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De nombreuses entreprises qui sont passées du papier aux procédures de classement informatisées ont compris que les fichiers numériques peuvent être aussi désorganisés et désordonnés que les fichiers analogiques. Cependant, numériser des documents économise beaucoup d'efforts et de temps à long terme; il ne fonctionne que s'il est fait correctement. C'est là que l'indexation des documents arrive.
L'indexation de documents est un excellent moyen de permettre à votre entreprise d'organiser vos fichiers numériques et de sauvegarder les futurs fichiers organisés. Cela concerne également les dossiers impliqués dans les procédures de votre institution, des comptes débiteurs et comptes à payer à se procurer-pour-payer.
Qu'est-ce que l'indexation de documents ?
L'indexation de documents organise les documents avec des balises ou des attributs appropriés pour une meilleure visibilité lors de la recherche ou de la récupération de documents à l'avenir.
Par exemple, une entreprise peut indexer des documents par numéro de client, nom du client, nom de l'employé, date ou d'autres caractéristiques vitales qui pourraient être liées ultérieurement. Il s'agit d'un élément important de la fondation sur laquelle repose le développement d'une organisation. réseaux de gestion de documents sont construits.
Prenons un exemple de dictionnaire. Un dictionnaire comprend un large éventail de mots et leur signification. Si vous devez découvrir une œuvre particulière du dictionnaire, parcourir chaque page prendrait des heures.
Mais en utilisant l'index, votre chasse se réduit à quelques minutes ou secondes. L'indexation des documents réglemente une hypothèse similaire. En attachant des balises particulières à un document numérique, vous pouvez utiliser les termes de ces balises pour trouver plus facilement les informations dont vous avez besoin, plutôt que d'analyser manuellement une montagne de fichiers.
Concepts d'indexation de documents
On peut comprendre et connaître l'indexation de documents dans plusieurs concepts. Visitons-les brièvement :
- Base de données: Une base de données est un papier collection de documents conservés en un seul endroit et rendus accessibles à de nombreux utilisateurs à des fins diverses. Il peut également s'agir d'une collection organisée de documents ou de données stockés sur un ordinateur, qu'un programme peut utiliser pour discuter et fournir des réponses rapides et flexibles aux demandes de renseignements.
- RDBMS: Le terme « SGBDR » (Relational Database Management System) fait référence à un système de gestion de base de données dans lequel les données et les relations entre les données sont conservées dans des tables.
- Champs clésLes champs d'index sont des champs de base de données utilisés pour catégoriser et organiser les documents. Ils sont généralement définis par l'utilisateur et peuvent être utilisés pour numériser et récupérer des documents. Les exemples incluent le numéro de facture, le nom du client, la date et l'adresse.
- Faire correspondre, fusionner et remplir l'indexation les zones avec des données d'index déjà existantes dans d'autres systèmes, telles que systèmes de comptabilité. Il vous permet d'indexer un ou plusieurs champs et de remplir automatiquement les champs restants avec les données d'une recherche de table ou d'un fichier texte fourni par un autre réseau, tel qu'un système de comptabilité ou de ressources humaines, qui correspond.
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Pourquoi l'indexation des documents est-elle importante ?
L'indexation des documents permet plus qu'une simple récupération rapide des documents. L'indexation de documents présente de nombreux avantages, notamment :
Organisation améliorée des documents
Les employés peuvent gagner du temps en recherchant le bon document avec le bon système d'indexation de documents.
Conformité aux audits simplifiée
Vous pouvez facilement vous passer de la ruée vers la collecte des documents à temps pour un audit si les documents sont déjà indexés et organisés en fonction de l'exercice et d'autres mesures pertinentes.
Gain de temps
Cependant, si vous et votre équipe disposez des protocoles d'indexation de documents appropriés, vous pouvez utiliser le temps que vous passez à rechercher un travail productif.
Types d'indexation de documents
En plus des nombreux avantages de l'indexation de documents, il existe de nombreuses approches d'indexation différentes, vous pouvez donc choisir celle (ou une combinaison de méthodes) qui convient le mieux à votre flux de travail de document. Ces stratégies consistent en ce qui suit :
Indexation de texte intégral
Avec l'indexation de texte intégral, tout le contenu d'un document est numérisé, ce qui vous permet de rechercher n'importe où dans le texte des phrases ou des mots-clés.
Il est identique à l'outil « Rechercher » (Ctrl+F ou Commande+F) inclus dans la plupart des traitements de texte et navigateurs Web. La nature conviviale de ce type d’indexation en fait le plus simple, mais il nécessite beaucoup d’espace de stockage.
Vous pouvez rendre les documents consultables à l'aide de Nanonets. Regarde comment.
Indexation automatisée
L'indexation automatisée, également connue sous le nom d'indexation de recherche variable, indexe de manière sélective les parties essentielles d'un document qui correspondent à une base de données, telles que les numéros ou les noms de clients, au lieu d'indexer la page entière.
Cette procédure utilise un logiciel d'indexation de documents. Néanmoins, il peut être avantageux pour les entreprises d'indexer des documents tels que des factures qui incluent toujours des champs qui match données dans les bases de données.
