Comment l'automatisation de la saisie des données peut optimiser les flux de travail

Découvrez comment l'automatisation de la saisie des données peut aider votre entreprise à optimiser les flux de travail. Éliminez les goulots d'étranglement créés par les processus de saisie manuelle des données. Cliquez ci-dessous pour en savoir plus sur nanonets Grattoir PDF.

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Saisie de données

La saisie de données est le processus d'extraction et de saisie des informations pertinentes dans un système informatisé ou un logiciel ERP. Il s'agit d'un processus essentiel dans les entreprises qui cherchent à réorganiser les données dans des formats pratiques pour un traitement supplémentaire en aval.

Par exemple, les équipes de comptabilité fournisseurs dans les organisations doivent extraire des données de champs importants dans les factures des fournisseurs. Cette processus d'extraction de données  est ensuite suivie de la saisie des données dans le logiciel ERP à des fins de comptabilité ou de reporting financier.

La saisie de données est généralement un processus manuel, répétitif et subalterne qui prend beaucoup de temps. Par conséquent, les entreprises sous-traitent souvent leurs exigences en matière de saisie de données. Cela permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus productives qui ont un impact direct sur les résultats.

Qu'elle soit gérée en interne ou sous-traitée, la saisie des données a tendance à être un processus manuel fastidieux, sujet aux erreurs et aux retouches. Les données sont souvent partagées entre les organisations dans des formats non standard ; et ils sont souvent remplis d'informations redondantes/non pertinentes ou de défauts de données. Lorsqu'ils fonctionnent à grande échelle, ces facteurs peuvent entraîner de sérieux retards et des dépassements de coûts.

Une étude de Gartner estime que les erreurs humaines de saisie de données dans les processus financiers ajoutent à elles seules environ « 25000 878,000 heures de reprise évitable pour un coût de XNUMX XNUMX $ par an ». L'étude montre ensuite comment l'automatisation de la saisie des données, parmi d'autres solutions, peut aider à économiser énormément de temps et de ressources !

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Automatisation de la saisie de données

L'automatisation de la saisie de données fait référence à des solutions logicielles qui peuvent optimiser la saisie de données en éliminant ou en réduisant les processus manuels. Un tel logiciel peut généralement extraire des données de PDF, documents, images, e-mails ou sites Web et présenter uniquement les informations pertinentes dans un format structuré (csv, JSON, XML, etc.).

Les logiciels de saisie de données automatisés tirent parti de la RPA et de l'OCR, entre autres technologies, pour gérer les tâches répétitives et « lire » les documents à grande échelle. Ils sont précis, flexibles, évolutifs et rapides, permettant aux entreprises d'économiser un temps et des ressources précieux.

Les solutions de saisie de données automatisées permettent aux employés de se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée qui ont un impact sur la productivité globale tout en automatisant les tâches répétitives/subalternes chronophages ! Par exemple, voici une solution automatisée efficace pour renommer les fichiers PDF en fonction de leur contenu.

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Le processus de saisie de données automatisé

Un processus de saisie de données automatisé de bout en bout comprend les étapes suivantes :

Téléchargement ou ajout d'une source de données

Les organisations reçoivent des données brutes non structurées sous forme de documents, d'images ou de fichiers numérisés. Ceux-ci doivent être importés dans le logiciel/système d'automatisation de la saisie des données.

Pré-traitement de chaque fichier ou document

Cette étape vitale transforme les documents en formats lisibles par machine. Les capacités avancées d'OCR, d'IA et de ML permettent aux algorithmes de « lire et comprendre » les documents.

Le logiciel d'automatisation de la saisie des données reconnaît et extrait uniquement les parties pertinentes des données. L'algorithme peut être entraîné pour identifier les champs et les points de données d'intérêt.

Cette étape facultative permet une vérification manuelle ou semi-automatisée basée sur des règles de validation. Les données extraites peuvent être vérifiées pour l'exactitude et peuvent même être améliorées, si nécessaire.

La dernière étape du processus d'automatisation de la saisie des données consiste à envoyer les données extraites vers une destination appropriée. Les données extraites, présentées sous forme de sortie structurée (csv, XML, JSON, Excel, etc.), peuvent être facilement importées dans le logiciel ERP pour des flux de travail en aval supplémentaires.

Presque tous les processus et workflows organisationnels peuvent bénéficier de l'automatisation de la saisie des données. Voici quelques cas d'utilisation courants :

• Extraire des informations des factures, des bons de commande, des relevés bancaires ou des reçus à des fins financières/comptables.
• Stockage des informations client clés pour un service client efficace.
• Capture de données à partir de CV pour les workflows RH.
• Génération de rapports à partir de données commerciales génériques.
• Vérification d'identité et processus KYC.
• Grattage de documents ou de sites Web pour la collecte de données.

Avantages de l'automatisation de la saisie des données

Un logiciel de saisie de données automatisée (comme nanonets) éliminer les inefficacités et les corvées de la saisie manuelle des données. Les entreprises automatisent de plus en plus la saisie des données pour se concentrer exclusivement sur l'examen des données et prendre des décisions commerciales pertinentes.

