Comment les organisations peuvent créer des stratégies d'automatisation de processus réussies - DATAVERSITY

Comment les organisations peuvent créer des stratégies d'automatisation de processus réussies - DATAVERSITY

Horodatage: 16 juin 2023 3h25
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L’automatisation des processus continue de prendre de l’ampleur dans tous les secteurs. L’état de l’orchestration des processus en 2023 rapport a révélé que 96 % des décideurs informatiques le considèrent comme essentiel à leurs objectifs de transformation numérique. Enquête Gartner 2022, 80 % des dirigeants pensent que l'automatisation peut être appliquée à toute décision commerciale. Pourtant, tous les projets d’automatisation ne se déroulent pas comme prévu. La même enquête Gartner a révélé que seulement 54 % des projets d’IA passent du pilote à la production. Et un 2022 enquête de mon entreprise a montré que 88 % des projets d'automatisation des processus étaient en retard par rapport aux prévisions initiales.

Pourquoi cette déconnexion ? Alors que les responsables informatiques citent de nombreuses raisons, Forrester, entre autres, constate que de nombreuses lacunes en matière d'automatisation proviennent de un manque de vision ou de stratégie. La stratégie est certainement l’un des principaux freins au succès de l’automatisation des processus. Sur la base de nos rapports et des conversations sur le terrain, nous avons constaté que les stratégies d'automatisation déraillaient en raison d'un certain nombre de facteurs allant du surinvestissement sans évaluation préalable au manque de savoir-faire technique des équipes informatiques, en passant par les déconnexions entre les technologies déployées et les processus opérationnels de l'entreprise. à grande échelle pour l’optimisation.

Pour mettre en œuvre une stratégie d’automatisation réussie, les dirigeants doivent faire plus que simplement se concentrer sur l’ajout de technologies supplémentaires. Ils doivent également s’assurer que les personnes et les projets sont alignés sur une mission commune, que les projets démarrent lentement et répondent à des attentes raisonnables, et qu’un ensemble intelligent de technologies globales orchestre les processus. Voici quelques mesures que les entreprises peuvent prendre pour atteindre ces objectifs.

Aligner les parties prenantes 

Les organisations ont du mal à mettre les activités commerciales et informatiques sur la même longueur d’onde depuis des années. Bien que cette tendance ne soit pas nouvelle, les organisations ont toujours du mal à aligner l’informatique et les activités lorsqu’il s’agit d’exécuter des stratégies d’automatisation des processus. Les recherches montrent que si 95 % des responsables informatiques conviennent que pour que l'automatisation des processus soit efficace, les responsables métiers et informatiques doivent être alignés et collaborer, 26 % identifient le manque d'alignement comme l'une des principales raisons pour lesquelles ils ne poursuivent pas davantage d'automatisation des processus.

Il est clair que cela doit changer. Les organisations peuvent promouvoir davantage de collaboration en adoptant une approche modifiée de « Centre d’excellence » (CoE). Dans certaines entreprises, cela peut impliquer de constituer une communauté consacrée aux tâches et stratégies d’automatisation des processus, dans laquelle les praticiens peuvent partager les meilleures pratiques et se poser des questions. Le CoE devrait aider les membres des équipes métiers et informatiques à mieux travailler ensemble en coordonnant les tâches, en évitant de réinventer les projets à partir de zéro et, de manière générale, en leur donnant les moyens de mener ensemble une amélioration continue.

Certaines organisations voudront peut-être se concentrer sur l’automatisation des processus sans utiliser le terme CoE lui-même. La terminologie elle-même porte certains bagages hérités du logiciel centralisé de gestion des processus métiers (BPM). Certains s'appuyaient sur une approche centralisée pour leur CoE, comptant sur une seule équipe pour mettre en œuvre l'automatisation des processus pour l'ensemble de l'organisation. Cette approche a souvent conduit à des goulots d'étranglement pour les développeurs et certains dirigeants d'entreprises, donnant au CoE une mauvaise réputation avec peu de résultats démontrables. Pour ces raisons, il peut être judicieux de « renommer » le CoE en une équipe d’automatisation ou d’orchestration. Quel que soit le nom utilisé, un modèle CoE peut contribuer à accélérer l’automatisation des processus.

