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L'archivage de documents est le processus de stockage de documents qui ne sont plus utilisés actuellement dans un stockage sécurisé.
Une entreprise de taille moyenne traite avec Documents 10,000 chaque année. Les suivre manuellement est une grande épreuve.
Heureusement, l'archivage de documents aide à éliminer l'encombrement. En catégorisant, numérisant et indexation de documents, l'archivage de documents aide les entreprises à localiser des documents même après des années, car vous ne savez jamais quand vous en aurez besoin. Réfléchissez, auditez, faites des références ou quoi que ce soit d'autre.
Jetons un coup d'œil à l'archivage de documents et comment optimiser le processus d'archivage de documents afin de ne jamais perdre un document, jamais.
Qu'est-ce que l'archivage de documents ?
L'archivage de documents est le processus de stockage de documents qui ne sont plus utilisés actuellement dans un stockage sécurisé.
Ce sont des documents fixes – des documents qui ne peuvent ou ne doivent pas être modifiés ou édités – qui ne sont pas consultés ou utilisés régulièrement. L'archivage des papiers inactifs est essentiel pour des raisons légales ou de conformité ou au cas où ils seraient requis pour un audit. En tant que tels, les documents archivés doivent pouvoir être récupérés sans effort, même s'ils ne sont pas utilisés régulièrement.
Les documents dynamiques et utilisés dans les systèmes quotidiens d'une entreprise ne sont pas adaptés à l'archivage - ils doivent rester en utilisation active. (Pour tous ces documents que vous n'avez pas besoin d'archiver ? Abattez-les lorsque vous en avez fini avec eux)
Vous pouvez archiver des documents numériques et physiques.
De nombreuses institutions préfèrent numériser les documents papier dans une archive électronique. Parce que stocker documents électroniques à long terme est plus facile et réduit les coûts.
Ainsi, certaines institutions disposent d'archives hybrides qui comprennent à la fois des documents numériques et physiques.
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Différentes façons d'archiver des documents
En ce qui concerne l'archivage des documents, il existe trois principales solutions de stockage : l'archivage physique, l'archivage électronique et le stockage de numérisation à la demande. Voyons un résumé de chacun d'eux.
Archivage physique
L'archivage physique est essentiellement un stockage papier.
C'est lorsque vous archivez vos documents en les documentant ou en dépensant une capacité de stockage sécurisé hors site comme un coffre-fort de stockage pour les stocker pour vous. C'est une pratique répandue pour les grandes industries qui ont besoin de conserver une trace papier des documents non critiques.
Archivage électronique
Vous pouvez également numériser vos documents et les stocker dans le cloud numérique ou dans un stockage sur site. L'avantage du stockage numérique est qu'il conserve beaucoup d'espace. Vous n'avez pas besoin d'espace physique pour stocker votre document : tout est enregistré dans le cloud.
Un logiciel de numérisation de documents, comme Nanonets, extrait les informations des documents et les stocke dans votre base de données.
Néanmoins, ce n'est pas pour tout le monde. De nombreux propriétaires de l'industrie aiment conserver des copies physiques et ne déplacent pas leurs archives de documents vers le stockage en nuage pour des raisons de sécurité.
Analyser le stockage à la demande
La numérisation à la demande est le meilleur des deux mondes. Il s'agit d'une solution dans laquelle une société stockera vos documents papier pour vous hors site, mais les inspectera et vous enverra une copie numérique sur invitation.
Cela crée un bon choix pour les industries qui souhaitent stocker une quantité massive de documents hors site, mais qui peuvent parfois avoir besoin d'y accéder. Néanmoins, la numérisation à la demande est plus coûteuse que le stockage papier normal car vous dépensez pour un service supplémentaire.
Archivage physique ou électronique
La conservation d'une archive de documents physiques nécessite à la fois de l'argent et du temps et occupe un espace physique précieux, que ce soit dans votre travail ou dans une assistance de stockage tierce. (Cela revient à 20 $ pour déposer par papier document.)
Alors que l'archivage électronique des documents est à la fois économique et rapide et n'occupe presque pas d'espace physique.
