Guide de l'automatisation des points d'accès : comment démarrer avec l'automatisation des comptes fournisseurs

Republié par Platon

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Chaque entreprise doit traiter des bons de commande, des factures, des factures et des paiements à un éventail de fournisseurs, qui fournissent tout, des fournitures de base aux équipements et services de grande valeur nécessaires à toutes les opérations de l'entreprise. Le service des comptes fournisseurs (AP) est responsable du processus d'approvisionnement au paiement de toute entreprise bien organisée et s'occupe de l'ensemble du flux de travail d'achat, du traitement du bon de commande (PO) au paiement final aux fournisseurs.

La gestion manuelle des AP est laborieuse et prend du temps, en particulier lorsqu'une entreprise se développe et traite avec plusieurs fournisseurs et achats. Le processus consistant à passer au crible des piles de factures papier, à contacter individuellement les approbateurs et à envoyer des chèques physiques est fastidieux et sujet aux erreurs. Le traitement manuel des AP peut entraîner des retards de paiement et, dans certains cas, même exposer l'entreprise à une fraude potentielle des fournisseurs.

Accounts Payable Automation est la solution aux problèmes de gestion manuelle des AP et peut optimiser le flux de travail Procure-to-Pay pour les équipes financières. En éliminant la lenteur des procédures manuelles et leurs erreurs inhérentes, l'automatisation des comptes fournisseurs améliore non seulement les partenariats avec les associés et les fournisseurs, mais génère également des économies substantielles de temps et d'argent.

Selon le rapport automne 2020 de l'IOFM intitulé "Mesurer les performances de votre point d'accès : critères d'efficacité”, 42% des factures PO sont payées ponctuellement grâce à l'automatisation, alors que ce chiffre s'élève à 25% en l'absence d'automatisation. En 2021 Performance AP de classe mondiale : rapport sur les mesures d'évaluation comparative de l'efficacité, L'IOFM a constaté que les entreprises sans automatisation des comptes fournisseurs payaient le coût moyen le plus élevé par facture de 1.83 $ par facture pour le niveau de maturité de processus le plus élevé. En revanche, les entreprises disposant d'une automatisation des comptes fournisseurs de bout en bout et du plus haut niveau de maturité des processus ne payaient que 1.45 USD par facture.

D’après une Rapport Goldman Sachs 2018, les entreprises B2B nord-américaines dépensent environ 187 milliards de dollars par an pour le traitement des comptes fournisseurs, la main-d'œuvre représentant à elle seule plus de 90 % des coûts directs. Cependant, les coûts de traitement automatisé des comptes fournisseurs ne représentent que 33 % des coûts manuels, ce qui se traduit par des économies annuelles importantes de 62 milliards de dollars pour les départements comptes fournisseurs.

Guide de mise en œuvre de l'automatisation AP

Les opérations de comptes fournisseurs peuvent influencer la dynamique des flux de trésorerie et affecter la cote de crédit de l'entreprise. De plus, la surveillance constante des comptes créditeurs dans le temps fournit des informations précieuses sur les modèles de dépenses et leur corrélation avec la croissance de l'entreprise. Cependant, ces informations ne peuvent être glanées qu'à partir d'enregistrements AP bien entretenus accumulés au fil des années de fonctionnement.

L'évolution vers l'automatisation des points d'accès nécessite une planification et une exécution minutieuses. Avant de se lancer dans l'automatisation des comptes fournisseurs, il est essentiel d'avoir une compréhension claire de ce que l'on attend de l'automatisation - qu'il s'agisse de réduire le coût par facture, de réduire les équivalents temps plein (ETP), de raccourcir les jours payables impayés (DPO), ou obtenir des escomptes pour paiement anticipé. La définition de ces objectifs aide à dessiner un cadre clair pour évaluer le logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs qui correspond à vos besoins. L'établissement d'objectifs dès le départ sert également de référence par rapport à laquelle vous pouvez évaluer l'efficacité de la mise en œuvre de l'automatisation de votre point d'accès au fur et à mesure de son déroulement.

Bien que les spécificités de la mise en œuvre puissent varier en fonction des besoins et des industries de chaque entreprise, une feuille de route générale peut être définie pour guider le processus.

Étape 1 : Planification et évaluation

Le chemin vers l'automatisation des points d'accès commence par l'évaluation des méthodes actuellement utilisées, qu'elles impliquent des procédures manuelles ou une automatisation partielle. Une étape cruciale consiste à identifier les défis existants et à explorer comment l'automatisation pourrait offrir des solutions. Définir des objectifs clairs et mesurables est impératif. Les facteurs clés à évaluer comprennent la durée de traitement des factures, le coût par facture et l'utilisation d'incitations au paiement anticipé.

