QuickBooks बहीखाता पद्धति के लिए सबसे व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले ऐप्स में से एक है, और यह बाहरी टूल की आवश्यकता के बिना क्रेडिट कार्ड का मिलान करने का एक सुविधाजनक तरीका प्रदान करता है।
इस लेख में, हम आपको QuickBooks में क्रेडिट कार्ड समाधान प्रक्रिया के माध्यम से मार्गदर्शन करते हैं, सामान्य मुद्दों को संबोधित करते हैं और प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने के लिए उपयोगी सुझाव प्रदान करते हैं।
शीर्ष सहायता मेनू बार में, 'रिकन्साइल' खोजें। फिर, उस खाते का चयन करें जिसका आप समाधान करना चाहते हैं। इस प्रदर्शन के लिए, हम कर्मचारी क्रेडिट कार्ड से जुड़े खाते का उपयोग करेंगे।
चरण 2: प्रारंभिक शेष राशि का समाधान
अंतिम शेष राशि और पिछले समाधान की तारीख के आधार पर प्रारंभिक शेष और तारीख का स्वचालित रूप से पता लगाया जाता है।
पहली बार क्विकबुक ऑनलाइन (क्यूबीओ) समाधान के लिए, लेनदेन को खाते की शुरुआत से सूचीबद्ध किया जाएगा। विवरण की समाप्ति तिथियों सहित पिछले समाधानों के बारे में जानकारी प्राप्त करने के लिए, 'सारांश' अनुभाग पर जाएँ।
चरण 3: समाधान समापन शेष
समाप्ति शेष एवं दिनांक: कृपया समापन शेष और समाप्ति तिथि दर्ज करें। समाप्ति तिथि आम तौर पर क्रेडिट कार्ड विवरण तिथि पर आधारित होती है। हालाँकि, यदि आप वित्तीय विवरणों को तिथि-वार रिपोर्ट करते हैं, तो आप समाप्ति तिथि को महीने के अंत में निर्धारित कर सकते हैं।
वित्त प्रभार: यदि वित्त शुल्क आपके क्विकबुक ऑनलाइन खाते में शामिल नहीं हैं, तो आप उन्हें मैन्युअल रूप से जोड़ सकते हैं। कृपया दिनांक, राशि और व्यय खाता शामिल करें। यदि आप किसी भिन्न मुद्रा में कार्ड का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको विनिमय दर भी जोड़नी होगी।
चरण 4: क्रेडिट कार्ड लेनदेन का मिलान करें और साफ़ करें
क्यूबीओ समाधान स्क्रीन साफ़ किए गए लेनदेन के लिए एक टिक मार्क और ग्रे बैकग्राउंड प्रदर्शित करती है, जबकि बेजोड़ लेनदेन में कोई चेकमार्क नहीं होता है।
अब, आइए सबसे पहले शीर्ष पर सारांश अनुभाग को समझें:
विवरण समाप्ति शेष: यह अंतिम शेष है जिसे हमने पिछली स्क्रीन में दर्ज किया था।
समाशोधित शेष - यह पिछली स्क्रीन में प्रारंभिक शेष राशि और जोड़े गए किसी भी वित्त शुल्क के साथ-साथ सभी समाशोधित जमाओं को घटाकर समाशोधित भुगतानों से शुरू होता है। समाशोधित शेष राशि का विवरण नीचे दिया गया है।
समाधान प्रक्रिया पूरी करने पर, साफ़ किया गया शेष विवरण के अंतिम शेष से मेल खाना चाहिए, जिसके परिणामस्वरूप शून्य का अंतर होगा।
मिलान लेनदेन:
- बेजोड़ लेन-देन का चयन करें और क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट पर मेल खाने वाला लेन-देन ढूंढें।
- यदि राशि और अन्य विवरण मेल खाते हैं, तो लेनदेन साफ़ करें।
- इस प्रक्रिया को तब तक दोहराएँ जब तक कि सभी लेन-देन मेल न खा जाएँ।
इसमें काफी समय लग सकता है, इसलिए हमने लेख के अंत में इसे सरल बनाने के लिए कुछ युक्तियां शामिल की हैं। एक बार सभी लेन-देन का मिलान हो जाने पर, अंतर 0 होना चाहिए, और आप इसे छोड़ सकते हैं चरण 5.
