क्या हमने सॉफ्टवेयर पर ज्यादा खा लिया?

मार्क एंड्रीसन को प्रसिद्ध हुए एक दशक से थोड़ा अधिक समय हो गया है घोषित किया कि सॉफ्टवेयर दुनिया खा रहा था. वह सही था। अब, हम एक नए चरण में हैं: हम जहां भी देखते हैं वहां शक्तिशाली सॉफ़्टवेयर मौजूद है, और हम खा रहे हैं it दीर्घकालिक प्रभावों के बारे में ज्यादा परवाह किए बिना। इतना ही नहीं, आज हम एक विडंबनापूर्ण प्रश्न का सामना कर रहे हैं: क्या हमने ज्यादा खा लिया? 

हमारी प्लेटें निश्चित रूप से हर प्रकार की कल्पना से भरी हुई हैं, और वे सभी बहुत आकर्षक हैं। क्या आप जानते हैं कि आपने अब तक कितने ऐप्स के लिए साइन अप किया है? शायद दर्जनों, या सैकड़ों भी? प्रति Okta ग्राहक तैनात किए गए ऐप्स की औसत संख्या 22% से अधिक बढ़ गया है पिछले 4 साल। मैं आईटी के प्रमुखों के साथ अक्सर मजाक में बात करता हूं कि उनकी कंपनियों के पास कर्मचारियों की तुलना में अधिक सास ऐप हैं।

इस कर सकते हैं एक समस्या हो और तुम चाहिए इस बात की परवाह करो। अपनी भूख को अनियंत्रित रूप से बढ़ने देने वाले संगठन तीन प्रमुख जोखिमों का सामना करते हैं:

• लागत: दूरस्थ कार्य के मानक बनने के साथ, हमने देखा है कि सॉफ़्टवेयर कई कंपनियों के लिए दूसरी सबसे बड़ी व्यय लाइन बन गया है। हालांकि, SaaS ऐप्स के 25% तक और लाइसेंस अप्रयुक्त हो जाते हैं। यदि आपकी कंपनी के शीर्ष दो खर्च लोग और तकनीक हैं, तो आप अपने शीर्ष खर्चों में से एक पर बहुत सारा पैसा बर्बाद कर रहे हैं।
• अनुपालन जोखिम: क्लाउड-आधारित सॉफ़्टवेयर बेचने या क्लाइंट डेटा को क्लाउड में संग्रहीत करने के लिए, आपको SOC2-, ISO 27001-, या यहाँ तक कि SOX-अनुपालक बनने या बने रहने की आवश्यकता है। अपनी कंपनी और उसके डेटा को एक महल के रूप में सोचें। आपको लेखा परीक्षकों को यह साबित करना होगा कि यह अच्छी तरह से सुरक्षित है। अब, प्रत्येक ऐप को अपने महल में एक खिड़की, द्वार, पुल, या प्रवेश बिंदु के रूप में चित्रित करें। जितने अधिक ऐप, उतनी ही अधिक जांच आपको लेखा परीक्षकों से प्राप्त होगी।
• कार्यकारी कुशलता: एक अच्छे शेफ और एक विश्व स्तरीय शेफ के बीच का अंतर यह है कि वे अपने कर्मचारियों को सभी सामग्रियों से निपटने के लिए कैसे प्रबंधित करते हैं। आपकी टीम निश्चित रूप से अच्छा सहयोग नहीं कर रही है जब वे एक ही ऐप के कई प्रकार का उपयोग करते हैं, जैसे कि सोमवार, जीरा, आसन, या क्लिकअप। साथ ही, उपयोग किए गए ऐप्स की संख्या के साथ आंतरिक समर्थन टिकट तेजी से बढ़ते हैं।

फिर भी (और भोजन रूपक को एक कदम आगे बढ़ाने के लिए), आपकी कंपनी वास्तव में कई ऐप्स का उपयोग करती है रहे एक महान उत्पाद के निर्माण के लिए सामग्री। आखिरकार, एक प्रौद्योगिकी कंपनी बनाना जटिल है। और इसे प्रभावी ढंग से करने के लिए आपको सही घटकों और उपकरणों की आवश्यकता होती है। हालांकि, उनका लाभ उठाने की चाल - सॉफ़्टवेयर का 3-सितारा मिशेलिन रेस्तरां बनने के लिए - यह सोचना है कि अपने सभी सॉफ़्टवेयर को कुशलता से कैसे प्रबंधित किया जाए। 