Il est important de reconnaître les catégories de documents qui nécessiteraient un traitement, tels que les factures, les reçus et les bons de commande. Les variations potentielles de formats, de langues ou d'autres caractéristiques distinctives doivent être prises en compte. De nombreuses entreprises intègrent une correspondance à 2 ou 3 voies dans leurs processus AP, ce qui nécessite une détermination précise du type de correspondance requis. Certains documents peuvent nécessiter une manipulation des données, comme l'affinement des dates ou l'ajout de symboles monétaires. L'outil d'automatisation doit posséder la capacité d'exécuter de telles opérations.

Il est essentiel d'impliquer tous les utilisateurs et parties prenantes dans l'élaboration d'un plan complet pour le parcours d'automatisation. Ce plan doit définir le calendrier, les parties impliquées, les besoins financiers et les principales étapes.

Étape 2 : La sélection du fournisseur et du produit

La sélection du bon fournisseur de logiciels d'automatisation des comptes fournisseurs est essentielle. Des recherches approfondies et l'évaluation de diverses options sont cruciales. Des paramètres tels que la fonctionnalité, l'évolutivité, les capacités d'intégration, la convivialité, la réputation du fournisseur et les avis des clients doivent guider la sélection.

L'étape suivante implique généralement l'émission de demandes de propositions (RFP) ou l'acquisition de spécifications de produits auprès de fournisseurs présélectionnés. Un bon système d'automatisation des comptes fournisseurs doit pouvoir se connecter à différents systèmes comptables à l'aide de méthodes telles que des API ou des intergiciels. Cela leur permet de partager facilement des données entre les systèmes. Le logiciel d'automatisation AP doit être capable d'extraire les factures et les bons de commande d'un système comptable, de les traiter et de mettre à jour les informations dans une autre plate-forme comptable. Cette intégration permet aux entreprises d'utiliser les fonctionnalités du logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs tout en conservant leur logiciel de comptabilité habituel. Par exemple, Logiciel d'automatisation AP de Nanonets peut fonctionner avec d'autres systèmes comptables comme QuickBooks et Sage.

Les spécifications qui guident la sélection d'une solution d'automatisation doivent inclure non seulement les capacités techniques du logiciel, mais également les limites budgétaires et le calendrier prévu pour la mise en œuvre. Les propositions/spécifications reçues nécessitent un examen et une évaluation approfondis, englobant des facteurs tels que la tarification, l'assistance à la mise en œuvre, les options de personnalisation et l'assistance client continue.

Le fournisseur et le produit choisis doivent être ceux qui correspondent le mieux aux exigences de l'entreprise, suivis de négociations pour établir les conditions du contrat.

Étape 3 : configuration et personnalisation

La configuration du logiciel d'automatisation AP implique sa configuration et sa personnalisation pour répliquer les hiérarchies d'acheminement et d'approbation des factures préférées de l'organisation. L'établissement de rôles et d'autorisations d'utilisateurs au sein du système garantit un accès et une séparation des responsabilités appropriés. L'adaptation du système pour s'aligner sur des exigences commerciales distinctes comprend l'ajustement des champs, des notifications, des rappels et la création de rapports pertinents. Par exemple, les entreprises ont la possibilité d'instituer des procédures d'approbation hiérarchiques basées sur les montants des factures. Cette approche sur mesure automatise les tâches répétitives et maintient la conformité aux protocoles établis.

Étape 4 : Formation et test

Un test d'acceptation utilisateur (UAT) complet avant le lancement effectif du système implique l'examen d'une gamme de scénarios, y compris la saisie de factures, la correspondance à 2 ou 3 voies, les workflows d'approbation, le traitement des paiements et le reporting. L'objectif est de vérifier que le système fonctionne exactement comme prévu, avec tous les éléments parfaitement interconnectés.

Il est tout aussi important de fournir une formation approfondie à l'équipe des comptes fournisseurs et aux parties prenantes concernées sur l'utilisation de la solution d'automatisation des comptes fournisseurs. Cette formation assure une transition en douceur et une adoption efficace du nouveau système. Répondre à toutes les préoccupations qui peuvent survenir, fournir une documentation détaillée et mettre en lumière les avantages de l'automatisation peuvent contribuer de manière significative à favoriser l'acceptation par les utilisateurs. Une communication et une éducation claires sur les avantages du système contribuent à renforcer la confiance et l'enthousiasme des utilisateurs, garantissant ainsi un processus d'intégration réussi.