हालाँकि, यदि अंतर 0 नहीं है, तो आपको उन लेनदेन की पहचान करनी होगी जो QuickBooks में दर्ज नहीं हैं। यह लेखांकन त्रुटियों, बेहिसाब शुल्कों या अनधिकृत लेनदेन के कारण हो सकता है। आइए देखें कि आप इसका निवारण कैसे कर सकते हैं:
आपके समाधान में त्रुटियों की पहचान करना
यदि आपके पास बेजोड़ लेनदेन हैं, तो इसका कारण यह हो सकता है:
- दिनांक या राशि बेमेल: यह डेटा प्रविष्टि त्रुटियों, बैंक विलंब या बैंक त्रुटियों के कारण हो सकता है। आपको विक्रेता खाते और संदर्भ तिथि के आसपास जैसे अन्य विवरणों के आधार पर लेनदेन का पता लगाना होगा।
- डुप्लिकेट भुगतान: यदि आपको बिल्कुल समान रिकॉर्ड मिल जाए तो अपने साफ़ किए गए लेन-देन में खोजें। आप प्राप्तकर्ता और राशि के आधार पर खोज सकते हैं।
ऐसे शुल्क भी हो सकते हैं जो आपके लेखांकन में छूट गए हों। आप अपना क्रेडिट कार्ड विवरण खोज सकते हैं और बिना मिलान वाले किसी भी लेनदेन का पता लगा सकते हैं। इसके कुछ सामान्य कारण ये हो सकते हैं:
- क्रेडिट कार्ड शुल्क: क्रेडिट कार्ड में छिपे हुए शुल्कों की एक पूरी सूची होती है जिन्हें आसानी से छोड़ा जा सकता है। उदाहरण के लिए, विदेशी मुद्रा हस्तांतरण पर प्रोसेसिंग चार्ज और एक्सचेंज मार्कअप लगता है। इसका हिसाब कंपनी के बहीखाते में रखना होगा।
- अनधिकृत लेनदेन, धोखाधड़ी, या चोरी: चोरी और धोखाधड़ी से होने वाले नुकसान का नंबर एक कारण क्रेडिट कार्ड हैं। पहचान की चोरी के कारण अनधिकृत लेनदेन किया जा सकता है। ऐसे अनधिकृत लेनदेन भी हो सकते हैं जो कर्मचारियों के कारण किए गए हों। इसे पहचानने और कंपनी को घाटे से बचाने के लिए तुरंत इसकी रिपोर्ट करने के लिए सुलह एक सहायक प्रक्रिया है।
चरण 5: विवरण समाप्त करें और प्रिंट करें
एक बार जब आपके कथन का अंतर 0 पर पहुंच जाता है, तो शीर्ष दायां बटन एक सीटीए प्रदर्शित करेगा - "अभी समाप्त करें।" अपनी समाधान प्रक्रिया समाप्त करने के लिए इस पर क्लिक करें।
समाधान पृष्ठ पर लौटें, और शीर्ष दाएं कोने में, "सारांश" चुनें। आप यहां से अपना क्रेडिट कार्ड समाधान विवरण प्रिंट कर सकते हैं।
इसके अतिरिक्त, आप सीधे अपने क्रेडिट कार्ड बिल का भुगतान कर सकते हैं या कोई अन्य बिल जोड़ सकते हैं।
क्रेडिट कार्ड समाधान के लिए युक्तियाँ
लेन-देन का मिलान एक मैन्युअल प्रक्रिया है, और इसमें समय लग सकता है। आपके लिए इसे आसान बनाने के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं:
- लेन-देन प्रकार के अनुसार क्रमबद्ध करें: जमा राशि का मिलान और फिर भुगतान से शुरुआत करें। यह संगठन भ्रम को कम कर सकता है. आप QBO शीर्ष पट्टी पर 'भुगतान' या 'जमा' के बीच स्विच कर सकते हैं।
- मार्क फीस और ब्याज: अपने विवरण में बैंक शुल्क, ब्याज शुल्क या अन्य बैंक लेनदेन को हाइलाइट करें। इससे आपको समाधान के दौरान उनका सटीक हिसाब-किताब रखने में मदद मिलेगी।
