्रिक्स की नियमित रूप से जांच करना, उपयोगकर्ता प्रतिक्रिया से अंतर्दृष्टि एकत्र करना और आवश्यक सुधार पेश करना ऐसी प्रथाएं हैं जो सिस्टम को व्यावसायिक आवश्यकताओं के गतिशील विकास के साथ समन्वयित रखती हैं।

स्वचालन विक्रेता के साथ एक मजबूत साझेदारी विकसित करना निरंतर समर्थन सुनिश्चित करने, सिस्टम को समय पर अपडेट के साथ अद्यतन रखने और उत्पन्न होने वाली किसी भी तकनीकी चुनौती का तुरंत समाधान करने के लिए महत्वपूर्ण है। ऑटोमेशन विक्रेता की विशेषज्ञता और सहायता सिस्टम की निर्बाध कार्यक्षमता को बनाए रखने में मदद करेगी, जिससे ऑटोमेशन यात्रा की निरंतर सफलता में योगदान मिलेगा।

आपकी एपी स्वचालन यात्रा में नैनोनेट्स

नैनोनेट्स जैसे एपी स्वचालन उपकरण अनेक लाभ प्रदान करते हैं। एआई की शक्ति के साथ, ये उपकरण एपी वर्कफ़्लो के सहज निर्माण को सक्षम करते हैं जो ईमेल और स्कैन किए गए दस्तावेज़ों से लेकर डिजिटल फ़ाइलों, क्लाउड स्टोरेज और ईआरपी सिस्टम तक विभिन्न स्रोतों से फ़ाइलों और दस्तावेज़ों को स्वचालित रूप से एकत्रित करते हैं। 

इसकी स्मार्ट कैप्चर क्षमताओं के अलावा, नैनोनेट्स सहित प्रभावी एपी स्वचालन उपकरण, सुविधाओं का एक व्यापक सूट प्रदान करते हैं। इनमें विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ों से स्वचालित और बुद्धिमान डेटा निष्कर्षण, व्यय मिलान और समाधान, व्यय वर्कफ़्लो का सुव्यवस्थित प्रबंधन, रिपोर्ट तैयार करने से लेकर प्रबंधक अनुमोदन सुरक्षित करना और पसंदीदा ईआरपी, लेखांकन सॉफ़्टवेयर या व्यवसाय के साथ मासिक लेखांकन समापन का निर्बाध एकीकरण शामिल है। औजार।

नैनोनेट विभिन्न प्रकार के चालानों से डेटा निष्कर्षण में उत्कृष्टता प्राप्त करता है, जिसमें क्रेडिट/डेबिट चालान, प्रोफार्मा चालान, वाणिज्यिक चालान और बहुत कुछ शामिल हैं। चालान से परे, नैनोनेट्स रसीदें, मूल्य टैग, खरीद आदेश, डेबिट और क्रेडिट कार्ड और विभिन्न अन्य जैसे विविध वित्तीय दस्तावेजों को स्कैन करने में अपनी दक्षता प्रदर्शित करता है।

नैनोनेट्स एपी टीमों को पर्याप्त लाभ प्रदान करता है, जिसमें व्यवसायों के लिए लागत में 80% की प्रभावशाली कमी, चालान प्रसंस्करण गति में दस गुना तक की वृद्धि और एपी दिनों का उन्नत अनुकूलन शामिल है। यह मैन्युअल जांच और सत्यापन से उत्पन्न होने वाली अशुद्धियों को प्रभावी ढंग से समाप्त करता है, अपवादों को कुशलता से संबोधित करता है, और समझदारी से उन्हें संबंधित कर्मियों तक पहुंचाता है। इसके अतिरिक्त, नैनोनेट धोखाधड़ी, चोरी, दोहरे भुगतान और अन्य अक्षमताओं का पता लगाने और उन्हें खत्म करने में मदद कर सकता है।

नैनोनेट्स की क्षमताओं का केंद्र इसका एआई-संचालित प्लेटफॉर्म है जिसे फ्लो कहा जाता है। यह नवोन्मेषी प्लेटफॉर्म अकाउंट प्रोसेसिंग वर्कफ़्लो में महत्वपूर्ण एआई तत्वों को सहजता से शामिल करके एपी प्रक्रिया को फिर से परिभाषित करता है। नैनोनेट एपी ऑटोमेशन को चलाने, एंड-टू-एंड अकाउंटिंग वर्कफ़्लो स्थापित करने और सेज, ज़ीरो, नेटसुइट, क्विकबुक और अन्य सहित कई प्लेटफार्मों के साथ सहजता से एकीकृत करने में सहायता करता है। इसके अलावा, नैनोनेट घरेलू और वैश्विक दोनों भुगतान विधियों का समर्थन करता है, जिसमें एसीएच, वायर ट्रांसफर, क्रेडिट कार्ड, वॉलेट और नियोबैंक शामिल हैं।

दूर ले जाओ

एपी स्वचालन किसी व्यवसाय के वित्तीय स्वास्थ्य, परिचालन दक्षता और समग्र प्रतिस्पर्धात्मकता पर महत्वपूर्ण प्रभाव डाल सकता है। जैसा कि उद्योग रिपोर्टों और आंकड़ों से स्पष्ट है, एपी स्वचालन के लाभ पर्याप्त हैं। स्वचालन के कार्यान्वयन से समय पर भुगतान दरों में उल्लेखनीय वृद्धि, प्रसंस्करण लागत में कमी और अधिक कुशल चालान प्रबंधन होता है। एपी प्रसंस्करण पर अरबों खर्च करने वाले व्यवसायों के साथ, स्वचालन के माध्यम से पर्याप्त रकम बचाने की संभावना स्पष्ट है। जैसे-जैसे प्रौद्योगिकी का विकास जारी है, नैनोनेट्स जैसे समाधान अपनाने से न केवल अल्पकालिक लाभ मिलते हैं, बल्कि तेजी से डिजिटल होते व्यापार परिदृश्य में व्यवसायों को निरंतर विकास और सफलता भी मिलती है।

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• स्रोत: https://nanonets.com/blog/guide-to-ap-automation-how-to-get-started-with-accounts-payable-automation/