Vous pouvez tirer plusieurs avantages de la restauration de documents physiques pour les stocker dans une archive de documents électroniques. Celles-ci comprennent :
- L'archive est stockée électroniquement, elle ne prend donc aucun espace physique (plus de placards de classement et de boîtes de banquiers !)
- Facilite la recherche rapide de mots-clés pour des documents particuliers
- Réduit les coûts de stockage et de gestion
- Sécurisé sans effort contre les entrées non autorisées
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Comment mettre en place l'archivage électronique de documents ?
L'archivage de documents n'est pas une activité ponctuelle ; une fois que vous avez défini un processus métier approprié, vous pouvez l'automatiser. Voyons comment fonctionne l'archivage de documents.
Étape 1 : Évaluation initiale
Comprenez vos processus documentaires actuels. Comment gérez-vous les documents essentiels et non essentiels ? Avez-vous un processus défini? Tous les documents sont-ils traités en même temps ou le processus est-il ponctuel ?
Jetez un coup d'oeil dans
- Comment les documents sont-ils générés, enregistrés, catégorisés et nommés ?
- Quelle est la procédure de numérisation des documents ?
- Quelles sont les conditions pour supprimer ou rejeter un document ?
- Qui gère les exceptions de document ?
- Quels sont les documents requis pour un audit ?
Vous devez également comprendre le nombre de documents que vous allez manipuler pour vous faire une idée.
Sur la base de cette évaluation initiale, vous travaillez à la rédaction de flux pour les processus.
Étape 2 : Identifier les objectifs et les rôles
Après avoir compris les processus, essayez de définir les raisons de l'archivage des documents.
- Vous souhaitez réduire les coûts opérationnels liés au traitement des documents ?
- Faites-vous cela pour respecter les consignes de sécurité des données ?
- Essayez-vous d'optimiser votre gestion des dossiers?
- L'équipe de direction fait-elle cela pour améliorer la visibilité sur les ressources ?
En fonction des objectifs, vous pouvez les hiérarchiser et modifier les processus d'archivage des documents. Comprendre les rôles des parties prenantes dans le processus.
- Qui supervisera le processus d'archivage des documents ?
- Quels niveaux d'autorisation utiliserez-vous pour limiter l'accès aux données archivées ?
- Comment assurerez-vous la conformité des employés ?
Étape 3 : Mettre en place un calendrier de conservation
Il est maintenant temps de définir un calendrier de conservation. Comprendre les documents qui doivent être conservés et ceux qui ne le sont pas.
Vous devez conserver les rapports financiers annuels originaux, car ils pourraient être requis plus tard. Recherchez les règles fédérales, locales, étatiques et spécifiques à l'industrie que vous devez suivre.
Par exemple, conservez tous les documents IRS et fiscaux pendant au moins sept ans.
Ensuite, démolissez tous les documents qui ne nécessitent pas d'archivage ou qui ne seront jamais stockés de manière permanente, tels que les catalogues de fournisseurs, les courriers indésirables et les copies en double. Vous pouvez les numériser en les scannant et extraction d'informations à l'aide d'un logiciel OCR.
Étape 4 : Numérisez les fichiers papier
Numériser les dossiers papier pour réduire les coûts, économiser de l'espace et améliorer l'organisation des documents.
Pour une meilleure recherche, vous pouvez utiliser un logiciel OCR et un scanner de documents, comme les Nanonets, pour trier, organiser, étiqueter et indexer des documents.
Étape 5 : Choisissez un stockage
Pour le stockage numérique, vous devez choisir parmi le stockage sur bande, sur disque et dans le cloud. Chacun présente des avantages et des inconvénients associés à la sécurité à long terme, à l'intégrité et à la facilité d'accès par logiciel de gestion de documents.
Étape 6 : Automatisez avec flux de travail de document
Une fois que tous les processus et toutes les variables sont cartographiés, il est temps de déployer le processus.
Vous pouvez utiliser logiciel de gestion de documents comme nanonets pour automatiser l'ensemble du processus à l'aide de workflows sans code. Il dispose également d'options de stockage dans le cloud ou sur site pour stocker automatiquement vos documents. Regarde comment ça marche.