इसे पूरा करने का एक तरीका है, प्रौद्योगिकी के माध्यम से अपनी कंपनी की पूरी क्षमता को अनलॉक करना, यह है आईटी, सुरक्षा और खरीद की प्राथमिकताओं को बदलें - टीमें जो आमतौर पर सॉफ्टवेयर संचालन की परवाह करती हैं। उन्हें समस्याओं को ठीक करने के बजाय (जैसे आईटी टिकटों का समाधान), उन्हें बुनियादी ढांचा बनाने में मदद करें जो कर्मचारियों को स्वयं सॉफ्टवेयर संचालित करने और एक बनने के लिए सशक्त बनाता है स्व-शासित कार्यबल.

RSI अनुप्रयोगओकैलिप्स या यह है …?

लेकिन पहले: हम यहां कैसे पहुंचे, आज तक जब कंपनियां सास पर रह रही हैं और जो मैं मजाक कर रहा हूं, उसके माध्यम से जी रहा हूं। अनुप्रयोगओकैलिप्स? हमारे सॉफ्टवेयर की लत के कारण क्या हैं?

आधुनिक सॉफ़्टवेयर के बेहतर UX ने पारंपरिक एंटरप्राइज़ सॉफ़्टवेयर को अनबंडल कर दिया है

कर्मचारी काम में सफल होने के लिए अधिक से अधिक विशिष्ट ऐप्स का उपयोग करते हैं। हम Microsoft उत्पादों का उपयोग करते थे लगभग हर चीज के लिए। अब, हम एक्सेल के बजाय एयरटेबल, वर्ड के बजाय नोटियन, पावरपॉइंट के बजाय पिच का उपयोग करते हैं। हम में से कई लोग अपने दैनिक जीवन में जो देखते हैं, उसके पीछे कुछ संख्याएँ रखने के लिए: ओक्टा के Office42 ग्राहकों में से 365% से अधिक अब केवल Microsoft Teams का उपयोग करने के बजाय Zoom को परिनियोजित करते हैं, और उनमें से 26% OneDrive होने के बावजूद Box का उपयोग भी करते हैं।

आसान और मुफ्त अपनाने के कारण लोग अधिक ऐप्स का उपयोग कर रहे हैं

परंपरागत रूप से, उद्यम उत्पादों को ऊपर से नीचे बेचा जाता था: सीआईओ ने सेल्सफोर्स या माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस को खरीदने का फैसला किया और वे पूरी कंपनी के लिए डिफ़ॉल्ट बन गए। लेकिन स्लैक और ड्रॉपबॉक्स जैसे स्टार्टअप लोकप्रिय बॉटम-अप ग्रोथ, और आज, 67% डेवलपर कंपनियां (जैसे डेटाडॉग या एडब्ल्यूएस) के पास एक मुफ्त योजना या परीक्षण है। अब हमें सेल्सपर्सन के साथ कॉल सेट करने या आईटी से अनुमति मांगने की आवश्यकता नहीं है — हम बस मुफ्त संस्करण के लिए साइन अप करें उपकरण का।

संक्षेप में: ऐप्स यहां, वहां, हर जगह हैं। परंतु क्या हमने इसे ज़्यादा किया? क्या हम वास्तव में बहुत अधिक ऐप्स का उपयोग कर रहे हैं? मुझे नहीं लगता। विपरीत करना, सॉफ्टवेयर हमें व्यापार को तेजी से आगे बढ़ाने के लिए सुपरपावर दे सकता है। 

