Le cycle comptable, souvent appelé le clôture de fin de mois par les équipes comptables et FP&A, est un processus en 8 étapes qui se déroule sur une base mensuelle. En raison des étapes bien établies du cycle comptable, le processus constitue un exercice critique de contrôle et de contrepoids pour les entreprises et aide les dirigeants à résoudre problèmes comptables majeurs aujourd'hui. Il vérifie que toutes les transactions sont correctes, garantit que tout ce qui manque est enregistré et illustre comment chaque élément se retrouve dans les états financiers. En fin de compte, les étapes du cycle comptable dressent régulièrement un tableau de la santé financière d’une entreprise, donnant ainsi aux dirigeants la possibilité de s’ajuster si nécessaire.
Bien que les étapes du cycle comptable soient standardisées, il existe de nombreuses façons d’aborder les processus au sein de ces étapes. Il n'y a pas deux entreprises qui auront exactement le même cycle comptable, mais les étapes du cycle comptable sont mises en place pour répondre à certains objectifs. Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises examinent le cycle comptable dans l’espoir de le rendre plus fluide, de réduire le temps nécessaire et d’automatiser certains des processus manuels impliqués.
Terminer le cycle comptable n'est pas considéré comme une activité amusante ou simple, mais avec une bonne compréhension de chacune des étapes du cycle comptable, il devient tout à fait clair pourquoi c'est si important. Si vous vous êtes déjà demandé : « Qu'est-ce que le cycle comptable ? » alors vous êtes au bon endroit. Si vous souhaitez réorganiser le cycle comptable utilisé par votre organisation, continuez à lire. Si vous voulez savoir pourquoi c’est important, ce guide est fait pour vous.
Qu'est-ce que le cycle comptable ?
Le cycle comptable fournit un guide clair pour l'enregistrement, l'analyse et le rapport final des activités financières d'une entreprise. Rassemblant le travail du mois de comptes à payer, comptes débiteurs, paie, comptabilité et finances, le cycle comptable donne un aperçu financier complet du mois précédent. Habituellement, il y aura des clôtures de fin de mois sur une base mensuelle, des clôtures trimestrielles sur une base trimestrielle et, bien sûr, une clôture annuelle à la fin de chaque exercice.
Le cycle comptable sert de fondement à toutes les mesures de comptabilité financière dans une organisation. À la fin d’un mois, l’équipe comptable est chargée de compléter les 8 étapes du cycle comptable. Les processus comptables en aval reposent sur un cycle comptable hermétique chaque mois. Obtenir une lecture précise des indicateurs financiers commence par le cycle comptable ; garantir la fiabilité des pistes d’audit nécessite l’achèvement du cycle comptable ; et la prise de décisions commerciales repose sur les résultats des cycles comptables antérieurs.
Comment fonctionne le cycle comptable ?
Par souci de simplicité, nous discuterons d'un cycle comptable qui suit un calendrier mensuel. Habituellement, le mois est divisé en semaines. Les semaines 1 et 2, disons, d'avril, seront consacrées à l'achèvement du cycle comptable de mars, en fonction du temps nécessaire à votre organisation pour terminer les étapes du processus comptable. Le processus lui-même se déroule dans un ordre semblable à celui d’un domino. Il est essentiel de terminer la première étape avant de commencer la deuxième étape, et ainsi de suite.
En fonction de la complexité de votre organisation, le nombre de personnes impliquées dans le processus de clôture variera considérablement. Toutes les personnes impliquées doivent être minutieuses, méthodiques et familiarisées avec l’ensemble du processus comptable. Si votre organisation est privée, vous pouvez bénéficier d'une certaine flexibilité quant à la date de fin du processus de fin de mois, ainsi que d'une plus grande liberté quant à la manière de le mener à bien. Pour les sociétés ouvertes, il est important de respecter les normes et les processus de reporting GAAP.
Les 8 étapes du cycle comptable
Chaque transaction effectuée par votre entreprise au cours d'une période comptable doit être enregistrée et évaluée dans le cycle comptable. Les dépenses de fonctionnement, les revenus provenant de différentes sources, les charges salariales et tout le reste doivent passer par les 8 étapes du cycle comptable.
Au début, le cycle comptable est un ensemble de transactions et d'informations comptables fragmentées, mais à la fin de toutes les étapes du cycle comptable, vous aurez une idée claire de la situation financière de votre entreprise.
Les 8 étapes du cycle comptable sont :
- Identifier les transactions
- Enregistrer les entrées de journal
- Comptabilisation au grand livre
- Finaliser la balance de vérification non ajustée
- Résultats de la feuille de calcul
- Compléter les écritures de journal d’ajustement
- Créer des états financiers
- Fermez les livres
Chaque étape joue un rôle important dans le processus comptable ; assurez-vous d’investir le temps et les ressources nécessaires pour réussir chaque étape.
Identifier les transactions
La première des étapes du cycle comptable consiste à identifier chaque transaction qui a lieu dans le délai imparti. Lorsque de l'argent entre ou sort, même s'il s'agit d'un petit événement comme un déjeuner d'affaires, il doit être enregistré à des fins d'audit et de suivi. Toutes les factures clients payées, les paiements sortants des fournisseurs et autres transactions doivent être inclus dans cette étape. Les transactions sont suivies dans votre système de comptabilité ou de tenue de livres et alimentent finalement le processus de préparation des écritures de journal à l'étape 2.