- क्रेडिट कार्ड समाधान सॉफ़्टवेयर: क्यूबीओ में समाधान में समय लग सकता है। सॉफ्टवेयर जैसा नैनोनेट्स इस प्रक्रिया को स्वचालित कर सकता है और डेटा को क्यूबीओ के साथ सिंक कर सकता है। समाधान स्वचालन के बारे में और जानें 👇
स्वचालित क्रेडिट कार्ड समाधान
यदि आपके पास कई लेनदेन हैं या छोटी टीम के साथ काम करते हैं तो एक्सेल या क्यूबीओ में मैन्युअल रूप से मिलान करना व्यवहार्य नहीं है। सैकड़ों लेन-देन का समाधान करने में कई दिन लग सकते हैं।
आप स्वचालन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके समाधान प्रक्रिया को मिनटों तक कम कर सकते हैं। इसके लिए बैंक, क्यूबीओ या अन्य उपकरणों से डेटा एकत्र करना, उनसे प्रासंगिक डेटा निकालना, विभिन्न स्रोतों से डेटा का मिलान करना और धोखाधड़ी की जांच करना आवश्यक होगा। यदि आप अपनी क्रेडिट कार्ड समाधान प्रक्रिया को स्वचालित करना चाहते हैं, तो नैनोनेट्स का उपयोग करके अपने वर्कफ़्लो को स्वचालित करने के लिए हमारे विशेषज्ञों के साथ एक डेमो कॉल सेट करें।
उपयोग के लिए तैयार कस्टम वर्कफ़्लो के साथ धोखाधड़ी का पता लगाने, बैंक समाधान या लेखांकन प्रक्रियाओं को स्वचालित करें।
यहां बताया गया है कि कैसे नैनोनेट्स जैसा समाधान सॉफ़्टवेयर आपके लिए तीन प्रमुख वस्तुओं को स्वचालित कर सकता है:
- डेटा संग्रहण: क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट, सामान्य खाता-बही, चालान और रसीद जैसे दस्तावेज़ इकट्ठा करने के लिए नैनोनेट आपके ईआरपी या ईमेल के साथ सहजता से एकीकृत हो सकता है। सॉफ़्टवेयर केवल OCR तकनीक के माध्यम से प्रत्येक दस्तावेज़ से प्रासंगिक जानकारी खींचेगा।
- डेटा मिलान: नो-कोड स्वचालन के साथ, आप अपने क्रेडिट कार्ड विवरण को सामान्य खाता बही से मिलान करने के लिए आसानी से नियम निर्धारित कर सकते हैं। आप समय के साथ नए नियम स्थापित कर सकते हैं और सूत्रों के साथ संघर्ष नहीं करना पड़ेगा।
- त्रुटियों और धोखाधड़ी की जाँच की पहचान करना: अनियमित, डुप्लिकेट या अनधिकृत लेनदेन की पहचान करने के लिए झंडे स्थापित करें। ये झंडे आपको बैंक शुल्क या अर्जित ब्याज जैसे लेनदेन का पता लगाने में भी मदद कर सकते हैं!
सुलह सॉफ़्टवेयर आपको समय बचाने में मदद करेगा और आपको और आपकी टीम को महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम करेगा। चेक आउट नैनोनेट्स समाधान स्वचालन पर अधिक जानकारी के लिए।
- एसईओ संचालित सामग्री और पीआर वितरण। आज ही प्रवर्धित हो जाओ।
- प्लेटोडेटा.नेटवर्क वर्टिकल जेनरेटिव एआई। स्वयं को शक्तिवान बनाएं। यहां पहुंचें।
- प्लेटोआईस्ट्रीम। Web3 इंटेलिजेंस। ज्ञान प्रवर्धित। यहां पहुंचें।
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- प्लेटोहेल्थ। बायोटेक और क्लिनिकल परीक्षण इंटेलिजेंस। यहां पहुंचें।
- स्रोत: https://nanonets.com/blog/credit-card-reconciliation-in-quickbooks-online/
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