प्रौद्योगिकी को एक व्यवसाय चालक के रूप में मानें

अपनी कार के बारे में सोचो। उसकी आवश्यकता हैं 30,000 भागों सिर्फ एक कार बनाने के लिए। लेकिन पुर्जों की संख्या को कम करने के बजाय, कार निर्माताओं ने कार को असेंबल करने के लिए सबसे प्रभावी तरीका विकसित किया। इनोवेशन इस बात से आया कि वे अलग-अलग हिस्सों को एक साथ कैसे लाते हैं। उदाहरण के लिए, टोयोटा उत्पादन प्रणाली, जिसे "लीन मैन्युफैक्चरिंग" भी कहा जाता है, टोयोटा के लिए एक प्रमुख प्रतिस्पर्धी विभेदक बन गया। एक सिद्धांत समस्याओं को जल्दी से सतह पर लाकर कचरे को कम करना और संचालन में लगातार सुधार करना था। फुर्तीली सॉफ्टवेयर विकास और "दुबला स्टार्टअप" पद्धति "निर्माण, माप, सीखने" की टोयोटा प्रणाली से प्रेरित थी। 

टोयोटा के समान, कंपनियों को चाहिए इस बारे में सोचें कि सॉफ़्टवेयर के आसपास अपने ऑपरेटिंग सिद्धांतों को कैसे बदला जाए और उन्हें एक में बदल दें प्रतिस्पर्धी विभेदक. प्रौद्योगिकी के प्रबंधन के लिए पारंपरिक दृष्टिकोण पर्याप्त नहीं हैं। कंपनियां अक्सर सोचती हैं कि केंद्रीकरण ही इसका जवाब है, लेकिन इस मामले में ऐसा नहीं है। सुरक्षा और अनुपालन जैसे अन्य कारकों के अलावा, संघर्ष करने के लिए बस बहुत सारे ऐप हैं।

केंद्रीकृत सॉफ्टवेयर प्रशासन दुश्मन है

1944 में, सेंट्रल इंटेलिजेंस एजेंसी एक गाइड प्रकाशित किया अपने कार्यस्थल में तोड़फोड़ कैसे करें। प्वाइंट नंबर 1 कभी शॉर्टकट नहीं लेना था और हमेशा एक केंद्रीकृत "चैनल" के माध्यम से जाना था। इस बारे में सोचें कि आपको पिछली बार किसी ऐप या अनुमति की आवश्यकता कब पड़ी थी। आपको एक आईटी टिकट द्वारा बनाए गए चैनल से गुजरना पड़ा, और प्रतीक्षा में फंस गए। या पिछली बार जब आपको एक नया सॉफ़्टवेयर खरीदने की आवश्यकता थी, तो क्या होगा? यह 2 से 3 महीने का समय लें जब तक आप किसी एप्लिकेशन को खरीदने के लिए सभी आवश्यक अनुमोदन प्राप्त नहीं कर लेते। 

यही कारण है कि केंद्रीकरण काम नहीं करता है, और इसे ठीक करने के तरीकों से निशान क्यों छूट सकते हैं।

केंद्रीकरण अड़चनें पैदा करता है

सभी ऐप्स में से आधे से अधिक विभिन्न टीमों में विषय-वस्तु विशेषज्ञों द्वारा खरीदे और प्रबंधित किए जाते हैं - जिनमें से कई सिर्फ अपने टूल हासिल करना चाहते हैं और काम करना चाहते हैं। हालांकि, आईटी, सुरक्षा, या खरीद जैसे विभागों को उन अधिकांश अनुरोधों में मदद करने की आवश्यकता है। हम जो देख रहे हैं, उसमें से सभी आईटी टिकटों में से 40% से 60% के बीच सॉफ़्टवेयर-पहुँच समस्याओं से संबंधित हैं, जिन्हें हल करने में औसतन 19 घंटे लगते हैं। कर्मचारी प्रतीक्षा में फंस गए हैं, और खाता निर्माण जैसे व्यस्त कार्यों से व्यवस्थापक कुचले जा रहे हैं। प्रत्येक अतिरिक्त ऐप के साथ प्रबंधन ओवरहेड बढ़ता है। 