Enregistrer les entrées de journal
Une fois toutes les transactions en place, vous pouvez passer à la création d'écritures de journal qui englobent chaque transaction. Les écritures de journal auront un impact sur différents comptes selon que la transaction était une dépense, un produit ou un autre élément de ligne. Si votre organisation utilise la comptabilité en partie double, vous devrez équilibrer les débits et les crédits sur vos comptes. Assurez-vous de vérifier les exigences d'approbation pour les écritures de journal de différentes tailles ; la plupart nécessiteront la signature du préparateur et de l'approbateur, mais s'il s'agit de montants importants, un deuxième approbateur pourrait être nécessaire.
Comptabilisation GL
Achever le cycle comptable serait impossible sans les 3rd étape du cycle comptable : écriture GL. Une fois toutes les écritures de journal terminées, il est essentiel qu’elles soient comptabilisées dans les comptes du grand livre correspondant. Certains comptes GL sont des comptes clients, de la trésorerie, des dépenses de R&D et des revenus de services. Aujourd’hui, la comptabilisation GL peut généralement être automatisée à l’aide de nombreux types d’outils logiciels de comptabilité. Pour aller au cœur de la question « qu’est-ce que le cycle comptable ? » nous devons pouvoir rapprocher le grand livre général, et cette étape en est responsable.
Balance de vérification non ajustée
Toutes les transactions sont exactes dans votre système comptable, les écritures de journal ont été créées et publiées et le grand livre général est mis à jour… et maintenant ? À ce stade, tous les processus comptables nécessitent l’analyse de la balance de vérification non ajustée. Présentant tous les soldes des comptes à ce stade du processus de clôture, la balance de vérification est le meilleur moyen d'identifier les erreurs dans le processus de clôture, permettant à votre équipe comptable de résoudre tout problème dans les étapes suivantes.
Résultats de la feuille de calcul
Si la balance de vérification met en évidence des écarts, une feuille de calcul permet aux équipes comptables d'aller plus loin et de déterminer exactement d'où proviennent les écarts. Dans certains cas, des ajustements d’écritures de journal devront être effectués pour égaliser correctement les soldes des comptes. S'appuyer sur des technologies avancées telles que Nanonets peut rationaliser ce processus, réduisant ainsi le temps que vos employés passent à rechercher des erreurs comptables.
Ajustement des écritures de journal
Avec l'examen détaillé des déséquilibres de la feuille de travail en main, votre équipe comptable peut commencer à saisir les écritures de journal d'ajustement nécessaires pour ce mois. Tout comme à l'étape 2, ces écritures de journal doivent être examinées et approuvées avant d'être publiées. Une fois que toutes les écritures de journal d'ajustement sont terminées, vérifiez les débits et les crédits sur le rapport de balance de vérification ajustée comme vérification finale.
Créer des états financiers
Les principaux états financiers sont le compte de résultat, le tableau des flux de trésorerie et le bilan. Chacun d’eux nécessite un apport en amont des étapes du cycle comptable ci-dessus. Les 8 étapes du cycle comptable alimentent directement la préparation des états financiers. Une fois préparés, les états financiers peuvent être utilisés à des fins analytiques, pour recueillir des informations financières et évaluer la performance globale de l'entreprise. Étant donné que chaque état financier se concentre sur un aspect différent de l’entreprise, ils sont tous nécessaires pour produire des rapports précis dans l’ensemble de la fonction.
Fermez les livres
A la fin du cycle comptable, les équipes comptables clôtureront les livres à une date précise. La dernière étape des 8 étapes du cycle comptable interdit à quiconque d'apporter d'autres modifications, de saisir de nouvelles écritures de journal ou d'ajuster les soldes finaux des comptes. Il verrouille l'instantané dans le temps pour la période donnée, permettant à votre équipe de passer au mois ou à l'année fiscale suivante.
Quel est le but des cycles comptables ?
Nous connaissons désormais la réponse à la question « Qu'est-ce que le cycle comptable ? » mais pour contextualiser davantage ce processus et tous les processus comptables qui y sont liés, nous devons évaluer l'objectif global des étapes du cycle comptable.
Cumulativement, les étapes du cycle comptable garantissent l’exactitude des capacités de reporting financier d’une entreprise. Chaque décision commerciale repose sur des états financiers issus du cycle comptable. Si les erreurs comptables restent trop longtemps laissées de côté, elles pourraient sérieusement nuire à votre capacité à fonctionner en tant qu’entreprise et, pire encore, elles pourraient entraîner des problèmes juridiques ou réglementaires à terme.
Automatisation du cycle comptable
La fonction comptable est une candidate privilégiée pour automatisation des processus robotiques; avec les étapes du cycle comptable et de nombreuses autres tâches répétitives qui surviennent sur une base hebdomadaire, mensuelle ou même trimestrielle, les responsables comptables ne devraient pas hésiter à investir dans un logiciel d'automatisation.
Dans certaines parties de la fonction, comme les comptes créditeurs, mise en œuvre d'un logiciel d'automatisation et renforçant les meilleures pratiques pourrait faire gagner à vos employés de nombreuses heures chaque semaine. Il a même été prouvé qu'il réduisait coût de traitement des factures! Grâce au temps supplémentaire dont vous disposez, votre équipe peut passer de l'achèvement du cycle comptable à la planification stratégique, à l'établissement de relations commerciales et à l'investissement dans des capacités analytiques de nouvelle génération.
Imaginez un monde dans lequel votre processus de clôture de fin de mois prenait 2 à 3 jours au lieu de 7 à 10. Avec un logiciel d'automatisation, ce monde est possible, et dans celui-ci, vos employés seront plus heureux, votre organisation gardera une longueur d'avance sur ses concurrents et les avantages monétaires seront reconnus à long terme. Investissez dans la comptabilité et automatisation des finances maintenant ou prendre du retard dans votre secteur – le choix vous appartient.
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