Le problème
En tant que petite équipe financière de 3 personnes chez Rise Vision qui tient les livres de deux entités juridiques distinctes, l'objectif de l'équipe est de garder les processus simples, de rechercher des moyens d'automatiser et de définir des contrôles autour de l'automatisation.
Ce qui s'est finalement produit, cependant, c'est que l'outil d'analyse tiers ne montrerait la visibilité que sur les données au niveau de la facture. Ainsi, les mesures de l'outil étaient toujours inférieures à ce que Chargebee montrait, ce qui signifiait beaucoup de temps passé à rapprocher les chiffres avec les données financières mensuelles. Puisqu'il exécutait leurs mesures sur les informations de facturation, leur MRR n'était pas une représentation fidèle de leurs chiffres de revenus car il ne prenait pas en compte des informations telles que les crédits promotionnels - quelque chose que Rise Vision a publié en abondance pour pousser à un meilleur engagement produit et à un renouvellement plus élevé.
Selon les mots de Debbie, « Le problème était qu'ils puisaient dans différentes sources de données. Dans un monde parfait où votre facture représente la configuration de l'abonnement, vous n'avez jamais à apporter de modifications. Par exemple, vous n'avez jamais à créditer une facture. Ou offrez des promotions - et si tel est le cas, vous pouvez compter sur l'outil tiers, mais personne ne le fait jamais. Vous ne pouvez jamais contourner l'émission d'un crédit. Droite? C'est la plus grande différence dans mon esprit - c'est qu'il n'est pas chassé de ce que dit l'abonnement dans l'autre outil. C'est chassé d'une facture. Et ce n'est pas représentatif du vrai MRR.
La solution
La nécessité de pousser l'automatisation FinOps pour augmenter l'efficacité des processus découlait de la nécessité de se développer et d'atteindre les objectifs d'EBITDA de Rise Vision. En gardant les choses simples pour minimiser le travail et le risque d'erreur, l'automatisation était un élément clé, ainsi que la nécessité de réaliser un meilleur pourcentage de bénéfice d'exploitation.
Pour ce faire, l'équipe financière de Rise Vision a cherché une source unique de vérité, plutôt que de perdre du temps à faire la navette entre deux systèmes. Debbie l'explique le mieux : « J'ai dit à l'équipe que nous devrions utiliser Chargebee car c'est notre système de facturation. C'est ce qui alimente les finances. Et je ne me soucie que de ce qui alimente les finances.
Après avoir compris les métriques - à la fois en termes de définitions et de calculs - dans RevenueStory par rapport à leur outil précédent, l'équipe financière a fait pression pour une migration complète vers RevenueStory.
Avec Xero comme système G/L pour la comptabilité, Chargebee pour la gestion de l'automatisation de la facturation de leur activité d'abonnement, Avalara pour les déclarations et le calcul de la taxe de vente, Stripe pour le traitement des paiements par carte de crédit, leur pile technologique financière a été complétée en utilisant RevenueStory pour leurs analyses d'abonnement.
La récompense
La migration vers RevenueStory a eu un impact significatif sur la manière dont ils déclarent leur MRR et a entraîné une augmentation globale de la productivité.
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Source unique de vérité :
RevenueStory offre une vue à 360 degrés au niveau de la transaction, de la facture, de l'abonnement et du client, avec la possibilité d'afficher les données sous-jacentes (VUD). -
Explorez les données au niveau de l'abonnement et du client :
RevenueStory donne accès à une grande profondeur d'informations avec Drill Down, ce qui permet à Rise Vision d'obtenir l'histoire complète - des problèmes d'ensemble aux spécificités du client telles que les revenus par compte, le MRR après les notes de crédit et les crédits promotionnels, etc. -
Précision MRR :
Étant donné que les métriques sont basées sur les données d'abonnement, les données ne sont pas analysées contrairement à presque tous les autres outils de BI, ce qui signifie que Rise Vision ne perd pas d'informations sur les points de données historiques individuels. Cela conduit à une plus grande précision du MRR. Ceci n'est généralement pas inclus dans les outils d'analyse tiers, ce qui réduit le MRR. -
Gain de temps dans le rapprochement des numéros :
Le temps passé à rapprocher les chiffres entre RevenueStory et leurs états financiers mensuels a été réduit de 50 % par rapport au temps passé entre leur outil précédent et leurs états financiers. -
Gain de temps dans la génération des numéros hebdomadaires :
L'équipe financière est en mesure de créer des rapports financiers hebdomadaires en 20 % moins de temps qu'auparavant.
La plupart des outils d'analyse tiers utilisent la facturation. Ainsi, ils obtiennent leurs mesures à partir d'eux, lorsque vous facturez un client par opposition à RevenueStory qui exécute la majorité des choses du point de vue de l'abonnement.
Debbie Barrafato, directeur financier, Rise Vision
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- La source: https://www.chargebee.com/customers/risevision/
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