केंद्रीकरण से बाल्टी टपकती है

कंपनियां लागत, अनुपालन या सुरक्षा जोखिमों को कम करने के लिए निगरानी को केंद्रीकृत करती हैं। तर्क सही है, इसमें कर्मचारियों को केवल डुप्लीकेट सॉफ़्टवेयर नहीं खरीदना चाहिए या अत्यधिक व्यवस्थापक अनुमतियां प्राप्त नहीं करनी चाहिए। हालांकि, सैकड़ों ऐप्स और हजारों खातों की समीक्षा करना एक केंद्रीकृत दृष्टिकोण के साथ स्केलेबल नहीं है - यह लीक बकेट बनाता है, जहां कर्मचारी अभी भी बिना किसी को जाने ऐप्स को प्राप्त करते हैं और अनावश्यक एक्सेस रखते हैं। उदाहरण के लिए, सॉफ्टवेयर का 25% या अधिक अधिकांश कंपनियों के भीतर अप्रयुक्त हो जाता है। या, सेगमेंट की सुरक्षा टीम ने पिछले साल दिखाया था कि इसकी 60 व्यवस्थापक भूमिकाओं में से 669% सक्रिय रूप से उपयोग नहीं किया गया था।

अधिक कर्मचारियों की संख्या समाधान नहीं है

अक्सर, ऑपरेशन टीमों का विरोध होता है कि वे अन्य विभागों के रूप में अच्छी तरह से वित्त पोषित नहीं हैं, जो उन्हें वास्तव में जितना वे चाहते हैं उससे धीमी गति से आगे बढ़ते हैं। तो, हम जितने ऐप्स का उपयोग कर रहे हैं, उनके साथ हम लगातार एडमिन हेडकाउंट क्यों नहीं बढ़ाते? हालाँकि, समस्या ठीक उसी प्रश्न में निहित है और इस धारणा के साथ कि समस्या को केवल मदद और निरीक्षण को केंद्रीकृत करके ही हल किया जा सकता है। यह एक ऐसा समाधान है जो स्केल नहीं करता है।

सॉफ्टवेयर प्रशासन का केंद्रीकरण एक अजीब बात है। यह चीजों को आसान बनाने की कोशिश करता है लेकिन, किसी तरह, यह सभी के लिए चीजों को बदतर बना देता है क्योंकि ऐप्स की संख्या बढ़ जाती है। इसलिए, हम टीमों की भूमिकाओं की फिर से कल्पना कैसे कर सकते हैं? जो सॉफ्टवेयर संचालन की परवाह करते हैं - अर्थात् आईटी, सुरक्षा, और खरीद?

आज्ञाकारी पथ को आसान मार्ग बनाएं

आइए इसका सामना करें: कर्मचारी मूल्य के लिए लगभग हमेशा सबसे आसान रास्ता अपनाएंगे। यदि सॉफ़्टवेयर के प्रबंधन के लिए आपका दृष्टिकोण बहुत सारी बाधाओं के साथ केंद्रीकृत रहता है, तो कर्मचारी गुप्त रूप से सॉफ़्टवेयर खरीदने जैसे काम करके आपकी नीतियों के आसपास काम करना जारी रखेंगे। यह एक दुष्चक्र है। कई व्यक्तियों के लिए जिम्मेदारी से कार्य करने के लिए - और आईटी / सुरक्षा / खरीद और बाकी संगठन के बीच संबंध बदलने के लिए - अनुपालन पथ को सबसे सुविधाजनक पथ बनने की आवश्यकता है। 

स्वशासन सॉफ्टवेयर के प्रबंधन का नया तरीका है

इस जटिलता से तभी निपटा जा सकता है जब हम कर्मचारियों और उनकी टीमों को नियंत्रण और जिम्मेदारी वापस दें। लोगों को खाना सौंपने के बजाय, आप लोगों को खुद को जलाए बिना खाना बनाना सिखाते हैं। मूल रूप से, लक्ष्य एक ऐसा तरीका खोजना है जहां प्रोत्साहनों को संरेखित किया जाए ताकि जो कर्मचारी सबसे अधिक लागत-कुशल और सुरक्षित तरीके से कार्य करें, वे भी अपनी समस्याओं को सबसे जल्दी हल करें। 

जब भोजन और गैस खरीदने की बात आती है - और यहां तक ​​​​कि उड़ान के लिए चेक-इन करने के लिए हम पहले से ही इसे करने के लिए वातानुकूलित हैं - तो एंटरप्राइज़ सॉफ़्टवेयर के प्रबंधन के साथ क्यों नहीं? आईटी से समर्थन मांगने के बजाय (या "चैनलों" के माध्यम से काम करना, जैसा कि सीआईए ने कार्यस्थल तोड़फोड़ के लिए अपने गाइड में वर्णित किया है), आईटी कर्मचारियों को जल्दी और जिम्मेदारी से खुद की मदद करने में सक्षम बना सकता है। केंद्रीकृत निष्पादन शाखा होने के बजाय, सुरक्षा, खरीद और आईटी को कंपनी-आंतरिक मंच बनने की जरूरत है जो कर्मचारियों को सही बुनियादी ढांचे के साथ सक्षम बनाता है।