Voici quelques avantages de l'adoption de l'automatisation de la saisie des données :

Plus grande précision

Un logiciel de saisie de données automatisé comme Nanonets exploite les capacités d'IA et de ML pour extraire les données avec précision et minimiser le post-traitement. De tels algorithmes sont équipés pour gérer les contraintes de données courantes et éliminer les erreurs.

Réduisez les coûts globaux

Réduisez les coûts opérationnels et les frais généraux en éliminant les processus manuels inefficaces. Évitez d'externaliser ou d'employer des professionnels dédiés à la saisie de données.

Gagner du temps

Une saisie de données plus rapide permet d'améliorer les flux de travail de traitement des données/documents. Économisez plus de 75 % du temps consacré à la saisie manuelle des données.

Très évolutif

Gérez de gros volumes de données et des pics soudains de demande de saisie de données.

Augmentation de la productivité

Allouez des ressources et des heures de travail aux tâches productives qui ont un impact direct sur les résultats.

Augmenter la satisfaction des employés

Réduire ou éliminer la monotonie de la saisie manuelle répétitive des données affecte positivement l'engagement des employés.

Traiter les documents intelligemment

Un logiciel basé sur l'IA comme nanonets, peut classer intelligemment des types de documents spécifiques. Un tel logiciel peut classer intelligemment les documents par type (facture, reçu, facture, etc.) ou par source (fournisseur, vendeur, interne, etc.) pour un traitement ultérieur et une saisie des données.

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Fonctionnalités clés du logiciel de saisie de données automatisée

Si vous cherchez à passer à un logiciel de saisie de données automatisé (comme nanonets) voici quelques caractéristiques clés à surveiller :

• La capacité de classer/identifier plusieurs formes de données et de données personnalisées
• Intégrations avec des logiciels ERP et des outils d'automatisation tels que Zapier, Workato, IFTTT, etc.
• Règles de validation pour alerter les utilisateurs lorsque les données nécessitent un examen manuel
• Une interface de validation des données pour les interventions manuelles (si besoin)
• Déclencheurs en temps réel pour synchroniser et automatiser les flux de travail
• Un environnement low-code ou no-code qui ne nécessite pas une armée de développeurs pour le maintenir
• Capacités avancées d'IA/ML qui permettent au logiciel automatisé d'apprendre et de s'améliorer avec le temps

Automatisation de la saisie de données avec Nanonets

nanonets est un logiciel de saisie de données automatisée doté de capacités avancées d'IA/ML. Les cas d'utilisation du traitement intelligent des documents de Nanonets aident les organisations à adopter l'automatisation de manière transparente. Voici deux études de cas :

L'automatisation de la saisie des données est assez simple avec Nanonets. Choisissez parmi l'une des trois options ci-dessous en fonction de votre cas d'utilisation :

Modèle de saisie de données pré-entraîné

Si vous cherchez à automatiser la saisie de données pour les processus impliquant des factures, des reçus, des passeports ou des permis de conduire, consultez les modèles pré-formés de Nanonets. Chacun de ces modèles a été formé sur des millions de documents et fonctionne très bien sur ses types de documents respectifs.

• Connectez-vous à Nanonets - Sélectionnez un modèle pré-entraîné approprié - si aucun ne convient à votre cas d'utilisation, passez à la méthode suivante (Modèle personnalisé)
• Ajoutez les fichiers sources - téléchargez les documents à partir desquels les données doivent être extraites
• Tester et vérifier - exécuter le modèle Nanonets et vérifier les données extraites
• Exporter - télécharger les données extraites dans un format structuré (csv, JSON, XML, etc.)

Modèle de saisie de données personnalisé

Si vous recherchez des exigences de saisie de données personnalisées, créez un modèle de saisie de données personnalisé avec Nanonets. Vous pouvez généralement créer, former et déployer un modèle pour n'importe quel type de document, dans n'importe quelle langue, le tout en moins de 25 minutes.

• Connectez-vous à Nanonets – Créez un modèle OCR personnalisé
• Ajouter des fichiers de formation - Téléchargez des exemples de documents qui serviront d'ensemble de formation pour Nanonets afin de comprendre vos exigences en matière de saisie de données
• Annoter le texte/les données sur les fichiers - « Enseigner » l'IA de Nanonets pour identifier les données importantes (spécifiques à vos besoins) dans ces fichiers de formation
• Former le modèle de saisie de données personnalisé - Nanonets tire parti de l'apprentissage en profondeur pour créer divers modèles OCR et les tester les uns par rapport aux autres pour choisir le plus précis.
• Tester et vérifier - Ajoutez quelques fichiers pour vérifier si le modèle personnalisé correspond à vos besoins/cas d'utilisation
• Exporter - Si les données ont été reconnues, extraites et présentées de manière appropriée, exportez le fichier dans un format structuré pratique

API Nanonets

Voici un guide détaillé pour s'entraîner ou créez votre propre logiciel de saisie de données automatisée à l'aide du API Nanonets. Dans le Documentation, vous trouverez des exemples de code prêts à être déclenchés en Python, Shell, Ruby, Golang, Java et C#, ainsi que des spécifications API détaillées pour différents points de terminaison.

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Mises à jour Juin 2021 : cet article a été initialement publié dans Juin 2021 et a depuis été mis à jour.

Voici une diapositive résumant les conclusions de cet article. Voici une version alternative de ce post.

Source : https://nanonets.com/blog/data-entry-automation/