Étape 7 : surveiller et optimiser
Aucun processus n'est parfait au départ. Après avoir mis en œuvre les workflows de documents, recueillez les commentaires des parties prenantes sur l'amélioration du processus.
Pour qui utiliser l'archivage de documents ?
Votre entreprise doit se concentrer sur l'archivage de documents si :
- Votre entreprise traite régulièrement beaucoup de paperasse
- Vous pourriez avoir besoin d'accéder à d'anciens documents à l'avenir
- Les audits sont courants pour les entreprises similaires à vous
- Vous devez stocker des documents dans le cadre de la conformité et des exigences réglementaires
Si ces facteurs sont pertinents pour votre entreprise, vous devrez peut-être archiver vos documents.
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Comment automatiser l'archivage de documents ?
Vous pouvez automatiser l'archivage de documents avec Nanonets en quelques étapes simples.
Pour ce faire, créez un compte gratuit sur Nanonets ou connectez-vous à votre compte.
Étape 1: Vous devez configurer la collecte de documents. Les documents peuvent être téléchargés automatiquement sur la plateforme à l'aide des options de téléchargement de données.
Étape 2: Maintenant, nous devons classer les documents. La plate-forme Nanonets identifie automatiquement le type de document avec le modèle de classificateur de document.
Étape 3: À l'étape suivante, vous pouvez extraire des données de documents et les utiliser pour effectuer des activités telles que la correspondance des données, les approbations de documents, la comparaison des données, l'amélioration des données, la correspondance des bases de données, le renommage des fichiers PDF, etc. avec l'automatisation du flux de travail.
Étape 4: Maintenant, après avoir traité les documents, il est temps de les enregistrer. Vous pouvez exporter le document vers le stockage cloud de votre choix ou l'enregistrer sur la base de données Nanonets.
Archivage de documents avec les nanonets
Les nanonets sont un logiciel de gestion intelligente de documents avec un logiciel OCR intégré qui peut vous aider à convertir tous vos documents papier en un format numérique consultable. Nanonets est facile à utiliser avec un générateur de flux de travail par glisser-déposer sans code qui peut automatiser tout processus de document manuel.
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Supposons que vous ayez un processus d'archivage de documents complexe. Dans ce cas, notre équipe talentueuse peut vous aider à simplifier et à automatiser l'ensemble du processus afin qu'il soit efficace et fonctionne selon vos exigences. Vous souhaitez nous faire part de vos exigences ? Configurer un appel or Envoyez-nous un e-mail.
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Pourquoi devriez-vous l'utiliser?
L'archivage électronique de documents présente de nombreux avantages :
- Économiser de l'espace: L'archivage numérique des documents peut économiser de l'espace et des coûts en libérant de l'espace et en réduisant les coûts opérationnels.
- Gestion efficace des documents: Avec l'archivage électronique de documents, vous pouvez organiser, classer et stocker tous vos documents dans un emplacement centralisé. Cela facilite la gestion des documents.
- Améliorez la sécurité des documents : Vous pouvez limiter l'accès frauduleux et améliorer la sécurité des documents en stockant les documents dans un stockage cloud sécurisé.
- Documents faciles à rechercher : Le logiciel DMS transforme les documents en une base de données consultable, ce qui signifie que vous pouvez rechercher des documents à l'aide de mots clés à partir de documents.
- Vous mettre en conformité : Certaines industries doivent mettre en œuvre l'archivage de documents pour être conformes.
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Cas d'utilisation de l'archivage de documents
L'archivage de documents est utile pour presque tous les types d'entreprises. Examinons quelques applications réelles de l'archivage de documents dans différentes industries.
- Services financiers les entreprises doivent s'assurer que tous leurs documents sont prêts pour l'audit. C'est là que l'archivage des documents les aide à conserver tous les journaux des clients, les reçus de change et d'autres documents juridiques, le cas échéant. Découvrez comment vous pouvez l'automatiser avec automatisation financière.
- Au detail les entreprises doivent enregistrer toutes leurs informations sur les clients, les fournisseurs et les fournisseurs en cas de divergences futures. En savoir plus sur automatisation de la vente au détail.