स्वचालन बहुत अच्छा है, लेकिन इसके लिए केंद्रीकृत समर्थन की आवश्यकता होती है और यह सैकड़ों ऐप्स के साथ नहीं होता है।

स्व-शासन के लिए एक प्रक्रिया और संरचना को अपनाना एक महत्वपूर्ण समस्या है जिसे हल करना है क्योंकि यह सीधे नीचे की रेखा को प्रभावित करती है। ऐसे संगठन जो अपने प्रणालीगत केंद्रीकृत सेटअप से स्वयं-सेवा जोखिम में विकसित होने पर ध्यान केंद्रित नहीं करते हैं, अप्रयुक्त सॉफ़्टवेयर पर भारी मात्रा में धन बर्बाद करते हैं, अगले अनुपालन ऑडिट को टैंक करते हैं, और पूरे संगठन को अक्षम रूप से चलाते हैं। यह है एक नेतृत्व प्राथमिकता यह बदलने के लिए कि आपका संगठन कैसे काम करता है, इसलिए यह तीसरे पक्ष के अनुप्रयोगों से अभिभूत होने के बजाय रणनीतिक रूप से उपयोग करके अपनी पूरी क्षमता को अनलॉक कर सकता है।

सवाल कंपनियों को खुद से पूछना चाहिए: यथासंभव अधिक से अधिक स्थानों पर स्वयं-सेवा को एन्कोड कैसे करेंe। उदाहरण के लिए:

• एक बार जब आईटी इस बारे में कार्यप्रवाह तैयार कर लेता है कि किसे कौन सा ऐप स्वीकृत करना चाहिए, तो कर्मचारी आईटी सहायता के बिना ऐप्स, अनुमतियों, आंतरिक टूल या यहां तक ​​कि डेवलपर संसाधनों का अनुरोध कर सकते हैं। 
• यदि खरीद एक ऐसी प्रणाली का निर्माण करती है, जिसे किस प्रकार की सॉफ़्टवेयर खरीद को अनुमोदित करने की आवश्यकता है, तो कर्मचारी आगे बढ़ सकते हैं और उस स्वयं-सेवा प्रणाली का उपयोग कर सकते हैं। 
• यदि सुरक्षा केवल एक निश्चित समय विंडो के लिए संवेदनशील ऐप्स या अनुमतियों तक पहुंच प्रदान करने का एक तरीका लागू करती है, तो उन्हें हर समय केंद्रीय रूप से पहुंच की समीक्षा करने की आवश्यकता नहीं होगी।

स्वशासन को अपने लक्ष्यों में शामिल करें

ये सभी उदाहरण दिखाते हैं कि कैसे सॉफ्टवेयर संचालन टीमों की भूमिका बदल सकते हैं: समर्थन टिकट या अलर्ट को हल करने के बजाय, वे सिस्टम को सही तरीके से एन्कोड करने और रास्ते में पूरे संगठन को प्रशिक्षित करने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। इसके अलावा, एक स्व-शासित कार्यबल के माध्यम से प्रौद्योगिकी प्रबंधन को बदलने के लिए एक अन्य दृष्टिकोण है: अपनी टीम के सभी नेताओं को प्रोत्साहित करें करने के लिए अपने संगठन भर में स्वयं सेवा को अपने में शामिल करें ठीक है or V2MOM प्रक्रिया. 