En créant une structure dédiée à l'automatisation des processus, les organisations peuvent inculquer une mentalité de processus dans toutes leurs opérations. Amazon et d'autres leaders de l'industrie pensent en termes de processus. Ils établissent des processus pour les aider à résoudre des problèmes commerciaux, tels que la création d'une meilleure expérience client ou l'amélioration de l'efficacité interne. Ils comprennent que les processus peuvent leur donner un avantage stratégique sur le marché. Un CoE d’automatisation des processus peut évangéliser l’automatisation des processus. En d’autres termes, le CoE peut aider l’organisation à adopter un langage commun pour les processus métiers, notamment sur la manière de les décrire et de les exécuter.

Le CdE peut également piloter gouvernance et la cohérence des processus métier dans toute l'organisation. Cela peut signifier n'importe quoi, depuis l'établissement d'une infrastructure, de logiciels et de services communs jusqu'à la gestion de projets de bout en bout. Cette équipe fournit souvent des « accélérateurs » (comme des connecteurs) ou des composants réutilisables, pour améliorer le délai de rentabilisation des projets d'automatisation. À mesure que les entreprises évoluent, ce niveau de cohérence et de gouvernance devient plus critique.

Transformation progressive 

La modernisation informatique est une priorité absolue pour la plupart des organisations commerciales. Cependant, de nombreuses grandes entreprises travaillent encore avec des systèmes existants qu'elles ne peuvent pas se permettre de remplacer d'un seul coup. Ces systèmes exécutent souvent des processus critiques et leur remplacement pourrait entraîner des temps d'arrêt potentiels. Hormis les perturbations, les efforts de modernisation pourraient coûter des millions de dollars en investissements dans les nouvelles technologies et en coûts de développement/ingénierie.

En revanche, une transformation progressive peut résoudre les problèmes d’automatisation à moindre coût, avec un minimum de perturbations, voire aucune. Par exemple, comme première étape d’une transformation progressive, une entreprise pourrait envisager de briser un monolithe existant en prenant en charge les tâches manuelles exécutées par les représentants du service client et en automatisant certaines d’entre elles à l’aide de robots d’automatisation des processus robotisés (RPA). La deuxième étape pourrait consister à orchestrer ces robots RPA pour les relier à des processus métier réels pouvant inclure plusieurs robots, d'autres systèmes informatiques ou les approbations des superviseurs. La troisième étape pourrait consister à supprimer ces robots et à les remplacer par des applications modernes basées sur des microservices, beaucoup plus robustes et pouvant être facilement intégrées au processus de bout en bout existant.

L'établissement d'une stratégie qui introduit l'automatisation à travers une série d'étapes, en commençant par une preuve de concept, peut mettre une initiative d'automatisation sur la bonne voie. 

Orchestration des processus

L’automatisation était autrefois facile à maintenir, lorsque les organisations l’utilisaient pour effectuer de petites tâches cloisonnées. Mais à mesure que les organisations automatisent de plus en plus de tâches dans des processus de bout en bout critiques, il doit désormais exister un moyen d'assurer la cohésion et la continuité entre toutes les tâches automatisées, indépendamment de qui ou quoi possède et exécute ces processus.

Cela peut être accompli en instituant une nouvelle couche technologique qui contrôle le nombre croissant de tâches automatisées, exécutées par différents points finaux tels que des systèmes, des personnes ou des appareils. Ces outils dits « d’orchestration de processus » coordonnent les différents points finaux d’un processus métier et relient parfois même plusieurs processus entre eux. Orchestration des processus aide les parties prenantes à travailler avec les personnes, les systèmes et les appareils dont dispose déjà une organisation, tout en atteignant les objectifs les plus ambitieux en matière d'automatisation des processus de bout en bout.

Sans orchestration des processus, les initiatives d’automatisation peuvent se heurter à un certain nombre de défis, notamment les suivants :

  • Automatisation de bout en bout interrompue ; Étant donné que les automatisations locales ne sont pas intégrées les unes aux autres, le processus de bout en bout n'est pas entièrement automatisé.
  • Manque de compréhension; le processus de bout en bout n’est pas entièrement visible et les indicateurs clés sont difficiles à suivre.
  • Manque de flexibilité ; Il est difficile de modifier le processus de bout en bout, car cela entraîne des changements potentiels dans de nombreux systèmes différents.

Surmonter ces problèmes aidera les organisations à accroître leur utilisation de l’automatisation et à exécuter avec succès leurs stratégies d’automatisation.

Conclusion

Même si l’automatisation des processus reste un objectif stratégique majeur, elle nécessite du travail pour y parvenir. Les organisations peuvent améliorer leurs chances de réussite en alignant les principales parties prenantes, en commençant lentement et en appliquant des technologies qui orchestrent les processus pour un impact maximal.

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