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Indexation des métadonnées
« Données sur les données » est un terme fréquemment utilisé pour désigner les métadonnées, mais il est très détaillé. Un exemple de ceci pourrait être lors de la capture d'images pour créer un fichier PDF ; il capture l'heure à laquelle il est pris.
De plus, il vous permet également d'ajouter des « balises » supplémentaires, appelées Métadonnées PDF. Les métadonnées, telles que les balises et autres informations que vous souhaitez utiliser pour des recherches ultérieures, peuvent être utilisées lors de la numérisation ou de la numérisation d'un document. Ensuite, lorsqu'il s'agit d'obtenir un document, il scanne les métadonnées plutôt que d'utiliser votre programme de récupération de documents pour numériser des documents entiers.
Indexation automatisée à l'aide de données de champ
L'indexation basée sur les champs fait référence à diverses sources de données au sein d'une base de données, également appelées champs. Il est conceptuellement identique à l'indexation des métadonnées. Par exemple, vous pouvez utiliser l'indexation basée sur les champs pour rechercher dans votre base de données des enregistrements portant le même nom dans la colonne client.
L'indexation des documents n'est pas délicate. Utilisez toutes les méthodes ci-dessus pour indexer les documents sur le pilote automatique.
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Comment fonctionne l'indexation de documents ?
L'indexation de documents qui vous convient le mieux dépendra de la manière dont chacune des parties concernées entend utiliser les documents que vous indexez. Vous devez connaître les informations que les employés sont les plus susceptibles de rechercher en ligne et les termes de recherche qu'ils sont les plus susceptibles d'utiliser pour les trouver. Comprendre les besoins des employés est le seul moyen de vous assurer que vous indexez de manière à rendre possible une récupération rapide des documents.
Il est simple d'indexer les documents une fois que vous comprenez comment vos documents indexés seront utilisés et quel type d'indexation convient le mieux à votre organisation. Le processus d'indexation implique la numérisation et la catégorisation des documents numérisés et numérisés pour localiser manuellement ou automatiquement des phrases clés prédéterminées. Une explication plus approfondie du processus d'indexation est fournie ci-dessous :
Comprendre le cas d'utilisation de l'indexation de documents
Le type d'indexation que vous devez utiliser dépendra des documents que vous indexez, qu'il s'agisse de dossiers du personnel, de factures ou d'autre chose ; savoir qui récupérera ces documents et pourquoi est également important.
Finalisez le type d'indexation de documents que vous souhaitez utiliser
Il est possible que certains types d'articles puissent être facilement trouvés sans qu'il soit nécessaire d'indexer autant d'informations. Par exemple, vous pourriez avoir besoin uniquement des informations de base des factures, comme le numéro de compte ou le nom du fournisseur.
Indexer les données applicables
Vous pouvez indexer les données manuellement ou, de préférence, compter sur le logiciel qui pourrait indexer les données après avoir déterminé quelle forme d'indexation a du sens.
La méthode à double clé est la technique d'indexation la plus efficace lorsqu'elle est effectuée manuellement. Deux personnes balisent chaque document numérisé à l'aide de cette méthode avec les phrases d'indexation nécessaires en saisissant les informations qu'elles voient dans les champs de métadonnées appropriés pour le fichier. Cela permet à une comparaison croisée de trouver d'éventuelles erreurs. La double clé permet de gagner beaucoup de temps et de réduire considérablement les erreurs.
Vous devez spécifier les directives concernant les parties du document dont le logiciel doit s'inspirer si vous comptez sur un logiciel. Par exemple, le bon logiciel d'indexation de documents collabore avec Technologie OCR pour permettre à l'ordinateur de lire le texte des images, ce qui est crucial pour indexer les données pertinentes et numériser les copies physiques des documents.
Nanonets - Le meilleur logiciel d'indexation de documents
Les nanonets sont un Système de gestion de documents basé sur l'IA qui permet aux utilisateurs d'une plate-forme sans code pour gestion documentaire de bout en bout. Nanonets automatise tous les processus documentaires comme
Et plus. Nanonets dispose d'un logiciel OCR intégré qui utilise l'extraction de mots-clés pour identifier les documents et les indexer en conséquence dans les bases de données respectives. L'algorithme Nanonets AI apprend avec le temps et gère facilement les documents non structurés, semi-structurés ou personnalisés.
Plus de 30,000 500 professionnels de plus de XNUMX entreprises font confiance aux Nanonets pour gérer efficacement les documents.
L'utilisation des nanonets peut apporter une multitude d'avantages, notamment des économies de coûts, une conformité améliorée et une productivité améliorée. Voici quelques avantages uniques qui distinguent les Nanonets :
- Aucun codage requis
- Fonctionne avec tous les types de documents
- Modèles d'IA personnalisés
- Aucun post-traitement ou pré-traitement n'est nécessaire.