उदाहरण के लिए, आईटी का लक्ष्य आमतौर पर स्वचालन के माध्यम से परिचालन कर्मचारियों की संख्या को कम करना होता है। स्वचालन बहुत अच्छा है, लेकिन इसके लिए केंद्रीकृत समर्थन की आवश्यकता होती है और यह सैकड़ों ऐप्स के साथ नहीं होता है। इसके बजाय, आईटी स्वयं-सेवा के माध्यम से परिचालन हेडकाउंट आवश्यकताओं को कम करने का प्रयास कर सकता है। या, आईटी कभी-कभी टिकटों पर प्रतिक्रिया देने में लगने वाले समय को कम करने के लिए एक लक्ष्य जोड़ता है। फिर, यह लक्ष्य इस धारणा के तहत बनाया गया है कि सहायता को केंद्रीकृत करने की आवश्यकता है। इसके बजाय, उन अनुरोधों के प्रतिशत को कम करने के लिए एक लक्ष्य जोड़ने का प्रयास करें जिन्हें आईटी से पहले स्पर्श की आवश्यकता नहीं है।

USaaS ऐप्स के p से 25% तक और लाइसेंस अप्रयुक्त हो जाते हैं। यदि आपकी कंपनी के शीर्ष दो खर्च लोग और तकनीक हैं, तो आप अपने शीर्ष खर्चों में से एक पर बहुत सारा पैसा बर्बाद कर रहे हैं।

स्वशासन की शुरुआत a . से भी हो सकती है सास खर्च कम करने के लिए छोटा व्यायाम. सैकड़ों विक्रेताओं को केंद्रीय रूप से प्रबंधित करना असंभव है, लेकिन यह हर आउटरीच.आईओ या स्मार्टशीट उपयोगकर्ता को एक ईमेल भेजने के रूप में सरल रूप से कुछ करने के लिए काम कर सकता है, जिसमें बताया गया है कि आप सॉफ्टवेयर खर्च पर बचत करने की कोशिश कर रहे हैं। एक का अनुरोध करें यदि वे अब सॉफ़्टवेयर का उपयोग नहीं करते हैं ताकि आप लाइसेंस को पुनः प्राप्त कर सकें।

या, अपने सभी ऐप व्यवस्थापकों से अधिक खर्च को कम करने में मदद करने के लिए कहें. सॉफ़्टवेयर ऐप्स और वार्षिक लागतों की एक साझा स्प्रैडशीट बनाएं, फिर लाइसेंसों को हटाकर या ऐप्स को पूरी तरह से रद्द करके उन्हें जितना संभव हो उतना लागत कम करने के लिए कहें। इसे एक टीम चुनौती बनाने और प्रोत्साहनों को संरेखित करने के लिए, प्रत्येक अप्रयुक्त या निरर्थक ऐप के लिए एक पुरस्कार की पेशकश करें, और शीर्ष तीन व्यवस्थापकों को एक मौद्रिक प्रोत्साहन दें जो सास को सबसे अधिक खर्च करते हैं। यह दृष्टिकोण आपको पहली झलक देता है कि स्व-शासित कार्यबल होने का क्या अर्थ है।

क्या हम अभी तक भरे हुए हैं?

एक प्रौद्योगिकी कंपनी बनाना जटिल है - खासकर आज। हमारे द्वारा उपयोग किए जा रहे सभी उपकरणों पर शोक व्यक्त करने के बजाय, ऊर्जा का बेहतर उपयोग आपके टूल और उनकी अंतर्निहित प्रक्रियाओं दोनों को प्रबंधित करने का एक कुशल तरीका बना सकता है। स्व-शासन के माध्यम से अपनी टीमों और कर्मचारियों को सशक्त बनाना एक प्रतिस्पर्धी विभेदक बन सकता है। कर्मचारी न केवल प्रक्रिया के एक अभिन्न अंग की तरह महसूस करेंगे और इसलिए इसकी सफलता में उनकी हिस्सेदारी होगी, बल्कि आईटी, सुरक्षा और खरीद में वे टिकट या अलर्ट रिज़ॉल्वर के बजाय सच्चे समर्थक बन जाएंगे। 

तो, हाँ, हमारे सामने एक सर्व-खा सकते हैं सास बुफे हो सकता है, लेकिन हमारे पास अपनी भूख को तृप्त करने और उन सभी विकल्पों को हमारे पक्ष में काम करने के लिए उपकरण और ज्ञान है। सॉफ्टवेयर के साथ हमारे संबंधों को बदलने के लिए बस इच्छाशक्ति चाहिए।

27 सितंबर, 2022 को पोस्ट किया गया