Étape 6 : Mise en œuvre et perfectionnement

La mise en place du système d'automatisation AP marque le début de l'utilisation du logiciel. Une surveillance attentive au cours de la phase initiale est essentielle, car elle permet l'identification et la résolution rapides de tout problème potentiel qui pourrait survenir.

Assurer l'efficacité du système est un engagement continu. L'évaluation et l'optimisation continues font partie intégrante de cette étape. L'examen régulier des mesures de performance clés, la collecte d'informations à partir des commentaires des utilisateurs et l'introduction des améliorations nécessaires sont des pratiques qui maintiennent le système en phase avec l'évolution dynamique des besoins de l'entreprise.

Il est important de cultiver un partenariat solide avec le fournisseur d'automatisation pour assurer un support continu, maintenir le système à jour avec des mises à jour opportunes et résoudre rapidement les problèmes techniques qui pourraient survenir. L'expertise et l'assistance du fournisseur d'automatisation aideraient à maintenir la fonctionnalité transparente du système, contribuant ainsi au succès durable du parcours d'automatisation.

Les nanonets dans votre parcours d'automatisation des points d'accès

Les outils d'automatisation des points d'accès tels que les nanonets offrent une multitude d'avantages. Grâce à la puissance de l'IA, ces outils permettent la création sans effort de flux de travail AP qui regroupent automatiquement des fichiers et des documents provenant de diverses sources, allant des e-mails et des documents numérisés aux fichiers numériques, au stockage dans le cloud et aux systèmes ERP.

Au-delà de ses capacités de capture intelligentes, des outils d'automatisation AP efficaces, y compris les Nanonets, fournissent une suite complète de fonctionnalités. Celles-ci englobent l'extraction automatisée et intelligente de données à partir d'une variété de types de documents, la correspondance et le rapprochement des dépenses, la gestion rationalisée des flux de travail des dépenses, de la génération de rapports à la sécurisation des approbations des responsables, et l'intégration transparente de la clôture comptable mensuelle avec les ERP, logiciels de comptabilité ou entreprises préférés. outils.

Nanonets excelle dans l'extraction de données à partir d'une grande variété de factures, couvrant les factures de crédit/débit, les factures proforma, les factures commerciales, etc. Au-delà des factures, Nanonets met en valeur sa compétence dans la numérisation de divers documents financiers tels que les reçus, les étiquettes de prix, les bons de commande, les cartes de débit et de crédit, etc.

Les nanonets offrent des avantages substantiels aux équipes AP, notamment une impressionnante réduction des coûts de 80 % pour les entreprises, une multiplication par dix de la vitesse de traitement des factures et une meilleure optimisation des jours AP. Il élimine efficacement les inexactitudes résultant des contrôles et vérifications manuels, traite efficacement les exceptions et les achemine intelligemment vers le personnel concerné. De plus, les nanonets peuvent aider à détecter et à éliminer la fraude, le vol, les doubles paiements et d'autres inefficacités.

Au cœur des capacités de Nanonets se trouve sa plate-forme pilotée par l'IA appelée Flow. Cette plate-forme innovante redéfinit le processus AP en incorporant de manière transparente des éléments d'IA cruciaux dans le flux de travail de traitement des comptes. Nanonets aide à piloter l'automatisation des points d'accès, à établir des flux de travail comptables de bout en bout et à s'intégrer sans effort à une gamme de plates-formes telles que Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks, etc. De plus, Nanonets prend en charge les méthodes de paiement nationales et mondiales, englobant ACH, les virements électroniques, les cartes de crédit, les portefeuilles et les néobanques.

À emporter

L'automatisation des comptes fournisseurs peut avoir un impact significatif sur la santé financière, l'efficacité opérationnelle et la compétitivité globale d'une entreprise. Comme le montrent les rapports et les statistiques de l'industrie, les avantages de l'automatisation des points d'accès sont considérables. La mise en œuvre de l'automatisation entraîne une augmentation remarquable des taux de paiement à temps, une réduction des coûts de traitement et une gestion plus efficace des factures. Les entreprises dépensant des milliards pour le traitement des comptes fournisseurs, le potentiel d'économies substantielles grâce à l'automatisation est évident. Alors que la technologie continue d'évoluer, l'adoption de solutions telles que les nanonets apporte non seulement des avantages à court terme, mais positionne également les entreprises pour une croissance et un succès soutenus dans un paysage commercial de plus en plus numérisé.