- Gère les documents multilingues
- Reconnaît plus de 200 langues
- Configuration en 1 jour
- Plus de 5000 intégrations avec API et Zapier
- Assistance en direct 24h/7 et XNUMXj/XNUMX
- Options de tarification transparentes
- Solution en marque blanche
- Hébergement sur site et cloud
Voici un aperçu des performances attendues des Nanonets.
Nanonets est très bien noté sur les sites Web d'évaluation des clients peer-to-peer, comme indiqué ci-dessous.
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Comment utiliser les Nanonets pour l'indexation de documents ?
Étape 1: Créez un compte sur les nanonets (Commencez gratuitement maintenant) et connectez-vous.
Étape 2 : Sélectionnez le modèle de classification des documents à partir de l'écran principal.
Étape 3 : Sélectionnez les balises de document que vous souhaitez inclure.
Étape 4 : L'algorithme Nanonets AI n'a besoin que de 25 documents pour entraîner le modèle AI à reconnaître votre type de document. Téléchargez 25 documents pour chaque balise de document et laissez le modèle s'entraîner.
Étape 5 : Une fois cela fait, vous pouvez utiliser le workflow de documents pour envoyer automatiquement des documents, les indexer et les envoyer à la base de données selon les besoins. Vous pouvez utiliser des workflows de documents pour extraire des données de documents, traiter des documents ou les envoyer via un processus d'approbation. Votre imagination est la limite.
L'indexation de documents avec Nanonets est facile.
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Comment cela vous aide-t-il à trouver des documents ?
L'indexation de documents est un élément fondamental de toute technique de gestion de documents d'entreprise et constitue un formidable moyen de créer des flux de travail plus efficaces. Avec une indexation adéquate, tout document dont vos employés ont besoin est simple à rechercher et à récupérer en appuyant simplement sur une touche limitée. Mais il peut être compliqué de mettre en place une indexation performante des documents si vous ne disposez pas des outils adéquats.
Conclusion
L'indexation de documents est une approche puissante pour faciliter la récupération ultérieure de documents à partir d'archives volumineuses, y compris des milliers de documents. Les documents pourraient être indexés par leur contenu en texte intégral (comme n'importe quel mot dans les données peut être consulté) ou par des informations liées au document, comme un jour de production, un identifiant unique ou le thème central du document.
En savoir plus sur la gestion des documents :
QFP
Quelles sont les données utilisées pour indexer les documents ?
Une décision importante pour tirer le meilleur parti des nouveaux fichiers numériques consiste à sélectionner les normes d'indexation à utiliser. Certaines instances de données utilisées pour l'indexation incluent :
- Numéro de commande
- Adresses
- Dates
- Prénom et nom
- Les numéros de téléphone
- Numéro de facture
- Numéros clients
- Numéros de compte
- Descripteurs de mots clés
Quel est le but de l'indexation ?
L'objectif fondamental de l'indexation est d'avoir la capacité de rechercher et de récupérer rapidement les informations contenues dans vos documents numérisés. Il peut également améliorer l'efficacité de votre bureau en permettant à vos employés de rechercher des informations sans avoir à parcourir manuellement des boîtes de fichiers.
Quelles sont les qualités d'une bonne indexation ?
L'objectif final d'un projet d'indexation est de construire un système où les utilisateurs peuvent récupérer efficacement des données. Ceci est accompli grâce à :
- Affiliez-vous aux utilisateurs finaux (chefs de service, managers, employés) pour avoir leur avis.
- Un système facile et simple à utiliser.
- Y compris un choix pour rechercher des champs particuliers sur un document et le texte intégral.
- L'implication de professionnels de l'indexation qualifiés pour vous guider et vous conseiller tout au long du processus.
Comment cela varie-t-il d'une industrie à l'autre ?
L'un des facteurs essentiels dans le choix des termes d'indexation est la manière dont les documents seront analysés. Par exemple, dans une série de dossiers personnels, principalement les noms et prénoms et les dates d'emploi seraient des moyens de recherche populaires
Au contraire, les certificats médicaux pourraient faire référence à des dates de naissance ou à des numéros de police d'assurance. L'inclusion de termes de recherche couramment utilisés lors de l'indexation des documents donnera de meilleurs résultats.
Comment fonctionne l'indexation de documents ?
Fonctions d'indexation de documents en attribuant certaines informations aux documents numérisés, permettant une récupération efficace et rapide. Il existe différentes méthodes d'indexation de documents, chacune avec ses avantages uniques.
Quelle est votre meilleure option d'indexation de documents ?
L'indexation de documents crée la recherche et la récupération transparentes de grandes quantités de documents lorsqu'elle est appliquée de manière appropriée. Néanmoins, la procédure d'indexation appropriée n'est pas unique. Que les documents soient indexés par leur texte entier, organisés par domaines ou complétés par de bonnes métadonnées, cette option est le moteur du succès de l'ensemble du système. Un partenaire qualifié peut permettre à votre équipe de sélectionner les techniques d'indexation appropriées qui correspondent aux exercices uniques de votre équipe.
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8 février 2023 : Ce blog a été initialement publié en juin 2022 et a été mis à jour le 8 février 2023 avec un contenu mis à jour.
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