- Cabinets d'avocats et services juridiques besoin de tout stocker contrats au cas par cas, documents et télécopies au format PDF. Ils doivent trouver rapidement des documents et des citations à l'aide de la recherche intelligente et des balises. C'est là que l'archivage de documents devient utile.
- services publics traiter beaucoup d'informations jour après jour. Tout n'est pas pertinent maintenant, mais ils doivent stocker toutes les informations qui doivent être facilement disponibles plus tard en cliquant sur un bouton.
- Entreprises peuvent optimiser leur gestion documentaire grâce à un archivage efficace des documents. En convertissant leurs documents papier en un bibliothèque consultable, les employés peuvent réduire le temps passé à rechercher des documents et la numérisation peut également améliorer la visibilité des données.
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Archivage de documents vs sauvegarde de fichiers
L'archivage de documents nécessite une sauvegarde de fichiers, n'est-ce pas ? Eh bien, c'est un peu différent.
Le processus d'archivage de documents est destiné aux documents passifs, tandis que les sauvegardes sont utilisées pour les fichiers actifs dans les systèmes quotidiens.
L'objectif d'une archive de documents est de conserver les documents originaux au cas où ils seraient nécessaires pour plusieurs raisons à l'avenir. En revanche, l'objectif d'une sauvegarde de fichiers est de conserver une copie des fichiers actifs au cas où les fichiers réels seraient endommagés ou perdus, garantissant ainsi la continuité opérationnelle.
Examinons plus de différences entre l'archivage de documents et la sauvegarde de fichiers.
Archive de documents |
Sauvegarde de documents |
|
Objectif |
Stockage à long terme des documents qui ne sont pas utilisés en ce moment |
Enregistrement d'une copie des données récentes en cas de perte ou de corruption de données |
Occasion |
Au besoin – par ex. Audit |
Lorsque les données actuelles sont corrompues ou ne se chargent pas |
Données |
Enregistré en tant que copie. Les données ne sont pas écrasées |
Les données sont écrasées |
Type de données stockées |
Données d'origine - par ex. Rapports financiers |
Dupliquer les données actuelles en tant que copie |
Vitesse |
La vitesse de restauration n'est pas un problème |
Doit être en temps réel |
Long |
Stockage à long terme |
Stockage à court et moyen terme |
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8 février 2023 : Ce blog a été initialement publié en juin 2022 et a été mis à jour le 8 février 2023 avec un contenu mis à jour.
En savoir plus sur la gestion des documents :
QFP
Pourquoi numériser des documents ?
Bénéfique gestion de documents: Les documents indexés et numérisés peuvent être exportés vers un système et stockés automatiquement dans des bibliothèques numériques, où leur utilisation peut être documentée, suivie et gérée.
Réutilisation simple du texte : lorsqu'un sujet imprimé est restauré en texte modifiable, il peut être modifié et réutilisé dans Microsoft Excel ou Word, ce qui permet de gagner du temps généralement consacré à recréer et retaper des documents.
Possibilité de recherche : Les documents, y compris les mots-clés dans les métadonnées ou le texte, peuvent être détectés par les réseaux de recherche électroniques et indiqués en quelques secondes.
Accès simple : les documents numériques peuvent être extraits du référentiel principal à tout moment et rapidement distribués par e-mail, éliminant ainsi le besoin de faire des copies imprimées.
Qu'est-ce qu'un logiciel d'archivage de documents ?
Le logiciel d'archivage de documents convertit les documents en enregistrements numériques qui peuvent être archivés, facilement accessibles et gérés efficacement, aidant votre institution à économiser sur les dépenses de stockage, à améliorer la productivité des employés et à accélérer les procédures commerciales.
Adéquates pour l'archivage à long terme, les listes converties sont petites avec une qualité visuelle élevée. Ils peuvent être lus sur divers appareils, facilement accessibles à partir d'emplacements isolés et archivés de manière centralisée dans des archives électroniques, des bibliothèques numériques ou réseaux de gestion de documents. Toute entreprise peut accélérer les procédures internes et accroître l'efficacité en offrant un accès facile aux copies stockées numériquement avec des droits d'entrée définis.
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- La source: https://nanonets.com/blog/document-archiving/
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